Lehrgang Records Management Gesetzliche Grundlagen Standards Sorgfaltspflichten und Haftung

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1 Lehrgang Records Management Gesetzliche Grundlagen Standards Sorgfaltspflichten und Haftung Lukas Fässler Rechtsanwalt & Informatikexperte Artherstrasse 23a 6300 Zug e-comtrust International AG Lehrgang RM I I I I I I I II IIII III IIII IIIIII III IIIII IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII Lukas Fässler Rechtsanwalt Zug 2006

2 Teil 2 Gesetzliche Grundlagen Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

3 Teil 2 Obligationenrecht kaufmännische Buchführung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

4 Gesetzliche Grundlagen Art Obligationenrecht Vo über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV) vom Diverse Spezialgesetze je nach Branche Datenschutzgesetz Öffentlichkeitsgesetz Bundesgesetz über den allgemeinen Teil des Sozialversicherungsrechts (ATSG) Mehrwertsteuergesetz / Verordnung Produktehaftpflichtgesetz Spielbankengesetz Geldwäschereigesetz Verwaltungsverfahrensgesetz Zivilprozessgesetze Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

5 Grundsatz Art. 957 ff. OR Erlaubnis zur Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern Buchungsbelegen Geschäftskorrespondenz Kaufmännische Buchführung im Vordergrund Im Handelsregister eingetragene Unternehmen Schuld- & Forderungsverhältnisse darstellen Geschäftsergebnisse Transparenz Schutz Aktionäre Aber: Geschäftskorrespondenz Weitgefasster Allgemeinbegriff: alles was für das Unternehmen geschäftsrelevant ist (Rechte & Pflichten begründet, ändert oder aufhebt) Grundsätze: Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit, Beweistauglichkeit Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

6 Geschäftskorrespondenz Alle Informationen, welche die Rechte & Pflichten der Unternehmung/des Amtes jetzt oder in Zukunft betreffen können. Feststellung aller Informationen, welche dereinst von Bedeutung sein können (z.b. Verfügungen, Entscheide, ergänzende Unterlagen, Fotos, Aktennotizen, Berichte, Expertisen, Berechnungen, Offerten, Verträge, Qualitätsaufzeichnungen, Personalwesen, Projektunterlagen, Entwicklungsund Forschungsunterlagen...) Branchenbezogene Spezialitäten Konstruktions- oder Berechnungsgrundlagen Architekten/Ingenieure: Enthaftung bei Einstürzen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Gesundheitswesen: Krankengeschichten, Diagnosen, Therapien etc. (Militärversicherung bez. Spätschäden etc.) Pharmabranche: Aufzeichnungen über Medikamentenentwicklung, Testverfahren und Nebenwirkungen (Zulassungsdossier FDA etc.) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

7 Dauer der Aufbewahrungspflicht Art. 962 OR Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Es gibt andere branchenspezifische, gesetzliche Mindestaufbewahrungspflichten Risk-Management der Unternehmung kann längere Aufbewahrungspflicht notwendig machen (Compliance, Policy Vorgaben etc.) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

8 Spezielle gesetzliche Aufbewahrungsfristen Art MwStG: Die mit beweglichen Gegenständen zusammenhängenden Geschäftsunterlagen sind indessen während 20 Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt dieser Verjährung. Art UVV: Die Arbeitgeber müssen die Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weiteren Belege während mindestens 5 Jahren aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. 27j BVV2: Werden Vorsorgeleistungen ausgerichtet, dauert die Aufbewahrungspflicht für die Einrichtungen der beruflichen Vorsorge bis zehn Jahre nach Beendigung der Leistungspflicht. Werden mangels Geltendmachung durch die versicherte Person keine Vorsorgeleistungen ausgerichtet, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Zeitpunkt, an dem die versicherte Person ihr 100. Altersjahr vollendet hat oder vollendet hätte. 16 RTVG: Veranstalter müssen alle Sendungen aufzeichnen und diese sowie alle einschlägigen Materialien und Unterlagen während mindestens vier Monaten aufbewahren. Bei Beschwerde bis zum Ablauf des Verfahrens Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

9 Freiwillige Aufbewahrungspflichten hängen ab vom Risiko einer Unternehmung Bank-Kontobeläge: Während der gesamten Dauer der Ehe -> wegen güterrechtlicher Auseinandersetzung im Scheidungsfalle (eingebrachtes Gut = Eigengut bei Errungenschaftsbeteiligung) Automatische Löschung von Bankkontodaten durch Banken entspricht zwar den gesetzlichen Mindestvorschriften, ist aber aus eherechtlicher Sicht für die Bankkunden eine Katastrophe. Historische Unterlagen Firmengeschichte, historische Gebäudeaufzeichnungen, Fotografien etc. Personen- oder Mandatsdossiers: länger als 10 Jahre wegen späterer Ansprüche (z.b. Aspestfälle) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

10 Beweiskraft digitaler Informationen Art. 957 Abs. 4 OR: Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäfts-korrespondenzen haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Art. 110 StGB: Urkunden sind Schriften, die bestimmt oder geeignet sind, oder Zeichen, die bestimmt sind, eine Tatsache von rechtlicher Bedeutung zu beweisen. Die Aufzeichnung auf Bild- und Datenträgern steht der Schriftform gleich, sofern sie demselben Zweck dient. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

11 Strafgesetz Strafbestimmungen 1 Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

12 Teil 2 Geschäftsbücher-Verordnung GeBüV Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

13 Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) Art. 2 Abs. 2: Ordnungsgemäss Führung für elektronisch erfasste und aufbewahrte Informationen sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Art. 2 Abs. 3: Verweis auf anerkannte Regelwerke und Fachempfehlungen Art. 3: Integrität Informationen (gleich welcher Art) müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Journalisierung, Ablagemechanismen) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

14 Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) Art. 7: Organisation archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen und so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Art. 8: Archiv Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zutritt und Zugriffe sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterlegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

15 Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) Art. 9: Zulässige Informationsträger Unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger Veränderbare Informationsträger, wenn Technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (digitale Signaturverfahren) Der Zeitpunkt der Speicherung der Information unverfälschbar nachweisbar ist (z.b. durch Zeitstempel) Die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden Die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

16 Geschäftsbücher-Verordnung (GeBüV) Art. 10 Überprüfung und Datenmigration Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen Daten können auf andere Formate oder Informationsträger übertragen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt ist, dass Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben Verfügbarkeit und Lesbarkeit den gesetzlichen Anfordeurngen weiterhin genügen Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen protokolliert werden und Protokoll zusammen mit den Informationen aufbewahrt wird Empfehlung: Heikle Informationsmigrationen sind extern zu auditieren und zu protokollieren Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

17 Teil 2 Datenschutzgesetz Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

18 Datenschutzgesetz Privatpersonen Bundesorgane Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

19 Besondere Massnahmen Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

20 Teil 2 Archivgesetz des Bundes Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

21 Archivgesetz Datenschutz 1 Die Schutzfrist Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

22 Archivgesetz Datenschutz 2 Die verlängerte Schutzfrist Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

23 Teil 2 Branchenspezifische Spezialgesetze (nicht abschliessende Aufzählung) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

24 Spezialgesetze - Produktehaftpflicht Beweislastumkehr Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

25 Mehrwertsteuergesetz Art. 43 MwStG: Elektronisch oder in vergleichbarer Weise übermittelte und aufbewahrte Daten und Informationen, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, haben die gleiche Beweiskraft wie Daten und Informationen, die ohne Hilfsmittel lesbar sind, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Nachweis des Ursprungs; Nachweis der Integrität; Nichtabstreitbarkeit von Versand und Empfang. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

26 Eldi-V Vo des EFD über elektronisch übermittelte Daten und Informationen vom Gilt seit Zulassung rein elektronischer Belege für den Vorsteuerabzug ermöglichen Qualifiziertes digitales Zertifikat nach ZertS* *ZertS: Bundesgesetz vom 19. Dezember 2003 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES) Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

27 Spezialgesetze - Spielbankenrecht Art. 30 Dokumentationspflicht 1 Die Spielbank hat Protokolle zu führen, die Rückschlüsse auf den internen Geldfluss sowie auf Handlungen an Spieltischen, Glücksspielautomaten und Jackpotsystemen und Eingriffe in diese zulassen. Art. 34 Aufbewahrungsdauer Die Protokolle nach den Artikeln 30 und 31 sind fünf Jahre an einem sicheren Ort aufzubewahren, soweit andere Bundesgesetze keine längeren Fristen vorsehen. Die Kommission kann für einzelne Protokolle die Frist verkürzen oder bis auf zehn Jahre verlängern. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

28 Spezialgesetze - Geldwäschereingesetz Art. 7 Dokumentationspflicht 1 Der Finanzintermediär muss über die getätigten Transaktionen und über die nach diesem Gesetz erforderlichen Abklärungen Belege so erstellen, dass fachkundige Dritte sich ein zuverlässiges Urteil über die Transaktionen und Geschäftsbeziehungen sowie über die Einhaltung der Bestimmungen dieses Gesetzes bilden können. 2 Er bewahrt die Belege so auf, dass er allfälligen Auskunfts- und Beschlagnahmebegehren der Strafverfolgungsbehörden innert angemessener Frist nachkommen kann. 3 Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder nach Abschluss der Transaktion bewahrt er die Belege mindestens während zehn Jahren auf. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

29 Spezielle Anforderungen Basel II: Vo über die Eigenmittel und Risikoverteilung für Banken und Effektenhändler (Eigenmittelverordnung ERV) In Kraft seit Banken und Effektenhändler müssen entsprechend ihrer Geschäftstätigkeit und Risiken über angemessene Eigenmittel verfügen und ihre Risiken angemessen begrenzen. Art. 13: Banken erbringen den Nachweis ihrer angemessenen Eigenmittel vierteljährlich mittels eines von der Aufsichtsbehörde festgelegten Eigenmittelausweises und reichen ihn innert zwei Monaten bei der Schweiz. Nationalbank ein. Der Eigenmittelnachweis auf konsolidierter Basis ist halbjährlich einzureichen Art. 90: Banken haben vierteljährlich ihrem Organ für Oberleitung, Aufsicht und Kontrolle, innert Monatsfrist der bankengesetzlichen Prüfgesellschaft ein Verzeichnis aller an den gewählten Stichtagen bestehenden Klumpenrisiken auf Einzelbasis mittels eines von der Aufsichtsbehöre festgelegten Formulars zu melden. Alle Informationen zu Eigenmittel und Risikoverteilung werden damit für Banken und Bankkunden geschäftsrelevant. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

30 Teil 2 Spezielle ausländische Vorschriften Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

31 Spezielle Zusatzanforderungen Sarbanes-Oxley Act (SOX) vom In USA börsenkotierte CH-Unternehmen Section 404 fordert die Einrichtung und Pflege eines internen Kontrollsystems für die Finanzberichterstattung (internal control over financial reporting -> Aufbewahrung relevanter Finanz-Informationen Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

32 Teil 2 Elektronische Signatur Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

33 Elektronische Signatur Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

34 Qualifizierte elektronische Signatur Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

35 Beweistauglichkeit elektronisch signierter Dokumente Qualifizierte elektronische Signatur Dokumente jeder Art (Briefe, Verträge, etc.) wie eigenhändig unterschriebene Urkunden Im Rechtsverkehr eindeutig einer Person / Unternehmung zuzuordnen und rechtsverbindlich vertragskonform Ausgenommen sind die notariellen Beurkundungen (Kauf-Verkauf Grundeigentum, Stockwerkeigentum, notariell beurkundete Eheund Erbverträge sowie Testamente etc.). Können rechtskonform und beweistauglich elektronisch signiert aufbewahrt werden. Papier ist nicht mehr nötig. Zusätzliche Abmachungen im B2B-Bereich über EDI- Vereinbarungen möglich ohne qualifizierte elektronische Signatur Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

36 Elektronische Signaturen Für Unternehmen, Organisationen, Verbände und Vereine: Θυαλιφιζιερτεσ Φιρµ εν Ζερτιφικατ (Θυαλιφιεδ Χοµ µ ερχιαλχερτιφιχατε) Φορτγ εσχηριττενεσ Φιρµ εν Ζερτιφικατ (Αδϖανχεδ Χοµ µ ερχιαλχερτιφιχατε) Ελ Ι ς κονφορµ εσ Φιρµ εν Ζερτιφικατ (Χοµ µ ερχιαλελ Ι ς Χερτιφιχατε) Φορτγ εσχηριττενεσ εϖιχε Ζερτφικατ (Αδϖανχεδ εϖιχε Χερτιφιχατε) Τεστ Ζερτιφικατ (Στανδαρδ Τεστ Χερτιφιχατε) Für Privatpersonen: Θυαλιφιζιερτεσ περσ νλιχηεσ Ζερτιφικατ (Θυαλιφιεδ ΠερσοναλΧερτιφιχατε) Φορτγ εσχηριττενεσ περσ νλιχηεσ Ζερτιφικατ (Αδϖανχεδ ΠερσοναλΧερτιφιχατε) Authentizität (Authentication) Sicherstellung der elektronischen Identität einer Person oder einer Anwendung. Zeigt unverfälscht wer über die elektronische Kommunikation sich Zugriff auf Daten (z.b. in einer VPN Umgebung), Web-Seiten und Dokumente verschafft. Der Unterzeichner eines Dokumentes, einer -Nachricht inkl. deren Anhänge wird überprüfbar. Autorisierung (Authorization) Verlässliche Verwaltung, Überwachung und Sicherstellung der Rechte, Privilegien und Befugnisse eines Zertifikatsinhabers. Integrität (Integrity) stellt die Unveränderbarkeit und Unverfälschbarkeit von elektronischen Informationen und Dokumenten sicher. Vertraulichkeit (Confidentiality) prüft, kontrolliert und leitet den Informationsfluss und stellt den autorisierten Benutzerkreis sicher. Nicht Anfechtbarkeit/Unleugbarkeit (Non-Repudiation) unterstützt das ultimative Ziel, um Authentizität zu beweisen und die Integrität zu schützen. Die Nichtabstreitbarkeit und damit Beweisbarkeit ergibt in der elektronischen Kommunikation die Fähigkeit, den Absender für die elektronisch übermittelten Informationen in einem Rechtsstreit haftbar zu machen. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

37 Teil 3 Standards Sorgfaltspflichten & Haftung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

38 Teil 3 Standards Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

39 Gesetzgeberverweis Richter wird Verantwortung (Sorgfaltspflicht & Verschulden) und Haftung (Schadenersatzpflicht) der Führungskräfte in Bezug auf die gesamte Schriftgutverwaltung nach solchen Regelwerken beurteilen. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

40 Internationale Standards Vorarchivischer Bereich ISO :2001: records management ISO :2001: technical Report (Implementation Guidelines) Archivischer Bereich ISO 14721:2001: open archival Information System (OAIS) Funktionsmodule: Eingangsbearbeitung (ingest), Metadatenverwaltung (data management), Objektspeicherung (archival storage), Langzeitverfügbarkeit (perservation planning), Administration & Bereitstellung (acces) ISAD(G) International Standard Archival Description, General Rule des International Council on Archive (ICA). Internationale Grundsätze für die archivische Verzeichnung Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 2. Auflage 2000 Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

41 ISO : Überblick Kap. 1 Anwendungsbereich Kap. 2 Normative Verweisungen Kap. 3 Begriffe Kap. 4 Nutzen der Schriftgutverwaltung Kap. 5 Regelungsumfeld Kap. 6 Grundsätze, Zielvorgaben und Verantwortlichkeiten Kap. 7 Anforderungen an die Schriftgutverwaltung Kap. 8 Entwicklung/Konzeption und Einsatz eines Schriftgutverwaltungs-Systems Kap. 9 Prozesse und Steuerung der Schriftgutverwaltung Kap. 10 Überwachung und Prüfung Kap. 11 Aus- und Fortbildung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

42 Verein e-ch: e-gov-standard Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

43 Kantonale Umsetzung Übersicht Hinweise und Erklärungen Systematische Gesetzessammlung des Kantons Basel-Landschaft (SGS) Verordnung über die Aktenführung SGS GS Vom 17. Dezember 2002 In Kraft seit 1. Januar 2003 [PDF] (3 Seiten) Letzte Änderung für Internet: 19. Dezember 2002; entspricht Print-Version: Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf 34 Absatz 2 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (Verwaltungsorganisationsgesetz) vom 6. Juni 1983 (1) beschliesst: 6 Informationsträger und technische Mittel 1 Die Dienststellen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher, archivtauglicher Aufzeichnungsmedien ab. 2 Es dürfen nur Papiersorten verwendet werden, welche die Lebensdauerklasse LDK (ermittelt nach DIN 6738) erreichen. 3 Die eingesetzten technischen Mittel müssen: a. mit den technischen Standards der Kantonsverwaltung konform sein, insbesondere im Bereich der Büroautomation; b. den gültigen Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes; c. die ISO-Norm erfüllen. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

44 Branchenspezifische Standards Externe Revision: Schweizer Handbuch der Wirtschaftprüfung, Schweizer Prüfungsstandards (PS), Grundsätze der Abschlussprüfung Interne Revision: IIA-Standards für die berufliche Praxis der internen Revision, Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung Beurteilung von Internen Kontrollsystemen (IKS): COSO-Modell*, IIA-Standards für die berufliche Praxis der internen Revision, Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung, INTOSAI Richtlinien für Kontrollnormen im öffentlichen Sektor (COSO) IT-Revision: COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)**, ISACA-Standards, Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

45 Corporate Governance OECD-Grundsätze der Corporate Governance 2004 (Nachfolger 1999) In der Schweiz wurden die OECD-Grundsätze 1999 durch SWX Swiss Exchange Richtlinie betr. Informationen zur Corporate Governance RLCG (Transparenzrichtlinie) umgesetzt. economiesuisse swiss code of best practice for corporate governance September 2001/ Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

46 Teil 3 Sorgfaltspflichten Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

47 Zivilrechtliche Verantwortung VR & GL Organisationsverantwortung als unübertragbare und unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrates Art. 716a Abs. 1 und 2 OR Complianceverantwortung des VR Art. 716a Abs. 1 OR Unternehmensverantwortung des VR Art. 716a Abs. 1 OR Verantwortung für Personalauswahl des VR Art. 716a Abs. 4 OR Führungsverantwortung des VR Art. 716a Abs. 5 OR Aufgaben kann man delegieren, Verantwortung NIE Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

48 Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

49 Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

50 Sorgfaltspflichten Die Chefs sind verantwortlich: a) Cura in eligendo = Sorgfalt in der Auswahl b) Cura in instruendo = Sorgfalt in der Anleitung c) Cura in custodiendo = Sorgfalt in der Aufsicht Oder: K Kommandieren K K Kontrollieren Korrigieren Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

51 Risikobeurteilung 1 Welches RISIKO in zivilrechtlicher Hinsicht läuft Ihre Unternehmung Ihre Geschäftsleitung / Verwaltungsrat (Art. 754 OR) wenn sie die Einwände der Gegenpartei im Zivilprozess Beweiskraft Relevanz Richtigkeit & Originalkonformität nicht durch authentische & identische Dokumente originalkonforme Reproduzierbarkeit zeitgerechte Bereitstellung nachgewiesene Prozesse beseitigen kann? Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

52 Risikobeurteilung 2 Welches RISIKO in strafrechtlicher Hinsicht läuft Ihre Unternehmung (Art. 100 quater StGB) Ihre Geschäftsleitung / Verwaltungsrat, wenn sie die Aufbewahrungspflichten (Aufbewahren Geschäftsbücher Art. 325 Abs. 2 StGB) Nachweispflichten (ordnungsgemässe Führung Art. 325 Abs. 1 StGB) nicht erfüllen kann? Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

53 Teil 3 Haftung Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

54 Haftung des VR & GL Art. 754 III. Haftung für Verwaltung, Geschäftsführung und Liquidation 1 Die Mitglieder des Verwaltungsrates und alle mit der Geschäftsführung oder mit der Liquidation befassten Personen sind sowohl der Gesellschaft als den einzelnen Aktionären und Gesellschaftsgläubigern für den Schaden verantwortlich, den sie durch absichtliche oder fahrlässige Verletzung ihrer Pflichten verursachen. 2 Wer die Erfüllung einer Aufgabe befugterweise einem anderen Organ überträgt, haftet für den von diesem verursachten Schaden, sofern er nicht nachweist, dass er bei der Auswahl, Unterrichtung und Überwachung die nach den Umständen gebotene Sorgfalt angewendet hat. Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

55 Verantwortlichkeit Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

56 Auswirkungen für Führungskräfte Die Führung einer Organisationseinheit (VR, GL, Dienststellenleiter) müssen bezüglich Umgang mit allen Informationen dafür sorgen, dass die Organisation (Unternehmen oder Dienststelle) über: 1. ein angepasstes Risiko-Management (auch bezüglich Schriftgutverwaltung) verfügt. -> geschäftsrelevante Nachweisdokumente 2. eine dafür geeignete Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation) aufgebaut ist. -> geschäftsrelevante Nachweisdokumente 3. eine kontinuierliche Verbesserung der geeigneten Organisation (ILM-System) verfügt -> geschäftsrelevante Nachweisdokumente 4. regelmässig Bericht erstattet wird über Stand (Ist-Analyse) Entwicklungen (SOLL-Ziele) Handlungsbedarf (Differenzanalyse) Anträge (Massnahmenplan) -> geschäftsrelevante Nachweisdokumente Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug

57 Kontinuierliche Verbesserung Act K RM-System ISO Plan K OMMANDIEREN K ONTROLLIEREN Check Do K ORRIGIEREN Kontinuierliche Verbesserung (754 OR) Haftung: Sorgfaltpflicht -> (Grobe Fahrlässigkeit) max. leichte Fahrlässigkeit Lukas Fässler, Rechtsanwalt, Zug