Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation)

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1 Organisation der Buchführung (Die Belegorganisation) KEINE BUCHUNG OHNE BELEG! Einer der wichtigsten Sätze des Rechnungswesens lautet: "Keine Buchung ohne Beleg". Diese Aussage ist durchaus berechtigt, denn die Buchungen für Geschäftsvorfälle müssen stets nachvollziehbar sein. Die Korrektur von Fehlbuchungen kann nur anhand der Quittungen erfolgen. Allgemeine Belege müssen lt. 257 (4) HGB sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dienen sie jedoch Buchungszwecken verlängert sich die Aufbewahrungsdauer auf zehn Jahre. 257 (5) HGB deutet darauf hin, dass diese mit dem Abschluss des Kalenderjahres beginnen, in dem der Buchungsbeleg entstand. Quelle: Belegaufbewahrung nach 257 HGB 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: 1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe, 4. Belege für Buchungen in den von ihm nach 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege). (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. 2

2 Belegarten Externe Belege kommen von außen Eingangsrechnungen Quittungen (Einkauf) Gutschriftsanzeigen für Rücksendungen von Lieferern Begleitschreiben zu Schecks oder Wechseln Sonstige buchungsrelevante Geschäftsbriefe Post-/ Bankbelege (Kontoauszüge) Postbelege (Paketkarten, Belege über den Kauf von Briefmarken ) 3 Belegarten Interne Belege selbsterstellte Belege Ausgangsrechnungen Quittungsdurchschriften (Verkauf) Durchschrift von Gutschriftsanzeigen an Kunden für Rücksendungen von Erzeugnissen Durchschriften von Begleitschreiben zu Schecks oder Wechseln Durchschriften von sonstigen relevanten Geschäftsbriefen Lohn- und Gehaltslisten Belege über Privatentnahmen Belege über Stornobuchungen, Umbuchungen und Abschlussbuchungen 4

3 Die Belegorganisation Reihenfolge der Belegbearbeitung: 1. Überprüfung der Belege 2. Ordnen der Belege nach Belegarten 3. Fortlaufende Nummerierung 4. Vorkontierung der Belege (BUCHUNGSSTEMPEL) ER Die Belegorganisation ist die Grundlage ordnungsgemäßer Buchhaltung! 5 Reihenfolge bei der Buchung Belege Vorkontierung Grundbuch Zeitliche Ordnung der Buchungen Hauptbuch Sachliche Ordnung der Buchungen 6

4 Die Bücher der Finanzbuchhaltung I Das Grundbuch (Journal) Erfassung von Eröffnungsbuchungen, laufenden Buchungen, Umbuchungen und Abschlussbuchungen in chronologischer Reihenfolge Der Buchungssatz an! Das Hauptbuch (Sachkonten) Erfassung aller Buchungen sachlich geordnet in Konten 7 Die Bücher der Finanzbuchhaltung II Die Nebenbücher: Kontokorrentbuch (Personenkonten für Kunden und Lieferer) Lagerkartei (Lagerverwaltung für Bestände an RST, HST, BST ) Lohn- und Gehaltsbuchhaltung Anlagenkartei (Erfassung und Verwaltung von Gegenständen des Anlagevermögens) 8

5 Die Bücher der Finanzbuchhaltung III Kontokorrentbuch* (Personenkonten für Kunden und Lieferer): Kunden (Debitor) Lieferer (Kreditor) eigenes 5-stelliges Konto geführt Debitoren Kreditoren Das Umbuchen der Personenkonten auf die Konten 2400/ 4400 am Jahresende wird bei pc-gestützten Anwendungen automatisch vollzogen! Summe der Salden der Debitorenkonten Summe der Salden der Kreditorenkonten Saldo Konto 2400 (FLL) Saldo Konto 4400 (VLL) *conto corrente, ital. = laufende Rechnung 9 Die Bücher der Finanzbuchhaltung IV Kontokorrentbuch Debitorenbuchung: Rechnungsausgang an Kunde UVW, brutto , (AR 4711) ,- an ,- an ,- wirklichkeitsfremd! 10

6 Die Bücher der Finanzbuchhaltung IV Für den Kunden wird ein eigenes Konto geführt, auf dem alle Verkäufe an diesen erfasst werden! Kontokorrentbuch Debitorenbuchung: Rechnungsausgang an Kunde UVW (Debitorenkonto 10001), brutto , (AR 4711) ,- an ,- an ,- 11 Die Bücher der Finanzbuchhaltung V Kontokorrentbuch Debitorenbuchung: UVW (Debitorenkonto 10001) überweist den Rechnungsbetrag - AR in Höhe von , ,- an ,- Hinweis: Solange die AR 4711 von unserem Kunden nicht oder nur teilweise gezahlt worden ist, wird sie als Offener Posten weitergeführt! 12

7 Die Bücher der Finanzbuchhaltung VI Kontokorrentbuch Kreditorenbuchung: Rechnungseingang für Rohstoffe von Lieferer XYZ, brutto , ,- an 4400 (ER 0815) ,- wirklichkeitsfremd! 13 Die Bücher der Finanzbuchhaltung VI Für den Lieferanten wird ein eigenes Konto geführt, auf dem alle Einkäufe von diesem erfasst werden! Kontokorrentbuch Kreditorenbuchung: Rechnungseingang für Rohstoffe von Lieferer XYZ (Kreditorenkonto 60001), brutto , ,- an (ER 0815) ,- 14

8 Die Bücher der Finanzbuchhaltung VII Kontokorrentbuch Kreditorenbuchung: Wir überweisen an Lieferer XYZ (Kreditorenkonto 60001) den Rechnungsbetrag - ER in Höhe von , ,- an ,- Hinweis: Solange die ER 0815 von uns nicht oder nur teilweise gezahlt worden ist, wird sie als Offener Posten weitergeführt! 15 Die Bücher der Finanzbuchhaltung VIII Bei Finanzbuchhaltungsprogrammen (z.b. LEXWARE ) ist im laufenden Geschäftsgang eine Buchung auf den Konten 2400 und 4400 prinzipiell nicht möglich. Buchung immer: 1000X an 5000 an 4800 Verkauf an 6000X Einkauf Der Abgleich mit 2400 und 4400 geschieht automatisch am Ende des Geschäftjahres. Die Debitoren- und Kreditorenkonten werden mit Ihren Offenen Posten zu Beginn des nächsten Geschäftsjahres wieder angelegt! 16

9 Abkürzungen für Belege Kürzel Bezeichnung Kürzel Bezeichnung EB Eröffnungsbuchung AR Ausgangsrechnung SV Saldovortrag ER Eingangsrechnung SVD Saldovortrag Debitor ME Materialentnahmeschein SVK Saldovortrag Kreditor PE Privatentnahme SB Schlussbilanz KB Kassenbeleg GuV Gewinn und Verlust BA Bankauszug LO Lohnabrechnung PA Postbankauszug GH Gehaltsabrechnung Die Bücher der Finanzbuchhaltung Formulieren Sie nur die Buchungssätze LösenSie die Aufgaben Nr.: 98, Seite 94! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 99, Seite 95! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 101, Seite 95ff! Lösen Sie die Aufgaben Nr.: 104, Seite 105 ff! Da steppt die ReWe-Katz! 18

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