EXPO REAL 2014: Wichtige Informationen zur Planung Ihres Messeauftritts

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1 EXPO REAL 2014: Wichtige Informationen zur Planung Ihres Messeauftritts Um Ihnen die Organisation Ihrer Messebeteiligung zu vereinfachen, finden Sie im Folgenden eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, welche bei der Planung Ihres Auftritts unbedingt zu beachten sind. Eine Checkliste zu wichtigen Terminen und Fristen finden Sie unter Die Anmeldung zur EXPO REAL In 5 einfachen Schritten zum Platzierungsangebot 1. Die Anmeldung zur EXPO REAL 2014 ist ab Anfang Februar 2014 online über Die Reservierung von bestimmten Messestandflächen ist nicht möglich. 2. Der Anmeldeschluss ist Freitag, der 28. März Auf Basis der bis dahin eingegangenen Anmeldungen wird die Aufplanung der Hallenflächen vorgenommen. 3. Die Anmeldung zur EXPO REAL 2014 ist nicht rechtsverbindlich, d.h. eine Rücknahme der Anmeldung ist bis zur Unterzeichnung des Platzierungsangebotes kostenfrei möglich. 4. Der Versand der Platzierungsangebote erfolgt ab Mai Durch Unterzeichnung und Rücksendung des Platzierungsangebotes an die Messe München GmbH (MMG) wird die Anmeldung rechtsgültig. Ab diesem Zeitpunkt fallen bei einer Stornierung Ihres Messeauftrittes Stornogebühren an. Keine abweichende Rechnungs- und Firmenanschrift Die auf der Anmeldung genannte Rechnungs- und Firmenanschrift (Seite 1 des Anmeldeformulars unter Firma ) wird für die Erstellung Ihrer Zulassungs- und Abschlussrechnung verwendet. Diese Daten sind nur für interne Zwecke bestimmt und werden nicht nach außen gegeben. Bitte geben Sie daher unbedingt bereits in der Anmeldung die vollständige und korrekte Schreibweise Ihrer Rechnungs- und Firmenanschrift mit Angabe der entsprechenden Rechtsform an (z.b. GmbH, Ltd., AG ). Bitte beachten Sie, dass es der Messe München GmbH (MMG) aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen nicht möglich ist, Rechnungen für Leistungen, die die MMG an den Aussteller als ihren Vertragspartner erbracht hat bzw. erbringen wird, auf einen vom Aussteller abweichenden Rechnungsempfänger auszustellen oder umzuschreiben. Es besteht daher keinerlei Möglichkeit in der Anmeldung eine abweichende Rechnungsanschrift zu definieren. Sollte Ihre Rechnungs- und Firmenanschrift von der gewünschten Außendarstellung in den EXPO REAL Medien (z.b. Printkatalog, Online-Teilnehmerdatenbank etc.) abweichen, so können Sie diese Angaben im Rahmen Ihrer Freigabe des obligatorischen Kommunikationsbeitrages über den Katalogshop des EXPO REAL Media Services anpassen.

2 Beispiel: Die Firma NürnbergMesse GmbH organisiert den Messeauftritt der Metropolregion Nürnberg. Da die NürnbergMesse GmbH alle Rechnungen für den Messeauftritt auf der EXPO REAL erhalten soll, erfolgt die Anmeldung als Hauptaussteller auf die Rechnungsund Firmenanschrift der NürnbergMesse GmbH. Da jedoch der Messeauftritt in der Außendarstellung unter Metropolregion Nürnberg erfolgen soll, verändert der Organisator im Rahmen der Freigabe des obligatorischen Kommunikationsbeitrages im Katalogshop des EXPO REAL Media Services die ursprünglichen Daten (hier: NürnbergMesse GmbH ) in Metropolregion Nürnberg für die Außendarstellung in den Messeverzeichnissen (gedruckt, online und mobil). Auf diese Weise fungiert die NürnbergMesse GmbH als verbindlicher Vertragspartner und damit Rechnungsempfänger der Messe München GmbH, während die gewünschte Außendarstellung als Metropolregion Nürnberg erfolgt. (Screenshot: Außendarstellung NürnbergMesseGmbH, Teilnehmerdatenbank EXPO REAL 2013) Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie o.e. Hinweise, wenn Ihre Messebeteiligung über eine Agentur oder eine Durchführungsgesellschaft organisiert wird, welche auch der Rechnungsempfänger sein soll. Sollte es Ihnen zum Anmeldezeitpunkt nicht möglich sein, die Agentur bzw. Durchführungsgesellschaft zu benennen, so wird die Zulassungsrechnung an das Unternehmen gestellt, welches in der Anmeldung mit seiner Rechnungs- und Firmenanschrift angegeben wurde. Es obliegt dann dem Aussteller, die Bezahlung der Rechnung zu regeln und ggf. eine interne Weiterverrechnung der Kosten an die Agentur oder Durchführungsgesellschaften vorzunehmen. Eine spätere Korrektur oder nachträgliche Umschreibung von Rechnungen auf Dritte ist nicht möglich. Laut der Besonderen Teilnahmebedingungen B ist eine Rechnungsumschreibung gegen eine Gebühr von 100 EUR nur möglich, wenn sich der Name, die Rechtsform oder die Adresse des Rechnungsempfängers geändert haben.

3 Umsatzsteuer-Identifkationsnummer (USt-ID) Um eine korrekte Rechnung (mit oder ohne deutsche Mehrwertsteuer) ausstellen zu können, müssen Hauptaussteller aus dem europäischen Ausland in der Anmeldung zwingend eine gültige Umsatzsteuer- Identifkationsnummer (USt-ID) angeben. Bitte erfragen Sie diese, sofern Ihnen nicht bekannt, bei Ihrer Finanzabteilung. Sollte Ihr Unternehmen über keine gültige und für den EU-Handel freigeschaltete USt-ID verfügen, wählen Sie das hierfür vorgesehene Feld im Anmeldeformular aus. Auch bei fehlender USt-ID müssen die Felder Handelsregistereintrag und Land trotzdem ausgefüllt werden, damit die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen werden kann. Umsatzsteuerberechnung bei Mitausstellern (=Partnerfirmen) Bitte beachten Sie, dass von der Messe München GmbH erbrachte Leistungen an Mitaussteller in manchen Fällen der deutschen Mehrwertsteuer unterliegen können unabhängig davon, ob die Mitaussteller eine gültige USt-ID in der Mitausstelleranmeldung angegeben haben. Dies liegt daran, dass Mitaussteller im Gegensatz zu Hauptausstellern kein Leistungsbündel (Standfläche zzgl. mind. drei weitere Leistungen, siehe Definition im Kasten) bei der MMG buchen. Definition Leistungsbündel: Werden von der Messe München GmbH neben der Überlassung von Standflächen eine Reihe weiterer Leistungen (mindestens drei) an Aussteller erbracht, handelt es sich um eine einheitliche Leistung Damit bestimmt sich der Ort nach 3a Abs. 2 UStG. Dieser Absatz besagt, dass sofern beide Vertragspartner (also die Messe München GmbH und der Aussteller) Unternehmer sind, die Leistung an dem Ort ausgeführt wird, von dem aus der Leistungsempfänger (=Aussteller) sein Unternehmen betreibt. Somit unterliegt die Leistung bei ausländischen Unternehmen, die o.g. Vorraussetzung erfüllen, nicht der deutschen Mehrwertsteuer. Kommt der Aussteller aus der EU, aber nicht Deutschland, muss die Messe München GmbH vor Rechnungserstellung über eine gültige USt-ID Nummer des Ausstellers verfügen, um eine Rechnung ohne deutsche Mehrwertsteuer ausstellen zu können. Handelt es sich um keine einheitliche Leistung (Standfläche zzgl. mind. drei weitere Leistungen), handelt es sich bei jeder Leistung um eine selbstständige Leistung, die umsatzsteuerrechtlich einzeln zu betrachten ist (z.b. Überlassung von Parkplätzen auf dem Messegelände und Überlassung von Eintrittsausweisen unterliegen immer der deutschen Mwst). Dies betrifft die Mitaussteller der EXPO REAL. Es ist darauf hinzuweisen, dass manche Einzelleistungen in Deutschland nicht steuerbar sind. Vorraussetzung hierfür ist, dass es sich beim Leistungsempfänger um einen Unternehmer handelt und die Messe München GmbH zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung über eine gültige USt-ID Nummer verfügt, sofern der Leistungsempfänger seinen Sitz in der EU hat.

4 EXPO REAL Nomenklatur Bitte achten Sie bei der Akquisition und Anmeldung zukünftiger Partner und potenzieller Mitaussteller (Partnerfirmen) für Ihren Messestand darauf, dass diese Unternehmen in die Nomenklatur der EXPO REAL passen. Es werden nur Unternehmen als Mitaussteller zugelassen, die die entsprechende Nomenklaturzugehörigkeit durch ein Firmenprofil nachweisen können. Die aktuelle Nomenklatur der EXPO REAL finden Sie auf unserer Homepage unter: Bitte beachten Sie, dass in der Nomenklatur der EXPO REAL die Punkte 8.b Einzelhandelsimmobilien und 8.j Serviceimmobilien/Sozialimmobilien in die Nomenklaturpunkte 8.b. Handelsimmobilien und Gesundheits-/Pflegeimmobilien umbenannt wurden. Bei Unklarheiten bezüglich der Nomenklaturzugehörigkeit wenden Sie sich bitte möglichst vor Anmeldung der betreffenden Mitaussteller an die Projektleitung der EXPO REAL. Versand der Platzierungsangebote Der Versand der Platzierungsangebote erfolgt, analog zu den Vorjahren, per an die adresse des in der Anmeldung angegebenen Ansprechpartners für die Messeorganisation. Das Platzierungsangebot wird im HTML-Design erstellt. Dadurch kann es auf Grund von Standardeinstellungen in Ihrem Programm möglicherweise zu Darstellungsproblemen kommen. Falls Ihr -Programm eingehende s standardmäßig nicht im HTML-Format anzeigt, finden Sie am Anfang des Platzierungsangebotes einen Link, welcher Ihnen das Platzierungsangebot dann im vollständigen HTML-Format anzeigt. Bei Fragen zum Platzierungsangebot wenden Sie sich bitte an die EXPO REAL Projektleitung. Anmeldung von Mitausstellern (Partnerfirmen) Die Teilnahme von Unternehmen als Mitaussteller (vgl. Allgemeine Teilnahmebedingungen A4) ist grundsätzlich möglich. Sie bedarf der vorherigen Zulassung durch die MMG. Eine Zulassung kann nur dann erteilt werden, wenn der Mitaussteller auch als Aussteller gemäß der EXPO REAL Nomenklatur zulassungsfähig wäre. Für jeden Mitaussteller wird eine obligatorische Mitausstellergebühr erhoben, deren Höhe durch das entsprechende Anmeldedatum definiert wird (siehe gestaffelte Mitausstellergebühr). Eine Messeteilnahme von Unternehmen als zusätzlich vertretene Unternehmen oder die Darstellung von Logos auf dem Stand (z.b. von Sponsoren) ohne Anmeldung als Mitaussteller ist bei der EXPO REAL nicht möglich.

5 Gestaffelte Mitausstellergebühr Folgende Staffelungen und Fristen für Mitaussteller gelten zur EXPO REAL 2014 Bei Anmeldung bis zum 27. Juni ,- EUR Bei Anmeldung ab dem 28. Juni bis zum 29. August ,- EUR Bei Anmeldung ab dem 30. August bis zum 26. September ,- EUR Ab dem 27. September 2014 ist keine Anmeldung als Mitaussteller mehr möglich. Wichtiger Hinweis: Der Hauptaussteller kann im Anmeldeformular auswählen, ob die Abschlussrechnungen der mitausstellenden Unternehmen an die Firmen- und Rechnungsanschrift des Hauptausstellers gehen sollen, oder aber direkt an den Mitaussteller. (Screenshot: Hauptausstelleranmeldung 2013) WICHTIG: Alle Mitausstellergebühren sowie die obligatorischen Kommunikationsbeiträge der Mitaussteller werden unabhängig von der o.g. Auswahl immer dem Hauptaussteller mit der Abschlussrechnung in Rechnung gestellt. (Versand Zulassungsrechnung Juni 2014/ Versand Abschlussrechnung November 2014). Die Messeverzeichnisse (gedruckt, online und mobil) Katalogverlag Die EXPO REAL Messeverzeichnisse werden, analog zum Vorjahr, durch den EXPO REAL Media Service c/o jl.medien e.k. betreut. Kontaktdaten: EXPO REAL Media Services c/o jl.medien e.k. Inselkammerstraße Unterhaching Tel.: Fax:

6 Obligatorischer Kommunikationsbeitrag (gedruckt, online, mobil) Der obligatorische Kommunikationsbeitrag beinhaltet den Eintrag in allen Verzeichnissen (gedruckt, online und mobil) der EXPO REAL, wenn die Anmeldung als Aussteller bis zum 27. Juni 2014 (23.59 Uhr) bei der MMG eingeht. Anmeldungen, die ab dem 28. Juni 2014 bei der MMG eingehen, werden nur in den online- und mobilen Verzeichnissen geführt, also nicht mehr im gedruckten Messekatalog. Kosten für den obligatorischen Kommunikationsbeitrag bei Anmeldung bis zum 27. Juni ,- EUR bei Anmeldung ab dem 28. Juni ,- EUR Die Verrechnung des obligatorischen Kommunikationsbeitrages erfolgt in der entsprechenden Abschlussrechnung nach der EXPO REAL. Die Kommunikationsbeiträge der Mitaussteller werden immer dem zuständigen Hauptaussteller mit der Abschlussrechnung in Rechnung gestellt. Freigabe des obligatorischen Kommunikationsbeitrag Aussteller, die sich bis zum 27. Juni 2014 angemeldet und Ihre Zugangsdaten für das Online- Bestellcenter erhalten haben, können ihren obligatorischen Kommunikationsbeitrag bis zum 18. Juli 2014 über das Online-Bestellcenter der EXPO REAL (derzeit Exhibitor Center ) für alle Messeverzeichnisse (gedruckt, online und mobil) im Katalogshop freigeben. Aussteller, deren Anmeldung nach dem 27. Juni 2014 bei der MMG eingeht, erhalten Ihre Zugangsdaten für das Online-Bestellcenter frühestens ab dem 21. Juli 2014 und können somit auch erst nach der Deadline ihren Eintrag freigeben. Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auch die Freigabe des Firmennamens zur Veröffentlichung für alle EXPO REAL Messeverzeichnisse (Hallenplan, Katalog, Teilnehmerdatenbank etc.) ausschließlich im Rahmen der Freigabe des Katalogeintrages im Katalogshop erfolgt. Fragen hierzu beantworten gerne die Kollegen vom EXPO REAL Media Service.

7 Technische Richtlinien zur EXPO REAL Kostenpflichtiger vorgezogener Aufbau Gemäß den Besonderen Teilnahmebedingungen B6 ist ein vorgezogener kostenpflichtiger Aufbau ab dem 29. September 2014 mit schriftlicher Genehmigung der Hauptabteilung Technischer Ausstellerservice möglich. Bitte beachten Sie, dass die Kosten dem entsprechenden Aussteller in Rechnung gestellt werden. Eine Weiterverrechnung an das Messebauunternehmen ist nicht möglich. Kosten für den vorgezogenen Aufbau: 2 Tage vorgezogener Aufbau 1.900,- EUR / Stand und Aussteller 1 Tag vorgezogener Aufbau 950,- EUR / Stand und Aussteller Abfrage Kontaktdaten Messebauunternehmen im Anmeldeformular Um zukünftig auch Ihren Messebauer über die wichtigsten technischen Richtlinien und Termine informieren zu können, erfragen wir die Kontaktdaten Ihres Messebauers (falls schon bekannt) in den Anmeldeunterlagen. Zubereitung von Speisen auf der EXPO REAL Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Zubereitung von Speisen (insbesondere das Grillen und Braten) auf den Ständen der EXPO REAL 2014 ohne ausreichende Belüftungsvorrichtungen nicht gestattet ist. Hiervon ausgenommen ist das Erwärmen von Gerichten mit Konvektomaten. Bitte berücksichtigen Sie diese Regelung ebenfalls bei Ihrer Planung von Tages- und Abendveranstaltungen. Exponate (Fahrzeuge) auf der EXPO REAL Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass das Ausstellen von Kraftfahrtzeugen den Regelungen Ausstellung von Kraftfahrzeugen der Technischen Richtlinien unterliegt. Fahrzeuge die auf einem Messestand präsentiert werden, müssen nach erfolgreicher Positionierung von der Batterie getrennt werden und der Tankinhalt der Fahrzeuge muss auf das für das Ein- und Ausfahren notwendige Maß reduziert werden. Die Einhaltung der Regelungen werden zur EXPO REAL 2014 durch die Mitarbeiter des Technischen Aussteller Service während der Aufbauphase überprüft.

8 Online-Bestellcenter der EXPO REAL Zugangsdaten Online-Bestellcenter und Katalogshop Ab Anfang Juni 2014 sowie darauffolgend in regelmäßigen Abständen - versendet der Katalogverlag EXPO REAL Media Service c/o jl. medien e.k. per an alle angemeldeten Aussteller (Haupt- und Mitaussteller) die Zugangsdaten für den EXPO REAL Katalogshop. Wichtiger Hinweis: Aussteller, deren Anmeldung nach dem 27. Juni 2014 bei der MMG eingeht, erhalten Ihre Zugangsdaten für das Online-Bestellcenter frühestens ab dem 21. Juli 2014 und können somit auch erst nach der Deadline ihren Eintrag freigeben. Diese Zugangsdaten sind gleichzeitig Ihre persönlichen Login-Daten für das Online-Bestellcenter der Messe München. Alle Haupt- und Mitaussteller der EXPO REAL haben hier die Möglichkeit, Bestellungen von Serviceleistungen zur Messevorbereitung online abzuwickeln. Nach der Messe können Sie im Online-Bestellcenter nachvollziehen, wie welche Tickets und Online-Gutscheine tatsächlich auf der Messe genutzt wurden, und vor allem durch welche Personen diese genutzt wurden. Bitte bewahren Sie daher diese Zugangsdaten, auch über das Veranstaltungsende hinaus, unbedingt auf. Das Online-Bestellcenter wird Ihnen ab Anfang Juni 2014 zur Verfügung stehen. In 6 Schritten zum Ticket für Aussteller Damit Ihnen die Basisdaten Ihrer Kollegen aus der Vorveranstaltung zur Verfügung stehen, möchten wir Sie bitten, sich mit der identischen Firmierung aus dem Vorjahr anzumelden. Bei einer abweichenden Firmierung müssen alle Teilnehmer neu registriert werden, da keine Zuordnung erfolgen kann. 1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Online-Bestellcenter ein und wählen die Kategorie Tickets, um mit dem dort hinterlegten Link in das Bestellsystem zu gelangen. 2. Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann pro angelegtem Besteller nur ein Ticket bestellt werden. Dies sollte Ihr persönliches Ticket als Besteller sein. 3. Alle weiteren Tickets, z.b. für Ihre Kollegen, können Sie als Besteller im System nur anlegen. Die finale Bestellung und Personalisierung des Tickets muss an den zukünftigen Ticketbesitzer delegiert werden und durch diesen selbst abgeschlossen werden. 4. Bei Abschluss der Bestellung und Personalisierung muss dieser festlegen, ob er eine Veröffentlichung in den Messeverzeichnissen (gedruckt, online und mobil) wünscht. Deadline für die finale Bestellung und Personalisierung ist der 18.Juli Das reine Anlegen eines Tickets im System ist hierbei nicht ausreichend. 5. Die Tickets werden ab dem 18. August 2014 versandt, vorausgesetzt der Hauptaussteller hat seinen Messeauftritt durch Bezahlung der Zulassungsrechnung bestätigt. 6. Bitte drucken Sie das Ticket vor dem Messebesuch aus. Ein Ticket- Erwerb vor Ort sowie der Nachdruck vergessener Tickets ist nicht möglich.

9 Wichtiger Hinweis: Die Tickets für Aussteller sind ausschließlich für das Standpersonal bestimmt. Sie dürfen an Dritte nicht weitergegeben werden. Der Firmenname, gültig und bindend für alle Tickets, kann vor der ersten Bestellung eines Tickets einmalig im Bestellsystem festgelegt werden. (Siehe auch Paragraph B11 / Besondere Teilnahmebedingungen B) Tages-, Presse- und Abendveranstaltungen (am Messestand, im Forum etc.) Bitte beachten Sie, dass Sie Gäste zu Ihren Veranstaltungen, die nicht über ein gültiges Ticket zur EXPO REAL verfügen, erst ab 19:00 Uhr Zutritt zum Gelände erhalten. Bitte kommunizieren Sie darum in Einladungen an diese Gäste erst 19:00 Uhr als Veranstaltungsbeginn. Darüber hinaus benötigen Gäste ohne gültiges Ticket ab 19 Uhr zum Betreten des Messegeländes ein Einladungsschreiben Ihrerseits zum Vorzeigen beim Drehkreuzpersonal. (Siehe auch Paragraph B16 / Besondere Teilnahmebedingungen B) Münchner Verkehrs Verbund (MVV) Sie haben die Möglichkeit, vorab zur EXPO REAL 2014 Ihre MVV Fahrkarten online zu bestellen. Das Bestellformular 8.3 MVV Fahrkarten sowie nähere Informationen sind ab Juni 2014 im Online- Bestellcenter erhältlich. Bitte beachten Sie, dass das Ticket für Aussteller NICHT zur kostenlosen Benutzung des MVV berechtigt.

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