EGSZ Datenrevision GmbH Analyse Beratung Schulung

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1 Aufbewahrungsfristen Bü cher, Aufzeichnungen, Belege und andere Buchhaltungsunterlagen sind nicht nur herzustellen und zu sammeln. Sie sind auch aufzubewahren, solange sie für den kaufmännischen Geschäftsverkehr und die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungspflichten enden frü hestens mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Erst dann dü rfen die Unterlagen vernichtet werden. Werden die Aufbewahrungsfristen nicht beachtet, droht eine Schätzung der Besteuerungsunterlagen. Ab gilt die verlängerte Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auch fü r Buchungsbelege. 1. Allgemeines Die Aufbewahrungspflichten sind handelsrechtlich in 257, 261 HGB und steuerrechtlich in 147 AO im wesentlichen ü bereinstimmend - geregelt. Indessen dient die Aufbewahrung im Handels und im Steuerrecht unterschiedlichen Zwecken. Hieraus ergeben sich einige Abweichungen. Handelsrechtlich sollen die Unterlagen vor allem deswegen aufbewahrt werden, um in einem Zivilprozess oder in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt zu werden ( 258 bis 260 HGB). Handelsbü chern kommt im Zivilprozess seit eh und je ein erhö hter (Urkunden-) Beweiswert zu. Steuerrechtlich dienen die aufbewahrten Unterlagen dem Finanzamt insbesondere der Betriebsprü fung zur Ü berprü fung der steuerlichen Verhältnisse der Steuerpflichtigen. 2. Wer ist aufbewahrungspflichtig? Handelsrechtlich trifft die Aufbewahrungspflicht den Kaufmann, steuerrechtlich darü ber hinaus jeden Steuerpflichtigen (Unternehmer), soweit er aufzeichnungs- und buchfü hrungspflichtig ist (Aufzeichnungs- und Buchfü hrungspflichten). Konzernabschlü sse und -lageberichte sind nur handelsrechtlich aufzubewahren ( 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB), weil der Konzern nicht steuerpflichtig ist. Andererseits trifft die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht ü ber den Kreis der Kaufleute hinaus alle bilanzierenden Steuerpflichtigen. Selbst Steuerpflichtige mit Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG müssen, soweit sie aufzeichnungspflichtig sind (hinsichtlich der Betriebseinnahmen und des Wareneingangs), 147 AO beachten. 3. Umfang der Aufbewahrung Kaufleute und bilanzierende Steuerpflichtige haben aufzubewahren: die grundlegenden Buchfü hrungs- und Abschlussunterlagen ( 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, 147 Abs. 1 Nr. 1 AO): die Handelsbü cher (handelsrechtlich), bzw. Bü cher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlü sse, Lageberichte, Erö ffnungsbilanzen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen;

2 - 2 - ferner Buchhaltungsunterlagen ( 257 Abs. 1 Nr. 2 bis 4 HGB, 147 Abs. 1 Nr. 2 bis 4 AO): die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege; schließlich nur steuerrechtlich ( 147 Abs. 1 Nr. 5 AO): "sonstige Unterlagen, soweit sie fü r die Besteuerung von Bedeutung sind". Die Hervorhebung der ersten Gruppe gewinnt ihre Bedeutung aus der Dauer der Aufbewahrungsfrist (vgl. Tz. 4). Zu dieser Gruppe gehö rten schon bisher Rechnungsbelege, die im Rahmen der Offene-Posten-Buchhaltung Buchfunktion haben. 147 Abs. 1 Nr. 5 AO enthält einen steuerrechtlichen Auffangtatbestand. Danach sind ganz allgemein "sonstige Unterlagen" aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierunter kö nnen vorbereitende und ergänzende betriebliche Aufzeichnungen fallen, z.b. Betriebsabrechnungsbö gen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen und -herabsetzungen, Lohnunterlagen. Man wird indessen eine konkrete steuerliche Bedeutung verlangen müssen. Entfernte steuerliche Möglichkeiten z.b. die Möglichkeit einer Schätzung sind nicht zu berü cksichtigen. Die Finanzverwaltung hat davon abgesehen, die Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen zu fordern, sofern ordnungsmäßige Tagesendsummenbons erstellt und aufbewahrt werden. Die Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Dies setzt eine sinnvolle Ordnung bei der Aufbewahrung voraus chronologisch, sachlich, alphabetisch u.ä., die es einem sachverständigen Dritten, z.b. dem Betriebsprü fer, erlaubt, sich ohne besonderen Zeitaufwand zurechtzufinden. Wichtig ist insbesondere eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zu den Grundund Sachaufzeichnungen und umgekehrt. Aufzeichnungen kö nnen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden ( 257 Abs. 3 HGB, 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind die Erö ffnungsbilanz und Jahresabschlü sse, die stets schriftlich-original greifbar sein mü ssen. 4. Aufbewahrungsfristen Sofern steuergesetzlich nicht kü rzere Fristen bestimmt sind, sind Unterlagen der ersten Gruppe (Bü cher, Aufzeichnungen, Jahresabschlü sse usw.) sowie ab auch Buchungsbelege 10 Jahre, und die anderen Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren ( 257 Abs. 4 HGB, 147 Abs. 3 AO ). Steuerrechtlich gilt die Besonderheit, dass die Aufbewahrungsfrist gehemmt ist, soweit die Unterlagen fü r Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO ). Die Bestimmung stellt sicher, dass beispielsweise nach begonnener Außenprü fung nicht nur die Festsetzungsverjährung

3 gehemmt ist ( 171 Abs. 4 AO), sondern im gleichen Umfang auch die Aufbewahrungsfrist hinausgeschoben wird. Eine steuergesetzliche Verkü rzung der Frist auf 5 Jahre ordnet z.b. 15 Wechselsteuer- DV fü r die Aufbewahrung von Wechseln an. Sind in nichtsteuerlichen Gesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese Fristen ab steuerrechtlich nicht mehr maßgeblich ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem bei laufend gefü hrten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Ist z.b. der Jahresabschluss fü r 2001 im Mai 2002 erstellt worden, läuft fü r diesen die Aufbewahrungsfrist ab dem Schluss des Jahres 2002 bis Ende Folgen einer Verletzung der Aufbewahrungspflichten Sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen von vornherein nicht aufbewahrt worden oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet oder sonstwie abhandengekommen, kö nnen sie im Zivilprozess oder bei Auseinandersetzungen nicht vorgelegt werden. Ihr Beweiswert entfällt. Darü ber hinaus droht Bestrafung ( 283 Abs. 1 Nr. 5 und 6 StGB, 283b Abs. 1 Nr. 2 StGB). Steuerrechtlich kommt eine Schätzung in Betracht ( 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Dies gilt im Grundsatz auch dann, wenn Buchfü hrungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht unverschuldet abhanden gekommen sind. Die Rechtsprechung hat jedoch angenommen, daß ein Steuerpflichtiger, dem Buchfü hrungsunterlagen durch hö here Gewalt (Überschwemmung, Brand, Einbruch u. ä.) abhanden kommen, aus Billigkeitsgrü nden so zu behandeln ist, als ob die Unterlagen noch vorhanden seien. 6. ABC der Aufbewahrungsfristen 6.1 Zehn Jahre sind aufzubewahren: Akkreditive Ä nderungsnachweis der EDV-Buchfü hrung Angestelltenversicherung (Belege) Anlagevermö gensbü cher und -karteien Arbeitsanweisungen fü r EDV-Buchfü hrung Ausgangsrechnungen Ausfuhrunterlagen Bankbelege Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Betriebsabrechnungsbö gen mit Belegen als Bewertungsunterlage Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen - 3 -

4 - 4 - Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzunterlagen Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsanweisungen Debitorenlisten, soweit Bilanzunterlagen Depotauszü ge Doppel von Rechnungen in bestimmten Fällen des innergemeinschaftlichen Rechnungsverkehrs ( 14a Abs. 1 Satz 3 UStG, ab ; bis 1999: 6 Jahre) Eingangsrechnungen Erö ffnungsbilanzen Gehaltslisten Geschäftsberichte Gewinn- und Verlustrechnung Grundstü cksverzeichnis, soweit Inventar Gutschriftanzeigen Handelsbü cher Hauptabschlussü bersicht Inventar Jahresabschlü sse und Erläuterungen Journale fü r Hauptbuch und Kontokorrent Kassenberichte Kassenbü cher und -blätter Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszü ge Konzernabschlü sse Konzernlagebericht sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen Lageberichte Lagerbuchfü hrungen Lieferscheine Lohnlisten Magnetbänder mit Buchfunktion Organisationsunterlagen der EDV-Buchfü hrung Quittungen Rechnungen Reisekostenabrechnungen Sachkonten Saldenbilanzen Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchfü hrung Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen und Steuererklärungen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbü cher Vermö gensverzeichnis Wareneingangs- und -ausgangsbü cher Wechsel Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)

5 6.2 Sechs Jahre sind aufzubewahren: Abrechnungsunterlagen, soweit nicht Buchungsbelege Abtretungserklärungen Aktenvermerke Angebote Außendienstabrechnungen, soweit nicht Buchungsbelege Bankbü rgschaften Betriebskostenabrechnung Betriebsprü fungsberichte Darlehensunterlagen Dauerauftragsunterlagen Essenmarkenabrechnungen, soweit nicht Buchungsbelege Fahrtkostenerstattungsunterlagen, soweit nicht Buchungsbelege Finanzberichte Frachtbriefe Geschäftbriefe Geschenknachweise Grundbuchauszü ge Handelsbriefe Handelsregisterauszü ge Investitionszulage (Unterlagen) Kalkulationsunterlagen Kreditunterlagen Lohnbelege Lohnkonten Mahnungen und Mahnbescheide Mietunterlagen Nachnahmebelege Pachtunterlagen Preislisten Protokolle Prozessakten Schadensunterlagen Schriftwechsel Telefonkostennachweise, soweit nicht Buchungsbelege Ü berstundenlisten Vermö genswirksame Leistungen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge - 5 -

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