Elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten

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1 Elektronische Archivierung von Geschäftsdokumenten Ein kurzer Überblick über die rechtlichen Anforderungen Archivierung als IT-Projekt? Die Erfüllung der Dokumentationspflichten in einem Unternehmen umfasst immer die beiden folgenden Bereiche: Welche Dokumente müssen im eigenen Unternehmen wie lange archiviert werden? Welche technischen und organisatorischen Massnahmen müssen dabei laut Gesetz ergriffen werden? IT & Law Consulting GmbH 2

2 Aufbewahrungspflichten Jedes Unternehmen muss alle Dokumente aufbewahren, welche es selbst erstellt oder von Dritten erhält und die sich in der Buchhaltung niederschlagen aus Beweisgründen zur Geltendmachung von eigenen Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen Dritter benötigt werden aufgrund von speziellen gesetzlichen Vorschriften erstellt und archiviert werden müssen das Unternehmen als Gesellschaft betreffen IT & Law Consulting GmbH 3 Buchführungspflicht Unternehmen, die verpflichtet sind, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, müssen diejenigen Bücher ordnungsgemäss führen und aufbewahren, die Auskunft über die Vermögenslage, die Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie das Geschäftsergebnis geben (Art. 957 Abs. 1 OR) Betriebsrechnung und Bilanz schriftlich und unterzeichnet im Original Bücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise IT & Law Consulting GmbH 4

3 Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege sind in der Regel 10 Jahre zu archivieren, Mehrwertsteuerbelege müssen bis zu 20 Jahre archiviert werden (Liegenschaften). Generell dauert die Aufbewahrungsfrist für Mehrwertsteuerbelege solange die Steuerforderung noch nicht verjährt ist Die Beachtung von Verjährungsfristen, von spezialgesetzlichen sowie von steuerrechtlichen Vorschriften kann eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist für die Dokumente bewirken IT & Law Consulting GmbH 5 Geschäftskorrespondenz Alle mit Dritten ausgetauschten Unterlagen, welche Aufschluss über den Abschluss und die Abwicklung von Rechtsgeschäften geben (Verträge, ein- und ausgehende Briefe, Statuten, Korrespondenz mit Steuerbehörden, etc.) Wenn s geschäftsrelevante Informationen enthalten, unterliegen sie ebenfalls der Aufbewahrungspflicht Es liegt an den Unternehmen selbst, diese s zu identifizieren und zu archivieren IT & Law Consulting GmbH 6

4 Aufbewahrungspflichtige s Zu archivieren Offerten von Unternehmen Abnahme- und Übergabeprotokoll Mietinteressentenformular Auftragsbestätigungen Bestellungen Sitzungsprotokolle Reklamationen etc. Nicht archivierungspflichtig Preislisten Anfragen Werbematerialien Einladungen etc. IT & Law Consulting GmbH 7 Beweissicherung Jedes Unternehmen muss die Dokumente aufbewahren, welche in einem Streitfall zum Beweis eines eigenen Anspruchs oder zur Abwehr eines unberechtigten Anspruchs des Prozessgegners dienen können Beispiele: Protokolle aus Projektsitzungen, Bestätigungen, Bestellungen, etc. s und andere elektronische Dokumente können als Beweismittel vorgelegt werden Wird die Beweiskraft des elektronischen Dokumentes angezweifelt, dann scheitert u.u. die Beweisführung! IT & Law Consulting GmbH 8

5 Die Beweiskraft elektronischer Dokumente Elektronisch geführte und aufbewahrte Dokumente haben die selbe Beweiskraft wie Papierdokumente, wenn die Voraussetzungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind Sie ist auch anwendbar auf Papierdokumente, welche eingescannt und elektronisch abgelegt werden! IT & Law Consulting GmbH 9 Ordnungsmässigkeit und Dokumentation Werden die Dokumente elektronisch geführt und aufbewahrt, dann müssen die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung beachtet werden Es ist eine fortlaufende, chronologische, lückenlose und systematische Erfassung sämtlicher Geschäftsfälle zu gewährleisten! Umfangreiche Dokumentationspflichten stellen sicher, dass die Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsdauer verstanden werden können Die Dokumentationen sind aktuell zu halten und müssen gleich lang aufbewahrt werden, wie die Geschäftsbücher IT & Law Consulting GmbH 10

6 Verfügbarkeit Die aufbewahrten Dokumente müssen innerhalb einer angemessenen Frist von berechtigten Personen eingesehen und überprüft werden können Personal, Geräte und Hilfsmittel sind während der gesamten Aufbewahrungsdauer zur Verfügung zu halten! Die Dokumente müssen auch als Ausdruck in Papierform vorgelegt werden können IT & Law Consulting GmbH 11 Organisation Die archivierten Daten müssen von den aktuellen Informationen getrennt und systematisch archiviert werden Die Zuständigkeit für die archivierten Daten ist genau festzulegen Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen Zugriff innert nützlicher Frist muss möglich sein! IT & Law Consulting GmbH 12

7 Integrität Die Bücher müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt Es wird keine absolute Unabänderbarkeit verlangt! Als Speichermedien sind unveränderbare (z.b. Papier, Bildträger, unveränderbare Datenträger) oder veränderbare Informationsträger (z.b. Magnetbändern, Disketten, Fest- oder Wechselplatten) zulässig IT & Law Consulting GmbH 13 Veränderbare Informationsträger Gewährleistung der Integrität durch technische Verfahren (z. B. digitale Signatur) Nachweis des Zeitpunkts der Speicherung (z.b. Zeitstempel) Einhalten der Vorschriften betreffend der angewandten technischen Verfahren Dokumentation der Abläufe, Verfahren und Hilfsinformationen (z.b. Log Files) IT & Law Consulting GmbH 14

8 Überprüfung und Migration Die archivierten Dokumente müssen regelmässig auf ihre Lesbarkeit überprüft werden Die Migration auf andere Formate oder andere Datenträger ist zulässig, muss aber protokolliert werden Die Protokolle sind aufzubewahren! IT & Law Consulting GmbH 15 Folgen bei Nichtbeachtung Ein Verstoss gegen die Grundsätze der ordnungsgemässen Buchführung bzw. ordnungswidrige Führung der Geschäftsbücher erfüllt unter anderem die Tatbestände der Artikel 166 und/oder 325 StGB Ausländische Rechtsvorschriften und branchenspezifische Vorschriften enthalten ebenfalls häufig Strafdrohungen Zudem droht eventuell der Verlust von Forderungen mangels gültiger Beweise IT & Law Consulting GmbH 16

9 Verantwortung Die oberste Verantwortung tragen der Verwaltungsrat und die Geschäftsführung Diese sind verpflichtet, die erforderliche Infrastruktur sowie die personellen und finanziellen Ressourcen bereitzustellen und Weisungen über den Umgang mit Geschäftsdokumenten im Unternehmen zu erlassen Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, die Weisungen einzuhalten Existieren keine verbindlichen Regelungen, dann müssen die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht dafür Sorge tragen, dass ihre Tätigkeit genügend dokumentiert ist und wichtige Geschäftsdokumente aufbewahrt werden IT & Law Consulting GmbH 17 Fazit Jedes Unternehmen muss die Dokumente erstellen und archivieren, welche geschäftsrelevant sind Welche Dokumente dies sind, muss für den eigenen Geschäftsbereich jeweils auf der Basis der geltenden gesetzlichen Vorschriften ermittelt werden! Auch s können geschäftsrelevanten Inhalt haben! Verbindliche Vorschriften über den Umgang mit Geschäftsdokumenten bilden die Grundvoraussetzung für eine lückenlose und systematische Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente IT & Law Consulting GmbH 18

10 Danke mag. iur. Maria Winkler IT & Law Consulting GmbH Alpenquai Luzern maria.winkler@itandlaw.ch Literaturhinweis: -Archivierung Leitfaden zur Umsetzung mit rechtlichen Grundlagen für die Schweiz, für Deutschland und Österreich (

11 Archivsoftware Beispiele von technische Kriterien Elektronische Signatur Eigene Partition Dedizierte Datenbank.usw. Langzeiterfahrung Archivsoftware

12 ELEKTRISCHE FELDER Strom lässt Wein in Minuten reifen. Ein neues Verfahren könnte das jahrelange Reifen von Wein überflüssig machen: Chinesische Wissenschaftler haben mit Strom jungen Wein innerhalb von Minuten veredelt. Selbst Kenner waren vom Ergebnis positiv überrascht. Die Kalibrierung sei nicht einfach, da zu starke elektromagnetische Felder unerwünschte Substanzen wie etwa Aldehyde produziert. Spiegelonline

13 Es begann mit einer Kamera Canon entwickelt seit Beginn seiner Firmengeschichte Produkte rund um das Bild und seine Verarbeitung. Die Erfolgsgeschichte begann 1937 mit Kameras 7

14 Geschichte Historisch betrachtet ist die hiesige Landesorganisation ein mittelständisches Unternehmen! 1951 Gründung der Walter Rentsch AG 1965 Generalvertretung von Canon in der Schweiz 1973 Übernahme durch Elco / Familie Loser 1983 Börsengang des Unternehmens 1993 Übernahme der Stimmenmehrheit durch Canon Europa 1995 Umbenennung in Canon (Schweiz) AG 1997 Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualität) und ISO (Umwelt) 2002 Neuorganisation in den Bereichen Canon Business Solutions und Canon Consumer Imaging 9

15 Zwei Geschäftseinheiten für unterschiedliche Geschäftsmodelle 10 Document Solutions: Der ganzheitliche Ansatz von Canon 11

16 Geschichte Historisch betrachtet ist die hiesige Landesorganisation ein mittelständisches Unternehmen! 1951 Gründung der Walter Rentsch AG 1965 Generalvertretung von Canon in der Schweiz 1973 Übernahme durch Elco / Familie Loser 1983 Börsengang des Unternehmens 1993 Übernahme der Stimmenmehrheit durch Canon Europa 1995 Umbenennung in Canon (Schweiz) AG 1997 Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualität) und ISO (Umwelt) 2002 Neuorganisation in den Bereichen Canon Business Solutions und Canon Consumer Imaging 12 Können Sie sich vorstellen, dass wir Kunden haben, die unsere Archivierungslösung seit 14 Jahren im Einsatz haben?

17 Firma Tonet AG ist der kompetente Anbieter von Produkten zur Herstellung und Unterhalt von perfekten Holzoberflächen. Handelsunternehmen im 50igsten Jahr in der zweiten Generation 11 Mio. Umsatz 23 Mitarbeiter/Innen davon 10 im Aussendienst experience Ittigen 4.November 08 Rico Tonet Unternehmensleiter Tonet AG.wir sind sehr zufrieden und ich würde es jederzeit wieder tun.

18 Langzeiterfahrung Archivsoftware Dokumente sicher archivieren und schnell und einfach finden 17

19 1995 Keine Globalisierung, keine Schweinegrippe Unser erste Lösungsapplikation fand auf dem Win 95 und NT 4 statt In dieser Zeit war ich bereits seit 8 Jahren in diesem Umfeld bei der Firma Canon AG tätig. Analoge und digitale Medien Unser Spez.Team hat schon dazumal sehr erfolgreich ADOS Archiv-und Dokumentenmagement-Lösungen vertrieben. Historisches Canon und ADOS 1991 hat die Walter Rentsch AG die Zeichen der Zeit erkannt und hat eine Partnerschaft mit der Firma Teamworks/ADOS GmbH für Archiv und DMS Softwarelösung für die Schweiz eingegangen 1992 Walter Rentsch AG & ADOS GmbH AG, strategische Zusammenarbeit mit ADOS GmbH vereinbart. Vertrieb nur in der Schweiz Ab 2007, Europaweite Strategische Ausrichtung, 49% Beteiligung an ADOS/Therefore, Vertriebstruktur über alle Canon NSO s in ganz Europa Heute: DMS/Solution Team (35 MA) bestehend Projektleitern, Consultants, Software Engineers in der CH..

20 Wussten Sie, dass Mitarbeiter durchschnittlich 800 MB Daten pro Jahr erzeugen - was Seiten entspricht (Source: Lyman How much information, 2008) die jährliche Informations Menge um 1/3 jährlich wächst, (Source: IDC, May 2008) 80% der digitalen Informationen befinden sich in persönlichen Ablagen. (IDC) Durchschnittlich wird jedes Dokument bis zu 5 mal kopiert. (IDC) Editieren, Sichern, Uebertragen, Archivieren, Löschen, beanspruchen 15 bis 20% der Arbeitszeit eines Sachbearbeiters. (AIIM) Ablagestrukturen auf Filesystemen sind personen- /abteilungsbezogen, daher häufig willkürlich, kurzlebig und unzuverlässig.. Knowlege is Power, Wissen ist Macht! Wie kann ich das in meiner Unternehmung einsetzen? Beispiel Canon!...

21 Triebfedern der Archiv- und DMS Anwender: Kosten, Prozessoptimierung, regulatorische Anforderungen Betriebswirtschaftliche Motive, Prozesseffizienz Neugestaltung von Prozessen auf Basis elektronischer papierloser Abläufe Reduzierung redundanter Ablagen in Mail- und Filesystemen Reduktion manueller Such- und Ablagetätigkeiten Analoge Archivierung Wasserschaden Erfüllung regulatorischer Anforderungen Zunehmend liegen geschäftsrelevante, elektronische Dateien und Dokumente auf nicht ausreichend sicheren Ablagesystemen (File-Systeme, Mailsysteme, etc) Triebfedern der Archiv- und DMS Anwender: Kosten, Prozessoptimierung, regulatorische Anforderungen Wissen geht verloren, sobald die wissenden Personen das Unternehmen verlassen Wiederherstellung verloren gegangener Auskunftsfähigkeit Papierakten sind unvollständig. Dateien auf dem Filesystem für Dritte nicht auffindbar

22 Nutzen durch Dokumenten Management ADOS Dokumenten Management ermöglicht: Schnelle und effiziente Einarbeitung neuer Mitarbeiter Erhöhung der Auskunftsfähigkeit Erhöhung der Service-Qualität Platz- und Zeitersparnis, dadurch Kostenreduktion Integration unterschiedlicher Abteilungen Sicherheit und Revisionsfähigkeit Effizientes und schnelles Reagieren auf Veränderungen... Vorgehen und Umsetzung einer Archivlösung in der Praxis Unterstützung durch aktive und persönliche Beratung, Know How, Erfahrungen und Wissen, Branchenkenntnisse. Mittels Workshop vor Ort..., Grobkonzepte, Detailkonzepte, Livepräsentationen sowie Referenzbesuche. Probestellungen, Testinstallation Ein Ansprechpartner. Aktive Projektbegleitung..

23 ADOS Typische must DMS- und Archivfunktionalitäten Ist Skalier-und Modular ausbaubar Einzel. Integrierte Capturing SW für Papier inkl. Scan und Indexier Anwendungen Erfassungskomponente für PC Dokumente Erfassung ein- und ausgehender s Check-out, check-in, Freigabe Versionisierung,etc. Dossierverwaltung, Verwalten und anzeigen aller Dokumente eines Kunden. Workflowmodul.. Integration Volltextdatenbank von Microsoft Schnittstellen zur Retrieval -und Output Integration Import- und Export Werkzeuge für Dokumente und Metadaten u.v.m 2 Praktische Beispiele: Lieferantenrechnungen/Kreditoren Globopharm AG und Auftragsbezogene Dokumente Bibus Holding AG

24 Globopharm AG Lieferantenrechnungen/Kreditoren Globopharm AG ist ein Logistikunternehmen Gründung 1947 Mitarbeiter 82 Standorte in Egg, Stäfa Investitionsrahmen: Ca. 35 KFR Anforderungen: Lieferantenrechnungen Kreditorenworkflow Rechnungen / Jahr Abstimmung und Datenaustausch zwischen I2 und ADOS sicherstellen Ablauf heute Posteingang Triage der Belege Kreditorenabteilung.. Vorerfassung der Belege.. Oder auch nicht! Physischer Prozess steht an.. Prozessstart und Prozessende sind nicht terminiert.. Zur Zahlung freigegeben Zahlungsüberweisung.. Lochen und in Ordner ablegen Wir haben eine Lösung!

25 Kreditorenprozess morgen - Und Workflow? Digitaler Workflow

26 Kreditorenprozess morgen Bibus Holding AG Kunden-Auftragsbezogene Dokumente Bibus Gruppe AG ist ein Handels-, Dienst- leistungsund Fabrikationsunternehmen Gründung 1959 Mitarbeiter 50 in der CH Standort in Fehraltorf Investitionsrahmen: Ca. 32 KFR Anforderungen: Sofortige Auskunft über alle Dokumente eines Kundenauftrages Abstimmung und Datenaustausch zwischen dem Warenbewirtschaftungssystems und ADOS sicherstellen

27 Organisation/Ablauf heute Interne Kunden-Dokumente Offerte, Auftragsbestätigung, Rüstscheine, Lieferscheine, Zertifikate, Zeichnungen, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Bestellungen, etc. Externe Kunden-Dokumente Auftragsbestätigung mit Unterschrift, Korrespondenz, Lieferschein mit Unterschrift, etc. Wir haben eine Lösung! Intern erstellte Dokumente ERP s Kdnr. Auftnr.

28 Externe Dokumente Referenzkunden

29 Zusammenfassung Canon als langjährigen, erfahrenen & attraktiven Partner im Archiv und Dokumentenmanagement Umfeld Alles aus einer Hand, ein Anbieter im Officebereich Wir freuen uns auf eine gute zukünftige und interessante Zusammenarbeit ADOS Live Demo Rechtskonformer Umgang mit digitalen Geschäftsdokumenten Referat Das komplette Archivierungssystem am 6./7. Mai 2009 Bruno Rüegg, informatica ag Ihr Ansprechpartner für IT Lösungen mit Herz in Graubünden B. Rüegg, informatica ag 1

30 Der richtige Schritt in die digitale Welt? B. Rüegg, informatica ag 2 Wir sind leider nahezu 100 % von der IT abhängig B. Rüegg, informatica ag 3

31 Das Datenwachstum ist unaufhaltsam......und steigt jährlich 20-50% B. Rüegg, informatica ag 4 Alles wird billiger, die Kosten steigen... B. Rüegg, informatica ag 5

32 Die Komplexität steigt stetig Gesamtkosten (TCO) Komplexität Zeit B. Rüegg, informatica ag 6 Strukturieren und Ordnung bilden => B. Rüegg, informatica ag 7

33 Information Lifecycle Management ILM umfasst Strategien, Verfahren, Systeme und Anwendungen, um Informationen (elektronische Daten) automatisiert entsprechend ihrem Stellenwert ( Compliance ) und ihrer Nutzung auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitzuhalten, für den Zugriff zu erschliessen sowie langfristig und revisionssicher aufzubewahren B. Rüegg, informatica ag 8 Klassifizierung der Daten nach Informationswert Primärspeicher => Sekundärspeicher => Langzeitspeicher B. Rüegg, informatica ag 9

34 Das richtige Medium......zum richtigen Zeitpunkt B. Rüegg, informatica ag 10 Langzeitspeicher Jahre Jahre entwickelbar Jahre? B. Rüegg, informatica ag 11

35 Eine IT-Strategie entwickeln... - Situation und Anforderungen analysieren - Gesamtkosten erheben (TCO) - Vision und Rahmenbedingungen definieren - Lösungsvarianten vergleichen und beurteilen - Risikoanalyse - Business Case auf 5 Jahre - Verantwortung definieren => Umsetzung planen und schrittweise realisieren B. Rüegg, informatica ag 12 Die IT-Infrastruktur richtig dimensionieren... B. Rüegg, informatica ag 13

36 Das richtige Fundament schaffen... zufriedene Benutzer Anwendung A Canon ADOS Branchenlösung Telefonie Systemplattform Netzwerk - Sicherheit B. Rüegg, informatica ag 14 Ein einfaches und sinnvolles Konzept... B. Rüegg, informatica ag 15

37 Die schrittweise Realisierung... Mobiler User Netzwerk Cisco Switch 4503 Internet 1 Server File/MS-Exchange 1 Datenbank Server (Backup für Applikationsserver) 1 Applikationsserver (Backup für DB Server, 2. AD Server) Partner Storage Backup Archivierung Zentraler Serverraum B. Rüegg, informatica ag 16 Papierakten wirklich vernichten...? B. Rüegg, informatica ag 17

38 Den richtigen IT-Partner wählen... Gesamtlösungen für Informatik und Telekommunikation IT Gesamtlösungen werden zunehmend komplexer und bestehen aus den verschiedenen Teilen wie Netzwerke, Security, Client-Server- Terminal, IP-Telefonie, Video, Multimedialösungen sowie der Planung, Realisierung, Wartung und Kundenbetreuung. B. Rüegg, informatica ag 18 Wie rüste ich also meine IT für die Zukunft? - Den richtigen IT- Partner wählen - Vision in IT-Strategie abbilden - elektronische Daten strukturieren und organisieren - Ein sinnvolles Konzept und Planung der IT-Infrastruktur mit genügend Kapazität und Performance - einfach und schrittweise realisieren - Komplexität beherrschen und Kostenexplosion stoppen optimieren => die elektronische Datenflut richtig und rechtlich im Griff haben B. Rüegg, informatica ag 19

39 Fragen..herzlichen Dank Ihr Ansprechpartner für IT Lösungen mit Herz in Graubünden B. Rüegg, informatica ag 20