WebApp und WebService zur mobilen Datenerfassung für WinVet pro

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1 WebApp und WebService zur mobilen Datenerfassung für WinVet pro Stand: Version: Seite 1

2 Der WinVet Web Service Mit unserem einzigartigen WinVet Web Service können Sie Kunden, Patienten und dazu gehörige Leistungen einfach und komfortabel, nicht nur unterwegs, erfassen und bearbeiten. Er bietet aber weit mehr als nur eine WebApp-basierte Möglichkeit zur Datenerfassung! Sie haben die gesamten Adress- und Kontaktdaten Ihrer Kunden und Patienten dabei und sehen über die Google Maps Anbindung von WinVet Web sogar den Kartenausschnitt der jeweiligen Adresse! Dazu sind alle offenen Leistungen und die gesamte Historie einsehbar! Besser geht s nicht! Die WebApp läuft auf Smartphones und Tablets (iphone, ipad, Android oder BlackBerry) sowie auf allen Computern (PC, Mac, Linux, Desktop, Laptop, NetBook etc.) mit dem Browser Google Chrome oder Apple Safari. D. h. Sie können nicht nur mit Ihrem Handy Daten erfassen, sondern die WebApp auch als alternative Erfassungsmethode mit dem Notebook und UMTS / LTE im Auto, in der Praxis über Ihr WLAN oder in Ihrer Wohnung mit DSL nutzen. Völlig unabhängig vom Praxisbetrieb! Alle Daten werden sofort über die Online-Verbindung des Gerätes kennwortgeschützt zentral auf unserem Server im Internet abgelegt. Der Zugriff darauf kann weltweit erfolgen - z. B. auch im Urlaub! Der Verlust oder Diebstahl Ihres Gerätes führt nicht zum Verlust / Missbrauch der Daten. Alle Nutzer des WinVet Web Services in Ihrer Praxis arbeiten mit der gleichen Datenbasis. Seite 2

3 Die WinVet WebApp Die WinVet WebApp kann durch einfaches Surfen mit dem Browser zur Internet-Adresse auf einem der oben genannten Geräte gestartet werden. Die Daten werden damit so gespeichert, wie Sie sie in der WinVet pro Erfassungszeile eingeben würden, bevor WinVet pro diese analysiert, auswertet und daraus z. B. den Preis für einen Festpreis oder ein Medikament ermittelt. Nach dem Import der Web-Leistungen in WinVet pro werden diese Roh -Daten wie eine Eingabe innerhalb einer Leistungsdatei verarbeitet und aufgelöst. Workflow 1. Rufen Sie auf dem Praxisrechner in WinVet pro den Menüpunkt Web -> WinVet Web Service auf und klicken Sie dann auf Synchronisieren. (Damit werden Ihre Stammdaten wie Kunden und Patienten etc. mit der Datenbank des WinVet Web Service abgeglichen.) Achtung!!! Die erste Synchronisierung kann je nach Bestandsgröße einige Zeit dauern! 2. Starten Sie die WinVet WebApp auf Ihrem mobilen Gerät und erfassen Sie damit Ihre Leistungen. Sie können auch über einen längeren Zeitraum (z. B. eine Woche), die Daten nur mit der WebApp erfassen. Während dieser Zeit sind diese dann dort jederzeit einsehund änderbar. 3. Rufen Sie auf dem Praxisrechner in WinVet pro wieder den Menüpunkt Web -> WinVet Web Service -> Synchronisieren auf um die erfassten Daten in WinVet pro einzulesen und den Bestand mit der Datenbank abzugleichen. Ein WinVet Dokument Web-Leistungen zu einem Kunden nimmt dessen Leistungspositionen solange auf, bis Sie sie verarbeiten lassen und eine abrechenbare Leistungsdatei daraus wird. 4. Die Schritte 2 bis 3 können Sie jetzt beliebig oft wiederholen. 5. Um die Verarbeitung der Web-Leistungen aus Punkt 3 in WinVet pro zu starten und daraus eine abrechenbare Leistungsdatei zu erstellen, starten Sie die entsprechende Funktion in der Dokumentsymbolleiste der Web-Leistungen in WinVet pro. Seite 3

4 WinVet pro legt dann für jeden Kunden eine Leistungsdatei an (bzw. öffnet evtl. eine vorhandene) und trägt die erste Web-Leistungsposition mit Datum, Patient, Prefix, Leistungstext etc. in die Erfassungszeile ein. Nach dem Bearbeiten und Übernehmen dieser, trägt WinVet pro die Nächste ein und so weiter bis alle Positionen verarbeitet sind. (Analoges Vorgehen beim Festpreispaket). Die Web-Leistungen werden damit als verarbeitet markiert. Anwendungs-Szenario Vertretung Nehmen wir an, Sie fahren in den Urlaub und ein Vertreter übernimmt während Ihrer Abwesenheit die Praxisbetreuung. Sie möchten nun natürlich nicht, dass er vollständigen Zugriff auf Ihre gesamten Praxisdaten und damit auch Umsatzzahlen hat. Lösung: Sie geben ihm z. B. Ihr ipad oder die Zugangsdaten zum WinVet Web Service für sein eigenes Smartphone und lassen ihn seine Tätigkeit ausschließlich darüber erfassen. Damit ist nicht nur Ihr Datenbestand geschützt, sondern Sie können seine Arbeit auch noch jederzeit online einsehen - weltweit! Nach Ihrer Rückkehr können Sie bei der Übernahme der angesammelten Web-Leistungen jede einzelne Position prüfen, bekommen so mit was los war und können korrigierend eingreifen! Das gleiche Szenario lässt sich z. B. auch für Assistenzärzte anwenden. Wozu dient WinVet web nicht? WinVet web ergänzt WinVet pro um eine mobile Datenerfassung. Es bildet nur einen Teil der Funktionen von WinVet pro ab und kann es nicht ersetzen. Durch den hohen Grad an Komplexität gerade bei der Preisfindung einzelner Leistungspositionen kann dieser Vorgang nur innerhalb von WinVet pro und Ihrem tatsächlichen Datenbestand stattfinden. Eine Abrechnung oder gar der Rechnungsdruck unterwegs - auch bedingt durch die technische Plattform ios oder Android - ist damit nicht möglich. Dafür benötigen Sie WinVet pro selbst vor Ort auf einem Laptop oder Windows Tablet oder der WinVet cloud auf den damit unterstützten Geräten. Seite 4

5 Die WinVet Web App installieren Für ios (iphone/ipad) gibt es eine native App, die über den Apple AppStore installiert werden kann. Suchen Sie im AppStore nach WinVetWeb. Auf anderen Smartphones und auf einem PC oder Mac können Sie über den Internet Browser die Seite verwenden. Seite 5

6 Der Login Der WinVet Web Service ist eine kostenfreie Ergänzung zu WinVet pro. Die Zugangsdaten haben Sie bereits erhalten oder Sie können sie kostenfrei bei uns per Mail anfordern. Damit können Sie sich am WinVet Web Server anmelden. Das Login ist bei jedem neuen Aufruf dieser Internet-Adresse notwendig. Der WinVet Web Service wird ständig verbessert und erweitert. Von Zeit zu Zeit kann eine Wartung der Datenbank auf unserem WebServer notwendig sein, in dieser Zeit ist dann ein Arbeiten mit der WebApp nicht möglich. Wir versuchen diese Wartungsarbeiten nach Möglichkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu legen, was aber nicht immer machbar ist. Näheres zur Verfügbarkeit weiter unten. Optional kann über Neues Kennwort und Ändern das Kennwort für Ihren Zugang geändert werden. GPS verwenden erlaubt die Nutzung der Ortsinformationen und speichert diese bei neuen Kunden und Patienten (sinnvoll für Großtierpraktiker beim Besuch eines neuen Betriebes). Mit Ihrer Nutzer-ID können sich mehrere Personen mit verschiedenen Geräten an unterschiedlichen Orten zur selben Zeit am WinVet Web Service anmelden und gleichzeitig Daten erfassen! Seite 6

7 Das Leistungsformular Über das Leistungsformular sind alle Funktionen der WinVet WebApp erreichbar. Alle hier zu einem Zeitpunkt angezeigten Daten beziehen sich auf eine aktuell zu erfassende oder zu ändernde Leistungsposition. Für die Erfassung einer Leistungsposition stehen zwei Modi zur Verfügung: 1. Erfassung der Einzelkomponenten wie Prefix, Menge, Text etc. über die einzelnen Schaltflächen und Eingabefelder. 2. Assistenten gestützte Erfassung über die Schaltfläche Assistent, die die Einzelkomponenten der Reihe nach abfragt. Komfortabler geht es nicht! Bei der Änderung einer Leistungsposition ist nur Variante 1 möglich. Seite 7

8 Die Schaltflächen und Eingabefelder Schaltfläche (1): Datum Ruft eine Oberfläche zur einfachen Auswahl des Leistungsdatums auf. Schaltfläche (2): Übersicht Ruft eine Übersicht der Kunden mit derzeit im WinVet Web Service erfassten Leistungen auf. Es werden Leistungen aller Nutzer des mit Ihrer Nutzer-ID berücksichtigt. Nach Auswahl einer Position können über die Schaltfläche Leistungen die weiteren Leistungen zu diesem Kunden angezeigt werden. Nach der Übernahme der Web-Leistungen in WinVet pro ist diese Liste wieder leer. Mit der Schaltfläche kehren Sie ohne Auswahl zurück. Mit wählen Sie den Eintrag in der Zeile aus. Seite 8

9 Schaltfläche (3): Leistungen Öffnet die Liste der erfassten Leistungspositionen, der offenen Leisungen und der Historie zum ausgewählten Kunden. Eine Liste der Kunden mit im WinVet Web Service erfassten Leistungen erhalten Sie mit der Schaltfläche Übersicht auf dem Leistungsformular. Durch Auswahl einer Leistungsposition aus der Liste kann diese geändert oder gelöscht werden. Der Wechsel zwischen den Listen erfolgt über die Schaltflächen: = Web-Leistungen = Offene Leistungen = Historie = Untersuchungen = Impfungen = Entwurmungen = Erinnerungen = Rechnungen (nur Offene!) Seite 9

10 Über die Schaltfläche AuA wird das Erfassungsformular für Abgabe- und Anwendungsbelege aufgerufen: Tippen Sie auf Erstellen nachdem Sie das Forumlar ausgefüllt haben. Es wird dann eine PDF- Datei mit Ihren Angaben erzeugt, geöffnet oder herunter geladen. Den Beleg können Sie nun Drucken oder per verschicken (die Möglichkeiten hängen stark vom Betriebssystem Ihres mobilen Gerätes ab, evtl. benötigen Sie zusätzliche Software z. B. von Ihrem Druckerhersteller!). Mit zusätzlichen Apps von Drittanbietern, wie dem PDF Expert von kann der Beleg auch nachbearbeitet und digital unterschrieben werden. Seite 10

11 Schaltfläche (4): Abmelden Schließt die Sitzung und die Login-Seite wird wieder angezeigt. Schaltfläche (5): Arzt Öffnet eine Liste zur Auswahl des leistungserbringenden Arztes. Ärzte können in WinVet pro angelegt werden und werden, wie auch z. B. Prefix, Postfix, Festpreise etc., bei der Synchronisierung der Server-Datenbank zum Server des WinVet Web Service transferiert. Danach stehen Sie in der WinVet WebApp zur Verfügung. Seite 11

12 Schaltfläche (6): Kunde Öffnet ein Abfragefenster für den Namen des auszuwählenden Kunden. Es muss mindestens der erste Buchstaben des gesuchten Namens angetippt oder eingegeben werden. In einer daraufhin angezeigten Liste kann der Kunde ausgewählt werden. Nach der Auswahl wird das Kundenformular angezeigt. Hier finden Sie die wichtigsten Kontaktdaten und der Standort des Kunden wird in Form einer Google Maps Landkarte angezeigt. Die Schaltfläche Auswählen überträgt die Daten in das Leistungsformular. Sind Offene-Posten zum Kunden vorhanden erfolgt eine entsprechende Meldung. Die offenen Rechnungen können dann über die Schaltfläche (3) Leistungen eingesehen werden. Schaltfläche (8): Patient Öffnet die Übersicht zu den Patienten des ausgewählten Kunden. Ein Kunde muss vorher ausgewählt oder neu angelegt worden sein. Seite 12

13 Schaltfläche (7 + 9): + beim Kunden und Patienten Öffnet eine Erfassungsmaske mit den wichtigsten Daten zum neuen Kunden bzw. Patienten. Bei der Übernahme der Web-Leistungen in WinVet pro, werden neu angelegte Kunden und Patienten geöffnet und können dort ergänzt werden. Neue Kunden und Patienten erhalten ihre Nummer erst, nachdem sie in WinVet pro eingelesen wurden. Die Server-Daten werden damit dann automatisch aktualisiert. Im unteren Feld wird der Standort mit Google Maps in Form einer Landkarte angezeigt. Ist Latitude und Longitude angegeben werden diese verwendet, andernfalls Straße, PLZ und Ort. Seite 13

14 Schaltfläche (10): Tierart Mit der Auswahl des Patienten wird auch die Tierart festgelegt. Wird die Tierart über diese Schaltfläche geändert, werden die Felder eines evtl. ausgewählten Patienten im Leistungsformular geleert. Schaltfläche (11): Assistent Durch tippen darauf, werden die folgenden Daten der Reihe nach automatisch abgefragt, ohne jeweils die Schaltflächen dafür einzeln aktivieren zu müssen: Prefix Menge: wählbar ist Keine, die Zahlen 1 bis 5 und 10 oder freie Eingabe Leistungsart: Festpreis, FestpreisPaket, GoT-Position, Medikament oder Freitext bei Medikamenten zusätzlich die Mengenbezeichnung Postfix Danach wird die Leistungsposition automatisch gespeichert und die Felder für eine neue Erfassung geleert. Seite 14

15 Schaltflächen (12-15): FP, FPP, GoT und Med Zeigt jeweils eine Liste zur Auswahl von Festpreis, Festpreispaket, GoT oder Medikament an. Nach der Auswahl eines Medikamentes erscheint eine Liste der verfügbaren Mengenbezeichnungen. Schaltfläche (16): Neu Leert die Felder der Leistungsposition für eine neue Eingabe. Schaltfläche (17): Prefix Zeigt eine Liste zur Auswahl an. Schaltfläche (18): Postfix Zeigt eine Liste zur Auswahl an. Eingabefeld: Leistung / Medikament Hier können Sie Freitext erfassen. Geben Sie hier z. B. das Kürzel für einen Festpreis an, als ob Sie ihn in der Erfassungszeile von WinVet pro erfassen würden. Bei der Verarbeitung ermittelt WinVet pro den gesuchten Begriff, Preis, MwSt. etc. Eingabefeld: Menge Geben Sie die Menge an. Eingabefeld: Betrag Hier können Sie den Nettobetrag für diese Leistungsposition angeben. In der Regel ist diese Eingabe nicht erforderlich, da WinVet pro den Betrag bei der Verarbeitung ermittelt. Eingabefeld: Anamnese Freitext. Schaltflächen (19): USt Um vom in WinVet pro ermittelten bzw. eingestellten Standard-Umsatzsteuersatz optional abzuweichen, können Sie hier den gewünschten Wert einstellen. Seite 15

16 Schaltfläche (20): Speichern Speichert die Leistungsposition in der Server-Datenbank des WinVet Web Service und leert die Eingabefelder für eine neue Leistungsposition. Schaltfläche (21): Löschen Löscht die über Leistungen ausgewählte Leistungsposition in der Server-Datenbank des WinVet Web Service. Schaltfläche (22): Kopieren Bereitet die ausgewählte Leistung zum kopieren vor. Speichern erstellt dann eine neue Leistungsposition. Schaltfläche (23): Untersuchung Öffnet das Erfassungsformular für eine Untersuchung. Die Teiluntersuchungen werden von WinVet pro übernommen und sind hier auswählbar. Es sind alle erfassten Untersuchungen des Datenbestandes über Leistungen abrufbar. Tippen auf das linke Icon der Teiluntersuchung wechselt von kein Befund nach ohne Befund und dann nach Verändert. Tippen auf > am rechten Rand öffnet das Eingabefenster für eine Bemerkung zur Teiluntersuchung. Seite 16

17 Schaltfläche Nachricht Eine Broadcast (Rundfunk) Nachricht kann in WinVet pro über Web -> WinVet Web Service -> Nachricht senden verschickt werden. Sie wird von allen Nutzern mit Ihrer Nutzer-ID des WinVet Web Service empfangen. Sie können im Betreff z. B. auch den Namen des gewünschten Empfängers angeben, damit nur dieser die Nachricht öffnet und damit vom Server löscht. Die Schaltfläche Nachricht wird sichtbar, wenn Broadcast Nachrichten vorhanden sind, die von WinVet pro verschickt wurden. Bei neuen Nachrichten ertönt zusätzlich ein akustischer Hinweis (abhängig vom Gerät). Es wird alle 30 Sekunden auf neue Nachrichten geprüft. Tippen auf die Schaltfläche Nachricht öffnet eine Liste aller derzeit vorhandenen Nachrichten. Die Auswahl einer Nachricht führt zum Anzeigen des Nachrichtentextes und dem Löschen dieser Nachricht vom WinVet Web Server. Sie kann dann von keinem weiteren Nutzer mehr gelesen werden! Seite 17

18 Schaltfläche (25): Extras Öffnet ein Menü mit zusätzlichen Optionen. Termin neu und Aufgabe neu öffnen jeweils deren Eingabemaske. Das Eingabefeld Bemerkung / Beschreibung wird mit den ausgewählten Kunden und Patientendaten vorbelegt. Hier neu angelegte Termine und Aufgaben werden mit WinVet pro synchronisiert und dort dem ersten Kalender zugeordnet. Termine und Aufgaben mit Erinnerung werden auf dem mobilen Gerät zum eingestellten Zeitpunkt pünktlich erinnert - die angegebene Erinnerung Zeit (z.b. 15 min. vor dem Termin) wird hier nicht berücksichtigt! Der Menüpunkt Einstellungen öffnet den Einstellungen-Dialog: GPS verwenden erlaubt die Nutzung und Speicherung der GPS-Daten des mobilen Geräts. Druch PDF Expert verwenden wird zum Öffnen von Abgabebelegen der PDF Expert von Readdle verwendet (muss über den AppStore installiert sein), der mehr Funktionen zum Bearbeiten von PDF Dateien zur Verfügung stellt. Schaltfläche (26): Hilfe Der Menüpunkt Hilfe öffnet diese Anleitung. Seite 18

19 Erweiterte Ansicht auf Geräten mit höherer Auflösung (Desktop, Laptop oder Tablet im Querformat) Aus der Liste links kann die zu bearbeitende Zeile über die Schaltfläche (>) ausgewählt werden. Die Schaltfläche fehlt bei Web-Leistungen, die bereits nach WinVet pro übernommen wurden. Das Fenster kann durch maximiert werden. Mit springen Sie an das Ende und mit an den Anfang der Liste. Mit wird die Liste aktualisert. Seite 19

20 Hosting Standort und Verfügbarkeit der Daten Die Daten werden auf Servern unseres Hosting-Partners in Deutschland gespeichert. Die nachfolgenden Angaben entstammen den Veröffentlichungen des Providers. Im Service-Level-Agreement steht: Servicezeit: 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr an 365 Tagen im Jahr. Verfügbarkeit des Netzwerks gemessen über Keynote.com. Die vereinbarte Servicezeit enthält nicht Zeitfenster für geplante Systemwartungen (siehe unten). typisch: 100% Service-Level: 99,9% Messung: 5 Minuten-Takt Wartungsfenster des Providers Für periodische, geplante oder ungeplante Wartungsarbeiten an den Systemen des Providers und dessen Zulieferern, die für den Erhalt und die Sicherheit des laufenden Betriebes bzw. der Durchführung von Updates oder Upgrades notwendig sind, ist ein Wartungsfenster vereinbart. Eventuelle Beeinträchtigungen der Verfügbarkeit durch solche Arbeiten sind nicht als Ausfallzeiten zu werten und gelten als erbrachte Servicezeit. In der Regel wird eine Systemwartung an Wochenenden zwischen Samstag 12:00 Uhr und Sonntag 12:00 Uhr oder nachts an jedem Wochentag in der Zeit zwischen 1:00 Uhr und 8.00 Uhr am nächsten Morgen durchgeführt. In Ausnahmefällen kann eine Systemwartung unter Berücksichtigung der geringst möglichen Beeinträchtigung des laufenden Betriebs auch in allen übrigen Zeiten durchgeführt werden. Der Provider informiert den Kunden über geplante Systemwartungen so früh wie möglich. Die Zulieferer des Providers verfügen teilweise über abweichende Wartungsfenster. Die jeweiligen Regelungen des gewählten Zulieferers können dem Kunden auf Anfrage gesondert mitgeteilt werden. Allgemeine Maßnahmen zur Sicherheit des laufenden Betriebs Der Provider erbringt in seinem Data Center ausschließlich Dienstleistungen höchster Qualität und Sicherheit. Die Sicherheit der Kundendaten und die Verfügbarkeit der Dienstleistungen werden unter anderem durch die folgenden Maßnahmen sichergestellt: a. physische Sicherheit durch bauliche, betriebliche und technische Maßnahmen: 24 Stunden, 7 Tage pro Woche, 365 Tage im Jahr eigenes Personal vor Ort Zugangskontrollsysteme Videoüberwachung vor und im Gebäudekomplex Rauch-, Staub- und Wassermelder mit Aufschaltung bei der örtlichen Feuerwehr Argongas- oder Inergen-Brandbekämpfungsanlage Einbruchsmeldeanlage mit Aufschaltung bei der örtlichen Polizei Klimatisierung über 2 getrennte Kühlkreisläufe (n+1) redundante Stromzuführung durch Energieversorger (Nord/Süd-Einspeisung) unterbrechungsfreie und gefilterte Stromversorgung durch USV-Batterien leistungsstarker Diesel-Notstrom-Generator Seite 20

21 b. Sicherheit und Verfügbarkeit der internen Netzwerkinfrastruktur: Segmentierung der Netzwerke und strikte Trennung der unterschiedlichen Datenströme ( IP-, Management-, Backup-LAN usw.) tägliches Backup der eigenen Systeme Einsatz von Firewalls an relevanten Netzwerkpunkten Sicherheitsprüfungen durch unternehmensinterne Instanzen ( Security Audits ) Netzwerküberwachung durch hauseigenes NOC ( Network Operation Center ) Systeme zur frühzeitigen Identifizierung von Hackerangriffen und Einbruchsversuchen ( Intrusion Detection ) ausschließliche Verwendung von Markenkomponenten c. Verfügbarkeit der externen Netzwerkanbindung: carrier-neutrale und dreifach-redundante IP-Anbindung des Data Center drei oder mehr Gbit/s Gesamtkapazität der IP-Anbindung redundante Glasfaserzuführung durch unterschiedliche Lieferanten der physikalischen Zugangsleitungen Haftungsausschluss Durch die relevante Abhängigkeit von externen Dienstleistern übernimmt Software Entwicklung Christian Probst keine Gewährleistung oder Haftung zur Verfügbarkeit und Richtigkeit des Dienstes und der damit gespeicherten Daten. Fehlerbehebung Wenn sich die App nicht wie gewohnt oder erwartet verhält und ein Neustart der App nicht reicht, hilft es in den meisten Fällen die App manuell über die Taskleiste zu beenden: Tippen Sie hierzu 2 x schnell auf den Home-Button. Es erscheint die Taskleiste. Tippen und halten Sie nun das Symbol für WinVetWeb bis das rote Minus-Symbol angezeigt wird. Jetzt beenden Sie WinVetWeb durch tippen darauf. Hilft dies nicht, versuchen Sie den Cache Ihres Web-Browsers zu löschen. In seltenen Fällen kann es notwendig sein, die App zu deinstallieren und über itunes erneut auf das Mobile Gerät zu laden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und auch viel Spaß mit der WinVet WebApp! WinVet pro Support Team Seite 21