Chancen und Herausforderungen einer BI Governance als strategischer Enabler

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1 Chancen und Herausforderungen einer BI Governance als strategischer Enabler Dr. Hans-Martin Sadlers, Schweizerische Bundesbahnen SBB Delia Neuling, CubeServ AG

2 Einleitung E n t w u r f

3 Ausgangslage. Inwieweit ist Governance für die Wertschöpfung und Steuerung eines Unternehmens im Kontext Business Intelligence wirklich notwendig Nicht nur ein zusätzlicher erheblicher Aufwand ohne Auswirkungen? Das Leben der Governance gemeinsam im Finanzbereich und der IT als Steuerungsrahmen für Business Intelligence erhöht die Qualität der Dienstleistungen und Produkte Dadurch wird das Verständnis und die Aussagekraft der finanziellen Steuerungsgrössen optimiert und eine bessere Informationsversorgung für Entscheidungsträger ermöglicht Einleitend wird das Thema BI Governance vorgestellt und dann aus der Praxis die Bedeutung bei der SBB im Konzernbereich Finanzen mit Herausforderungen und Chancen beleuchtet 3

4 Überblick BI Governance bei der SBB Delia Neuling, CubeServ AG

5 Business Intelligence (BI) in a «Nutshell» 5. Visuelle Darstellung des Wissens 1. Vorhandene Daten sichtbar machen Business Intelligence 4. Bereitstellung einer verbesserten Wissensbasis zur Entscheidungsfindung 2. Daten in Informationen umwandeln 3. Neues Wissen daraus erzeugen 5

6 Bedeutung und Ziel Regelwerk zur Steuerung, Kontrolle und Qualitätssicherung von BI Initiativen und Projekten aus fachlicher-, organisatorischer-, und technischer Sicht Die BI Governance ist einen Steuerungs Rahmen, entlang dessen alle BI Stakeholder eindeutig geführt werden Sie umfasst alle BI Bereiche und wächst dynamisch mit Ziel der BI Governance: Grösstmöglicher Mehrwert aus BI nutzbar zu machen Erfolg und Qualität von BI Projekten führen, sichern und unterstützen 6

7 Notwendigkeit einer BI Governance Das komplexe Zusammenspiel aus Management, Fachbereich und IT im Kontext BI, macht ein Regelwerk notwendig Die Governance soll BI auf einer unternehmensweiten Ebene prozess-, business- und technikseitig regeln, abstimmen und angleichen. Verminderung und Vermeidung von unkontrolliertem Wachstum unstrukturierter und kostspieliger Insel- BI Lösungen Vermeidung von Doppelspurigkeiten Erhöhung der Anwendbarkeit und Userakzeptanz 7

8 Anwendbarkeit Klare Struktur und pragmatischer Aufbau für gute und effiziente Anwendbarkeit im Alltagsgeschäft X ₓ Zu umfangreich ₓ Detailliert ₓ Unstrukturiert ₓ Viel Inhalt ₓ Nur gedruckt und statisch Strukturiert Highlevel Kein Inhalt Notwendige Themen Online und dynamisch 8

9 Zusammenhang bei der SBB BI-Governance ist der Steuerungsrahmen der BI bei SBB regelt.. 9

10 Zusammenhang bei der SBB...und ein Wegweiser zu den einzelnen Inhalten, Details, Ausarbeitungen und Referenzdokumenten 10

11 Stakeholder Sichten Konzern Konzern Finanz- Bereich Finanz- Bereich Division Division IT IT 11

12 BI Governance - Struktur und Themen 1 Einleitung Allgemeingültige Definitionen und Regelungen 2 BI Management Regelungen zur Steuerung von BI bei SBB in den Bereichen: BI-Strategie: Strategische Stossrichtung im BI-Umfeld BI Controlling: Monitoring (Messung) und Steuerung der sinnvollen Umsetzung der BI-Governance und deren Wertbeitrag 3 BI Delivery Regelungen zur operativen Umsetzung von BI in den Bereichen: o Planung von BI-Vorhaben o Umsetzung von BI-Projekten (alle Phasen) Regelungen zum Einsatz und Verwendung der BI- Architektur&Technologie 4 BI Operations Regelungen zur Übernahme in den Betrieb Regelungen zum operativen Betrieb und Support Regelungen zur Steuerung des BI-Anwendungsportfolios 5 BI Organisation Regelt die Ablauf- und Aufbauorganisation 6 BI und dessen Wertbeitrag Stakeholder Sichten Struktur, Inhalte und Handhabung Definiert die Rollen innerhalb und zwischen den involvierten Funktionen und Organisationseinheiten im BI-Umfeld bei SBB Mehrwertschöpfung durch BI in Bezug auf die Konzernziele 12

13 Praxisbeispiel SBB: BI Governance als strategischer Enabler für den Finanzbereich Dr. Hans-Martin Sadlers, Schweizerische Bundesbahnen SBB

14 BI Governance DWH- Strategie (mit Backend Technologie) E n t w u r f Strategie - Fachliche Architektur Einordung und Abgrenzung der BI Governance SAP Einsatzrichtlinie Die SBB Konzern Gesamtausrichtung, IT und SAP Einsatzrichtlinie stellen den Ausgangspunkt für die BI Strategie dar Dat a Mar t F-Prozess-Governance BI Governance BI IT Dat a Mar t DWH Dat a Mar t BI -Strategie Frontend Strategie (Funktionale Anforderungen, mit Frontend Technologie) Datenstrategie BI Business Kennzahlen- Hierachie KZ 1 KZ 2 KZ n BI Governance BI Governance Die BI Strategie verbindet DWH- und Fachliche Architektur Strategie Die Datenstrategie ist das Fundament Die BI Governance ist der Rahmen der BI regelt BI Governance ist in die F- Process Governance eingebettet Alle BI Aktivitäten werden in Zusammenarbeit BI Business und BI IT geplant, konzipiert und realisiert -> Full- Service Provider 14

15 BI Serviceauftrag der SBB Reach People Informationen erreichen die Nutzer Front Ends und Infokanäle Single Point of Truth Informationen sind qualitativ hochwertig & übereinstimmend Time To Value Informationen «on demand» und flexibel Harmonisierte & konsistente Datenbasis Stakeholder Manage ment Effiziente Projekte, Effektiver Betrieb Smart & Stable Informationen sind steuerungsrelevant und zuverlässig Gelebte BI Governance 15

16 Wie unterstützt die Governance die Informationsbereitstellung? Herausforderung BI nutzt heute verschiedene Methoden, Kennzahlen und Berichte zu publizieren. User werden oft mit den bereitgestellten Informationen überfordert. Nutzen für die F-Community: Gemeinsames Verständnis von IT und Business bzgl. Zugang zu Informationen Klare und verlässliche Regeln wie BI Informationen publiziert Definierte Kanäle über die BI zugänglich ist Planungssicherheit für den F-Bereich 16

17 Wie unterstützt die Governance BI-Projekte und Applikationen? Herausforderung: Anforderungen der User werden oft ohne Validierung implementiert. Im Portfolio finden sich zahlreiche redundante Anwendungen Qualität der BI Anforderungen nich immer ausreichend Ca. 70% der F-PZ-SBI Workforce wird eingesetzt, um Applikationen zu betreiben Nutzen für die F-Community: Reduzierte Redundanzen Höhere Qualität in BI Projekten Reduzierte und verlässliche Projektlaufzeiten Definierte Ownership Entwicklung von BI wird für F steuerbar BI Kosten sinken 17

18 Wie unterstützt die Governance Interne Abläufe und Entscheidungen, Datenqualität? Herausforderung: Rollen und Aufgaben von IT und F-Bereich unklar Zahlreiche Projekte in ungeklärtem Status Als Ergebnis wird Datenqualität und Aussagekraft von BI angezweifelt Kennzahl- und Reporting - Definitionen uneinheitlich Transparenz bzgl. Entstehung der KPIs nicht immer gegeben Nutzen für die F-Community: Klare Rollendefinition in Projekten und im Support Aussagekraft und Verlässlichkeit des Reportings steigt Nutzen der Kennzahlen steigt 18

19 Worauf müssen wir achten? Einbettung von BI Governance in die Prozesse der F-Community der SBB Die richtigen BI Stakeholder identifizieren Die Rollen innerhalb der Teams definieren und verankern Überlagerungen von Kompetenzen vermeiden und Eindeutigkeit schaffen Wie immer Change Management. Auf allen Seiten, auch bei den Stakeholdern Delivery! Wie kann eine BI Organisation entsprechend Governance agieren? Informationsverfügbarkeit teilweise nicht gegeben-> Leben der Governance kann dann schwierig werden Controlling und Eskalation -> in welchem Mass erfolgen Konsequenzen 19

20 Aber dann. Chancen der BI Governance für die SBB BI Governance ermöglicht ein standardisiertes BI und wirkt dadurch werterhaltend und wertschöpfend Sicherstellung der Validität der Steuerungsgrössen für eine bessere Informationsversorgung Effizienz und Zielorientierung wird gesteigert Etablierte Community mit Knowledge Transfer Klare Verantwortlichkeiten Transparenz über Strategie, Prozesse, Build, Kosten Bedarfsorientiere Reaktionszeiten und Analysemöglichkeiten Klare Aufgabendefinition und Abgrenzung 20

21 Zusammenfassung Die BI Governance unterstützt und fördert den Aufbau von durchgängigen BI Kennzahlensystemen und eines einheitlichen Führungsinstrumentariums Die Zusammenarbeit mit IT und Stakeholdern wird klar geregelt. Dies unterstützt und optimiert die operative Umsetzung in BI Initiativen Eine durchgängige Regelung von BI Informationen, Daten und Strukturen verschiedenster Herkunft, ermöglichen ein einheitliches Führungsinstrumentarium => Steuerung Aufzeigen von kritischen Pfaden in der BI Leistungserbringung Regelt den Prozess der BI Informationszusammenführung, Abstimmung und Harmonisierung mit dem Ziel einer besseren strategischen Informationsversorgung Basis für Monitoring und Controlling, hilft echten Mehrwert durch BI für Führungsinformationen in der SBB zu schaffen 21

22 Gerne beantworten wir Ihre Fragen: E n t w u r f

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