Merkblatt betreffend Rechnungslegung, Buchführung, Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Offenlegung

Transkript

1 1/6 A M T FÜ R JU STIZ FÜ R STEN TU M LIEC H TEN STEIN H A N D ELS R EG ISTER Merkblattnummer AJU/ h Merkblattdatum 02/2013 Direktkontakt info.hr.aju@llv.li Merkblatt betreffend Rechnungslegung, Buchführung, Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Offenlegung 1. Allgemeines Mit Gesetz vom 22. März 2012 über die Abänderung des Personen- und Gesellschaftsrechts (LGBl Nr. 124) wurde die Pflicht zur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern ausdrücklich für sämtliche Rechtsformen (einschliesslich Treuhänderschaften) eingeführt. Diese Bestimmungen finden erstmals Anwendung auf Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2013 beginnen. Die von den geltenden Bestimmungen abweichenden bzw. diese ergänzende, neuen Bestimmungen werden nachfolgend bei den jeweiligen Kapiteln in kursiver Schrift angeführt. 2. Umfang der Rechnungslegungs- bzw. Buchführungspflichten 2.1. Pflicht zur ordnungsmässigen Rechnungslegung sowie zur Anwendung der ergänzenden Rechnungslegungsvorschriften Folgende Gesellschaften sind zur ordnungsmässigen Rechnungslegung gemäss den Art ff PGR sowie zur Anwendung der ergänzenden Rechnungslegungsvorschriften nach den 1063 ff PGR verpflichtet: Aktiengesellschaft; Kommanditaktiengesellschaft; Gesellschaft mit beschränkter Haftung; Europäische Aktiengesellschaft (SE) 1 ; Europäische Genossenschaft (SCE) 2 ; Kollektivgesellschaften (unter bestimmten Voraussetzungen); Kommanditgesellschaften (unter bestimmten Voraussetzungen). Die Gesellschaften werden in drei Grössenklassen eingeteilt: Kleine, mittelgrosse und grosse Gesellschaften (Art PGR). Die Unterscheidung nach Grössenklassen hat insbesondere Bedeutung im Zusammenhang mit den Rechnungslegungsanforderungen, der Offenlegungspflicht sowie der Pflicht zur Prüfung der Jahresrechnungen durch einen Abschlussprüfer. 1 Art. 61 der Verordnung (EG) Nr. 2157/2001 des Rates vom 8. Oktober 2001 über das Statut der Europäischen Gesellschaft (SE) 2 Art. 68 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 1435/2003 des Rates vom 22. Juli 2003 über das Statut der Europäischen Genossenschaft (SCE) Äulestrasse 70 Postfach Vaduz Liechtenstein T F info.hr.aju@llv.li

2 2/ Pflicht zur ordnungsmässigen Rechnungslegung Alle anderen Unternehmungen, die nicht unter Punkt 2.1. fallen, sind zur ordnungsmässigen Rechnungslegung verpflichtet, wenn sie ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art Abs. 1 PGR) Pflicht zur Buchführung Verbandspersonen, die nicht zur ordnungsmässigen Rechnungslegung verpflichtet sind, haben unter Berücksichtigung der Grundsätze einer ordentlichen Buchführung den Vermögensverhältnissen angemessene Aufzeichnungen zu führen und Belege aufzubewahren, aus denen der Geschäftsverlauf und die Entwicklung des Vermögens nachvollzogen werden können (Art Abs. 3 PGR (neu)). Bei Stiftungen, die kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe ausüben, hat der Stiftungsrat über die Verwaltung und Verwendung des Stiftungsvermögens unter Berücksichtigung der Grundsätze einer ordentlichen Buchführung den Vermögensverhältnissen der Stiftung angemessene Aufzeichnungen zu führen und Belege aufzubewahren, aus denen der Geschäftsverlauf und die Entwicklung des Stiftungsvermögens nachvollzogen werden können. Ferner hat der Stiftungsrat ein Vermögensverzeichnis zu führen, aus dem der Stand und die Anlage des Stiftungsvermögens ersichtlich sind (Art PGR). Der oder die Treuhänder einer Treuhänderschaft haben über das Treugut ein besonderes Vermögensverzeichnis anzulegen und es alljährlich richtig zu stellen (Art. 923 Abs. 1 PGR). Der oder die Treuhänder haben ein besonderes Vermögensverzeichnis nach Massgabe von Art Abs. 3 PGR (neu) anzulegen und es jährlich richtig zu stellen (Art. 923 Abs. 1 PGR (neu)). Über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage eines Vereins hat der Vorstand Buch zu führen (Art. 251a PGR). Über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage des Vereins hat der Vorstand nach Massgabe von Art Abs. 3 PGR (neu) Buch zu führen. Die Geschäftsführer einer Europäischen Wirtschaftlichen Interessenvereinigung (EWIV) müssen für die ordnungsgemässe Buchführung der Vereinigung sorgen und den Jahresabschluss aufstellen (Art. 10 EWIVG). Alle anderen im Handelsregister eingetragenen Rechtseinheiten, die nicht zur ordnungsmässigen Rechnungslegung verpflichtet sind, unterliegen keinen besonderen, gesetzlich vorgesehenen Buchführungsvorschriften (aber: Art. 182b Abs. 1 PGR: Einreichung der Vermögensaufstellung, vgl. unter Pkt. 5). 3. Jahresrechnung Wer zur ordnungsmässigen Rechnungslegung verpflichtet ist, hat auf den Zeitpunkt der entsprechenden Eintragung im Handelsregister eine Bilanz und dann auf das Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Jahresrechnung zu erstellen (Art Abs. 1 PGR). Die Jahresrechnung - bestehend aus Bilanz, Erfolgsrechnung und, falls erforderlich, einem Anhang - ist nach den Grundsätzen der ordnungsgemässen Rechnungslegung zu erstellen (Art Abs. 2 und Art Abs. 1 PGR). Sie muss unter anderem klar, übersichtlich und vollständig sein (Art Abs. 2 PGR). Die Jahresrechnung hat ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft zu vermitteln ( true and fair view )

3 3/6 (Art Abs. 1 PGR). Die Jahresrechnung und der Jahresbericht (sofern er erstellt werden muss) sind in deutscher Sprache und in Schweizer Franken, EURO oder USD aufzustellen (Art Abs. 1 PGR). Rechnungslegungspflichtige Verbandspersonen, die kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben, dürfen die Jahresrechnung und den Jahresbericht auch ausschliesslich in englischer, französischer, italienischer, spanischer oder portugiesischer Sprache sowie in jeder frei konvertierbaren Fremdwährung aufstellen (Art Abs. 2 PGR). Die Jahresrechnung und sofern aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen zu erstellen, die konsolidierte Jahresrechnung, der Jahresbericht und der konsolidierte Jahresbericht müssen bei Personengesellschaften von sämtlichen persönlich haftenden Gesellschaftern und bei Verbandspersonen und Treuunternehmen von den mit der Verwaltung betrauten Personen unterzeichnet werden (Art PGR), bzw. mindestens von einer mit der Verwaltung betrauten Person, sofern diese über ein Einzelzeichnungsrecht verfügt. 4. Prüfungs- und Reviewpflicht Die Jahresrechnung und die konsolidierte Jahresrechnung von mittleren und grossen Gesellschaften sind durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine Revisionsgesellschaft zu prüfen (Abschlussprüfung) (Art Abs. 1 PGR). Soweit bei Unternehmen, die nicht der Prüfpflicht nach Abs. 1 unterliegen, eine Jahresrechnung erstellt werden muss, ist durch einen Revisor oder ein Revisionsunternehmen eine prüferische Durchsicht durchzuführen (Review) (Art Abs. 2 PGR). 5. Einhaltung der Deklarationspflicht Die Verwaltung von im Handelsregister eingetragenen juristischen Personen, die kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben und deren statutarischer Zweck den Betrieb eines solchen Gewerbes nicht zulässt, hat innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres beim Handelsregister eine von dem Mitglied, das die Voraussetzungen gemäss Art. 180a PGR erfüllt, zu unterfertigende oder mitzuunterfertigende Erklärung einzureichen, in der bestätigt wird, dass - auf Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres eine Vermögensaufstellung vorliegt (auf Ende des vorangegangenen Geschäftsjahres die Aufzeichnungen und Belege nach Art Abs. 3 PGR (neu) vorliegen); und - die Gesellschaft im vorangegangenen Geschäftsjahr kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betrieben hat (Art. 182b Abs. 1 PGR). Diese Verpflichtung besteht nicht, wenn aufgrund einer anderen gesetzlichen Bestimmung jährlich die Jahresrechnung bei der Steuerverwaltung einzureichen ist (Art. 182b Abs. 2 PGR). Jahresrechnungen haben diejenigen Gesellschaften einzureichen, welche der ordentlichen Ertragssteuer gemäss Art. 44 ff SteG unterliegen. Bei nicht fristgerechter Einreichung der oben genannten Erklärung verfügt das Amt für Justiz nach erfolgter Mahnung und fortdauernder Säumigkeit die Auflösung und Liquidation der betreffenden Verbandsperson.

4 4/6 6. Einhaltung der Vorschriften über die Rechnungslegung Die Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane einer zur ordnungsmässigen Rechnungslegung verpflichteten Verbandsperson (Art Abs. 1 und 2 PGR) haben die kollektive Pflicht, sicherzustellen, dass die erforderlichen Rechnungslegungsunterlagen, namentlich die Jahresrechnung, die konsolidierte Jahresrechnung, der Jahresbericht und der konsolidierte Jahresbericht sowie, soweit er gesondert vorgelegt wird, der Corporate Governance Bericht, nach den Bestimmungen über die Rechnungslegung (Art ff PGR) erstellt und offen gelegt werden (Art. 182a Abs. 1 PGR). 7. Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung). 3 Die Eintragungen in den Geschäftsbüchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (Art Abs. 3 PGR). Eintragungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (Art Abs. 4 PGR). Die Geschäftsbücher müssen so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Art Abs. 1 PGR). Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren. 4 Werden die Geschäftsbücher, die Geschäftskorrespondenz und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt, sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. 5 Die (konsolidierte) Jahresrechnung und der (konsolidierte) Jahresbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Wer zur ordnungsgemässen Rechnungslegung verpflichtet ist, hat die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz während zehn Jahren aufzubewahren (Art Abs. 1 PGR). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden und die Geschäftspapiere ein- oder ausgegangen sind (Art Abs. 5 PGR). Das Mitglied der Verwaltung einer zur ordnungsgemässen Rechnungslegung verpflichteten Verbandsperson (Art Abs. 1 und 2 PGR), das die Voraussetzungen gemäss Art. 180a PGR erfüllt, 3 Art. 5 der Verordnung vom 19. Dezember 2000 zum Personen- und Gesellschaftsrecht, LGBl Nr. 281 idgf 4 Art. 8 der Verordnung vom 19. Dezember 2000 zum Personen- und Gesellschaftsrecht; LGBl Nr. 281 idgf 5 Details zur elektronischen Aufbewahrung finden sich in der Verordnung vom 19. Dezember 2000 zum Personen- und Gesellschaftsrecht; LGBl Nr. 281 idgf

5 5/6 hat dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsbücher zu den amtlichen Überprüfungen innert angemessener Frist am Sitz der Gesellschaft zur Verfügung stehen (Art. 182a Abs. 2 PGR). Die Mitglieder der Verwaltung sämtlicher Rechtseinheiten haben dafür Sorge zu tragen, dass die Geschäftsbücher (Art PGR) oder Aufzeichnungen und Belege (Art , Art Abs. 3 PGR (neu)) innert angemessener Frist am Sitz der Verbandsperson zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für Treuhänderschaften (Art. 923 Abs. 1 PGR (neu)). 8. Einhaltung der Aufbewahrungspflichten Wer seiner Pflicht, die Geschäftsbücher oder Aufzeichnungen und Belege innert angemessener Frist am Sitz der Verbandsperson zur Verfügung zu stellen, vorsätzlich nicht nachkommt, wird vom Landgericht auf Antrag oder von Amts wegen im Ausserstreitverfahren mit einer Ordnungsbusse bis zu CHF 5' bestraft. Handelt der Täter fahrlässig, so beträgt die Ordnungsbusse bis zu CHF 1' Dies gilt auch für die Treuhänder einer Treuhänderschaft ( 66 Abs. 2a SchlT PGR (neu)). Die Ordnungsbussen können fortgesetzt verhängt werden, bis entweder die Pflichten erfüllt sind oder der Nachweis geleistet ist, dass diese Pflichten nicht bestehen ( 66 Abs. 3 und 4 SchlT PGR (neu)). 9. Pflicht zur Offenlegung Die gesetzlichen Vertreter von Aktiengesellschaften, Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Europäischen Aktiengesellschaften (SE) und Europäischen Genossenschaften (SCE) sowie unter bestimmten Voraussetzungen von Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften müssen die ordnungsgemäss gebilligte Jahresrechnung und den Prüfungsbericht spätestens vor Ablauf des fünfzehnten Monats nach dem Bilanzstichtag beim Amt für Justiz einreichen (Art Abs. 1 PGR). Offenlegungspflichtige Kollektiv- und Kommanditgesellschaften dürfen die Unterlagen unter bestimmten Voraussetzungen anstelle der Einreichung und Bekanntmachung am Sitz der Gesellschaft zur Einsichtnahme für jedermann bereithalten (Art Abs. 3 PGR). Das Amt für Justiz prüft, ob die eingereichten Unterlagen vollzählig sind und verlangt allfällige fehlende Unterlagen ein (Art Abs. 1 PGR). Nach Einreichung der Unterlagen macht das Amt für Justiz auf Kosten der einreichenden Gesellschaften in den amtlichen Publikationsorganen bekannt, unter welcher Registernummer diese Unterlagen eingereicht worden sind (Art Abs. 1 PGR). Wer gegen seine Offenlegungspflichten verstösst, wird vom Amt für Justiz mit einer Ordnungsbusse belegt (Art. 977 Abs. 1 PGR). Die Ordnungsbusse beträgt bei vorsätzlicher Verletzung der Offenlegungspflicht bis zu CHF 5'000.00, bei Fahrlässigkeit bis zu CHF 1' ( 66 Abs. 2 SchlT PGR). Erfolgt die Verletzung der Offenlegungspflicht im Geschäftsbetrieb einer Verbandsperson, wird die Ordnungsbusse den Direktoren, Bevollmächtigten, Liquidatoren oder Mitgliedern der Verwaltung, die die Pflicht nicht befolgt haben, persönlich auferlegt (Art. 977 Abs. 2 i.v.m. 66 Abs. 4 SchlT PGR).

6 6/6 10. Rechtsgrundlagen - Personen- und Gesellschaftsrecht (PGR) vom 20. Januar 1926; LGBl Nr. 24 idgf - Verordnung vom 19. Dezember 2000 zum Personen- und Gesellschaftsrecht; LGBl Nr. 281 idgf - Verordnung vom 11. Februar 2003 über das Handelsregister (Handelsregisterverordnung; HRegV); LGBl Nr. 66 idgf