Aufbewahrungsfristen von A bis Z

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1 RECHT UND STEUERN Aufbewahrungsfristen von A bis Z Stand: November 2011 Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Als Faustregel gilt: sechs Jahre Aufbewahrung für Vertragsunterlagen, Sozial- und Versicherungsunterlagen, Bankbelege; zehn Jahre Aufbewahrung für die meisten Steuerunterlagen. Für die künftigen Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist im Jahresabschluss eine Rückstellung zu bilden (Bundesfinanzhof, Urteil vom 19. August 2005, Az. VIII R 30/01). Folgende Unterlagen können ab 1. Januar 2012 vernichtet werden: bis Ende: Abrechnungsunterlagen 2001 Abtretungserklärungen 2005 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2001 Akkreditive 2005 Aktenvermerke 2005 Angebote mit Auftragsfolge 2005 Angestelltenversicherung (Belege) 2001 Anlagenvermögensbücher und Karteien 2001 Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 2005 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 2001 Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 2001 Ausgangsrechnungen 2001 Außendienstabrechnungen 2001

2 Bankbelege 2001 Bankbürgschaften 2005 Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 2001 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 2001 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 2001 Belegformate 2001 Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 2001 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 2001 Betriebskostenrechnungen 2001 Betriebsprüfungsberichte 2005 Bewertungsunterlagen 2001 Bewirtungsunterlagen 2001 Bilanzen 2001 Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation 2001 Buchungsbelege 2001 Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2005 Dateien, Beschreibungen der 2001 Dateiverzeichnisse 2001 Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 2001 Datensicherungsregeln 2001 Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2001 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 2001

3 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2001 Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 2001 Eingabedatenformate 2001 Einfuhrunterlagen 2005 Eingangsrechnungen 2001 Einheitswertunterlagen 2001 Essenmarkenabrechnungen 2005 Exportunterlagen 2005 Fahrkostenerstattungsunterlagen 2001 Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Büchführung 2001 Finanzberichte 2005 Frachtbriefe 2005 Gehaltslisten 2001 Geschäftsberichte 2001 Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 2005 Geschenknachweise 2005 Gewinn- und Verlustrechnung 2001 Grundbuchauszüge 2005 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2001 Gutschriften 2001 Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 2005 Handelsbücher 2001

4 Handelsregisterauszüge 2005 Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 2001 Investitionszulage (Unterlagen) 2005 Jahresabschlusserläuterungen 2001 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2001 Kalkulationsunterlagen 2005 Kassenberichte 2001 Kassenbücher/-blätter 2001 Kassenzettel 2005 Kontenpläne und Kontenplanänderungen 2001 Kontenregister 2001 Kontoauszüge 2001 Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2005 Lagerbuchführungen 2001 Lieferscheine Lohnbelege 2001 Lohnlisten 2005 Magnetbänder mit Buchfunktion 2001 Mahnbescheide 2005 Maske (Bildschirm-, Druck-) 2001 Menueübersicht 2001 Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2005

5 Nachnahmebelege 2001 Nebenbücher 2001 Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 2001 Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2005 Postbankauszüge 2001 Preislisten 2005 Programmablaufbeschreibungen 2001 Programmverzeichnisse 2001 Protokolle Prozessakten 2001 Quittungen 2001 Rechnungen 2001 Reisekostenabrechnung 2001 Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 2001 Sachkonten 2001 Saldenbilanzen 2001 Schadensunterlagen 2005 Scheck- und Wechselunterlagen 2005 Schriftwechsel 2005 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 2001 Spendenbescheinigungen 2005 Systemhandbücher 2001

6 Telefonkostennachweise 2001 Überstundenlisten 2005 Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) 2001 Verkaufsbücher 2001 Vermögensverzeichnis 2001 Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) Versand- und Frachtunterlagen 2005 Versicherungspolicen 2005 Verträge Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2001 Wechsel 2001 Zahlungsanweisungen 2001 Zollbelege 2001 Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 2001 Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres Sofern als Belegnachweis, v. a. im Zusammenhang mit einer Rechnung: 10 Jahre 2 Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist; für Protokolle der DÜVO-Meldungen dagegen nur eine 3-jährige. 3 Bei Buchungsbelegen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, bei Handels- und Geschäftsbriefen die 6-jährige. 4 Nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtlich relevant. Diese IHK-Information wurde mit der gebotenen Sorgfalt bearbeitet. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Erläuterungen kann jedoch nicht übernommen werden. DOKUMENT-NR ANSPRECHPARTNER Dr. Arne Rudolph Telefon:

7 Fax: Industrie- und Handelskammer Karlsruhe Für die Richtigkeit der in dieser Website enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung keine Gewähr übernehmen. Bei den Links zu externen Seiten handelt es sich ausschließlich um fremde Inhalte, für die die IHK Karlsruhe keine Haftung übernimmt und deren Inhalt sich die IHK Karlsruhe nicht zu eigen macht.

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