13. Business Breakfast der Initiative UBIT Impulse für Unternehmerinnen der Fachgruppe UBIT Wien

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1 13. Business Breakfast der Initiative UBIT Impulse für Unternehmerinnen der Fachgruppe UBIT Wien 26. November 2014

2 13. Business Breakfast der Initiative UBIT I Was bedeutet Cloudsoftware oder Cloudcomputing? II Das Pro und Contra einer Onlinebuchhaltung! III Welche Zusatzfunktionen hat eine Onlinebuchhaltung gegenüber einer Offlinebuchhaltung? IV Wie kann die Datensicherheit garantiert werden? Birgit Wichmann Peter Schulte-Hülsmann

3 I Was bedeutet Cloudsoftware oder Cloudcomputing? Offline Software mindestens 1 fester PC / Laptop (lokale Anwendung) Terminal Server Lösung (Mittlere Datentechnik, Großrechner) Rechenzentren als Verarbeitungszentrum mit lokaler PC/Mac Anwendung über DFÜ / Internet Online Software Lokale Anwendung und Speicherung im Intranet (Ortsunabhängig durch Netzzugänge wie Exchange etc.) Netzbasierende Lösungen in der Cloud (unabhängig von Ort und Betriebssystem) Wesen der Cloud Software (S.a.a.S.) rein Internet basierende Anwendungen Plattform unabhängig 24 / 7 Verfügbarkeit Zertifizierte Rechenzentren mit redundanter Speicherung an mindestens 2 Orten Integrationsfähig

4 II PRO und CONTRA Besonders geeignet für KMU s, Freiberuflern und EPU s mit Einnahme-Überschussrechnung (EÜR), aber auch für die doppelte Buchhaltung bilanzierungspflichtiger Unternehmen mit offener Postenbuchhaltung. Sie entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und ist von der Finanz zugelassen. Sie sparen Zeit und Kosten. Belege müssen z.b. nicht mehr an den Steuerberater versendet werden. Sie können Sie einscannen und online bereitstellen und der Steuerberater bucht sie dann. Das gleiche gilt für Kontoauszüge. Ihre Flexibilität steigt, denn Sie oder Ihr Steuerberater können z.b. wahlweise entscheiden, ob die Daten der laufenden Buchhaltung überspielt werden sollen oder der Steuerberater über einen eigenen Zugang den Jahresabschluss erstellt. Sie können Ihre Buchhaltung selbst erstellen und müssen dazu kein Buchhalter sein. Buchhaltung ist keine Hexerei, sondern erlernbar!

5 II PRO und CONTRA Ein Support steht in jedem Fall zur Verfügung, in der Regel ist er sogar kostenlos! Auswertungen wie BWA und Kostenstellenrechnung können individuell an das Unternehmen angepasst werden. Die Software ist mandantenfähig. Die Buchhaltung kann in unterschiedlichen Währungen geführt werden. Es fallen deutlich weniger Kosten an, als bei offline ERP-Software! (keine Wartung und Update s) Benutzerfreundlich! Bietet daher optimale Voraussetzungen für eine Buchhaltung auch für Nicht- Buchhalter! Multilingual Jeder Benutzer kann seine eigene Sprache auswählen Kostenlose API zur Verknüpfung mit CRM oder ERP Tools

6 III Zusatzfunktionen Sie benötigen lediglich einen Internetanschluss und einen Browser. Die Softwarelösung ist auf verschiedenen Servern des Anbieters installiert. Deshalb benötigen Sie keinen freien Festplattenspeicher. Ortsunabhängige Erreichbarkeit! Das Programm ist immer aktuell, da Gesetzesänderungen und darauf beruhende Aktualisierungen durch den Anbieter durchgeführt werden. Es sind keine Update s nötig! Auch Datensicherungen organisieren die Buchhaltungssoftware-Anbieter selbst. Die Backups werden dabei täglich auf mehreren Festplatten gesichert. Bei lokalen Lösungen müssen Sicherungen erst eingerichtet werden. Sie können sich also auf das Buchen konzentrieren. Keine Zusatzkosten wegen Wartung oder Update s!

7 III Zusatzfunktionen Keine Zusatzkosten wegen Wartung oder Update s! Das Ausprobieren aller Programme mittels Testversionen vor der Kaufentscheidung ist möglich! Die Preise variieren je nach Anbieter. Es gibt einige Online-Buchhaltungs-Programme, welche kostenlos genutzt werden können. Optional dazu sind Überprüfungen, Jahresabschlüsse und Lohnbuchhaltung durch Steuerberater erweiterbar. Zusätzlich wird neben den Fixkosten teilweise eine Einrichtungsgebühr für kostenpflichtige Produkte fällig. Diese monatlichen Kosten beginnen bei 5,00 und sind daher eine preiswerte Alternative zu den installierbaren Buchhaltungsprogrammen.

8 IV Wie kann die Datensicherheit garantiert werden? EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG Richtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (1995) Datenschutz, der in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union durch nationale Gesetze sichergestellt werden müssen Basis des österreichischen Datenschutzrechts ist das österreichische Datenschutzgesetz aus dem Jahre 2000 (DSG 2000, veröffentlicht im BGBl. I Nr. 165/1999) Anders als im DE-Datenschutzrecht, ist in Österreich der Datenschutz als sog. Jedermann- Grundrecht ( 1 Abs. 1 DSG 2000) ausgestaltet und erfasst daher nach einhelliger Überzeugung natürlichen Personen und juristische Personen (also explizit auch Firmen und Unternehmen).

9 IV Wie kann die Datensicherheit garantiert werden? Rechenzentrum Datenspiegelung / Redundanz Monitoring und Protokollierung des Serverstatus Optimierung der Roll-Out-Prozesse (Lifecycle, Operation System Change) SSL Verschlüsselung / Encryption neben TLS (Transfer Layer Security) weiterhin SSLv3 (jetzt V 3.1) 128 vs 256 Bit SSL (Secure Sockets Layer) Zugriffssicherheit

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