einfach sicher wirtschaftlich

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1 INFORMATION FÜR FIRMEN einfach sicher wirtschaftlich Online-Vergabe von Bauleistungen Oberste Baubehörde im Bayer. Staatsministerium des Innern - Staatlicher Hochbau - Auftaktveranstaltung am 8. April 2003

2 Bayern bringt Online-Vergabe von Bauleistungen auf den Weg Auszug aus der Pressemitteilung 38/03 - München, 26. Januar 2003 Die Hochbauverwaltung des Freistaats Bayern wird ab September 2003 Vergabeverfahren für Bauaufträge nach der "Verdingungsordnung für Bauleistungen" (VOB) elektronisch über das Internet abwickeln, kündigt Innenminister Dr. Günther Beckstein an: " Die "Digitale Vergabe" im Baubereich kommt damit bundesweit erstmalig zum Einsatz. Die neue Lösung für die digitale Ausschreibung und Vergabe vereinfacht und verkürzt die Arbeitsabläufe bei Vergabeverfahren erheblich". Die Oberste Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Innern hat am T-Systems beauftragt, das internetbasierte Verfahren zur Abwicklung der digitalen Vergabe von Bauleistungen bereit zu stellen und zu betreiben. Die Software zur Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung namens AVA-Online bringt der Subunternehmer ventasoft GmbH ein. Die Bayerische Hochbauverwaltung bearbeitet im Zusammenhang mit der Ausschreibung und Vergabe von Bauvorhaben des Freistaates jährlich zirka Leistungsverzeichnisse. Diese sind oft jeweils mehrere hundert Seiten dick. In Zukunft laden Baufirmen die Vergabeunterlagen in digitaler Form vom T- Systems-Rechenzentrum über das Internet auf ihre Rechner am Arbeitsplatz im Unternehmen und bearbeiten die Leistungsverzeichnisse mit ihren Kalkulationsprogrammen. Kleine und mittlere Firmen können dies auch ohne Kalkulationsprogramm tun und dennoch die Vorteile des neuen Verfahrens uneingeschränkt nutzen. Ihre verbindlichen Angebote senden die Firmen dann per Internet an das Rechenzentrum zurück, wobei sie die Dateien mit Hilfe einer persönlich auf sie ausgestellten Chipkarte digital unterschreiben und verschlüsseln. Das zuständige Hochbauamt ruft zum Eröffnungstermin alle digitalen Angebote vom Rechenzentrum ab. Bei diesem Arbeitsablauf werden die oft voluminösen Ausdrucke auf Papier nicht mehr benötigt. Das herkömmliche Verfahren bleibt dennoch daneben erhalten, damit Firmen nicht benachteiligt werden, die noch keinen Anschluss an das Internet haben. Die Anwender des digitalen Vergabeprozesses profitieren über einen verbesserten Service durch einfachere und einheitlichere Arbeitsabläufe. Die ständige Protokollierung des elektronischen Ablaufs macht die Verfahren transparent und nachvollziehbar. Der Zugriff ist nur von autorisierten Anwendern möglich. Die "Digitale Vergabe" ermöglicht den durchgängigen Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung in allen Schritten des Vergabeverfahrens. Die Arbeitsabläufe werden dadurch einfacher und schneller. Damit lassen sich Kosteneinsparungen nicht nur in der Verwaltung sondern auch bei den Baufirmen erzielen. Für letztere ergeben sich geringe einmalige Kosten für die Einrichtung eines Zugangs zum Rechenzentrum sowie die Hardware-Ausstattung am Arbeitsplatz (z.b. Chipkarte mit Lesegerät). Eine Gebühr für die Nutzung des Systems wird nicht erhoben. Der Freistaat Bayern investiert in die Bereitstellung und Pflege der Software, die Einführung des Systems sowie den zunächst 2-jährigen Betrieb im Rechenzentrum rund Euro. Der Auftrag für das digitale Vergabesystem umfasst eine ganzheitliche Lösung. T-Systems betreibt die Lösung und stellt im Rechenzentrum die Softwarelösung bereit. Das Rechenzentrum ist mit umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Neben besonderen Sicherheitsstandards (BS7799) sorgt ein zweistufiges Firewallkonzept, spezielle Datensicherung, Überwachung und die digitale Signatur für den sicheren Betrieb. Die Ventasoft GmbH schult die Anwender und leistet Support. Die Oberste Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Innern hat sich bereits seit 1997 mit der digitalen Vergabe befasst und schon mit einem früheren Pilotprojekt bundesweite Beachtung gefunden. Mit dem jetzt laufenden Projekt "Digitale Vergabe" fördert die Oberste Baubehörde nun innovative Anwendungen und Technologien, die weit über den Bereich der elektronischen Datenverarbeitung hinausreichen. Es revolutioniert die Arbeitsweise der Bauwirtschaft und stellt die Kommunikation zwischen Bauämtern und Baufirmen im Rahmen von Vergabeverfahren nach VOB auf eine moderne elektronische Basis. Diesem Projekt kommt deshalb innerhalb der Initiative "E-Government" der Bayerischen Staatsregierung eine besondere Bedeutung zu. Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 2 von 11

3 Vertragsbeziehungen und Ablauf des Verfahrens OBB Nutzungsvereinbarung Bewerber Auftrag T-Systems ventasoft Anmeldung Hotline AVA-Sign Nutzung der Plattform Bereitstellung und Betrieb Nutzung der Plattform Vertragsbeziehungen Bauamt Vergabeunterlagen einstellen (upload) Submission (download) herkömmliche Angebotsabgabe Angebot bearbeiten (offline) Vergabeunterlagen abholen (download) Bewerber digitales Angebot abgeben (upload) Ablauf des Verfahrens Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 3 von 11

4 Vertrag Mathematische Bearbeitung der Datei eindeutiger Wert TeleSec SecretKey Verschlüsselung Vertrag SIGNATUR SIGNATUR Dokument mit Signatur Verschlüsseln und Signieren PublicKey TeleSec Verzeichnisdienst Vertrag SI SIGNATUR Entschlüsselung eindeutiger Wert SIGNATUR Mathematische Bearbeitung der Datei eindeutiger Wert sind die Werte identisch, ist die Signatur bestätigt Entschlüsseln und Prüfen der Signatur Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 4 von 11

5 INFORMATION FÜR FIRMEN Die erfolgreiche Einführung der E-Vergabe von Bauleistungen durch die Oberste Baubehörde im Bayerischen Staatsministerium des Inneren wird für die gesamte Branche richtungweisend sein. Eine wesentliche Voraussetzung dabei ist die Akzeptanz und die Bereitschaft der Firmen sich an dem neuen Verfahren zu beteiligen. Nach Bedarf werden Informationsveranstaltungen für Firmen in Bayern angeboten. Es ist beabsichtigt in Newslettern gezielt zu informieren und auf anstehende Termine für Informationsveranstaltungen und Schulungen aufmerksam zu machen. Auf der Vergabeplattform der OBB wird an hervorgehobener Stelle eine Infoseite mit Login eingerichtet werden. Eine gezielte Verlinkung einschlägiger Internetseiten wird angestrebt. Regionale Informationsveranstaltungen Veränderungen sind oft mit Vorbehalten verbunden. Viele werden sich die Fragen stellen: - Wie sicher ist das neue Verfahren über das Internet wirklich? - Kann die digitale Unterschrift gefälscht werden? - Wie vertraulich und sicher sind die Angebotsdaten? - Ist das alles nicht zu kompliziert? - Mit welchen Kosten ist das neue Verfahren verbunden? Diese und andere Fragen sollen auf den Informationsveranstaltungen beantwortet und die Firmen mit kompetenten Fachvorträgen und praxisnahen Präsentationen überzeugt werden. Schulungsangebote für Firmen Das neue Verfahren: Download der Vergabeunterlagen, digitale Angebotsbearbeitung, Anwendung der digitalen Signatur und verschlüsselter Versand von Angeboten wird für die Firmen sehr benutzerfreundlich und leicht verständlich anzuwenden sein. Jede Firma erhält eine CD mit dem Bietertool AVA-Sign, dem Anwenderhandbuch und einem Kurzleitfaden. Eine gut verständliche Online-Hilfe ist kontextbezogen integriert. Es werden Individual- oder Gruppenschulungen für Firmen angeboten. Musterausschreibung für Firmen Ab wird im Wirkbetrieb eine Musterausschreibung auf der Vergabeplattform eingestellt. Somit können die Firmen den Vergabeprozess anhand eines Musterbeispiels testen und sich von der Sicherheit und der einfachen Handhabung der neuen Technologie überzeugen. Vorarbeiten für den Wirkbetrieb Für die Installation des Lesegerätes (für die Signaturkarte) und für die Installation des Bietertools AVA-Sign wird die Unterstützung durch ein Servicenetz angeboten. Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 5 von 11

6 Hotline Eine intensive Betreuung der beteiligten Firmen ist notwendig. Für alle Firmen, die bei der Vergabeplattform der OBB angemeldet sind, steht eine kostenfreie Hotline zur Verfügung. Signaturkarten und Lesegeräte Für die Erstausrüstung mit Signaturkarten und Lesegeräten für den Einsatz der qualifizierten digitalen Signatur bietet T-Systems entsprechende Produkt-Bundles an. Die Beauftragung dieser Komponenten kann in einem der nahe gelegenen Business-T-Punkte vorgenommen werden. Da es sich bei der Beauftragung der Signaturkarte mit qualifizierter digitaler Signatur um einen personalisierten Vorgang handelt, ist es notwendig, dass die Beauftragung persönlich unter Vorlage eines gültigen Personalausweises vorgenommen wird. Als Lesegerät empfehlen wir ein Produkt mit integriertem Pinpad (Tastatur zur Eingabe der PIN- Nummer am Lesegerät). Anmeldung Schritt 1: - Beschaffen und Installieren eines Lesegerätes mit Signaturkarte Schritt 2: - einmaliges Registrieren auf der Vergabeplattform der OBB - Bei der Registrierung werden die von der Firma bearbeiteten Branchen bzw. Gewerke abgefragt. Dies erleichtert dem Auftraggeber bei beschränkten Ausschreibungen die gezielte Suche nach Fachfirmen. - Bei der Registrierung müssen die Nutzungsbedingungen akzeptiert werden. - Die Firma kann das Bietertool AVA-Sign, ein Handbuch und den Kurzleitfaden sofort herunterladen. - Die Firma erhält nach erfolgter Registrierung auf der Vergabeplattform die Rechnung für die einmalige Einrichtung. Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 6 von 11

7 Die Vergabeplattform Auf der Vergabeplattform ist AVA-Online, eine Software-Lösung für die datenbankgestützte, internetbasierende Abwicklung der digitalen Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A und für Lieferleistungen gemäß VOL/A installiert. AVA-Online unterstützt den durchgängigen Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung in allen Schritten des Vergabeverfahrens für nationale und EU-weite Vergaben. Arbeitsabläufe werden dadurch erheblich einfacher und schneller. Kurzbeschreibung des neuen Verfahrens 1. Bei allen veröffentlichten Vergabeverfahren (Öffentliche Ausschreibung, Offenes Verfahren und Verfahren mit Teilnahmewettbewerben) können sich interessierte Firmen online bewerben. Dazu melden sie sich mit ihrer Signaturkarte bei der Vergabeplattform der Obersten Baubehörde an, suchen nach der Ausschreibung und klicken auf Bewerben.(vgl. Bild1) 2. Die Firmen sind damit in die Firmenvorschlagsliste eingetragen. Sie werden per /per Fax unterrichtet, dass Vergabeunterlagen elektronisch zur Abholung bereitgestellt sind. Können Firmen nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, werden sie wie bisher e- benfalls benachrichtigt. 3. Auch bei Beschränkten Ausschreibungen bzw. Nichtoffenen Verfahren und Freihändigen Vergaben bzw. Verhandlungsverfahren werden die Firmen per /per Fax über die für sie bereitgestellten Vergabeunterlagen unterrichtet. 4. Die Firmen melden sich nach der. Unterrichtung durch die Vergabestelle bei der Vergabeplattform an. Sie können die gesamten Vergabeunterlagen einsehen und zur Bearbeitung auf ihre Rechner herunterladen. 5. Die Angebotsbearbeitung erfolgt offline im Unternehmen mit dem Bietertool AVA-Sign. 6. Firmen, die bereits Kalkulationsprogramme nutzen, können das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei DA83 in ihre Software importieren, dort das Angebot kalkulieren und die Angebotsdatei im GAEB-Format als DA84 wieder exportieren. Diese Angebotsdatei wird in das Bietertool AVA-Sign eingelesen und auf Vollständigkeit überprüft. Die fehlerfreie Zusammenführung der GAEB-Dateien sowie deren Überprüfung auf Vollständigkeit bilden eine wesentliche Voraussetzung für ein gültiges digitales Angebot. 7. Firmen, die nicht über eine Kalkulationssoftware mit GAEB-Schnittstellen verfügen, können die Angebotsbearbeitung direkt im kostenfreien Bietertool AVA-Sign durchführen und nutzen somit uneingeschränkt die Vorteile des neuen Verfahrens. (vgl. Bild 3 und 4) 8. Mit dem Tool AVA-Sign erhält der Bieter schnell einen Überblick, welche Formblätter aus den Vergabeunterlagen ausgefüllt werden müssen und welche zusätzlichen Unterlagen beizufügen sind, damit die Angebotsunterlagen vollständig sind. Der Anwender bekommt Warnhinweise, wenn die Angebotsunterlagen unvollständig ausgefüllt sind. (vgl. Bild 2) 9. In einer Baumstruktur wird angezeigt, welche Formulare bereits bearbeitet wurden. Formularfelder, die ausgefüllt werden müssen, sind als Pflichtfelder ausgebildet. Sie werden außerdem mit entsprechenden Kommentaren versehen. (vgl. Bild 5) 10. Das Angebot mit den geforderten Unterlagen, eventuellen Nebenangeboten und anderen vom Bieter dem Angebot beigefügten Unterlagen wird visualisiert und mit einer qualifizier- Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 7 von 11

8 ten digitalen Signatur versehen. Anschließend wird das Angebot verschlüsselt über die Vergabeplattform eingereicht. Die Prozesse sind in der Software sehr benutzerfreundlich umgesetzt und erfordern vom Anwender keine besonderen Fachkenntnisse. 11. Das Verfahren gewährleistet, dass ein mit einer qualifizierten Signatur versehenes digitales Angebot, in dem soweit möglich Formfehler ausgeschlossen wurden, abgegeben wird. Die VOB/A verlangt für Signierung der Angebote die qualifizierte digitale Signatur gemäß Signaturgesetz, weil nur diese gemäß 126a BGB der gesetzlichen Schriftform gleichgestellt ist 12. Bei allen auszutauschenden Daten ist sichergestellt, dass sie nicht von unberechtigten Dritten eingesehen werden können. AVA-Online garantiert, dass eine Einsicht der Daten vor dem Eröffnungstermin ausgeschlossen ist. 13. Bis zum Eröffnungstermin kann der Bieter sein Angebot jederzeit zurückziehen, ergänzen und verändern. Beim Eröffnungstermin wird automatisch eine Niederschrift als Protokoll erzeugt. Dabei wird geprüft, ob das Angebot formal ordnungsgemäß und nicht verspätet eingegangen ist, wie viele Nebenangebote eingegangen sind und ob das Angebot unterzeichnet ist. Voraussetzungen zur Teilnahme - PC mit Windows 98SE, WinNT4, WinME, Win2000K,WinXP - Internetzugang mit ISDN oder besser DSL - Internetbrowser von Microsoft Version 6.0, Netscape 7.0 oder Mozilla adresse - Signaturkarte für eine qualifizierte digitale Signatur mit Lesegerät - kostenfreies Bietertool AVA-Sign zur digitalen Angebotsbearbeitung - einmalige Registrierung an der Vergabeplattform der Obersten Baubehörde Kosten - einmalige Einrichtungsgebühr - Signaturkarte und Lesegerät Vorteile und Nutzen - kostenfreier Download der Vergabeunterlagen in digitaler Form (bisherige Kosten für die Leistungsbeschreibung in Papierform entfallen) - Zeitersparnis durch einfache digitale Bearbeitung der Angebotsunterlagen - Optimierung des Abgabezeitpunktes: Das Angebot kann durch die schnelle Datenübertragung über das Internet bis kurz vor dem Eröffnungstermin abgegeben, zurückgezogen, geändert und erneut abgegeben werden - kostenfreie Hotline - kostenfreies Bietertool AVA-Sign zur digitalen Angebotsbearbeitung Weitere Informationen ventasoft GmbH, Prenzlauer Allee 36, Berlin Tel , Mail: info@ava-online.de, Internet: Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 8 von 11

9 Sanierung Verwaltungsgebäude Schellingstr. Putzarbeiten München Neubau Hörsaalgebäude, Uni München Baumeisterarbeiten München Neubau Vermessungsamt Bamberg Malerarbeiten Bamberg Bild 1 Bewerben 213 Angebotsschreiben 318 Erklärung Bietergemeinschaft 215 Zusätzliche Vertragsbedingungen 241 Abfall Wartung 2001 Tariftreue- und Nachunternehmererklärung 2004 Ausschluss wegen illegaler Beschäftigung 316 Lohngleitklausel 317 Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen 318 Erklärung Bietergemeinschaft Bild 2 Übersicht Vertragsunterlagen Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 9 von 11

10 Bild 3 Bearbeiten des Angebots Bild 4 Bearbeiten des Angebots Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 10 von 11

11 213 Angebotsschreiben 214 Besondere Vertrags 215 Zusätzliche Vertrag 241 Abfall Wartung 2001 Tariftreue- und Na 2004 Ausschluss wegen 316 Lohngleitklausel 317 Verzeichnis der Na 318 Erklärung Bietergem Vermessungsamt München Neubau Verwaltungsgebäude Rohbauarbeiten Bild 5 Bearbeiten der Formulare Online-Vergabe von Bauleistungen nach VOB/A 08. April 2003 Seite 11 von 11