1. Allgemeine Checkliste für Firmenkunden/öffentliche Stellen etc.

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1 1. Allgemeine Checkliste für Firmenkunden/öffentliche Stellen etc. Gibt es eine(n) SEPA-Verantwortliche(n) bzw. eine Projektgruppe in Ihrem Unternehmen? o erledigt am:..... o ist vorhanden o Name der(s) SEPA-Verantwortlichen:. Nur mit Festlegung einer(s) SEPA-Verantwortlichen lässt sich die Umstellung auf SEPA reibungslos bewerkstelligen. Haben Sie die betroffenen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen über die Umstellung der Zahlungsverkehrsverfahren informiert? o erledigt am:..... o durchgeführt am... Haben Sie einen Umsetzungszeitplan entwickelt und einen definitiven SEPA- Umstellungstermin festgelegt? o ja, am:..... Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. Prüfen Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (z.b. Referenzdatenübermittlung). Prüfen Sie, zu welchem Zeitpunkt Ihre Geschäftspartner auf die SEPA-Zahlverfahren umstellen. Orientieren Sie sich unter Umständen mit Ihren Planungen an wichtigen Geschäftspartnern. Überprüfen Sie die Prozesse und die Struktur Ihres Zahlungsverkehrs: o Identifizierung betroffener Unternehmensbereiche (z.b. Einkauf, Buchhaltung, etc.) o Untersuchung von notwendigen Investitionen bei Systemumstellungen (z.b. betroffene Hardund Softwarekomponenten bei Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs- und/oder Banksofware, etc.) o Welche Dienstleister sind in den Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprozess involviert? o Zahlungen beleghaft o Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick o Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. Unterhalten Sie Konten im EU-Ausland? o nein o ja: Prüfen Sie, ob die Konten mittel- und langfristig noch benötigt werden Die SEPA-Zahlverfahren können im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum genutzt werden.

2 Ist Ihre Zahlungsverkehrssoftware und Ihre Finanzbuchhaltung SEPA-fähig? o Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? o Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? o Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? o Haben Sie Ihre Bank informiert, ab wann Sie Überweisungen im XML-Format einreichen werden? o Ist die Hinterlegung der Gläubiger-ID des Unternehmens möglich? o Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? o Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? o Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Wir unterstützen Sie gerne mit unserem Angebot an SEPA-fähigen Softwareprodukten. Bitte setzen Sie sich hierzu mit uns in Verbindung. Sollten Sie Zweifel haben, kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller oder lassen Sie sich von Ihrer Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg beraten. Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner und Kunden bekannt? o alle vorhanden o sind teilweise vorhanden o müssen noch eingeholt werden bzw. aus Kontonummer und Bankleitzahl umgewandelt werden Gern stellen wir Ihnen auch den VR-IBAN-Konverter zur Einzel- oder Massenumwandlung aller deutschen Bankverbindungen kostenlos zur Verfügung. Bitte schauen Sie auf unseren Internetauftritt oder sprechen Sie unsere bekannten Ansprechpartner an. Übrigens: Die Zahlungsverkehrsprodukte der Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Haben Sie in den Stammdaten/Ihrer Buchhaltung IBAN und BIC (auch für den nationalen Zahlungsverkehr) ergänzt? o ja, am:..... Zum Beispiel bei separater Lohnbuchhaltung sind die Geschäftsvorfallcodes ( Purpose-Codes ) bei XML-Formaten statt der heutigen Textschlüssel im DTAUS-Format zu beachten. Stimmen Sie sich hierzu mit Ihrem Dienstleister bzw. Ihrer Bank ab. Haben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt gegeben? o auf Formularen (z.b. Zahlscheinen) o auf Rechnungen und Briefbögen o auf anderem Schriftverkehr (z.b. auf der Homepage Ihres Unternehmens) Die IBAN und BIC finden Sie auf der Rückseite der VR-BankCard, dem Kontoauszug und im Onlinebanking.

3 2. Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften für Firmenkunden Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung (Inkassovereinbarung) mit Ihrer Bank abgeschlossen? o bereits neu abgeschlossen o vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein o erledigt am:... Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie bitte eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA-Lastschriften mit Ihrer Raiffeisenbank Chiemgau-Nord Obing eg ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. Haben Sie bereits Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer? o ist noch nicht beantragt o wird erledigt am:... o ist bereits beantragt, sie lautet.. Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: https://extranet.bundesbank.de/scp/ und teilen uns diese auf der SEPA-Lastschriftvereinbarung mit. Bitte reichen Sie die Vereinbarung unterschrieben bei uns ein. Künftig ist eine Bearbeitung ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID nicht mehr möglich. Haben Sie eindeutige Mandatsreferenznummern festgelegt? o erfolgt am:. o ja, wie folgt:.. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummern für die Zahlungspflichtigen (Geschäftspartner, Kunden) fest (z. B. die jewilige Rechnungs- oder Kundennummer, max. 35 alphanumerische Stellen). Bitte verwenden Sie in der Mandatsreferenznummer keine Leerzeichen. Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. Haben Sie die Lastschriftmandatsinformationen (Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummern, Vorlauffristen) in Ihrer Finanzbuchhaltung bzw. Banksoftware hinterlegt? o erfolgt am:... o bereits hinterlegt am... Planen Sie die rechtzeitige Übermittlung der Vorabankündigungen (z.b. Anpassung der Rechnungen) o erfolgt am:... o Informationen bereits in den Rechnungsvorlagen vorgesehen Bringen Sie z.b. einen Hinweis in Ihren Rechnungen an, der auf die Fälligkeit (Belastungsdatum) und den Betrag hinweist.

4 Nutzen Sie das Einzugsermächtigungsverfahren? o ja o nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Zahlungspflichtigen eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in eine SEPA-Basis-Lastschrift zulässig. Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat zu beachten? Anstelle der Einholung eines separaten Mandats haben Sie die Möglichkeit, Ihre Geschäftspartner und Kunden schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren. Angabe im Umdeutungsanschreiben: ü Hinweis auf die Umdeutung ü Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer ü Mandatsreferenz ü Umstellungstermin Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Textmuster stellen wir Ihnen gern zur Verfügung. Gegebenenfalls können Sie dazu den Kontoauszug beim letzten Einzug im Einzugsermächtigungsverfahren nutzen. Verwenden Sie Mandate anstelle von Einzugsermächtigungen? o ist erledigt am:... o ja, seit... Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung oder Sie können sie auf unserer Homepage (www.rb-chiemgaunord.de) abrufen. Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. Bitte beachten Sie: Sollten Sie das SEPA-Basis-Lastschrift in Verträge integrieren, benötigen Sie zwei Unterschriften Ihres Vertragspartners eine für den Vertrag und eine für das SEPA-Mandat. Haben Sie von Ihren Geschäftspartnern oder Kunden anstelle von Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge vorliegen? o ja o neue SEPA-Mandate wurden ausgetauscht, am:... o nein Abbuchungsaufträge können nicht - wie bei Einzugsermächtigungen möglich - umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Bitte prüfen Sie Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge daraufhin.

5 3. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften für Firmenkunden: 1. Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre-Notification = Vorabankündigung). 2. Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank : Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. 3. Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. 4. Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 5. Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug. (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 6. Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. 7. SEPA-Firmenlastschriftverfahren Das SEPA-Firmenlastschriftverfahren kann nur dann genutzt werden, wenn beide Vertragspartner keine Verbraucher sind Das Mandat (Kopie) muss der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen, damit eine Einlösung vorgenommen werden kann Der Zahlungspflichtige hat keine Rückgabemöglichkeit Kürzere Einreichungsfrist: 2 Tage vor Fälligkeit Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Kundenberater. Hier erhalten Sie unsere Telefonnummern: Hauptstelle Obing: Geschäftsstelle Pittenhart: Geschäftsstelle Seeon: Geschäftsstelle Seebruck: Geschäftsstelle Truchtlaching: Ansprechpartner für Fragen zu Softwareprodukten: Herr Weidinger:

6 SEPA-Begriffe IBAN (International Bank Account Number): Internationale Bankkontonummer Die IBAN hat je Land eine fixe Länge und kann bis zu 34 Stellen lang sein; in Deutschland hat sie 22 Stellen BIC (Business Identifier Code, ehemals Bank Identifier Code): Internationale Bankleitzahl, oftmals auch noch als SWIFT-Code bezeichnet Die Angabe des BIC entfällt ab im nationalen Zahlungsverkehr, ab auch im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr CI (Creditor Identifier): Gläubiger-Identifikationsnummer Diese eindeutige Nummer dient bei den beiden neuen SEPA-Lastschriftverfahren dazu, den Gläubiger (Lastschrifteinreicher) genau identifizieren zu können. Sie ist in Deutschland zum Beispiel 18 Stellen lang (Beispiel: DE02 ZZZ ) und wird von der Deutschen Bundesbank vergeben (www.glaeubigerid.bundesbank.de). Mandat: Die Lastschrift-Mandate ermächtigen den Zahlungsempfänger und die Bank des Zahlungspflichtigen zum Einzug einer Lastschrift. Die vorgegebenen Mandatstexte sind verpflichtend zu verwenden. Sie ersetzen die bisherigen Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge. Es gibt zwei unterschiedliche Mandate, eines für die SEPA-Basis-Lastschrift (SEPA-Lastschriftmandat) und eines für die SEPA-Firmen-Lastschrift (SEPA-Firmenlastschrift- Mandat) Mandatsreferenz: Eindeutige Bezeichnung des Mandats z.b. Rechnungs- oder Kundennummer. Sie kann max. 35 alphanumerische Stellen enthalten. Um die maschinelle Bearbeitung zu gewährleisten, ist die Verwendung von Leerzeichen nicht zulässig. SEPA (Single Euro Payments Area): Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Zukünftig soll es keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Euro- Zahlungen mehr geben. SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren ähnelt dem heutigen Einzugsermächtigungsverfahren in Deutschland, jedoch besteht hiermit die Möglichkeit, Lastschrifteinzüge sowohl innerhalb Deutschlands als auch EU-weit vornehmen zu können. SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren in Deutschland, jedoch besteht hiermit auch die Möglichkeit, Lastschrifteinzüge sowohl innerhalb Deutschlands als auch EU-weit vornehmen zu können. Es ist speziell auf die Bedürfnisse von Firmenkunden ausgerichtet und kann mit Privatkunden (Verbrauchern) nicht vereinbart werden.

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