IST IHR UNTER- NEHMEN IN GEFAHR?

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1 Exact Online IST IHR UNTER- NEHMEN IN GEFAHR? Zu Risiken, Nebenwirkungen und Chancen in der Führung kleiner und mittlerer Unternehmen. Ein Leitfaden für Gründer, Inhaber und Geschäftsführer

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 3 (R)Evolution in der Unternehmensführung oder Never change a running system? 4 Gefahr 1: Informationsmanagement 6 Gefahr 2: Zeitmanagement 8 Gefahr 3: Abläufe und Prozesse 10 Gefahr 4: Nicht genutzte Geschäftschancen 12 Chancen für Ihr Unternehmen: Eine Veränderung lohnt sich 13 Fazit 15 Über uns 16

3 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 03 EINLEITUNG Als Inhaber oder Gründer eines kleinen Unternehmens haben Sie alle Hände voll zu tun: Sie müssen in Personalunion oftmals all die Dinge erledigen, für die große Unternehmen ganze Abteilungen beschäftigen. Sie sind z.b. Geschäftsführer, Personalabteilung, Sachbearbeiter, Kundenberater, Facility Manager, Marketingleiter, Ein- und Verkäufer, Außendienstmitarbeiter und Lagerist. Ihr Tagesablauf ist voll und oftmals bleibt kaum Zeit für die notwendigen Dinge, wie z.b. die Buchhaltung. Also erledigen Sie oder Ihre Familie diese nach Feierabend oder am Wochenende. Oft bleibt auch keine Zeit für die wichtigen Dinge wie die strategische Unternehmensführung und eine fundierte Planung. Dafür fehlen Ihnen die richtige Werkzeuge und der notwendige Überblick über Ihre Unternehmenskennzahlen. Entscheidungen treffen Sie daher oft aus dem Bauch heraus oder schöpfen aus Ihrem Erfahrungsschatz. Auch wenn das in der Vergangenheit gut funktioniert hat und Sie sehr erfolgreich sind, ist diese Art der Betriebsführung riskant. Denn erstens schaden ein zu hohes Arbeitspensum und eine hohe Belastung mit administrativen Aufgaben Ihnen, Ihrer Gesundheit und Ihrem familiären Umfeld. Und zweitens gehen Sie ein Risiko für die Zukunft Ihres Unternehmens ein. Denn was Ihnen fehlt, ist der Überblick über die versteckten Risiken. Wissen Sie beispielsweise genau über Ihre Liquidität, Ihre Auftragslage, Ihre Ausstände oder die Zahlungsmoral Ihrer Kunden Bescheid? Ach ja: Ihre Kunden. Wie genau kennen Sie diese eigentlich? Und wie gut kennen Sie Ihr Kaufverhalten und Ihren Bedarf? Wie zufrieden sind Ihre Kunden? Und wie könnten Sie das Geschäft mit Ihren Kunden weiter ausbauen? Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, sich einen Überblick über Ihr Unternehmen und damit mehr Freiräume für sich zu verschaffen. Wir möchten Sie auf Risiken aufmerksam machen und Ihnen Lösungen vorschlagen, wie Sie diese umgehen können. Und wie Sie noch erfolgreicher werden, indem Sie die Anforderungen Ihrer Kunden und Ihrer Branche genauer kennen und bedienen. Jetzt fragen Sie sich: Wie soll das gehen - ohne großen zusätzlichen Aufwand? Denn den wollen Sie ja gerade vermeiden. Ganz einfach: durch eine neue, moderne Art, Ihren Betrieb zu führen. Und zwar mithilfe einer Unternehmenssoftware aus der Cloud, zugeschnitten auf kleine und mittlere Unternehmen, die Ihnen neben speziellen Branchenfunktionalitäten auch eine nahtlose und transparente Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und sogar Ihrem Steuerberater ermöglicht. Was Sie dazu brauchen? Zunächst einmal nur die Zeit, diesen Leitfaden zu lesen. Und einen Computer mit Internetanschluss. Mehr nicht.

4 04 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? (R)EVOLUTION IN DER UNTERNEH- MENSFÜHRUNG ODER NEVER CHANGE A RUNNING SYSTEM? Schauen wir einmal zurück. In der Vergangenheit wurden Geschäfte per Handschlag geschlossen. Die Beziehung zum Kunden war lokal und sehr persönlich. Der Unternehmer kannte die Zahlungsmoral und auch die finanziellen Möglichkeiten seiner Kunden. Als Hilfsmittel der Finanzbuchhaltung und Planung dienten das gute alte Kassen- und Auftragsbuch sowie der Taschenrechner. Heute haben sich die Vertriebswege und auch die Kundenbeziehungen geändert. Sie sind vielschichtiger, globaler, weniger persönlich oder gar anonym geworden. Darüber hinaus ist die heutige Geschäftswelt um ein Vielfaches schneller und komplexer als noch vor wenigen Jahren. Der Wettbewerbsdruck und auch die bürokratischen Anforderungen sind gestiegen. Das alles stellt neue Anforderungen an die Führung eines Unternehmens auch an die administrativen Prozesse wie zum Beispiel die Buchhaltung. Wie sieht es damit in Unternehmen heute aus? Hier hinken viele der aktuellen Entwicklung noch hinterher. Zwar ist heute der Einsatz von PCs und Textverarbeitungsprogrammen für Rechnungen oder Verträge sowie von Software für die Buchhaltung in den meisten Betrieben selbstverständlich. Bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wandert jedoch immer noch der gute alte Karton mit Rechnungen und Quittungen für die Finanzbuchhaltung Monat für Monat zum Steuerberater oder Buchhalter, der die Daten manuell eingibt und verbucht, was in der Regel einige Tage bis Wochen dauert. Für die Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und Partnern nutzen Unternehmen zwar moderne Mittel wie s und Smartphones.

5 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 05 Bezug von Software über das Internet. Darauf können Sie zu jeder Zeit und von jedem Ort ob zuhause, unterwegs, im Büro oder beim Kunden zugreifen. Sie benötigen dazu nur ein internetfähiges Gerät mit einem Browser oder einer mobilen App sowie Zugang zum Internet. Darüber hinaus benötigen Sie eine zentrale Unternehmenssoftware statt wie bisher unterschiedliche Systeme, Tabellen, Dokumente usw. zu nutzen. Diese Unternehmenssoftware sollte bereits alle Standards wie Finanzbuchhaltung abdecken, ebenso wie bestimmte Branchenanforderungen, zum Beispiel für Dienstleistungs-, Handels- und Produktionsunternehmen. Toll, was durch neue Techniken alles möglich ist, sagen die einen. Ich habe heute viel mehr Zeit für mein Privatleben, den vollen Durchblick über meine Zahlen und nutze alle Geschäftschancen bestens aus. Andere zweifeln noch: Es läuft doch alles gut, warum sollte ich etwas ändern? Heißt es nicht: Never change a running system? Denen entgegnen wir: Die Geschäftswelt ändert sich. Für Entscheidungen fehlt Ihnen möglicherweise schon bald eine fundierte Grundlage. Ihre gute Beziehung zum Bankberater reicht vielleicht bald nicht mehr aus, um einen Kredit zu bekommen. Valide Kennzahlen und der fundierte Einblick in Ihre Daten und Kunden bilden zukünftig die Basis für eine erfolgreiche Geschäftsführung. Dabei schöpfen sie aber längst nicht das volle Potenzial aus, das ihnen neue Technologien durch einen Überall-Zugriff auf ihre Daten u nd einen 360-Grad-Blick auf ihr Unternehmen und ihre Kennzahlen bieten. Und verlieren dadurch wertvolle Zeit und Geld. Wir wollen Ihnen mit diesem Leitfaden eine neue, effizientere und flexible Art der Betriebsführung vorstellen. Sie enthält eine neue Dimension: das Arbeiten unabhängig von Ort und Zeit und die Bündelung aller Informationen und Ressourcen in einer Informationsquelle. Sie verschaffen sich damit nicht nur den vollen Überblick und die nötige Transparenz über Ihr Unternehmen und sind für alle Fälle perfekt organisiert. Sie gewinnen damit auch Zufriedenheit und eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Sie fragen sich, wie das funktioniert? Dann lesen Sie weiter. Die technische Voraussetzung liefert die sogenannte Cloud (dt. Wolke), also der Beziehen Sie dieses Werkzeug aus der Cloud, schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiches Arbeiten in der Zukunft. Dann arbeiten Sie mit Ihren Kollegen im Unternehmen sowie Ihren Lieferanten und Partnern, wie zum Beispiel Ihrem Steuerberater, direkt über diese Lösung zusammen, was man auch als Collaboration bezeichnet. Außerdem erledigen Sie die notwendigen administrativen Aufgaben von überall und effizient quasi nebenbei und können sich mehr auf die wichtigen Dinge Ihres Geschäfts konzentrieren. Warum das so ist, möchten wir gerne auf den folgenden Seiten zeigen und Ihnen einen Überblick über die Gefahrenzonen geben, die kleine Unternehmen bedenken und kennen sollten, um langfristig erfolgreich zu sein. Beurteilen Sie danach selbst, welcher Unternehmertyp Sie sind und wo Sie mit Ihrem Unternehmen stehen. Beantworten Sie für sich die Frage: Ist Ihr Unternehmen in Gefahr? und treffen Sie eine Entscheidung, wie Sie zukünftig arbeiten wollen.

6 06 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? GEFAHR 1: INFORMATIONS- MANAGEMENT Der richtige Umgang mit Informationen spielt eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen. Informationen sind die Basis für rückblickende Auswertungen, den aktuellen Status Quo sowie für Planungen und Entscheidungen. Das gilt für interne Entscheidungen, z.b. über Investitionen und Personaleinsatz, ebenso wie für externe, z.b. über Bankkredite, Fördergelder usw. Dabei ist es mit den Informationen immer so eine Sache. Erstens muss man genau wissen, welche Informationen man eigentlich benötigt und zweitens muss man schnell und sicher an diese Informationen herankommen. Und nicht zuletzt müssen diese Informationen auch richtig, d.h. von hoher Qualität und valide, sein. In diesem Kapitel wollen wir uns vor allem der Frage widmen: Welche Informationen benötige ich und wofür? Stichwort Finanzinformationen Welche Informationen Sie benötigen, hängt natürlich von Ihrer Branche und Ihrem Geschäft ab. Besonders wichtig für alle Unternehmen sind jedoch Umsätze, Kosten, Gewinne und Verluste. Kurz alle finanziellen Kennzahlen, die es Ihnen und anderen erlauben, Ihr Unternehmen zu bewerten. Eine davon ist Ihre Liquidität. Einnahmen und Ausgaben müssen unter Liquiditäts- und steuerlichen Aspekten kurz-, mittel- und langfristig gegenübergestellt und ausgeglichen werden. Denn was nützen Ihnen gefüllte Auftragsbücher, wenn Ihnen das Kapital fehlt, um Material oder Maschinen zu beschaffen, um diese Aufträge erledigen zu können. Fehlende Finanzkennzahlen können beispielsweise dazu führen, dass Ihnen Ihre Bank einen Kredit für eine wichtige Investition verwehrt. Um Ihr Unternehmen strategisch zu führen, planen zu können und Engpässen vorzubeugen, brauchen Sie also den Überblick über Ihre Finanzinformationen. Welche Informationen sind wichtig? Für Ihren Jahresabschluss und das Finanzamt benötigen Sie z.b. Umsätze, Gewinne, Kosten, Abschreibungen usw. Für Ihre interne Erfolgsmessung sollten Sie für Ihr Unternehmen passende und wichtige Messgrößen definieren, so genannte Key Performace Indikators oder KPIs. Das können zum Beispiel Produktivität, Produktionsdauer oder der durchschnittliche Umsatz pro Zeiteinheit sein. Solche Indikatoren dienen Ihnen zur Kontrolle Ihrer Unternehmensperformance. Sie sollten sich auch einmal die versteckten Kosten vornehmen: Wie viel Geld benötigen Sie beispielsweise für Softwarewartung und Aktualisierung? Wie viel Umsatz verlieren Sie durch nicht erfasste Zeiten im Projektgeschäft, die Sie dann auch nicht abrechnen können? Stichwort Kundendaten Neben den Finanzinformationen spielen auch die Kundendaten und das Management Ihrer Kundenbeziehungen eine immer wichtigere Rolle. Die Konkurrenz ist groß, also sollten Sie sich durch besonders gute Kundenbeziehungen und einen hervorragenden Kundenservice abheben. Ein wichtiges Werkzeug hierbei ist ein Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM. Damit können Sie Ihre Kundendaten verwalten neben den reinen Adressdaten auch die Kontakt- sowie Auftragshistorie und Profile. Denn erst wenn Sie Ihre Kunden genau kennen, können Sie sie auch gezielt ansprechen und ihnen beispielsweise Produkte oder Services anbieten, die sie wirklich benötigen. Aber auch die negativen Eigenschaften Ihrer Kunden wie eine schlechte Zahlungsmoral können Sie nachhalten. Und zwar bestenfalls automatisiert, indem das CRM in Ihre Unternehmenssoftware integriert ist. Dann können Sie die Informationen zum Kunden wie Kundennummer, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungseingänge automatisch miteinander verbinden und daraus Erkenntnisse gewinnen. Analysieren Sie zum Beispiel, wer was wann bestellt hat und schließen Sie daraus, wann wieder Nachschub benötigt wird, wann das nächste Wartungsintervall ansteht oder wann der nächste Anruf fällig ist, um die persönliche Kundenbeziehung am Laufen zu halten. Oder um Ihre Kunden aktiv über für sie interessante und relevante Neuheiten zu informieren. Oder um besondere Angebote oder Rabattaktionen zu steuern.

7 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 07 Die Möglichkeiten durch ein integriertes CRM sind vielfältig. Es entlastet Sie von manuellem Aufwand für die Analyse und Planung, dient Ihnen als Gedächtnisstütze und als Wissensdatenbank und ebenso als Werkzeug, mit dem Sie Ihre Aktionen zur Verkaufsförderung effizient durchführen können. Und mit einer Cloud-Lösung haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Kundendaten immer parat im Büro, im Home Office oder beim Kunden vor Ort. Stichwort Informationsaktualität Wie lange benötigt Ihr Steuerberater in der Regel, um die monatlichen Buchungen vorzunehmen? Wann erhalten Sie von ihm Ihre Belege und wichtigen Informationen, wie es um Ihre Firma steht, welchen Umsatz Sie gemacht haben, welche offenen Posten Sie haben usw. zurück? In der Regel vergehen mehrere Wochen. Das hat den Nachteil, dass Sie erstens auf Rückfragen nicht bzw. nur zeitverzögert reagieren können. Und Sie erhalten niemals ein wirklich aktuelles Bild über die finanzielle Lage Ihrer Firma. Mit einer Cloud-Lösung, mit der Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater arbeiten, beschleunigen Sie diese Prozesse. Nach der Belegeingabe wird fortlaufend gebucht. Die Kennzahlen sind also immer aktuell. Sie erhalten einen unmittelbaren Erkenntnisgewinn und bemerken zum Beispiel Engpässe auf Ihrem Bankkonto sofort. Stichwort Schatten-IT Eine Cloud-Lösung hat noch einen weiteren Vorteil: Sie beugt der so genannten Schatten-IT vor. Darunter versteht man die eigenmächtige und ungenehmigte Nutzung von IT-Lösungen durch Mitarbeiter. So kommt es immer wieder vor, dass Kollegen beispielsweise ihre Kundendaten in eigenen Listen pflegen oder Unterlagen irgendwo speichern. Verlassen sie das Unternehmen, sind die Daten verloren. Mit einem zentralen Informationsmanagement in der Cloud, das allen den Zugriff auf gemeinsame Daten ermöglicht, kann dies nicht passieren. Dann sind die Informationen für alle zugänglich und bleiben das Eigentum Ihrer Firma. Stichwort Sicherheit Beim Thema Informationen müssen wir uns auch mit dem Thema Sicherheit auseinandersetzen. Das ist nicht erst seit den Enthüllungen rund um die NSA-Affäre so. Geschäftsbeziehungen basieren auf Vertrauen. Und Sicherheit schafft Vertrauen. Aber Informationssicherheit ist gerade bei Cloud-Lösungen ein heiß diskutiertes Thema: Denn Sie geben dabei Ihre Daten ja in die Hände eines externen Dienstleisters, der sie für Sie in einem Rechenzentrum hostet und verwaltet. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie diesen Dienstleister prüfen und sich ein genaues Bild über seine Sicherheitsvorkehrungen machen. Wo steht das Rechenzentrum? In Deutschland, im europäischen oder im internationalen Ausland? Welche Verfügbarkeit garantiert Ihnen Ihr Partner? Welche Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO auf Basis IT-Grundschutz erfüllt er? Benötigen Sie spezielle Zertifizierungen in Ihrer Branche, zum Beispiel nach GMP Good Manufacturing Practice oder nach VDA Prototypenschutz? Und nicht zuletzt sollten sie darauf achten, dass die Informationen natürlich jederzeit das Eigentum Ihrer Firma sind und bleiben und dass Sie diese bei Vertragsende sofort und vollständig zurück erhalten. Drei Grundsätze für effizientes Informationsmanagement Alle Informationen müssen Ihnen zentral zur Verfügung stehen ( Single Source of Truth -Prinzip eine Informationsquelle für alles) Der Zugriff muss jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen können (Prinzip Anywhere and Anytime ) Die Informationen müssen aktuell sein ( Realtime - oder Echtzeit-Prinzip)

8 08 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? GEFAHR 2: ZEITMANAGEMENT Wo ist eigentlich die Zeit geblieben? Sie sind doch gerade erst ins Büro oder die Filiale gekommen, und schon ist es wieder Abend. Und Sie haben nicht das geschafft, was Sie sich eigentlich vorgenommen hatten. Haben Sie also manchmal, häufig oder immer das Gefühl, dass nicht Sie Ihre Zeit im Griff haben, sondern umgekehrt? Dass Ihr Tag viel zu kurz ist, um all die Dinge zu erledigen, die Sie auf der Agenda haben? Dann sind Sie nicht allein. Vielen Unternehmern geht es genauso. Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, warum das so ist? Während wir uns im vorherigen Kapitel mit Informationen beschäftigt haben, wollen wir uns nun dem Thema widmen, wie wir an Informationen herankommen und wie wir sie verarbeiten. Stichwort Informationssuche Nehmen wir das einfache Beispiel der Rechnungsstellung, das beispielhaft stehen kann für alle Tätigkeiten, bei denen Sie Informationen benötigen und diese verarbeiten müssen. Egal in welcher Branche Sie tätig sind, ob im Dienstleistungssektor, Handel oder aber im produzierenden Gewerbe: Sie stellen Rechnungen über erbrachte Leistungen, gefertigte oder verkaufte Produkte. Und wo finden Sie die Informationen, die Sie für Ihre Rechnungsstellung brauchen, z.b. Kundennummer, Projekt- oder Auftragsoder Artikelnummern oder die Angaben zur Auftragsdauer und der erbrachten Leistung? Wie viel Zeit benötigen Sie, diese Informationen zusammenzutragen? Müssen Sie dazu in verschiedene Programme schauen, Mitarbeiter befragen, Notizen, Papierdokumente oder Listen auswerten und dazu möglicherweise auch noch weite Wege in der Firma zurücklegen? Wenn ja, dann verschenken Sie kostbare Zeit und zwar allein für die Informationssuche. Denn immer dann, wenn Informationen für die Erledigung einer Aufgabe aus verschiedenen Quellen bezogen werden müssen, entstehen Zeitverzögerungen, Medienbrüche und auch die Anfälligkeit für Fehler steigt. Brauchen Sie für alle täglichen Abfragen mehr Zeit, als eigentlich notwendig, summiert sich die verschenkte Zeit. Zeit, die Sie anders besser nutzen könnten. Mit einer zentralen Unternehmenssoftware dabei ist es zunächst egal, ob diese in der Cloud oder bei Ihnen im Büro installiert ist - verwalten Sie möglichst alle Informationen auf einer Plattform und die zeitaufwändige Suche hat damit ein Ende. Der Vorteil einer Cloud-Lösung liegt darin, dass Sie damit auch mit einem Smartphone, von zuhause oder von jedem internetfähigen PC aus arbeiten können. Egal, wo Sie sich gerade aufhalten und Informationen benötigen: Diese sind nur einen Knopfdruck entfernt. Somit können Sie auch Leerlaufzeiten, z.b. auf Geschäftsreisen, am Flughafen oder Bahnhof, mit sinnvollen Tätigkeiten füllen. Prüfen Sie sich selbst Messen Sie einmal beispielhaft, wie lange Sie für welche Tätigkeiten bzw. Informationsabfragen brauchen. Alles, was länger als einige Knopfdrücke am PC dauert, ist im Prinzip zu viel und ließe sich bequem einsparen. Für Händler: Wie lange brauchen Sie, um Kunden über die Verfügbarkeit bestimmter Artikel zu informieren oder sich einen Überblick über den Status Ihres Kunden zu machen? Sind die Artikel auf Lager, bestellt oder derzeit nicht lieferbar? Sind Zahlungen Ihrer Kunden noch offen? Für Dienstleister: Wie lange benötigen Sie, um Ihren Kunden den genauen Status Ihrer Projekte mitzuteilen? Für Produktionsbetriebe: Wie lange benötigen Sie für die Erstellung von Angeboten, die aktuelle Tarife, Rabatte, Materialkosten usw. berücksichtigen? Stichwort IT-Management Wir wollen noch einen genaueren Blick auf Ihre Unternehmenssoftware und Ihr IT-Management werfen. Sie haben vielleicht eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen im Einsatz, die Sie sich vor einigen Jahren gekauft, selbst oder mithilfe eines IT-Administrators installiert, an Ihre Anforderungen angepasst haben und nun selbstständig pflegen.

9 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 09 Sie sind froh, dass Sie nach einer gewissen Einarbeitungszeit nun einigermaßen gut mit dem Programm zurechtkommen. Um Aktualisierungen der Software, die zum Beispiel immer bei rechtlichen Änderungen anfallen, kümmern Sie sich selbst oder haben dafür einen IT-Dienstleister beauftragt. All dies kostet Sie Zeit und Geld, die nicht Ihrem Kerngeschäft und Ihrer eigentlichen Aufgabe als Unternehmer zugeordnet werden können. Und es sind diese vielen kleinen zusätzlichen Aufgaben, die in ihrer Summe zu Stress und zeitlichen Engpässen führen. Bei einer Cloud-Lösung ist das grundlegend anders. Dabei nutzen Sie eine Software über das Internet, die ein spezialisierter Dienstleister für Sie bereitstellt, pflegt und ständig aktualisiert. Das erfordert von Ihrer Seite keine Wartung, keine Updates und auch um Fragen wie Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Rechtliche Anforderungen setzt Ihr Anbieter für Sie um. Sie sind also immer auf der sicheren Seite. Das heißt, alle zeitintensiven Tätigkeiten rund um Ihre IT entfallen bei einer Cloud-Lösung. Und für Fragen und bei Problemen stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner zur Seite. Und dies rund um die Uhr das ganze Jahr ganz wie Ihre Cloud-Unternehmenssoftware. Aktuelles: Frist für die Umstellung auf SEPA um weitere 6 Monate verlängert Eigentlich ab dem 1. Februar 2014 sollen sie gelten: die neuen Richtlinien für den einheitlichen europäischen Zahlungsraum (SEPA Single European Payment Area). Haben Sie bereits auf SEPA umgestellt und Ihre Buchhaltungssoftware auf die neuen Anforderungen vorbereitet? Und haben Sie Ihre Kunden über die anstehenden Änderungen informiert? Wenn nicht, dann haben Sie noch 6 weitere Monate Zeit. Denn gerade hat die EU die Frist um diesen Zeitraum verlängert. Stichwort Kostenfaktor Zeit Im Dienstleistungssektor und im produzierenden Gewerbe hat Zeit eine direkte, messbare Kostendimension. Projekte und Aufträge werden dort ganz oder teilweise nach Zeit abgerechnet. Wie genau Sie Ihre Aufträge abrechnen können, hängt davon ab, wie und wie genau Sie bzw. Ihre Mitarbeiter die angefallene Zeit erfassen. Und hier gibt es in der Praxis zig Methoden von reinen Schätz- und Erfahrungswerten, Stundenzetteln, Listen und Tabellen bis hin zu professionellen elektronischen Zeiterfassungssystemen. Je ungenauer die Zeit erfasst wird, desto höher das Risiko, dass Ihnen Umsätze entgehen oder Sie bei Folgeprojekten falsch kalkulieren. Sie sollten also für eine professionelle Zeiterfassung sorgen, bei der alle Mitarbeiter ihre angefallenen Zeiten sofort, vor Ort und so einfach wie möglich in das Abrechnungssystem eintragen können. Denn rückwirkendes und dezentrales Erfassen führt wieder nur zu Ungenauigkeiten und Medienbrüchen beides gilt es zu vermeiden. Spezielle Branchenlösungen für das Dienstleistungsgewerbe enthalten Funktionalitäten zur professionellen Zeiterfassung. Mit einer Cloud-Lösung können Zeiten besonders einfach über mobile Endgeräte, zum Beispiel direkt vor Ort beim Kunden erfasst und in das System eingegeben werden. Ein anschließender Datenabgleich entfällt. Aber auch andere Zeiten enthalten messbare Kostendimensionen. Zum Beispiel die Lagerdauer. Je länger Waren oder Artikel gelagert werden, desto teurer wird es für Sie. Wie oft kommt es vor, dass ein Artikel nicht verfügbar ist? Oder dass Sie Artikel mit einer bestimmten Nutzungsdauer zu lange gelagert haben und anschließend entsorgen müssen? Wie können Sie so etwas überhaupt kontrollieren? Das bringt uns zum nächsten Kapitel, in dem es um Risiken geht, die durch nicht durchgängige Prozesse entstehen.

10 10 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? GEFAHR 3: ABLÄUFE UND PROZESSE Wir haben bereits gesehen: Informationen sollten zentral vorgehalten und schnell und einfach zugänglich sein. Das sind zwei Grundvoraussetzungen für ein effizientes und zeitsparendes Arbeiten. Nun stehen Informationen in Unternehmen ja niemals für sich alleine, sondern sind Teil komplexer Prozesse. Brüche in diesen Abläufen bergen Gefahren, es passieren Fehler. Anhand einiger Praxisbeispiele wollen wir Sie auf solche Gefahren hinweisen und Ihnen zeigen, wie Sie diese umgehen können. Stichwort Lagerverwaltung Welche Artikel sind lieferbar, welche werden knapp und müssen nachbestellt werden? Welche verkaufen sich gut, welche weniger gut? Wissen Sie darüber genau Bescheid? Eine Online-Unternehmenssoftware mit Branchenfunktionalitäten für den Handel weiß, wie es in Ihrem Lager aussieht. Echtzeit- Übersichten und Warnmeldungen helfen dabei, Über- oder Unterbestände gar nicht erst entstehen zu lassen. Ihre Software druckt auf Wunsch für Sie sogar Etiketten, aktualisiert Preise oder erinnert Sie an Lieferfristen.

11 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 11 Stichwort Logistikkette Die Abläufe im Handel sind komplex und reichen vom Einkauf über den Verkauf bis zur Rechnung und Gutschrift. Für eine effiziente und vor allem kostengünstige Logistikkette ist es zum Beispiel notwendig, zum richtigen Zeitpunkt Waren zu kaufen und pünktlich zu bezahlen. Mit einer Branchensoftware, die die besonderen Anforderungen des Handels berücksichtigt, haben Sie Zugriff auf Ihre Lieferanten- und Kundenverträge und können den Warenversand aktivieren, ab Lager oder direkt vom Lieferanten zum Kunden. Falls akuter Handlungsbedarf besteht, weist die Software Sie automatisch und rechtzeitig darauf hin. Stichwort Produktionskette Im produzierenden Gewerbe müssen Sie in ein Angebot viele unterschiedliche Informationen einbeziehen, z.b. Zeit, Material, Zulieferarbeiten, Liefertermine usw. Sie müssen dafür aktuelle Preislisten verwenden, Aufschläge und Rabatte berücksichtigen und vieles mehr. Haben Sie den Auftrag gewonnen egal ob als Einzel- oder Serienfertigung, gilt es ihn umzusetzen und fortlaufend zu kontrollieren. Hierbei gibt es zahlreiche Stolpersteine: Sie müssen zum Beispiel immer genau wissen, wann es Zeit ist, Material nachzubestellen oder wann Sie externe Dienstleister benötigen. Nicht zu früh und nicht zu spät, da beides zusätzliche Kosten verursacht. Sie müssen auch die Arbeitszeit erfassen, den optimalen Auslastungsgrad der Maschinen berechnen und nicht zuletzt die Profitabilität pro Kunde und pro Produkt im Auge behalten. Eine integrierte Unternehmenssoftware ermöglicht Ihnen eine durchgängige und genau abgestimmte Produktionskette.

12 12 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? GEFAHR 4: NICHT GENUTZTE GESCHÄFTSCHANCEN Zum Schluss wollen wir Sie noch auf eine letzte Gefahrenzone hinweisen: Die der nicht genutzten Geschäftschancen. Sie sind quasi das Resultat eines schlechten Informations-, Zeit- und Prozessmanagements und leider in der täglichen Praxis sehr häufig zu finden. Stichwort Rabatte, Skonti, Boni Nutzen Sie zum Beispiel bei Ihren Zulieferern Rabatte, Skonti und Boni? Wissen Sie, ab wann Ihnen Ihr Zulieferer diese gewährt? Nur wenn Sie genau über Ihre Liquidität Bescheid wissen, können Sie Skonti nutzen und das vorzeitige Zahlungsziel einhalten. Stichwort Cross-Selling Ihr Ziel ist es, Ihren Umsatz zu steigern und mehr Ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu verkaufen. Je besser Sie Ihre Kunden kennen, desto einfacher gelingt Ihnen das. Haben Sie beispielsweise eine Auftragshistorie, auf die Sie jederzeit zugreifen können? Dann können Sie darauf aufbauend spezielle Angebotsaktionen planen und durchführen und damit zusätzlichen Umsatz generieren. Stichwort Bankgespräch Für ein Bankgespräch, bei dem es um Kredite oder Fördergelder geht, ist Transparenz das Zauberwort. Je besser, aktueller und valider Sie der Bank die finanzielle Situation Ihres Unternehmens und alle wichtigen Kennzahlen präsenteren können, desto schneller und eher werden Sie eine positive Entscheidung erhalten und können weiter in das Wachstum Ihrer Firma investieren. Stichwort Serviceintervalle Sie verkaufen Produkte und bieten dazu Services an, zum Beispiel die wiederkehrende Wartung. Wie halten Sie die Wartungsintervalle nach? Woher wissen Sie, wann bei welchem Kunden wieder eine Wartung fällig wird, die Sie ihm dann aktiv anbieten können? Eine Unternehmenssoftware mit einem integrierten CRM-System weiß genau, wann Sie welche Schritte bei welchem Kunden unternehmen sollten, weist Sie rechtzeitig darauf hin und unterstützt Sie bei der Durchführung einer Kampagne.

13 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 1 3 CHANCEN FÜR IHR UNTER- NEHMEN: EINE VERÄNDERUNG LOHNT SICH. Sie haben gesehen: Risiken und Gefahren lauern überall. Es ist wichtig, über diese Gefahren Bescheid zu wissen, sie aktiv anzugehen und sich ergebende Chancen für Ihr Geschäft zu nutzen. Wie eine Online- Unternehmenssoftware Sie dabei unterstützen kann, haben wir auf den vorhergehenden Seiten beispielhaft gezeigt. Und es gibt noch mehr Vorteile, die wir nun darlegen möchten. Stichwort Dashboard Verfügt Ihre Unternehmenslösung über ein Dashboard, können Sie sich alle wichtigen Informationen wie Kennzahlen, Verkaufschancen, Aufträge, Termine etc. in einer grafischen Oberfläche übersichtlich zusammenstellen. Und zwar grafisch so aufbereitet, wie Sie es brauchen. Das Dashboard ist Ihr täglicher Begleiter sowohl bei Entscheidungen als auch bei der Organisation Ihrer Aufgaben. Stichwort Unternehmenswachstum Wächst ein Unternehmen, kommen vorhandene und lokal installierte IT-Lösungen schnell an ihre Grenzen. Entweder hinsichtlich der Anzahl der Nutzer oder hinsichtlich ihrer Funktionalitäten. Mit einer Cloud-Lösung entsteht dieses Problem nicht, da sie in der Regel sowohl funktional als auch bei der Nutzerzahl modular aufgebaut ist und sich fast beliebig nach oben (genauso aber bei Bedarf auch flexibel nach unten) skalieren lässt. Damit können Sie Wachstumsphasen prima bewältigen und sind auch in schlechten Zeiten nicht langfristig an teure und überdimensionierte Lösungen gebunden. Stichwort Kostentransparenz Bei Miet-Software gilt das On-Demand - Prinzip: Sie bezahlen monatlich nur das, was Sie an Software nutzen. Erweitern Sie den Umfang der Funktionalitäten oder die Nutzeranzahl, erhöhen sich die Raten. Verringern Sie beides, fallen auch die Kosten geringer aus. Sie haben also zu jeder Zeit volle Transparenz und Kalkulationssicherheit. Statt einer hohen Anfangsinvestition mit unbekannten Folgekosten für Anpassung, Wartung und Aktualisierung bei lokal installierter Software haben Sie beim Miet-Modell gleich bleibende, fest kalkulierbare Ausgaben. Stichwort Nutzerfreundlichkeit Cloud-Software basiert auf dem Prinzip, sofort nutzbar zu sein. Ganz nach dem Motto: Registrieren, fertig, los! Das kann nur funktionieren, wenn die Software in ihrer Bedienung einfach gehalten ist und keine Vorkenntnisse erforderlich macht. Cloud-Anbieter arbeiten daher ständig daran, ihre Benutzerführung zu optimieren und stellen praktische Tutorials oder Webcasts zur Verfügung, die ein schnelles Einarbeiten ermöglichen.

14 14 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? Stichwort Flexibilität Sollten Sie mit dem Anbieter der Miet- Software oder den Funktionalitäten einmal nicht mehr zufrieden sein, können Sie schnell, problemlos und jederzeit wechseln. Sie binden sich an keine langen Vertragslaufzeiten. Nach der Kündigung erhalten Sie Ihre Daten zurück. Damit bleiben Sie flexibel und machen sich nicht abhängig von einem Anbieter. Für Ihren Anbieter ist diese Flexibilität der Ansporn, stets höchste Qualität zu bieten und Sie als Kunden täglich aufs Neue zu überzeugen. Stichwort Branchenfokus Es gibt viele Anbieter von Buchhaltungslösungen aus der Cloud. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für Ihr Geschäft sollten Sie einen Anbieter suchen, der wichtige Funktionalitäten für Ihre Branche bereitstellt. Für den Handel, Dienstleister oder aber das produzierende Gewerbe sind das zum Beispiel eine Zeiterfassung für das Projektgeschäft, eine Lagerverwaltung für die optimale Lagerhaltung, Kalkulationsfunktionen für Aufträge usw. Denn nur dann können die Informationen ohne mediale Brüche durchgängig weiterverarbeitet werden und Sie erhalten die gewünschte Effizienz und Transparenz über alle Prozesse innerhalb einer Lösung. Stichwort Steuerberater Von einer Online-Lösung mit Collaboration- Funktionen mit Ihrem Steuerberater profitieren Sie unmittelbar. So können Sie Belege und Quittungen direkt im System erfassen, sodass sie sofort verbucht werden können. Eine manuelle, zeitintensive und damit teure Eingabe durch den Steuerberater entfällt. Das hat zwei Vorteile: Sie zahlen Ihren Steuerberater nicht mehr für die reine Dateneingabe. Seine gewonnene Zeit kann er besser nutzen zum Beispiel um Sie bei der Optimierung Ihres Unternehmens zu beraten. Arbeitet ein Steuerberater beispielsweise mit mehreren Firmen, die dieselbe Lösung einsetzen, kann er Benchmarks ermitteln. Er vergleicht dann Ihre Kosten für einen bestimmten Vorgang mit denen anderer Unternehmen und kann Ihnen so aufzeigen, wo Sie Optimierungspotenzial haben. Zweitens kann Ihr Steuerberater fortlaufend buchen, nicht nur zeitversetzt einmal im Monat. Sie erhalten also schneller einen Einblick in Ihre finanzielle Lage und können besser agieren oder reagieren.

15 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 15 FAZIT Nachdem Sie nun viel über Gefahren und Chancen gelesen haben: Wie bewerten Sie jetzt das Risiko Ihres Unternehmens? Haben Sie Schwachstellen erkannt? Wie schätzen Sie sich ein: Welcher Unternehmer-Typ sind Sie? Der relaxte, mit Durchblick und einer ausgewogenen Work-Life-Balance? Oder der gestresste, dem die Transparenz und damit auch die Sicherheit in seinen Entscheidungen fehlen? Wir hoffen, Ihnen mit diesem Leitfaden ein paar wesentliche Einblicke in eine moderne Unternehmensführung mit 360-Grad- Durchblick gegeben zu haben. Manche Punkte und Argumente darin waren sicher nicht neu für Sie. Aber wann haben Sie sich das letzte Mal aus strategischer Sicht damit beschäftigt? Schon allein dadurch haben Sie jetzt den gedanklichen Anfang gesetzt für eine Veränderung. Haben wir Sie neugierig gemacht? Dann lohnt sich Ihr Besuch auf unserer Website

16 16 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? ÜBER UNS Die Exact Software GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main, ist Anbieter der Cloud basierten Unternehmenssoftware Exact Online in Deutschland. Sie gehört zum Geschäftsbereich Cloud Solutions der niederländischen Exact Holding. Exact Online ist Marktführer für Online- Unternehmenssoftware für kleine und mittlere Unternehmen in BeNeLux und darüber hinaus in Großbritannien und den USA erhältlich. Weltweit nutzen bereits mehr als KMU die Lösung für Buchhaltung, Unternehmensführung und Kundenbeziehungsmanagement. Unternehmenssoftware für KMUs Exact Online ist eine Cloud basierte Unternehmenssoftware für kleine und mittlere Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Sie richtet sich an Unternehmer, Geschäftsführer und alle diejenigen, die sich im Betrieb um die Finanzbuchhaltung, Abrechnung und Planung kümmern und dient dabei als Plattform sowohl für die interne als auch die externe Zusammenarbeit mit Steuerberater oder Lohnbüro, Lieferanten, Partnern und Kunden. Brachenschwerpunkte Exact Online Buchhaltung ist eine branchenneutrale Software. Darüber hinaus sind branchenspezifische Lösungen für den Handel ( Exact Online Handel ), den Dienstleistungssektor ( Exact Online Dienstleistungen ), das produzierende Gewerbe ( Exact Online Produktion ) sowie Steuerberater und Lohnbüros ( Exact Online Steuerberater und Buchhaltungsbüros ) erhältlich. Der Cloud-Ansatz Als Online-Lösung hat Exact Online im Vergleich zu Vor-Ort-Installationen den Vorteil, dass sie schnell und ohne nennenswerte Anpassungen sofort einsatzbereit und bei Bedarf skalierbar ist. Über das Internet kann sie mit einem Browser an jedem Ort und zu jeder Zeit genutzt werden dank mobiler Apps auch auf mobilen Endgeräten. Exact Online vereinfacht und beschleunigt betriebliche Abläufe wie Kundenkontakt, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Finanzbuchhaltung oder das Dokumentenmanagement, schafft Kosten- und Prozesstransparenz und stellt Rechtskonformität sicher. Steuerliche und buchhalterische Vorgaben aktualisiert Exact Online automatisch der Nutzer ist also immer up-to-date und damit auf der sicheren Seite. Wichtige Auswertungsfunktionen, Übersichten und Branchenfunktionalitäten ermöglichen eine strategische Geschäftsführung und liefern die dafür notwendige Transparenz. Ein integriertes Customer Relationship Management (CRM) sorgt zudem für eine professionelle Adressverwaltung und ein effizientes Kundenbeziehungsmanagement. Exact Online wird in hochsicheren Rechenzentren betrieben. Alle Daten bleiben zu jeder Zeit Eigentum des Anwenders. Exact Online wird nach Nutzung monatlich abgerechnet. Der Einstiegspreis liegt bei 19,00 Euro pro Monat.

17 EXACT ONLINE, IST IHR UNTER NEHMEN IN GEFAHR? 17 KONTAKT Exact Software GmbH Hanne Kolb Friedrich-Ebert-Anlage 49 D Frankfurt Tel: +49 (0) Web:

18 Exact-Gruppe B. V Alle Rechte vorbehalten. Alle Marken-und Handelsnamen sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. MCL640101DE003

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