Transkript

1 A Date: Name: StB 1 Umsatzsteuer Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dortmund, und Diplom-Finanzwirt Tim Grobbel, Rechtsanwalt und Steuerberater, Dresden * Zur prüfungssicheren Archivierung von E-Rechnungen (¹Ablageª) Checkliste für die Mandantenarbeit/Zugleich Ausblick auf die Vereinfachung durch die GoBD 2014 I. Nebeneinander von Papier- und E-Vorgängen Vor noch nicht allzu langer Zeit war für Mandanten die Ablage der Ausgangs- und Eingangspost recht einfach. Alles Wichtige gab es auf Papier. Die ¹Kunstª, dieses abzulegen, bestand im Wesentlichen darin, ein Ordnungsprinzip einzuführen und die papiernen Unterlagen diesem dann auch konsequent und zeitnah zuzuführen. Das Transportmittel für die Belege ± der Briefumschlag ± konnte in der Regel vernichtet werden. War das Ordnungsprinzip einmal aufgebaut, konnte der Unternehmer die Ablage getrost delegieren. Elektronische Post diente dabei lediglich dem zusätzlichen Informationsaustausch ± ohne steuerliche Wirkung. Im Zeitalter des papierlosen Büros ist das natürlich ganz anders! Nur einige wenige Bereiche sind ± weil z.b. das Standesrecht dieses gebietet ± auch weiterhin dem Papier vorbehalten; die groûe Masse der Korrespondenz erfolgt elektronisch. In der Regel finden sich beim Mandanten beide Belegformen: Beispiel Mandant M ist selbständiger Rechtsanwalt (Strafverteidiger). Während er seine Honorarnoten (Ausgangsrechnungen) weiterhin auf Papier schreibt, erhält er die Eingangsrechnungen über Büromaterial u. dgl. überwiegend in der Form, dass die Rechnung als PDF-Datei einer angehängt ist. Ebenfalls per erfolgen groûe Teile der Behörden, Gerichts- und Mandantenkorrespondenz. Auch die Gutachten von ¾rzten und Sachverständigen erreichen den M in der Regel per . * Diplom-Finanzwirt Rüdiger Weimann, Dozent, Lehrbeauftragter und freier Gutachter in Umsatzsteuerfragen, Dortmund, unter Mitarbeit von Diplom-Finanzwirt Tim Grobbel, Rechtsanwalt und Steuerberater, Dresden. Beide Autoren sind Partner der kmk Steuerberatungsgesellschaft mbh in Dresden [& ok?]

2 2 StB Date: Name: A II. Allgemeines zur Archivierung von Rechnungen Bezüglich der Form und Dauer der Aufbewahrung von Rechnungen haben sich in jüngster Zeit keine Neuerungen ergeben. So sind Papier- und elektronische Rechnung gem. 14b UStG 10 Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden ( 14b Abs. 1 Satz 2 UStG). * 10-Jahres-Frist 1. Die 10-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist ( 14b Abs. 1 Satz 3 Halbsatz 1 UStG). 2. Damit dürfen Eingangs- und Ausgangsrechnungen des Mandanten aus dem Jahr 2003 und früher ¹in den Reiûwolfª. 3. Trotz Ablaufs der regulären Frist dürfen die unter 2. angeführten Rechnungen nicht vernichtet werden, wenn insoweit ± eine Auûenprüfung läuft, ±eineinspruch- oder Klageverfahren anhängig ist, ±diesteuerfestsetzung vorläufig ist. * Elektronische Aufbewahrung Beider elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen hat die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem Datenträger zu erfolgen, der ¾nderungen nicht mehr zulässt. Eine Speicherung z.b. auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD ist bereits ausreichend. Verletzt der Mandant seine Aufbewahrungspflichten nach 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. Der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG bleibt hiervon zwar unberührt, der Unternehmer trägt nach allgemeinen Grundsätzen jedoch die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch begründen. Sind Unterlagen für den Vorsteuerabzug unvollständig oder nicht vorhanden, kann das Finanzamt die abziehbare Vorsteuer unter bestimmten Voraussetzungen schätzen oder aus Billigkeitsgründen ganz oder teilweise anerkennen, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den

3 A Date: Name: StB 3 Vorsteuerabzug vorliegen (vgl. Abschn Abs. 5ff. UStAE) 1. III. Besonderheiten der Archivierung von Papierrechnungen Bei Papierrechnungen hat der Unternehmer die Wahl, ob er diese in Papierform oder als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt; 147 Abs. 2 AO ist zu beachten. Beim Einscannen sind die Ausführungen unter Abschn. VII Buchst. b) Nr. 1 GoBS zu beachten 2. III. Besonderheiten der Archivierung von E-Rechnungen Elektronische Rechnungen im Sinne des 14 Abs. 1 Satz 8 UStG n.f. sind zwingend elektronisch aufzubewahren 3. Eine ausschlieûliche Aufbewahrung in Papierform (als Ausdruck) ist für steuerliche Zwecke nicht zulässig, da hierdurch das Recht der Finanzbehörde auf Datenzugriff konterkariert würde ( 147 Abs. 6 AO). Natürlich bleibt es einem Mandanten unbenommen, zusätzlich ± z.b. weil er zur eigenen Orientierung alles Wichtige auch vollständig auf Papier haben möchte ± Ausdrucke zu fertigen und abzulegen. Sie müssen den Mandanten dann nur darauf hinweisen, dass der Ausdruckdie elektronische Ausbewahrung nicht ersetzt! Zur prüfungssicheren Ablage der Rechnungsvorgänge sollten Sie dem Mandanten die Einhaltung folgender 7 Grundregeln nahelegen 4 : 1. Die relevanten Vorgänge erkennen Gemeinsam mit dem Mandanten müssen zunächst die elektronischen Vorgänge von steuerlicher Bedeutung erkannt werden ± und zwar alle und nicht nur die Rechnungen! Insbesondere sind dies ± Ausgangs- und Eingangsrechnungen, ± Ausfuhrnachweise und ± Gelangensbestätigungen. Diese Aufzählung ist nicht abschlieûend, da zusätzlich immer auch unternehmensspezifische 1 Weimann, E-Rechnungen / Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren, 1. Aufl. 2013, Kapitel ¹Grundsätze ordnungsmäûiger DV-gestützter Buchführungssystemeª (kurz: ¹GoBSª): BMF, , IV A 8 ± S 0316 ± 52/95, BStBl. I 1995, 738; weiter gültig gem. BMF, , IV C 6 ± O 1000/07/ 0018, Positivliste Nr. 59, BStBl. I 2007, Weimann, E-Rechnungen / Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren, 1. Aufl. 2013, Kapitel Weimann, ASR 2/2014, 13.

4 4 StB Date: Name: A Besonderheiten zu beachten sind. Klären Sie daher mit Ihrem Mandanten, welche weiteren Vorgänge betroffen sind. 2. Die relevanten Vorgänge separieren Im Interesse des Mandanten ± zum Beispiel zum Schutz von Betriebsgeheimnissen ± muss vermieden werden, dass ein Betriebsprüfer in das -Programm selbst ¹hineinprüftª und damit den gesamten -Verkehr des Mandantenunternehmens sehen kann. Aus diesem Grunde müssen die steuerrelevanten Daten (s. o. Kapitel IV. 1) ± zeitnah ± von den anderen (steuerlich irrelevanten) Daten getrennt werden. Im Beispiel muss M natürlich aus Gründen des Mandantenschutzes sicherstellen, dass die Behörden, Gerichts- und Mandantenkorrespondenz sowie die Gutachten von ¾rzten und Sachverständigen den Finanzbehörden nicht bekannt werden. 3. Originaldaten archivieren Der Betriebsprüfer will die steuerrelevanten Datensätze so sehen, wie diese das Mandantenunternehmen verlassen (Ausgangspost) oder erreicht (Eingangspost) haben. a) Noch gilt die strenge Auffassung der Finanzverwaltung Die selbst ist daher kein bloûer ¹Briefumschlagª. Erhält oder versendet der Mandant ein steuerrelevantes Dokument als PDF-Anhang zu einer , darf er derzeit nicht nur die PDF, sondern muss zusätzlich auch die als solche elektronisch aufbewahren. b) Derzeitige Unsicherheit Bezüglich der vorstehend (in Kapitel IV. 3. a)) ausgesprochenen Empfehlungen besteht derzeit eine gewisse Unsicherheit 5. Wie sich aus einem Schreiben des BMF an die Landesfinanzminister [& Fundstelle?] ergibt, ¹sprachen sich die Vertreter der obersten Finanzbehörden der Länder dafür aus, in dem geplanten BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnungsstellung die Ausführungen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen zu streichen. Sofern hierzu wieder Ausführungen aufgenommen würden, müsste das BMF-Schreiben erneut mit den Referatsleitern Bp der Länder abgestimmt werden. Ich schlage vor diesem Hintergrund vor, entgegen der Bitte der Verbände keine weiteren Aussagen zur Aufbewahrung elektronischer Rechnungen aufzunehmen. Für umsatzsteuerliche Zwecke sind die Folgen bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten in Abschnitt 14b.1 Abs. 10 UStAE dargestellt. Zu den Aufbewahrungsgrundsätzen nach GoBS und GDPdU und den Fragen zur Aufbewahrung elektronischer 5 Weimann, E-Rechnungen / Rechtssicher übermitteln, berichtigen, kontieren und archivieren, 1. Aufl. 2013, Kapitel 9.2.

5 A Date: Name: StB 5 Rechnungen ist eine gesonderte Erörterung mit den Referatsleitern Bp der Länder vorgesehen.ª Die in Aussicht gestellte gesonderte Erörterung wird höchstwahrscheinlich durch die GoBD 2014 (s. Kapitel III. 3. c) erfolgen. Bis diese rechtskräftig sind, sollten E-Rechnungen ± noch einmal ± * zeitnah und * auf einem nur einmal beschreibbaren Speichermedium abgelegt werden. c) GoBD 2014: BMF-Entwurf lässt auf Erleichterungen hoffen! Mit Stand hat das BMF einen weiteren Entwurf der ¹GoBD ± Grundsätze zur ordnungsgemäûen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriffª vorgelegt 6. Mit diesem Entwurf plant das BMF die Aktualisierung und Zusammenfassung der bisherigen ¹Grundsätze ordnungsmäûiger DV-gestützter Buchführungssystemeª 7 und ¹Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagenª 8. Zur hier interessierenden Frage der Archivierung von ¹Transport- sª führt der Entwurf aus 9 : 9. Aufbewahrung 118 Die nach auûersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können nach 147 Abs. 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, 3. unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. 119 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschlieûlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per eingegangene Rechnung im PDF- 6 Download z. B. unter gobd-entwurf-11-april-2014.htm 7 ¹Grundsätze ordnungsmäûiger DV-gestützter Buchführungssystemeª (kurz: ¹GoBSª): BMF, Schreiben vom , IVA 8 ± S 0316 ± 52/ 95, BStBl. I 1995, 738; weiter gültig gem. BMF-Schreiben vom , IV C 6 ± O 1000/07/0018 ± DOK 2007/ , Positivliste Nr. 59, BStBl. I 2007, ¹Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagenª (kurz: ¹GDPdUª: BMF, Schreiben vom , IV D 2 ± S 0316 ± 136/01, BStBl. I 2001, 415; weiter gültig gem. BMF-Schreiben vom , IV C 6 ± O 1000/07/0018 ± DOK 2007/ , Positivliste Nr. 60, BStBl. I 2007, Hervorhebungen durch Fettdruck sind von den Autoren.

6 6 StB Date: Name: A Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. 120 Beispiel 8: Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist die Zumutbarkeit gegeben. Das Verfahren muss dokumentiert werden Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems- oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig. 121 Bei den Daten und Dokumenten ist ± wie bei den Informationen in Papierbelegen ± auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise s mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine nur als ¹Transportmittelª, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag). BERATUNGSKONSEQUENZEN! Sollten die GoBS so verabschiedet werden, entfällt das lästige Archivieren von Transport- s. Dies dann aber auch rückwirkend? 4. Gängige Dateiformate verwenden Für den Betriebsprüfer müssen die Daten lesbar sein. Sonderprogramme sind dem Prüfer ggf. zur Verfügung zu stellen und beieinem Programmwechsel vom Mandanten ebenfalls aufzubewahren. Bei der Archivierung sollte der Mandant daher mit gängigen Programmen arbeiten. Primär zu empfehlen ist das PDF-Format. 5. ¹Unkaputtbarerª Datenträger Es reicht nicht aus, dass der Mandant die Daten lediglich auf einer ± immer wieder neu zu beschreibenden ± Festplatte ablegt.

7 A Date: Name: StB 7 Die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten hat vielmehr auf einem Datenträger zu erfolgen, der im Nachhinein keine ¾nderungen zulässt. (1) Im Idealfall wird dazu auf der Festplatte ein revisionssicherer Schutzbereich eingerichtet. (2) Insbesondere für kleinere Unternehmen dürfte aber auch die Speicherung auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten- CD ausreichen. 6. Datenverluste vermeiden Da technische Probleme niemals auszuschlieûen sind, sollten ± die Daten mindestens auf zwei verschiedenen Datenträgermedien (zwei Festplatten oder Daten-DVDs bzw. - CDs) gesichert werden, ± die ihrerseits an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. 7. Vorsicht vor Cloudlösungen Cloudlösungen folgen ganz unterschiedlichen Standards ± insbesondere auch im Datenschutz [& Vorschlag: ergänzen] und sollten vorab (mit dem Steuerberater) genau auf das Erfüllen der vorstehenden Anforderungen sowie der Datenschutzstandards hin geprüft werden [& gibt es auûer den gesetzlich einzuhaltenden Vorgaben dafür detaillierte konkrete Regelungen oder Empfehlungen der Verbände? DATEV?]. Von einer ausschlieûlichen Speicherung auf Cloud sollte man absehen; (allenfalls [&?] für die Zweit- oder Drittsicherung wird man eine Cloud einsetzen können. V. Zur Informationspflicht des Steuerberaters Der Steuerberater ist im Rahmen des ihm erteilten Auftrags verpflichtet, den Mandanten umfassend zu beraten und auch ungefragt über alle steuerlichen Einzelheiten und deren Folgen zu unterrichten 10. Er hat seinen Mandanten möglichst vor Schaden zu schützen. Hierzu hat er den relativ sichersten Weg zum angestrebten steuerlichen Ziel aufzuzeigen und die für den Erfolg notwendigen Schritte vorzuschlagen. Die mandatsbezogen erheblichen Gesetzes- und Rechtskenntnisse muss der Steuerberater besitzen oder sich ungesäumt verschaffen. Neue oder geänderte Rechtsnormen hat er in diesem Rahmen zu ermitteln. Wird in der Presse über Vorschläge zur ¾nderung des Steuerrechts berichtet, die im Falle ihrer Verwirklichung von dem Mandanten des Beraters erstrebte Ziele vereiteln oder beeinträchtigen können, kann der Steuerberater gehalten sein, sich aus allgemein zugänglichen Quellen über den näheren Inhalt und den Verfahrensstand solcher Überlegungen zu unterrichten, um den Mandanten optimal zu beraten. 10 Weimann, Umsatzsteuer in der Praxis, 12. Aufl. 2014, Kap. 1.7.

8 8 StB Date: Name: A Der Steuerberater schuldet dem Mandanten eine individuelle Belehrung 11. Das OLG Düsseldorf 12 hat darauf erkannt, dass der Steuerberater dem Mandanten eine konkrete, auf die speziellen Probleme des Mandanten bezogene Belehrung schuldet. Allgemeine Ausführungen in Mandantenrundschreiben können solche konkreten Hinweise ebensowenig ersetzen, wie nach Art eines steuerrechtlichen Lehrbuchs abgefasste Merkblätter. Im konkreten Fall machte der Mandant geltend, der Steuerberater habe ihn nicht auf die steuerliche Notwendigkeit der Führung eines Fahrtenbuches hingewiesen. Der Steuerberater hielt dem entgegen, der geschäftserfahrene Mandant sei zum einen gar nicht belehrungsbedürftig gewesen, da dieses Thema ohnehin ¹in aller Mundeª gewesen sei. Darüber hinaus habe er seine Belehrungspflichten durch Übersendung von Mandantenrundschreiben und Merkblättern erfüllt. Nach Ansicht des OLG Düsseldorf ist auch von einem geschäftserfahrenen Mandanten nicht zu erwarten, dass dieser in der Lage und auch bereit ist, derlei allgemein theoretische Ausführungen auf ihre Erheblichkeit auf seine eigenen Angelegenheiten zu überprüfen. Vielmehr sei davon auszugehen, dass sich der Mandant gerade nicht selbst um seine Probleme kümmern wolle und deshalb den Steuerberater beauftragt habe. (1) So aufwendig und inhaltlich hochwertig Mandantenrundbriefe auch sein mögen: Primär wird jeder Mandant diese Informationen als Marketingmaûnahme betrachten, die das Know-how der Kanzleidemonstrieren und Kundenbindung erzeugen soll. Die vertragsmäûig geschuldeten Beratungs- und Informationspflichten können durch derartige Informationen jedoch nicht ersetzt werden! 13 (2) Sie müssen daher in Frage kommende Mandanten individuell in einem Anschreiben oder Beratungsgespräch auf die Archivierungsproblematik hinweisen. Entscheiden Sie sich für ein Anschreiben, können Sie die anhängende Checkliste verwenden (s. Kapitel VI.) VI. Checkliste für die Mandantenarbeit Es empfiehlt sich, eine Checkliste 14 wie nachstehend abgedruckt [& Vorschlag] an den Mandanten auszugeben, entweder nach einem dahingehenden Beratungsgespräch oder als Anlage zu einem Anschreiben (s. dazu oben Kapitel V.): 11 Steuerberater-Verband e. V. Köln, Wochenübersicht StBdirekt vom OLG Düsseldorf, Urteil vom , I ± 23 U 64/07, MDR 2008, Steuerberater-Verband e. V. Köln (Fn. 11). 14 Vgl. auch Weimann, ASR 2/2014, 13.

9 A Date: Name: StB 9 CHECKLISTE zur Archivierung von E-Rechnungen ±Dierelevanten Vorgänge erkennen: Erkennen Sie für Ihr Unternehmen die elektronischen Vorgänge von steuerlicher Bedeutung. Insbesondere sind dies Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Ausfuhrnachweise und Gelangensbestätigungen. Diese Aufzählung ist nicht abschlieûend, da zusätzlich immer auch unternehmensspezifische Besonderheiten zu beachten sind. Klären Sie daher [& mit Ihrem Steuerberater], welche weiteren Vorgänge beiihnen betroffen sind. ± Die relevanten Vorgänge separieren: Wollen Sie vermeiden, dass ein Betriebsprüfer in das E- Mail-Programm selbst ¹hineinprüftª und damit Ihren gesamten -Verkehr sehen kann, müssen Sie die Daten zeitnah von den anderen trennen. ± Originaldaten archivieren: Der Betriebsprüfer will die Datensätze so sehen, wie diese Ihr Unternehmen verlassen (Ausgangspost) oder erreicht (Eingangspost) haben. Die selbst ist daher kein bloûer ¹Briefumschlagª. Erhalten oder versenden Sie ein steuerrelevantes Dokument als PDF-Anhang zu einer , dürfen Sie nicht nur die PDF, sondern müssen Sie auch die als solche elektronisch aufbewahren. ± Gängige Dateiformate verwenden: Für den Betriebsprüfer müssen die Daten lesbar sein. Sonderprogramme sind dem Prüfer ggf. zur Verfügung zu stellen und beieinem Programmwechsel von Ihnen ebenfalls aufzubewahren. Beider Archivierung sollten Sie daher mit gängigen Programmen arbeiten. Primär zu empfehlen ist das PDF-Format. ± ¹Unkaputtbarerª Datenträger: Es reicht nicht aus, dass Sie die Daten lediglich auf Ihrer ± immer wieder neue zu beschreibenden ± Festplatte ablegen. Die Speicherung der Inhalts- und Formatierungsdaten hat vielmehr auf einem Datenträger zu erfolgen, der im Nachhinein keine ¾nderungen zulässt. Im Idealfall wird dazu auf der Festplatte ein revisionssicherer Schutzbereich eingerichtet. Insbesondere für kleinere Unternehmen dürfte aber auch die Speicherung auf einer nur einmal beschreibbaren Daten-DVD oder Daten-CD ausreichen. ± Datenverluste vermeiden: Da technische Probleme niemals auszuschlieûen sind, sollten die Daten mindestens auf zwei verschiedenen Datenträgermedien (zwei Festplatten oder Daten- DVDs bzw. -CDs) gesichert werden, die ihrerseits an verschiedenen Orten aufbewahrt werden. ± Vorsicht vor Cloudlösungen: Cloudlösungen folgen ganz unterschiedlichen Standards und sollten vorab [mit Ihrem Steuerberater] genau auf das Erfüllen der vorstehenden Anforderungen hin geprüft werden. Von einer ausschlieûlichen Speicherung auf Cloud sollte man absehen. [& Vorschlag evtl. hier neu fassen, s.o.?]