Schulung Prozessbegleiter/innen & Gutachter/innen und

Transkript

1 Schulung Prozessbegleiter/innen & Gutachter/innen und

2 -Rolle des Österr. Gemeindebundes --Funktion -- Fördervertrag -- Aufgaben -Schnittstellen Prozessbegleitung & Begutachtung --Ablauf neu -- Abrechnung -- Cooperate Identity

3 Funktion des Österreichischen Gemeindebundes Dachverband der Interessensvertretungen der Gemeinden auf Bundesebene Mitgliedsgemeinden Österreichische Gemeindebund repräsentiert ca. 70% der österreichischen Bevölkerung. 10 Landesverbände Vertretungsbüro in Brüssel

4 Mitgliedsgemeinden Vorarlberg 4% Tirol 12% Burgenland 7% Kärnten 6% Steiermark 23% NÖ 24% OÖ 19% Salzburg 5%

5 Aufgaben -vertritt die Interessen der Gemeinden auf Bundesund Landesebene, -ist mit Bund, Ländern und Städtebund in die Finanzausgleichsverhandlungen eingebunden, -unterstützt die Gemeinden bei der Gestaltung der rechtlichen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen national und international, - ist national in über 60 Ausschüssen als auch international vertreten.

6 Bundesland Auditgemeinden in Zahlen Im Audit Gemeinden gesamt Anteil der familienfreundlichen Gemeinden (gerundet) Burgenland % Einwohner/in nen, die vom Audit profitieren Kärnten % Niederösterrei % ch Oberösterreich % Salzburg % Steiermark % Tirol % Vorarlberg % Wien 0 1 0% 0 Österreich gesamt %

7 11 % Auditgemeinden im Einzelnen: Steiermark; 6,00 Vorarlberg; 9,00 Tirol; 4,00 Burgenland; 5,00 Kärnten; 8,00 Niederösterreich; 12,00 Salzburg; 22,00 Oberösterreich; 20,00

8 Erfolgreiche Kooperation -> Fördervertrag zwischen der Familie & Beruf Management GmbH (im Auftrag des Bundes) und dem Österreichischen Gemeindebund seit Juli > fast 35% Steigerung der Auditgemeinden -> über 10% aller österr. Gemeinden -> gute Partnerschaft mit BMWFJ, der FBG, Landesverbänden, Landesfamilienreferaten, Gutachtern und Prozessbegleitern

9 Strategie ->Schaffung einer kommunalen Plattform für das Audit familienfreundlichegemeinde ->Erhaltung und Verbesserung der familienfreundlichen Gestaltung des Lebensraumes Gemeinde

10 Ziele -> Österreichweite Verbreitung des Audit -> Sensibilisierung aller Beteiligten in den Gemeinden, in der Öffentlichkeit, bei Entscheidungsträgern innerstaatlich, auf europäischer und internationaler Ebene -> Gesamtabwicklung, inhaltliche Weiterentwicklung, Kommunikation und Abrechnung im Rahmen des Audit familienfreundlichegemeinde

11 Aufgabenkatalog im Rahmen des Fördervertrages -> Organisation und Durchführung von Veranstaltungen -> Organisation der Prozessbegleitung -> Organisation der Begutachtungen -> Informationen und Servicierung der Gemeinden, Öffentlichkeitsarbeit -> Versand von Unterlagen und Give aways -> Qualitätssicherung -> Weiterentwicklung und Standardisierung der Unterlagen

12 Aufgabenkatalog im Rahmen des Fördervertrages -> Sichtung und Stellungnahme zu den Gemeindeberichten -> Vorbereitung der Unterlagen und Bericht im Auditkuratorium -> Weiterentwicklung und Koordinierung des Auditprozesses/ Gemeindeinitiativen mit den Bundesländern -> Laufende Dokumentation und Administration -> Laufende Kontakte zu den Partnern -> Gesamte finanzielle Abwicklung der Aufwendungen im Rahmen des Audit

13 Abwicklung -> Organisation und Durchführung von Veranstaltungen - 12 Auditseminare - Fachtagung Aktives Altern EJ 2012 /2013 Integration im Frühjahr in Anif - Sonderzertifikatsverleihung Klagenfurt - Zertifikatsverleihung am 15.Oktober 2012 in der Stadt Salzburg für 84 Gemeinden!

14 Abwicklung -> Organisation und Durchführung von Netzwerktreffen - Erfahrungsaustausch von Auditgemeinden im Frühjahr Anif -Erfahrungsaustausch der Prozessbegleiter /innen und Gutachter/innen -> Organisation und Durchführung von Schulungen für Prozessbegleiter /innen & Gutachter/innen in Anif & Wien

15 Abwicklung -> Kontakt- und Informationsstelle für die Gemeinde während des Auditprozesses 1. Interessensbekundung 2. Zuteilung einer Prozessbegleitung 3. Ansuchen um ein Startpaket 4. Ratgeber bei Fragen zur Öffentlichkeitsarbeit, Abwicklung, Begutachtungsprozess bis zur Zertifizierung 5. Zuteilung einer Zertifizierungsstelle 6. Ratgeber im Umsetzungsprozess und im Reaudit

16 Abwicklung -> Kontakt- und Informationsstelle für Landesverbände, Landesfamilienreferate, Zertifizierungsstellen, Gutachter, Prozessbegleiter, Firmen, Partner -> Standardisierung & Aktualisierung von Unterlagen -> laufende Dokumentation & Administration

17 Kommunikation ->Kommunikations- & Informationsplattform in Zusammenarbeit mit -> Landesverbänden (Homepage & GZ, Newsletter) -> Landesfamilienreferaten (Newsletter) -> Kommunal & Kommunalnet -> Partner Dorf-Stadterneuerung, SPES (Newsletter) -> anderen Medien -> eigene Homepage:

18 Homepage des Österr. Gemeindebundes -> Infos zum Audit familienfreundlichegemeinde -> Veranstaltungskalender -> alle Einladungen, Protokolle, Präsentationen, Formulare -> Infos zu den Fachtagungen -> Öffentlichkeitsarbeit (Kommunalartikel, Infos zu Fachtagungen, Erfas, Presseecho der Zertifikatsverl.) -> Best Practice Beispiele, Maßnahmen aller zertifizierten Gemeinden seit 2009

19 Fachtagung: "Aktives Alter - Herausforderung? Chance?" in Anif/Salzburg Auditkuratorium Abnahme der Gutachten März bis Juli Abgabefrist Gutachten: 17. Juli Terminkalender 20./21. Juni 31. Juli Bildergalerie und Bericht Beilagen siehe Öffentlichkeitsarbeit 8. Auditseminar in Schlins/Vorarlberg 19. September Einladung & Anmeldung 9. Auditseminar in Innsbruck/Tirol 20. September Einladung & Anmeldung ZERTIFIKATSVERLEIHUNG 2012 Salzburg-Stadt 15. Oktober Einladung & Anmeldung

20 Abwicklung ->finanzielle Abwicklung der operativen Maßnahmen im Rahmen des Audit Anbotseinholung & Abrechnung von Veranstaltungen & Schulungen Aufwände der Prozessbegleiter & Zertifizierungsstellen Medienaufwand Vortragender bei Veranstaltungen u.v.m.

21 Abwicklung ->Berichtswesen im Rahmen der Förderabrechnung Tätigkeitsbericht Finanzbericht Abrechnung aller Aufwände eines Jahres laufende Dokumentation und Berichterstattung

22 Auditablauf auf einen Blick ->Interessenbekundung beim GBD/der FBG ->Besuch eines Auditseminars ->GR-Beschluss am Audit teilzunehmen ->Teilnahmevereinbarung an die FBG ->Zuteilung eines Prozessbegleiters durch den GBD -> Anforderung eines Startpakets beim GBD -> Auditprozess der Grundzertifizierung max. 9 Monate -> Bestätigung der 8 Std. PB & Antrag auf zusätzl. PB -> GR-Beschluss der umzusetzenden Maßnahmen -> Ansuchen um Gutachter beim GBD -> Kuratoriumssitzung (Mitteilung der Zertifizierung d. FBG) -> Zertifikatsverleihung 1 mal im Jahr -> Umsetzungsprozess ca. 3 Jahre -> jährliche Fortschrittsberichte -> Umsetzungsbericht, Begutachtung, Zertifizierung -> 3 Jahre Zeit, Entscheidung ob Reaudit

23 Schnittstelle Prozessbegleitung gem. neuen RLL Stand Okt Jeder PB schließt eine Rahmenvertrag mit der FBG - Österr. Gemeindebund kann ab diesem Datum einen PB nach Maßgabe der regionalen Nähe zuteilen- es gibt KEINEN Antrag auf Prozessbegleitung mehr! -Tätigkeit des PBs beginnt ab Datum der Zuteilung und unbedingt nach Datum der Gegenunterfertigung der Teilnahmevereinbarung durch die FBG - Binnen 2 Monate nach Zuteilung des PBs muss die Gemeinde mit dem Auditprozess beginnen!

24 Schnittstelle Prozessbegleitung gem. neuen RLL Stand Okt die Prozessbegleitung hat nun eine neue Aufgaben- und Stundenaufteilung: verpflichtende 8 Std: u.a. Ziele & Nutzen des Audit, Öffentlichkeitsarbeit, Fördermöglichkeiten d. Landes, Datenbank Optionale weitere 16 Std: Moderation der Workshops, Unterstützung Ist-und Sollprofil, Datenbank, Öffentlichkeitsarbeit, Kontrolle & Freigabe der Unterlagen - jede Gemeinde muss verpflichtend 8 Std. eine PB in Anspruch nehmen

25 Schnittstelle Prozessbegleitung gem. neuen RLL Stand Okt erst nach Erbringung der 8 Std. kann die Projektleitung der Gemeinde mittels Antrag auf zusätzliche PB (s. Projektordner Teil B) die weiteren 16 Stunden beantragen - die 16 Std. PB müssen in der Grundzertifizierung in Anspruch genommen werden - eine Verlagerung in die Umsetzungsphase ist nicht möglich - auch eine PB im Reaudit ist in der Förderung nicht vorgesehen - der PB hat Sorge zu tragen, dass die Gemeinde in max. 9 Monaten mit dem Grundzertifikat fertig wird

26 Schnittstelle Prozessbegleitung gem. neuen RLL Stand Okt erst nach Freigabe des Berichtes, nach Kontrolle der Unterlagen & Öffentlichkeitsarbeit und Kenntnis wann der GR-Beschluss ist, kann der PB eine Abrechnung machen - der Abrechnung ist das Formular Bestätigung der in Anspruch genommenen Stunden Prozessbegleitung (s. Projektordner Teil B) beizulegen! - Achtung! Die erste abrechenbare Stunde darf zeitlich erst nach dem Datum der Zuteilung erfolgen! - Das Formular Bestätigung der in Anspruch gen. PB wird von der Projektleitung und dem PB unterzeichnet

27 Schnittstelle Prozessbegleitung gem. neuen RLL Stand Okt Std sind Teil der Förderung, keine km-gelder - die Stunden sollen nach Tätigkeiten (etwa in Excel) aufgelistet sein - die Gemeinde, der Betreff als auch der Hinweis der eig. Besteuerung sollen klar ersichtlich sein - der Stundensatz beträgt EUR 73 zzgl. Ust - der Rechnungsempfänger lautet: Österr. Gemeindebund Service GmbH, Löwelstr. 6, 1010 Wien - die Rechnung unterfertigt per Post senden

28 Schnittstelle Begutachtung gem. neuen RLL Stand Okt. 12 -Zertifizierungsstellen schließen mit der FBG einen Vertrag -es gibt KEINEN Gutachterpool mehr auf den die Zertifizierungsstellen zugreifen können - Gutachter müssen sich für eine fixe Zertifizierungsstelle entscheiden - Schnittstellenprozess läuft wie folgt ab: 1. PB gibt die Freigabe über den Projektbericht & Projektordner, führt ein Abschlussgespräch 2. Gemeinde schickt dem ÖGBD ein Mail mit der Bitte um Zuweisung und NUR den Projektbericht im Anhang

29 Schnittstelle Begutachtung gem. neuen RLL Stand Okt ÖGBD teilt nach dem Rotationsprinzip der Gemeinde eine Zertifizierungsstelle zu 4. Zertifizierungsstelle teilt der Gemeinde und dem ÖGBD die/den Gutachter/in mit und informiert über Termin & Anforderungen 5. Zeitlich muss der Gutachter innerhalb von 4 Wochen nach Begutachtung vor Ort das Gutachten fertig stellen und der Zertifizierungsstelle übermitteln 6. der Gutachter rechnet auch wie bisher mit der Zertifizierungsstelle ab

30 Schnittstelle Begutachtung gem. neuen RLL Stand Okt Die Zertifizierung rechnet so wie bisher mit dem ÖGBD ab 8. 50% der Netto-Begutachtungskosten sind Teil der Förderung 9. 1, 5 Begutachtungstage sind jetzt neu an die Größe der Einwohnerzahl gebunden (Kosten früher einheitlich: EUR 1.600,--) eine Gemeinde > Einw. = EUR 1.550,-- eine Gemeinde < Einw. = EUR 1.350,-- zzgl. Reisek. +Ust. 10. auch für die Gemeinde ist die Abrechnung der restl. Kosten in Zukunft billiger 11. die Abrechnung der Zertifizierungsstelle erfolgt nach einer Auditkuratoriumssitzung, bei den Gemeinden, wo es keine Nachforderung gibt

31 Cooperate Identity Audit ffg 1. Logo Audit ffg ist das verbindende Element der Auditfamilie Gemeinde Prozessbegleitung Gutachter-ÖGBD/FBG 2. Verwendung des Logos in allen Unterlagen 3. PB erhalten Visitenkarten 4. Logo in der Signatur des PB & Gutachters verwenden 5. Öffentlichkeitsarbeit der Gemeinde geht nicht ohne Logo 6. PB sind die Auditbotschafter in den Bundesländern - PB sind Audit-CI-Erhalter in den Gemeinden

32 DANKE!