AGILIA DYNABASE. Dublettenassistent. Benutzer- Dokumentation

Transkript

1 AGILIA Benutzer- Dokumentation DYNABASE

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul: Dynabase Profile. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax office@ebitonline.com * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 13

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES... 4 Wo finde ich den Menüpunkt? DUBLETTENASSISTENT Neuer Job Job-Liste Ergebnisse bearbeiten Dubletten-Prüfungsart wählen Manuelle Prüfung Alle deaktivieren In Profilliste laden Als Zielgruppen-Ergebnis speichern ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 13

4 1 Allgemeines Im Herzstück von AGILIA, dem Modul Dynabase, können Sie all Ihre Adress- und Kontaktdaten einfach und praktisch verwalten. Der ist Teil des Moduls Dynabase von AGILIA. Sie können damit Dubletten suchen. In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit dem Suchen von Dubletten in AGILIA beschäftigen. Wo finde ich den Menüpunkt? Im Menü DYNABASE finden Sie den Menüpunkt PROFILE. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten: NEUE PERSON, NEUE FIRMA und DUBLETTENASSISTENT. Abbildung 1: Menü ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 13

5 2 Hier erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, damit Sie in AGILIA Ihre Profile auf vorhandene Dubletten überprüfen können. Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, ist die Dublettenprüfung in Form eines Assistenten aufgebaut. Dieser führt Sie Schritt für Schritt durch die Funktionalitäten. Wählen Sie im Menü PROFILE den Menüpunkt DUBLETTENASSISTENT, um zum en zu gelangen. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden zwei Menüpunkten: JOB-LISTE und NEUER JOB 2.1 Neuer Job Sie haben die Möglichkeit, sich zwischen vier verschiedenen Dubletten-Jobs zu entscheiden. Je nach Such-Modus sind teilweise Zielgruppen auszuwählen. Nur Mandant Nur Zielgruppe Mandant Mandant ZG 1 ZG 1 ZG 3 ZG 3 ZG 2 ZG 2 Es werden alle Datensätze des Mandanten durchsucht. Sie müssen dafür keine Zielgruppen auswählen. Eine gewählte Zielgruppe wird auf Dubletten untersucht. Sie müssen dafür eine Quell- Zielgruppe auswählen. Zielgruppe < - > Mandant Zielgruppe < - > Zielgruppe Mandant ZG 1 ZG 3 ZG 2 Es wird eine Zielgruppe mit den restlichen Profilen des Mandanten auf Dubletten verglichen. Sie müssen dafür eine Quell-Zielgruppe auswählen. Es werden zwei Zielgruppen auf Dubletten überprüft. Sie müssen sowohl eine Quell- Zielgruppe als auch eine Ziel-Zielgruppe auswählen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 13

6 Wählen Sie die richtigen Einstellungen im Fenster "Neuer Job für Dublettensuche". Abbildung 2: Neuer Dubletten-Job 1 Aus der Liste "Suche wo?" wählen Sie die gewünschte Art der Dubletten-Suche aus (siehe oben). 2 Hier können Sie die Quell-Zielgruppe auswählen. 3 Hier können Sie die Ziel-Zielgruppe auswählen. 4 Wenn Sie die Anzahl der zu überprüfenden Datensätze begrenzen wollen, geben Sie einen Wert ins Feld "Anzahl begrenzen auf" ein. Hinweis: Der eingegebene Wert bezieht sich auf die ersten Datensätze, das hießt bei einem Wert von 1000 werden lediglich die ersten 1000 Datensätze des Bestandes überprüft. 5 Wählen Sie die Stufe der Genauigkeit (Schärfe) der Dubletten-Suche aus. Hinweis: Bei "Stufe 1: Exakt" ist die Suche am genauesten, das heißt es werden nur exakt übereinstimmende Profile gefunden. Vergrößert man diesen Wert bis hin zur "Stufe 6: Sehr ungenau" werden immer mehr Profile ausgegeben, die jedoch nicht zwingend Dubletten sein müssen. 6 Der Startzeitpunkt des Dubletten-Jobs muss definiert werden. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Dubletten-Job. Bis dahin ist der Dubletten-Job im Status "wartend". Diese Felder sind Pflichtfelder. Hinweis: Wird eine sehr große Datenmenge durchsucht bzw. arbeiten sehr viele Benutzer am System, so ist eine Dublettensuche außerhalb der Spitzenzeiten zu empfehlen. 7 Der Endzeitpunkt des Dubletten-Jobs kann definiert werden. Beim Erreichen des definierten Endzeitpunktes wird der Job unabhängig von seinem Fortschritt beendet. 8 Sie können einstellen, ob der Dubletten-Job wiederholt werden soll. 9 Zusätzlich zu den bereits eingestellten Werten können Sie noch die Attribute "Vorname", "Hausnummer" und "PLZ" für die Dublettensuche heranziehen. Hinweis: Beachten Sie, dass als minimale Menge für den Vergleich von Profilen bereits die Attribute "Nachname", "Strasse" und "Ort" automatisch verwendet werden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 13

7 10 Mit der Checkbox "Nur aktive Objekte vergleichen" können Sie auswählen, ob nur aktive oder auch inaktive Objekte verglichen werden sollen. 11 Der Jobname dient der späteren Identifikation des Jobs in der Dubletten-Job-Liste. Es wird als Standardwert eine Kombination aus Benutzernamen, aktuelles Datum und Dubletten-Job verwendet. Die Angabe des Namens ist verpflichtend. Klicken Sie auf, um den Dubletten-Job zu starten. Den Status und das Ergebnis des Dubletten-Jobs können Sie in der Job-Liste überprüfen und abrufen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 13

8 2.2 Job-Liste Ergebnisse bearbeiten Im Modul DYNABASE unter dem Menüpunkt PROFILE DUBPLETTENASSISTENT finden Sie den Menüpunkt JOB-LISTE. Der Menüpunkt JOB-LISTE stellt alle Dubletten-Jobs in Listenform dar (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.). Abbildung 3: Job Liste Dubletten-Suche 1 Bestimmte Dubletten-Jobs können Sie über die drei Felder "Jobname", "Ersteller" und "Erstell-Datum" suchen. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). 2 Jeder Dubletten-Job hat einen Status. Durch Aktivierung/Deaktivierung der Checkboxen neben den Status-Namen (wartend, läuft gerade ) können Sie einen Filter setzen. Es werden nur noch Jobs der markierten Status angezeigt. 3 Die Auflistung der Dubletten-Jobs stellt immer dar, wann von wem ein Dubletten-Job aufgegeben wurde. Der Aktivierungszeitpunkt ist jener Zeitpunkt, zu dem die Daten aus der Datenbank ausgelesen werden bzw. wurden. 4 Der aktuelle Status wird ebenfalls angezeigt. 5 Jeder Dubletten-Job hat einen Namen. Sobald der Job im Status "abgeschlossen" ist, kann mittels Klick auf den Jobnamen das Ergebnis vom Server geladen werden. Es öffnet sich ein neues Fenster. Hinweis: Um die Ergebnisse der Dublettensuche weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf den Jobnamen Sie können in Folge die Prüfungsart auswählen. 6 Jeder Dubletten-Job hat einen Typ: Dubletten-Suche. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 13

9 7 In der Job-Liste wird der Erzeuger des Jobs (Benutzer Name) dargestellt. 8 Jobs, die Sie nicht mehr benötigen, markieren Sie in der Checkbox "Job löschen" und klicken anschließend auf den Button 9 Über die Detailansicht können weitere Details zum Dubletten-Job (Genauigkeit, Art der Suche, Anzahl der Dubletten, ) aufgerufen werden. Hinweis: Kontrollieren Sie in der Detailansicht die Anzahl der Profile. Läuft gerade ein Dubletten-Job, so sehen Sie anstatt der Checkboxen eine Fortschrittsanzeige. Klicken Sie auf um die Liste und damit den Fortschritt zu aktualisieren. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 13

10 2.3 Dubletten-Prüfungsart wählen Klicken Sie auf den gewünschten Jobnamen in der Job Liste und Sie gelangen zum nächsten Schritt des Dubletten-Assistenten. Im ersten Schritt wurden die Profile auf Dubletten durchsucht. Nun müssen Sie entscheiden, was in weiterer Folge mit den gefundenen Dubletten geschehen soll. Sie haben grundsätzlich vier Möglichkeiten (siehe Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.): Abbildung 4: Dubletten-Prüfungsarten Manuelle Prüfung Abbildung 5: Manuell Prüfung 1 Die Anzahl der sich im Pool befindlichen Dubletten wird Ihnen angezeigt. 2 Sie können auswählen, ob bekannte Dubletten angezeigt werden. 3 beendet diesen Dialog und Sie kehren zur Job Liste zurück. 4 entfernt das Dubletten-Paar aus den gesuchten Dubletten. Wurde diese Aktion erfolgreich durchgeführt, erhalten Sie folgende Meldung: ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 13

11 Hinweis: Die Profile werden nicht gelöscht, lediglich aus der Auswahl entfernt. 5 ignoriert alle Aktionen und überspringt die Dubletten. 6 bestätigt die gewählte Aktion, z.b. wenn Sie für ein Profil die Checkbox "Nicht löschen" auswählen. Hinweis: Wenn Sie keine besondere Aktion auswählen, bleibt das (mit dem Radiobutton ) markierte Profil erhalten alle anderen Profile werden gelöscht. Hinweis: Die Kunden- und Systemnummer werden beim Löschen der Dublette automatisch im Profil gespeichert und gehen damit nicht verloren. Suchen Sie später nach einer Systemnummer einer Dublette, wird Ihnen automatisch das bereinigte Profil angezeigt. 7 löscht die ausgewählten Objekte (z.b. Adresse, Telefonnummer, ) in den jeweiligen Profilen. Die gelöschten Objekte werden rot durchgestrichen dargestellt. Bestätigen Sie mit 8 verschiebt die ausgewählten Objekte (z.b. Adresse, Telefonnummer, ) in das (mit dem Radiobutton ) markierte Ziel- Profil. Die verschobenen Objekte werden im Ziel-Profil blau dargestellt. Bestätigen Sie mit 9 kopiert die ausgewählten Eigenschaften von Objekten (z.b. Vorwahl, Hausnummer, ) zum (mit dem Radiobutton ) markierten Ziel-Profil. Dazu müssen Sie die gleichen Eigenschaften in den Profilen markieren. Die kopierten Eigenschaften werden im Ziel-Profil blau dargestellt. Bestätigen Sie mit 10 vereinigt die ausgewählten Eigenschaften von Objekten (z.b. Vorwahl, Hausnummer, ) im (mit dem Radiobutton ) markierten Ziel-Profil. Dazu müssen Sie die gleichen Eigenschaften in den Profilen markieren. Die vereinigten Eigenschaften werden im Ziel-Profil blau dargestellt. Bestätigen Sie mit 11 aktiviert für das Profil, dass es nicht gelöscht wird, wenn Sie auf klicken sofern es nicht ohnehin als aktives Profil mit dem Radiobutton markiert ist. 12 markiert Profile als bekannte Dubletten. Sie müssen mindestens zwei Profile als bekannte Dubletten markieren. Bestätigen Sie mit ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 13

12 2.3.2 Alle deaktivieren Mit der Prüfungsart "Alle deaktivieren" können Sie definieren, was mit den Profilen sowie mit den Dubletten geschehen soll. Abbildung 6: Alle deaktivieren 1 Definieren Sie die Einstellungen für jene Profile, die nicht gelöscht werden sollen. Sie können als Kriterium auswählen zwischen den neuesten und ältesten Erzeugungsund Änderungsdaten sowie der kleinsten und größten Systemnummer. Hinweis: Profile, die sie mit diesem Kriterium definieren, werden nicht gelöscht. 2 Legen Sie fest, ob die gefundenen Dubletten im System inaktiv gesetzt oder gelöscht werden sollen. 3 Wählen Sie jene Unterobjekte, die zu den Profilen, die nicht gelöscht werden, hinzugefügt werden sollen. Alle jene Unterobjekte, deren Checkboxen markiert wurden, werden dem behaltenen Profil angehängt. Hinweis: Mit dieser Einstellung können Sie Unterobjekte von Dubletten übernehmen. 4 Wählen Sie einen Startzeitpunkt für den "alle deaktivieren"-job. Hierbei wird als Standardwert der aktuelle Zeitpunkt verwendet. Zu diesem Zeitpunkt startet der Job. 5 Klicken Sie auf, um diese Prüfungsart abzubrechen. Sie kehren zur Job Liste zurück. Klicken Sie auf, um den Job auszuführen. Den Status und das Ergebnis des Deaktivierungs-Jobs können Sie in der Job-Liste überprüfen und abrufen In Profilliste laden Mit dem Befehl "In Profilliste laden" werden die Ergebnisse der Dublettensuche in die Profilliste geladen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 13

13 In der Profilliste können Sie die geladenen Profile weiter im Detail bearbeiten Als Zielgruppen-Ergebnis speichern Geben Sie einen aussagekräftigen Namen in das Pflichtfeld ein und klicken Sie auf, um die gefunden Profile des Dubletten-Jobs als Zielgruppe zu speichern. Wenn das Ergebnis erfolgreich gespeichert wurde, erhalten Sie folgende Statusmeldung: ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 13 / 13