Elektronische Betriebsprüfung des Finanzamtes

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1 Diplom Finanzwirt (FH) Betriebswirt (VWA) Günter J. Stolz Steuerberater Elektronische Betriebsprüfung des Finanzamtes -Kurzfassung - Einleitung Die steuerliche Betriebsprüfung ist dabei, ihr Gesicht völlig zu verändern. Während in der Vergangenheit die Prüfer des Finanzamtes Buchhaltungskonten und Belege gewälzt haben, werden sie zukünftig mit einem Notebook und spezieller Software ins Unternehmen kommen und die Buchhaltungsdaten des Betriebes einer elektronischen Prüfung unterziehen. Der Unternehmer ist verpflichtet, dem Prüfer entweder Daten zur Verfügung zu stellen oder ihm sogar Zugang zur betrieblichen EDV zu gewähren. Im Rahmen meines Vortrages werde ich einen Überblick darüber geben, welche Daten der Unternehmer zur Verfügung stellen muss und ggf. in welcher Form und wie diese vom Betriebsprüfer durch spezielle Software geprüft werden. Derzeit haben Unternehmer und Steuerberater noch nicht sehr viel Erfahrung mit der elektronischen Betriebsprüfung. Dennoch werde ich versuchen, Hinweise zu geben, wie man sich auf eine elektronische Betriebsprüfung vorbereiten kann. Die Prüfungsdienste der Finanzverwaltung Bei Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten sowie sonstigen selbstständig Tätigen (z.b. Freiberuflern) kann das Finanzamt Betriebsprüfungen durchführen. Betriebsprüfungen werden durch eine förmliche Prüfungsanordnung angekündigt. Das Finanzamt schlägt hierbei Ort und Zeit der Prüfung vor. Gegen eine Prüfungsanordnung kann grundsätzlich Einspruch eingelegt werden. Allerdings kann eine Prüfung nicht mit dem Argument abgewendet werden, der betreffende Unternehmer sei erst vor kurzem geprüft worden oder eine Prüfung lohne sich bei ihm nicht, da er ohnehin nur Verluste habe. Dagegen kann Einfluss auf Beginn und Ort der Prüfung genommen werden. Die steuerliche Betriebsprüfung umfasst meist einen Zeitraum von drei Jahren. Der Prüfungszeitraum kann jedoch auch länger oder kürzer sein oder im Laufe einer Prüfung verlängert werden. Neben der allgemeinen Betriebsprüfung gibt es noch Sonderprüfungsdienste, z.b. die Lohnsteuer- Außenprüfung sowie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung und die Steuerfahndung. Prüfungsschwerpunkte Ein Betriebsprüfer des Finanzamtes kommt in aller Regel vorbereitet in das Unternehmen und geht bei seinen Prüfungshandlungen überwiegend zielgerichtet vor. Er hat sich anhand der dem Finanzamt bereits vorliegenden Unterlagen (Steuererklärungen, Bilanzen, Berichte früherer Betriebsprüfungen) vorbereitet und entsprechende Prüfungsschwerpunkte gebildet. Solche Prüfungsschwerpunkte richten sich nach den Umständen des Einzelfalles und können z.b. sein: Seite 1

2 - Anstellungsverträge des Gesellschafter-Geschäftsführers - Pensionszusagen an Gesellschafter-Geschäftsführer und Tantiemevereinbarungen - Verträge zwischen nahen Angehörigen - Privatanteile (Telefon, PKW) - Geldverkehrsrechnung/Vermögenszuwachsrechnung - ausreichende Entnahmen - nicht gebuchte Nebengeschäfte - Bewertung von halbfertigen Arbeiten und Vorräten zum Jahresende - bar bezahlte Geschäftsvorfälle - frühere Rechtsbehelfsverfahren - Ergebnisse vorangegangener Betriebsprüfungen - Kontrollmaterial - Auslandsbeziehungen - Abgrenzung Betriebs-/ Privatvermögen - Vorsteuerabzug, Aufteilung des Vorsteuerabzuges Durch die elektronische Betriebsprüfung wird dem Prüfer die Arbeit zwar nicht abgenommen, es werden ihm jedoch auf elektronischem Wege umfangreiche Informationen zur Verfügung gestellt, um seine Routineprüfungen besser und schneller durchführen zu können. Einführung der digitalen Betriebsprüfung Die elektronische Betriebsprüfung gibt es schon seit einiger Zeit. Bisher wurden die Prüfprogramme jedoch sehr unterschiedlich und teilweise auch sehr zögerlich eingesetzt. In einigen Bundesländern sind die Prüfer schon mit der entsprechenden Soft- und Hardware und dem Know-how ausgestattet, um elektronische Betriebsprüfungen durchzuführen. In anderen Bundesländern wird jetzt gerade erst damit begonnen. Seit dem gelten für die Betriebsprüfung verschärfte Zugriffsmöglichkeiten durch die Finanzverwaltung. In die Abgabenordnung (AO) wurde das Recht der Betriebsprüfung aufgenommen, bei den einzelnen Betriebs-, Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Außenprüfungen auf die elektronischen Daten des Unternehmens zuzugreifen, soweit diese steuerlich relevant sind. Das Bundesministerium der Finanzen hat hierzu ein Schreiben veröffentlicht, in dem die Grundsätze des digitalen Zugriffs präzisiert sind. Dieses Schreiben ist unter dem Kürzel GDPdU bekannt, dies steht für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Steuerpflichtige, die sich jetzt nicht auf die Anforderung der digitalen Betriebsprüfung vorbereiten, können schon bei der nächsten Betriebsprüfung in Schwierigkeiten geraten. Die Finanzverwaltung hat die Möglichkeit, Zwangsgelder bis zu festzusetzen und möglicherweise sogar die gesamte Buchführung zu verwerfen, wenn keine Daten zur Verfügung gestellt werden. Von den Regelungen sind alle Steuerpflichtigen betroffen, die nach den Steuergesetzen oder anderen Vorschriften (z.b. des HGB) zur Buchführung verpflichtet sind. Dies gilt grundsätzlich auch für Unternehmer, die ihren Gewinn durch eine Einnahme- Überschuss-Rechnung ermitteln. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die neuen Zugriffsrechte für alle Prüfungen gelten, die nach dem stattfinden. Umfassen diese Prüfungen auch frühere Jahre, müssen auch für die früheren Jahre elektronische Daten vorgelegt werden. Seite 2

3 Steuerliche Aufbewahrungsfristen Bevor auf die elektronische Aufbewahrung eingegangen wird, zunächst noch ein Hinweis auf die (steuerlichen) Aufbewahrungspflichten. Diese betragen 6 bzw. 10 Jahre. Die 10-jährigen Aufbewahrungsfristen gelten für Bilanzen, Lageberichte, Inventare, Buchführungsunterlagen und auf-zeichnungen, Buchungsanweisungen, Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. 6 Jahre sind Handels- und Geschäftsbriefe aufzubewahren sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind und nicht bereits unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist fallen. Wichtig ist auch, dass die Aufbewahrungsfrist nicht mit Ablauf des Geschäftsjahres beginnt, das die Unterlagen betrifft sondern erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung vorgenommen wurde, das Inventar oder die Bilanz oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Wird also die Bilanz für das Jahr 2005 im Jahr 2006 erstellt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Jahres Das erste Jahr der 10-jährigen Frist ist somit das Jahr Elektronische Aufbewahrungspflicht In der Vergangenheit konnten die Daten und Unterlagen elektronisch oder in Papierform aufbewahrt werden. Es war durchaus üblich, verschiedene Buchführungsunterlagen zu verdichten, auf Microfiches zu speichern oder später dann auf CD-ROM. Zu Beginn einer Betriebsprüfung wurden die Daten dann ausgedruckt und dem Prüfer in Papierform übergeben. Seit dem müssen die Daten jederzeit digital verfügbar sein, ohne größeren Aufwand lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein, also von entsprechenden Prüfprogrammen gelesen werden können. Alle Daten, die einmal in digitaler Form vorgelegen haben, müssen für die gesamte Aufbewahrungsfrist weiterhin digital beibehalten werden. Die Vorlage eines Papierausdruckes oder eines reinen Bildformates (z.b. PDF-Datei) ist nicht ausreichend. Auch auf Microfilm oder Microfiches gespeicherte Daten sind mangels elektronischer Lesbarkeit nicht ausreichend. Ob und in welcher Form Sie die Daten am besten vorhalten, muss jeweils für den Einzelfall geklärt werden. Bei den großen Buchführungsprogrammen dürfte es jedoch sichergestellt sein, dass die Daten auch nach einem Programm- oder Systemwechsel entweder jederzeit verfügbar gemacht werden können oder in anderer Form lesbar bleiben. Wie greift der Prüfer auf die Daten zu? Theoretisch haben die Prüfer drei Möglichkeiten des Datenzugriffs, nämlich unmittelbarer Zugriff mittelbarer Zugriff Datenträgerüberlassung. In der Praxis wird zumindest im Rahmen der üblichen Betriebsprüfungen die dritte Möglichkeit am häufigsten zur Anwendung kommen. Die Betriebsprüfer werden verlangen, dass ihnen die Daten auf einem Datenträger (CD-ROM) in geeigneter Form übergeben werden. Die Auswertung erfolgt dann auf dem Rechner des Finanzamtes oder dem Notebook des Prüfers mit der Prüfsoftware IDEA. Seite 3

4 Beim unmittelbaren Datenzugriff setzt sich der Betriebsprüfer praktisch an den Rechner im Betrieb und nutzt die Auswertungsmöglichkeiten der Software. Er kann sich bestimmte Daten ausdrucken oder die Sortierfunktionen der verwendeten Software nutzen und sich beispielsweise die größten Bewirtungsrechnungen ausdrucken lassen oder solche Bewirtungsrechnungen, die in zeitlicher Nähe von Geburtstagen der Geschäftsführer liegen. Es ist z.b. auch möglich, dass sich der Prüfer die Tankbelege bestimmter Tage heraussuchen lässt, z.b. von Sonn- und Feiertagen um diese dann mit den Angaben im Fahrtenbuch zu vergleichen. Um den unmittelbaren Datenzugriff am Computer des Betriebes vornehmen zu können, benötigt der Prüfer etwas Routine im Umgang mit Buchführungsprogrammen und er muss das betreffende Programm selbst auch kennen. Daher wird während der üblichen Betriebsprüfungen von dieser Möglichkeit kaum Gebrauch gemacht. Im Rahmen von Steuerfahndungsprüfungen werden jedoch spezielle IT-Fahnder eingesetzt, die sich nicht nur Kopien der kompletten Festplatte ziehen sondern auch im Netzwerk des Betriebes stöbern. Etwas wahrscheinlicher ist die Möglichkeit, dass der Prüfer vom mittelbaren Datenzugriff Gebrauch macht. Hierzu weist er einen Mitarbeiter des geprüften Unternehmens an, für ihn bestimmte Daten zu ermitteln und auszudrucken. Beim unmittelbaren Datenzugriff erhält der Prüfer der Finanzverwaltung eine Nur-Lese-Berechtigung auf die steuerlich relevanten Daten. Wird die Zugriffsberechtigung des Prüfers nicht auf diese Daten beschränkt, so kann er auch Zufallsfunde auswerten, etwa wenn er auf andere Daten stößt, die ihm bisher nicht bekannte Informationen geben. Dies könnten z.b. innerbetriebliche Mitteilungen, s, Gesprächsnotizen usw. sein. Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Frage, welche Daten steuerlich relevant sind. Besondere Brisanz erhalten hierbei auf elektronischem Wege übermittelte Daten von Geschäftspartnern. Bekanntlich müssen Rechnungen eine ganze Reihe verschiedene Angaben enthalten, z.b. die handelsübliche Bezeichnung der bezogenen Ware oder Dienstleistungen. Dabei ist es durchaus zulässig, dass hierbei auf andere Unterlagen, z.b. Lieferscheine, Bestellungen oder Angebote verwiesen wird. Werden diese Angebote nicht in Papierform bei der Rechnung aufbewahrt sondern lediglich als s archiviert, so hat der Prüfer auch Zugriff auf s, da es sich insoweit um steuerlich relevante Daten handelt. Dies bedeutet dann allerdings auch, dass der Prüfer ggf. sonstige s lesen kann, die auf dem Rechner noch gespeichert sind oder die im Laufe der Prüfungstätigkeit eingehen. Es ist letztlich nicht eindeutig gesetzlich festgelegt, welche Daten steuerlich relevant sind und welche Daten dem Prüfer vorenthalten werden können. Daher empfiehlt es sich, schon im Vorgriff eine Trennung von steuerlich relevanten und sonstigen Daten vorzunehmen. Die sonstigen Daten sollten ggf. nach Archivierung auf besonderen Datenträgern von der betrieblichen EDV-Festplatte gelöscht werden. Sofern dies nicht gewünscht ist, muss eine entsprechende Trennung erfolgen, sodass der Prüfer auf diese Daten keinen Zugriff hat und auch nicht zufällig hierauf stoßen kann. In diesem Zusammenhang ein wichtiger Hinweis zur Löschung von Daten: Gelöschte Daten können auf Festplatten jederzeit durch entsprechende Software wieder sichbar gemacht werden. Im Rahmen einer Steuerfahndungsprüfung können Experten längst gelöschte und teilweise sogar überschriebene Daten wieder sichtbar machen. Auch wenn ein Rechner ausgesondert und beispielsweise an Mitarbeiter verkauft wird, können vermeintlich gelöschte Daten wieder sichtbar gemacht werden. Ein sicheres Löschen von Daten ist nur mit speziellen Programmen möglich. Die Festplatten ausgesonderter Rechner sollten grundsätzlich nicht außer Haus gegeben sondern vernichtet werden. Seite 4

5 Wie funktioniert die elektronische Prüfung? Sowohl beim unmittelbaren als auch beim mittelbaren Zugriff auf die betriebseigene EDV kann der Prüfer nur die statistischen Auswertungen und Sortierfunktionen nutzen, die ihm das Buchführungsprogramm des Steuerpflichtigen bietet. Auch dies darf jedoch nicht unterschätzt werden. So können beispielweise bestimmte Einnahmen oder Ausgaben nach Daten, Größenordnung, Kundennummer usw. sortiert werden. Hieraus kann der Prüfer dann z.b. schließen, dass ein Firmenfahrzeug gerade dann sehr häufig betankt wurde, während sich der Unternehmer im Urlaub befand und das Fahrzeug eigentlich nicht genutzt wurde. Bei einer Gaststätte kann z.b. geprüft werden, ob die Umsätze an erfahrungsgemäß ertragstarken Tagen (Weihnachten, Muttertag usw.) tatsächlich höher sind als an erfahrungsgemäß umsatzschwächeren Tagen. Der Prüfer kann feststellen, wann sich bei gewerblichen Arbeitnehmern entsprechende Lohnspitzen ergeben haben (also sehr viele Stunden gearbeitet wurden) und dann prüfen, ob dem auch entsprechend höhere Einnahmen gegenüberstehen. Diese Möglichkeiten sind jedoch begrenzt. Daher wird es in der Praxis eher so sein, dass der Prüfer sich die Daten auf deiner CD-ROM zur Verfügung stellen lässt. Die Betriebsprüfung verwendet das Prüfprogramm IDEA. Mit dieser speziellen Software können die Daten des Unternehmens statistischen Prüfungen unterzogen werden. So müssen beispielsweise bei beliebigen mehrstelligen Zahlenreihen an bestimmten Stellen bestimmte Ziffern mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit vorkommen. Ist dies nicht der Fall, besteht der Verdacht, dass die Zahlenreihen nicht tatsächlichen Aufschreibungen entsprechen sondern möglicherweise manipuliert wurden. Die von IDEA ausgelesenen Daten können mit einer ganzen Reihe weiterer Module schwerpunktmäßig geprüft werden. So besteht eine recht einfache Prüfroutine darin, die Rechnungsdaten mit den Voranmeldungszeiträumen zu vergleichen, um so festzustellen, ob ein Unternehmer seine Umsätze vollständig und zeitnah angemeldet hat. Durch Einkäufe und Verkäufe eines bestimmten Zeitraumes lässt sich rechnerisch ermitteln, wie hoch die Warenbestände an einzelnen Tagen waren und ob der so ermittelte Wert in sich schlüssig ist. Darüber hinaus ist auch ein Vergleich mit den Inventurwerten möglich. Die elektronisch ausgelesenen Daten lassen umfangreiche Vollständigkeitsanalysen zu. So kann die Vollständigkeit von Rechnungsnummern, Lieferscheinnummern, Überweisungsträgern usw. schnell geprüft werden. Auch die Vollständigkeit von regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben lässt sich schnell feststellen (z.b. Telefonkosten, Mieten, Gehälter usw.). Sofern Bankverbindungen im elektronischen System gespeichert sind, sind auch diese Gegenstand von Prüfungen. Dies ist z.b. bei den Lohnabrechnungen der Fall. So kann geprüft werden, ob der Lohn für zwei verschiedene Arbeitnehmer auf ein und dasselbe Konto geht. Darüber hinaus werden die Bankverbindungen der Lieferanten geprüft. Zum einen soll festgestellt werden, ob es Konten gibt, die mit den Konten von Arbeitnehmern identisch sind. Ferner wird abgeglichen, ob alle Zahlungen an einen bestimmten Lieferanten jeweils auf das gleiche Konto erfolgten oder einzelne Überweisungen an abweichende Bankverbindungen gingen. Besondere Bedeutung wird die elektronische Betriebsprüfung für Rechtsbeziehungen zwischen nahen Angehörigen und verbundenen Unternehmen haben. Bekanntlich müssen die Geschäftsbeziehungen zwischen nahen Angehörigen und verbundenen Unternehmen so gestaltet und durchgeführt werden, wie es auch unter fremden Dritten üblich wäre. Dies gilt insbesondere für die zeitnahe Abrechnung und angemessene Preisgestaltung. Mit Hilfe herausgefilterter Daten können die genannten Geschäftsbeziehungen in beiderlei Hinsicht geprüft werden. Seite 5

6 Die aus dem Unternehmen herausgefilterten Daten können darüber hinaus mit externen Daten verglichen werden. Hierzu gehören nicht nur die bereits bekannten Aufschlagssätze aus der Richtsatzsammlung. Es kann darüber hinaus auch geprüft werden, ob sich externe Einflüsse tatsächlich in der Buchhaltung widerspiegeln. Solche externen Einflüsse können Feiertage oder Ferien in der Gastronomie sein, die Sonnentage bzw. Schlechtwetterphasen nach den Wetteraufzeichnungen im Vergleich zu den Einnahmen eines Gartenlokals, saisonal bedingte Umsatzrückgänge beim Großhandel usw. Wie kann/ muss sich ein Unternehmer auf die elektronische Betriebsprüfung vorbereiten? Schaffen der technischen Voraussetzungen In jedem Fall ist der Unternehmer verpflichtet, die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, damit die Finanzverwaltung den erforderlichen Datenzugang bzw. Datenzugriff hat. Bei der Verwendung von anerkannten und gängigen Buchhaltungssystemen dürfte es hierbei grundsätzlich keine Probleme geben. Auf die verschiedenen technischen Details soll an dieser Stelle nicht eingegangen werden. Trennung von steuerlich relevanten und steuerlich nicht relevanten Daten Am Beispiel von s habe ich bereits deutlich gemacht, dass einzelne Bereiche der betrieblichen EDV und die dort gespeicherten Daten steuerlich relevant aber auch steuerlich nicht relevant sein können. Werden Angebote und Aufträge per herausgegeben oder angenommen oder erfolgen beispielsweise innerbetriebliche Reisekostenabrechnungen über s, so gehören diese zum steuerlich relevanten Bereich. Dem Prüfer ist somit Zugriff auf alle gespeicherten s zu geben. Daher sollten alle s, die steuerlich nicht relevant sind, unter anderen -Adressen verwaltet werden, um nicht die Verpflichtung zu haben, unendlich viele s aufzubewahren. Dagegen ist es wahrscheinlich nicht zulässig und wird von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert, wenn die s ausgedruckt und dann nur noch in Papierform archiviert werden. Grundsätzlich ist es so, dass alle Daten, die einmal in elektronischer Form gespeichert wurden, auch in Zukunft und weiterhin elektronisch zu archivieren. Prüfen der eigenen Software mit IDEA Sie können durch einen Steuerberater, der die Prüfsoftware IDEA besitzt, Ihre Buchführung vorsorglich einer (eingeschränkten) Prüfung unterziehen lassen. Auf Wunsch beraten wir Sie hierzu sehr gerne und führen diese Prüfungen durch. Seite 6