Aufbewahrungsfristen. > Hinweise zur Aufbewahrung/Archivierung von geschäftlichen s > Anhang: Aufbewahrungsfristen für Geschäftspapiere von A-Z

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1 HBE PRAXISWISSEN Aufbewahrungsfristen Handelsverband Bayern Der Einzelhandel e.v. Brienner Straße 45, München Dipl.-Bw. Alexander Spickenreuther Telefon Telefax Internet Stand. 01/2011 > Hinweise zur Aufbewahrung/Archivierung von geschäftlichen s > Anhang: Aufbewahrungsfristen für Geschäftspapiere von A-Z AUFBEW AHRUNGS- UND ARCHIVIERUNGSPFLICHTEN FÜR GE- SCHÄFTSPAPIERE 1. Hinweise zur Aufbewahrung/Archivierung von geschäftlichen s Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten regelt das Handels- und das Steuerrecht. Vor dem Gesetz ist letztlich alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Verlangt wird zum Beispiel die Aufbewahrung der Handelsbriefe, also der Geschäftskorrespondenz des Unternehmers. Zu archivieren sind nach 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB die empfangenen Handelsbriefe, die Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe. Bei diesen Handelsbriefen handelt es sich um alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich ( 257 Abs. 2 HGB). Dazu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information und die Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäftes geführt haben.

2 Für ihre elektronische Archivierung muss sichergestellt sein, dass die Daten mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind, jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und für die Besteuerung ( 146 ff. Abgabenordnung, die auf das Handelsrecht insofern rückverweist) maschinell ausgewertet werden können. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind: 10 Jahre für Unterlagen der Buchhaltung, Rechnungen, Buchungen, Bilanzen und Organisationsunterlagen, sowie 6 Jahre für versandte und empfangene Handelsbriefe (inkl. s), wobei die Frist grundsätzlich erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide bleibt möglich. Auch richterliche und behördliche Auflagen führen zu einer Erstreckung der genannten Fristen. Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen ( 146, 147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden, selbst wenn Ausdrucke vorhanden sind. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein. Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Das bedeutet: Seit dem 1. Januar 2002 müssen nach der Abgabenordnung und den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Unternehmen steuerlich relevante E- Mails zwingend in elektronischer Form aufbewahren. Originär digitale Unterlagen sind nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten und die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist dies - Kommunikation einschließlich Anhang. -Kommunikation mit steuerlich relevantem Inhalt muss damit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Ausführliche Erläuterungen dazu finden sich in Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, Abschnitt II, Punkt 8, Stand vom 15. Januar 2007 ( unter dem Stichwort Steuern/Veröffentlichungen zu den Steuerarten/Abgabenordnung, Stichwort GDPdU). Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des 146 Abs. 5 AO sind alle Speichermedien. SEITE 2/7

3 Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Stichwort: Datensicherheit). Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. Sind die Unterlagen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Daten-träger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. Der 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht für Verstöße eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert. Deshalb: Geschäftsmails immer geordnet und unveränderbar archivieren. Deshalb: Jederzeit einen raschen Zugriff auf alte s gewährleisten. Die Verwendung geeigneter Archivierungssysteme, die den jederzeitigen sicheren Zugriff auf geschützte Archivdokumente gewährleisten, ist daher dringend zu empfehlen. Prinzipiell zu empfehlen ist eine automatisierte elektronische Archivierung, die alles, was zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen notwendig ist, protokolliert, indexiert und kurzfristigen Zugriff erlaubt. Das Filtern unerwünschter Werbe- s ist ratsam. Allerdings muss andererseits die Kompatibilität mit dem Persönlichkeits- und Datenschutz der Mitarbeiter, deren (in der Regel teils geschäftlicher, teils privater) Input und Output gescannt und archiviert wird, sichergestellt werden. Deshalb: Immer deutliche Trennung von Privatmails und Geschäftsmails (Achtung: Fernmeldegeheimnis Privatmails dürfen nicht gelesen werden). Quelle: HDE, Bundesministerium der Finanzen Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Ihre Ansprechpartner in den HBE-Bezirksgeschäftsstellen finden Sie unter SEITE 3/7

4 Anhang: Aufbewahrungsfristen für Geschäftspapiere von A-Z Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre) A Abschreibungsunterlagen 10 Abtretungserklärungen nach Erledigung 6 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 Akkreditive 10 Aktenvermerke 6 Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben 6 Anlagevermögensbücher und karteien 10 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 Ausfuhrunterlagen 6 Ausgangsrechnungen 10 Außendienstabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 B Bankbelege 10 Bankbürgschaften 6 Belege, soweit Buchfunktion (offene-posten-buchhaltung) 10 Bestell- und Auftragsunterlagen 6 Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 10 Betriebskostenabrechnung 6 Betriebsprüfungsberichte 6 Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 Bilanzen (Jahresabschlüsse) 10 Bilanzunterlagen 10 Buchungsanweisungen 10 Buchungsbelege 10 C Carnetunterlagen 6 Codierungslisten 10 D Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach 6 Ablauf des Vertrages) Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10 Doppelbesteuerungsunterlagen bzgl. Arbeitslohn 6 Doppel von Rechnungen 10 SEITE 4/7

5 E Einfuhrunterlagen 6 Eingangsrechnungen 10 Einnahmen-Überschuss-Rechnung 10 Eröffnungsbilanzen 10 Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 10 Exportunterlagen 6 F Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbelege) 6 Finanzberichte 6 Frachtbriefe 6 G Gehaltslisten 10 Geschäftsberichte 10 Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6 Geschenknachweise 6 Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 10 Grundbuchauszüge 10 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 Gutschriftanzeigen 10 H Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 6 Handelsbücher 10 Handelsregisterauszüge 6 Hauptabschlussübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 10 I Inventar 10 Investitionszulage (Unterlagen) 6 J Jahresabschlüsse und Erläuterungen 10 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 K Kalkulationsunterlagen 6 Kassenberichte 10 Kassenbücher und blätter 10 Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10 Kontenregister 10 Kontoauszüge 10 Konzernabschlüsse 10 SEITE 5/7

6 Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) L Lageberichte 10 Lagerbuchführungen 10 Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 10 Lohnbelege 6 Lohnkonten 6 Lohnlisten 10 M Magnetbänder mit Buchfunktion 10 Mahnungen und Mahnbescheide 6 Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 N Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsbelege) 6 O Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 6 Preislisten 6 Protokolle (allgemeiner Art) 6 Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) 6 Q Quittungen 10 R Rechnungen 10 Reisekostenabrechnungen 10 S Sachkonten 10 Saldenbilanzen 10 Schadensunterlagen 6 Schriftwechsel (allgemein) 6 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 Spendenbescheinigungen 10 Steuerunterlagen und Steuererklärungen 10 SEITE 6/7

7 T Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege) 6 U Überstundenlisten 6 Überweisungsbelege 10 Umsatzsteuervoranmeldungen 10 V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 Verkaufsbücher 10 Vermögensverzeichnis 10 Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6 Versand- und Frachtunterlagen 6 Versicherungspolicen 6 Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 W Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 Wechsel (soweit Buchungsbelege) 10 Z Zollbelege 6 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des 10 Wirtschaftsjahres) Hinweis: Diese Informationen sind eine Zusammenstellung rechtlicher Grundlagen, enthalten erste Hinweise und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. SEITE 7/7