Aufbewahrungsvorschriften. Bundesverwaltung. IGRM-Anlass 28. Juni Claudio G. Frigerio

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1 IGRM-Anlass 28. Juni 2011 Aufbewahrungsvorschriften in der Bundesverwaltung Claudio G. Frigerio

2 Inhalt 1. Analogien der Aufbewahrung in Unternehmen und in der Bundesverwaltung 2. Aufbewahrungspflicht in Unternehmen 3. Aufbewahrungspflicht in der Bundesverwaltung 4. Unterschiede 5. Schlussfolgerungen und Herausforderungen 6. Zusammenfassung 2

3 1. Analogien bei der Aufbewahrung in Unternehmen und in der Bundesverwaltung Vergleichbare Arten von Unterlagen Vergleichbare Prozesse Vergleichbare Technologien (Mikrofilm, Informatik) Vergleichbare Anforderungen an den Beweiswert 3

4 2. Aufbewahrungspflichten in Unternehmen Akteure: Unternehmen der Privatwirtschaft (als Verpflichtete), insbesondere im Handelsregister Eintragungspflichtige Revisionsstellen der Unternehmen (Aufbewahrung) Gerichte (Beweiswert der Aufzeichnungen) Rechtsquellen Obligationenrecht, Art. 957 bis 963 (32. Titel: Die kaufmännische Buchführung) Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Zahlreiche Spezialgesetze (Steuerrecht, Banken, Versicherungen, Produktehaftpflicht, Heilmittelrecht, usw.) 4

5 Rechtsgrundlage der Aufbewahrung (Unternehmen) Art. 957 des Obligationenrechts (SR 210) A. Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher 1 Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen. 5

6 Gegenstand und Zweck der Aufbewahrung (Unternehmen) Gegenstand die (Geschäfts-)Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz Zweck um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen 6

7 Art der Aufbewahrung (Unternehmen) schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise Kriterien: soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können Der Bundesrat kann die Voraussetzungen näher umschreiben. Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR ) 7

8 Dauer der Aufbewahrung (Unternehmen) während zehn Jahren Beginn der Frist: Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen die Bücher vernichtet werden (e contrario-schluss) Trotz Fristablauf erfolgt wohl meist keine Vernichtung bei: öffentlichen Urkunden, Wertpapiere, Belege zu laufenden Verträgen, geschichtlich Bedeutendes 8

9 Beweiswert der Aufbewahrung (Unternehmen) aufgehobener Art. 957 Abs. 4 OR: Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. (am aufgehoben bei Inkraftsetzung der schweizweit gültigen neuen Zivilprozessordnung) Gründe der Aufhebung: Rechtssystematik (früher) materielles Recht -> OR (Bundeskompetenz) formelles Recht ( Beweisrecht ) -> Prozessrecht (Kt.) freie richterliche Beweiswürdigung Keine Absicht, rechtlich etwas zu ändern! 9

10 3. Aufbewahrungspflichten in der Bundesverwaltung Akteure: alle Bundesstellen (als Verpflichtete) Bundesarchiv BAR Eidg. Finanzverwaltung EFV Eidg. Finanzkontrolle EFK Bundesamt für Justiz BJ Eidg. Steuerverwaltung EStV Informatikstrategieorgan des Bundes ISB 10

11 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung) Obligationenrecht (OR 957ff.) und GeBüV Archivgesetzgebung Finanzhaushalt Öffentlichkeitsprinzip Verwaltungsorganisation 11

12 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung): Verwaltungsorganisationsverordnung Nachweis der Verwaltungstätigkeit (Art. 22 RVOV; SR ) 1 Die Verwaltungseinheiten führen den Nachweis über die eigene Geschäftstätigkeit auf Grund einer systematischen Aktenführung. Sie treffen die organisatorischen, administrativen und tech-nischen Massnahmen, die für eine ordnungsgemässe Bildung und Führung der Akten erforderlich sind. 2 Das Bundesarchiv koordiniert und kontrolliert die Aktenführung und unterstützt die Verwaltungseinheiten. 3 Das BIT koordiniert und unterstützt den Einsatz von Informatikmitteln für die Aktenführung, insbesondere auf dem Gebiet der Büroautomation. 4 Im Übrigen gilt die Bundesgesetzgebung über die Archivierung. 12

13 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung): Bundesarchivgesetz 1/4 Zweck und Geltungsbereich (Art. 1 BGA; SR 152.1) 1 Dieses Gesetz regelt die Archivierung von Unterlagen: b. des Bundesrates, der Bundesverwaltung nach Artikel 2 des RVOG und der Formationen der Armee; c. der schweizerischen diplomatischen und konsularischen Vertretungen im Ausland; e. der autonomen Anstalten des Bundes; f. der Schweizerischen Nationalbank; h. weiterer Personen des öffentlichen oder privaten Rechts, soweit sie ihnen übertragene Vollzugsaufgaben des Bundes erfüllen, mit Ausnahme der Kantone; i. aufgelöster Bundesstellen. 13

14 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung): Bundesarchivgesetz 2/4 Grundsatz (Art. 2 BGA) 1 Rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvolle Unterlagen des Bundes werden archiviert. 2 Die Archivierung leistet einen Beitrag zur Rechtssicherheit sowie zur kontinuierlichen und rationellen Verwaltungsführung. Sie schafft insbesondere Voraussetzungen für die historische und sozialwissenschaftliche Forschung. 14

15 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung): Bundesarchivgesetz 3/4 Begriffe (Art. 3 BGA) 1 Unterlagen im Sinne dieses Gesetzes sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Bundes empfangen oder er-stellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 2 Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Bundesarchiv zur Aufbewahrung übernommen worden sind oder von anderen Stellen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes selbständig archiviert werden. 3 Archivwürdig sind Unterlagen, die von juristischer oder administrativer Bedeutung sind oder einen grossen Informationswert haben. 15

16 Rechtsquellen der Aufbewahrung (Bundesverwaltung): Weiteres zum Bundesarchivgesetz 4/4 Verordnung zum BGA (VBGA; SR ) Erläuterungen zur VBGA (herausgegeben durch das BAR) Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das BAR (erlassen durch das BAR) Weisungen über die Aktenführung in der Bundesverwaltung (erlassen durch das EDI) 16

17 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Finanzhaushaltsrecht 1/5 Grundsätze der Buchführung (Art. 38, Finanzhaushaltsgesetz, FHG; SR 611.0) Die Buchführung richtet sich nach der Grundsätzen der Vollständigkeit, der Richtigkeit, der Rechtzeitigkeit und der Nachprüfbarkeit. Aufbewahrung der Belege (Art. 31, Finanzhaushaltsverordnung, FHV; SR ) Die Verwaltungseinheiten bewahren die Belege zusammen mit der Buchhaltung während 10 Jahren auf. Verwaltungseinheiten, deren Leistungen der mehrwertsteuer unterliegen, bewahren Geschäftsunterlagen im Zusammenhang,mit unbeweglichen Gegenständen während 20 Jahren auf. 17

18 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Finanzhaushaltsrecht 2/5 (Richtlinien und Weisungen zur Haushalt- und Rechnungsführung Bund Handbuch für die Haushalts- und Rechnungsführung in der Bundesverwaltung (Handbuch HH+RF), Grundsätze der Rechnungsführung (Kapitel 4), Aufbewahrung (Ziff. 4.7) Referenzen Die Grundsätze zur Aufbewahrung finden sich in folgenden Regelungen: - FHG Art FHV Art

19 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Finanzhaushaltsrecht 3/ Grundsätze zur Ablage und Aufbewahrung der Belege Die Belege sind durch die Verwaltungseinheiten zweckmässig abzulegen (in der Regel geordnet nach Belegnummern oder in alphabetischer Reihenfolge). Die Verwaltungseinheiten können ihre Buchhaltungen und Belege sowohl auf Papier als auch als Aufzeichnungen auf Bild- und elektronischen Datenträgern aufbewahren. Es ist besonders darauf zu achten, dass die Aufzeichnungen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und ohne Schwierigkeiten gelesen werden können. 19

20 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Finanzhaushaltsrecht 4/5 Folgende Vorschriften und Richtlinien sind einzuhalten: - Geschäftsbücherverordnung, GeBüV, SR Mehrwertsteuergesetz, insbes. Art. 70 Abs. 2 über die Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, MWSTG, SR Verordnung über elektronisch übermittelte Daten und Informationen, EIDI-V, SR Richtlinien der Eidg. Finanzkontrolle (EFK) über die Minimalanforderungen, die bei der Behandlung von Buchhaltungsdaten im Rahmen der Informatik zu beachten sind. (www.efk.admin.ch -> Die EFK -> Richtlinien) 20

21 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Finanzhaushaltsrecht 5/ Aufbewahrungsfristen Die Buchhaltungsbelege der Verwaltungseinheiten sind während zehn Jahren aufzubewahren. Verwaltungseinheiten, deren Leistungen der Mehrwertsteuer unterliegen, bewahren Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen während zwanzig Jahren auf. Dazu gehören beispielsweise Bauabrechnungen mit den dazugehörigen Belegen.. 21

22 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Öffentlichkeitsgesetz 1/2 Amtliche Dokumente (Art. 5 BGÖ; SR 152.3) 1 Ein amtliches Dokument ist jede Information, die: a. auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist; b. sich im Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder der sie mitgeteilt worden ist; und c. die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft. 2 Als amtliche Dokumente gelten auch solche, die durch einen einfachen elektronischen Vorgang aus aufgezeichneten Informationen erstellt werden können, welche die Anforderungen nach Absatz 1 Buchstaben b und c erfüllen. 22

23 Rechtsgrundlagen der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung: Öffentlichkeitsgesetz 2/2 Öffentlichkeitsprinzip (Art. 6) 1 Jede Person hat das Recht, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über den Inhalt amtlicher Dokumente zu erhalten. 2 Die Dokumente können vor Ort eingesehen werden, oder es können Kopien davon angefordert werden. Die Gesetzgebung über das Urheberrecht bleibt vorbehalten. 3 Ist ein amtliches Dokument in einem Publikationsorgan oder auf einer Internetseite des Bundes veröffentlicht, so gilt der Anspruch nach den Absätzen 1 und 2 für jedermann als erfüllt. 23

24 Verhältnis der Rechtsquellen und Rollen bei der Aufbewahrung (Bundesverwaltung) BJ Obligationenrecht (OR 957ff.) und GeBüV EStV Archivgesetzgebung Alle Bundesstellen EFK BIT EFV BAR ISB Finanzhaushalt Öffentlichkeitsprinzip Verwaltungsorganisation 24

25 4. Unterschiede bei der Aufbewahrung in der Bundesverwaltung gegenüber jener in Unternehmen Nicht aufeinander abgestimmte Rechtsquellen mit unterschiedlichen Zielsetzungen Auslegung? Föderalistisches Verwaltungsverständnis mit grosser Autonomie der einzelnen Stellen Verantwortung? Seltene Überprüfung der Qualität der Aufbewahrung Extrem seltene gerichtliche Überprüfung des Beweiswerts 2 Phasen: gewöhnliche Aufbewahrung und Archivierung Bundesarchiv als zentrales Archiv für alle Stellen Dauer der Aufbewahrung wie praktisch umsetzen? 25

26 Die Unterschiede im Leben von Menschen ~80 Jahre ~25 Jahre Leben Grabaufhebung Unterlagen von Unternehmen 1 Jahr 10 Jahre Geschäftsjahr Unterlagen der Bundesverwaltung ~10 Jahre Akten bei den Bundesstellen BAR Jahre 26

27 5. Schlussfolgerungen und Herausforderungen Nichtpapierene Originale ( elektronisches Original, genuin digitale Datei Daten (Formate, Anwendungen, Systeme) Menge der Informationen Arten der Informationsträger Sicherheit der Informationsspeicherung Rascher technologischer Wandel Koordiniertes Vorgehen aller Akteure!!! 27

28 6. Zusammenfassung in 2 Bildern Obligationenrecht (OR 957ff.) und GeBüV Archivgesetzgebung Finanzhaushalt Öffentlichkeitsprinzip Verwaltungsorganisation ~10 Jahre Jahre Akten bei den Bundesstellen BAR 28

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