ABC der Aufbewahrungsfristen

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1 m.d.t. Linn GmbH digitale und analoge Archivierung. Postfach Troisdorf ABC der Aufbewahrungsfristen Das Verzeichnis listet beispielhaft in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat. Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre) Abrechnungsunterlagen Abtretungserklärungen, soweit erledigt Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege Angebote mit Auftragsfolge Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 24 HGB) Anlagenvermögensbücher- und Karteien Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation Aufzeichnungen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen, wenn Buchungsbelege wenn sonstige Bankbelege Bankbürgschaften nach Vertragsende Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Belegformate Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgen, wenn Buchungsbelege Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation Buchungsbelege m.d.t. Linn GmbH Telefon + 49 (0) Heuserweg Troisdorf (Spich) Telefax + 49 (0) Handelsregister Siegburg unter HRB info@mdt-linn.de

2 Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) Dateien, Beschreibungen der Dateiverzeichnisse Datensätze, Beschreibung und Aufbau der Datensicherungsregeln Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung Eingabedatenformate Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu Einheitswertunterlagen Essensmarkenabrechnungen Exportunterlagen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege Frachtbriefe Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.b. Rechnungen und Gutschriften Geschenknachweise Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich Hauptabschlussübersicht Inventare ( 240 HGB) Investitionszulage (Unterlagen) Jahresabschluss mit Erläuterungen Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent m.d.t. Linn GmbH Telefon + 49 (0) Heuserweg Troisdorf (Spich) Telefax + 49 (0) Handelsregister Siegburg unter HRB info@mdt-linn.de

3 Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.b. für Vorratsbewertung Kassenberichte Kassenbücher/-blätter Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 0 Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Konzernabschluss ( 290 HGB) Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB) Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz, wenn Buchungsbeleg Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen Lagerbuchführungen Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung Lohnbelege als Buchungsbelege Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) Maske (Bildschirm-, Druck-) Menu-Übersicht Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege Nachnahmebelege Nebenbücher Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen Programmablaufbeschreibungen Programmverzeichnisse Protokolle*, als Handelsbrief Prozessakten m.d.t. Linn GmbH Telefon + 49 (0) Heuserweg Troisdorf (Spich) Telefax + 49 (0) Handelsregister Siegburg unter HRB info@mdt-linn.de

4 Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Quittungen Rechnungen an Unternehmer Rechnungen an Nichtunternehmer 2 im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) Reisekostenabrechnung Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Sachkonten Saldenbilanzen Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg Schriftwechsel Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen Steuererklärungen und Steuerbescheide Systemhandbücher Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege Überstundenlisten, wenn Lohnbelege Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**, wenn Buchungsbelege Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege Wareneingangs- und Warenausgangsbücher Wechsel Zahlungsanweisungen Zollbelege Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) m.d.t. Linn GmbH Telefon + 49 (0) Heuserweg Troisdorf (Spich) Telefax + 49 (0) Handelsregister Siegburg unter HRB info@mdt-linn.de

5 * Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine -jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen (Datenübertragungsverordnung) dagegen nur eine 3- jährige. ** Bei Buchungsbelegen gilt die -jährige Aufbewahrungsfrist, bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und Wiedergaben von Handels- und Geschäftsbriefen die -jährige. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige IHK. Trotz sorgfältiger Prüfung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt. Stand: Juli 2012 m.d.t. Linn GmbH Telefon + 49 (0) Heuserweg Troisdorf (Spich) Telefax + 49 (0) Handelsregister Siegburg unter HRB info@mdt-linn.de