Mahnungseinstellungen... 3

Transkript

1 Mahnungen

2 Inhalt Mahnungseinstellungen... 3 Mahnungseinstellungen hinterlegen... 3 Mahnstufen... 4 Mahnstufe anpassen... 4 Mahntext bearbeiten... 5 Mahntext neu erstellen... 6 Beleglayouts für Mahnungen... 7 Mahnungen Mahnliste Gesperrte Posten Inkassoliste Mahnlauf vorbereiten Mahnlauf ausführen Mahnungen versenden Mahnhistorie Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 18

3 Mahnungseinstellungen Mahnungseinstellungen hinterlegen In den Stammdaten hinterlegen Sie Mahnungseinstellungen. Scopen Sie Funktionen / Mahnungen (Menü: Global > Stammdaten > Buchhaltung verwalten > Mahnstufen). Die meisten Einstellungen sind hier selbsterklärend. Auf einige wird entsprechend der Nummerierung im Bild eingegangen: 1. Mithilfe von Beleglayouts erstellen Sie Mahnschreiben im eigenen Corporate Design. 2. Mit einer Gesamtdatei generieren Sie einen vollständigen Mahnlauf in einem. 3. Sie können beliebig viele Mahnstufen einstellen und jede Mahnstufe an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mehr dazu weiter unten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 18

4 Mahnstufen Drei Mahnstufen sind bereits voreingestellt. Sie können weitere hinzufügen und vorhandene bearbeiten oder entfernen. Über die Pfeiltasten können Sie die Reihenfolge ändern. Außerdem können Sie Posten von einer Mahnstufe in eine andere überführen. Mahnstufe anpassen Wählen Sie Bearbeiten, um eine voreingestellte Mahnstufe anzupassen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 18

5 Mahntext bearbeiten Angenommen, Sie möchten einen deutschen Mahntext formulieren. Markieren Sie die Zeile Deutsch (Deutschland) und wählen Sie Bearbeiten. Hier können Sie einen Beispieltext einfügen umd Ihre Textänderungen vornehmen. Die mit $ beginnenden Angaben sind Textbausteine, die gemäß Ihren Mahnungseinstellungen, Stammdaten usw. befüllt werden. Wählen Sie Platzhalter einfügen, um auf mahnungsspezifische Platzhalter zuzugreifen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 18

6 Mahntext neu erstellen Wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Mahntext, z. B. in einer anderen Sprache, zu formulieren. Geben Sie die gewünschte Sprache und den Mahntext ein. Platzhalter können Sie verwenden, wie oben beschrieben. Anschließend speichern Sie Ihren Text über das Diskettensymbol. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 18

7 Beleglayouts für Mahnungen Laden Sie eigene odt-dateien in die Anwendung und verwenden Sie diese als Beleglayouts für Mahnungen. Um dies zu tun, öffnen Sie die Mahnungseinstellungen und klicken im Abschnitt Ausgabeformat. auf Auswählen. Damit öffnen Sie den Bildschirm Beleglayouts Mahnungen (siehe unten). Über den Tab Vorschau können Sie das markierte Layout anzeigen. Öffnen Sie dann das Layout, das dem Gewünschten am nächsten kommt, indem Sie auf den Dokumentenlink klicken. Hinweis: Der Link Beleglayouts verwalten führt Sie zu einer Übersicht aller Beleglayouts, also nicht nur der Layouts für Mahnungen. Hier können Sie vordefinierte Layouts an Ihre Bedürfnisse anpassen oder eigene Layouts hochladen. Das Mahnungslayout öffnet sich in OpenOffice. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 18

8 Hinweis: Beleglayouts in Scopevisio werden am besten mit dem kostenlosen Programm OpenOffice erstellt. Dieses steht für Windows und Mac gleichermaßen zur Verfügung. OpenOffice-Dokumente haben die Endung odt. Falls Sie OpenOffice noch nicht installiert haben, können Sie das Programm hier herunterladen. Die in geschweiften Klammern {...} stehenden Elemente sind Platzhalter. Eine vollständige Platzhalterübersicht können Sie hier herunterladen. Den Umgang mit Beleglayouts lesen Sie bitte hier nach. Speichern Sie die geänderte Mahnung. Anschließend markieren Sie das Layout in der Tabelle der Mahnlayouts und klicken unten auf den Button Auswählen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 18

10 Wenn Sie den Link anklicken, öffnet sich das folgende Formular. Hier können Sie 1. Ihr Layout umbenennen 2. Ein an anderer Stelle gespeichertes odt-layout stattdessen hochladen 3. Den Layouttyp und eine Beschreibung eingeben. Speichern Sie Ihre Änderungen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 18

11 Mahnungen In Scopevisio können Sie überfällige Forderungen in einer Mahnliste anzeigen und gemäß Ihren individuellen Mahnungseinstellungen individuell oder in einem Mahnlauf anmahnen. Mahnliste Scopen Sie Funktionen / Mahnliste (Menü: Finanzen > Forderungen > Mahnungen). In einer Tabelle werden die offenen Posten und deren Mahnbarkeit auf Basis des in den Stammdaten definierten Mahnrhythmus dargestellt. 1. Schränken Sie die Ansicht über die Checkboxen unterhalb der Tabelle auf die fälligen Posten ein bzw. auf Posten, die den Mahnrhythmus überschritten haben. 2. Über die Checkboxen am Zeilenanfang markieren Sie Posten, die in den Mahnlauf aufgenommen werden sollen. 3. Wählen Sie eine Zeile aus und bestimmen Sie mithilfe der Buttons, ob die Mahnstufe für diesen Posten herauf- oder herabgesetzt werden soll, ob der Posten gesperrt oder zur Inkassoliste hinzugefügt werden soll. Tipp: Blenden Sie weitere Angaben in der Tabelle ein oder aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und die Spaltenauswahl wählen. Hier können Sie die Tabellenansicht durch Anhaken von Checkboxen auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Ein Klick auf das Lupensymbol blendet oberhalb der Tabelle Filterzeilen ein, mit deren Hilfe Sie die Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 18

12 Tabelle mit einer Volltextsuche durchforsten können. Gefilterte Tabellen können Sie als Arbeitslisten speichern; sie werden dann in Ihrem Arbeitsplatzmenü angezeigt. Gesperrte Posten Wählen Sie unterhalb der Mahnliste den Link Gesperrte Posten anzeigen, um gesperrte Posten zu sehen. Sie können diese auswählen und über einen Button wieder zum Mahnen freigeben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 18

13 Inkassoliste Ausgemahnte Posten können auf die Inkassoliste gesetzt werden. Diese öffnen Sie über den Link Inkassoliste anzeigen. Über einen Button können Sie markierte Posten aus der Inkassoliste wieder entfernen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 18

14 Mahnlauf vorbereiten In der Mahnliste markieren Sie nun die Checkboxen der Posten, die Sie mahnen möchten. Der Button Mahnschreiben aktualisieren wird dadurch aktiviert. Wenn Sie diesen Button klicken, werden im Hintergrund Mahnschreiben erzeugt. Klicken Sie auf das PDF-Symbol links daneben, um die Mahnschreiben anzeigen zu lassen. Wenn diese in Ordnung sind, können Sie die Mahnungen bestätigen; wenn nicht, ändern Sie die Mahnschreiben und wählen erneut Mahnschreiben aktualisieren. Mahnlauf ausführen Wählen Sie nun den Link Bestätigte Mahnungen anzeigen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 18

15 Es öffnet sich das Formular Bestätigte Mahnungen, in dem Sie Ihren Mahnlauf markieren und auf Details/Versenden klicken können. Dadurch öffnet sich das Detailformular Ihres Mahnlaufs. Sie können den Inhalt anzeigen, um einen letzten Blick auf Ihre Mahnschreiben zu werfen, oder den Button Versenden klicken, um den Mahnlauf auszuführen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 18

16 Mahnungen versenden Nach dem Klick auf Versenden öffnet sich folgendes Formular für den -Versand der Mahnungen. 1. Die Empfänger werden automatisch eingefügt. 2. Sie können einen Absender und eine Antwort- -Adresse angeben. 3. Schreiben Sie einen Begleittext für Ihre Mahnung. 4. Hier können Sie auf vorhandene Platzhalter und Textbausteine zugreifen und diese einfügen. Mehr darüber unter Beleglayouts. 5. Das Mahnschreiben ist im PDF-Format bereits angehängt. 6. Über die drei Symbole können Sie eine weitere Anlage hinzufügen, ein Dokument aus Teamwork wählen oder die betreffende Anlage entfernen. 7. Der Link ODT-Dokumentenlayout auswählen und anhängen führt Sie zur im vorigen Artikel beschriebenen Layout-Auswahl. 8. Wenn alles fertig ist, Versenden Sie Ihre Mahnung(en). Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 18

17 Mahnhistorie Über die Buchungsnummern der einzelnen Posten auf der Mahnliste können Sie die Details der Buchung einsehen. Die Nummern sind mit einem Link unterlegt, der ein Detailformular ansteuert. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 18

18 Es öffnet sich das Formular Buchung mit allen Details des betreffenden Postens. Der Link Mahnhistorie für diesen Posten anzeigen (1) bringt alle Einzelheiten über den Mahnverlauf auf den Bildschirm. Außerdem können Sie hier die Nächste Mahnstufe (2) und das Nächste Mahndatum (3) ändern, die Angaben Korrigieren (4) oder den offenen Posten Stornieren (5). Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 18