LEITFADEN. Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente. in den Landratsämtern. zur. in Zusammenarbeit mit. Bayerischer Innovationsring

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1 Bayerischer Innovationsring Pilotprojekt Verwaltungsreform des Bayer. Landkreistags LEITFADEN zur Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente in den Landratsämtern in Zusammenarbeit mit Oktober 2002

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 2. Ausgangslage 3. Die betriebswirtschaftlichen Elemente im Überblick 4. Der rote Faden das Produktformblatt Leitfäden Leitfaden zur Produktbeschreibung Leitfaden zur Kosten- und Leistungsrechnung Leitfaden zur Zielbeschreibung und Zielvereinbarungsprozess Leitfaden zur Budgetierung und dezentralen Ressourcenverantwortung Leitfaden zur Einführung von Verwaltungscontrolling 2

3 Einführung Die Einführung betriebswirtschaftlicher Instrumente in der Verwaltung ist heute keine Frage mehr. Lediglich bei der Ausgestaltung und der Umsetzung der Elemente des Neuen Steuerungsmodells besteht Ausgestaltungsnotwendigkeit. Mit der Einführung dieser Elemente werden eine Reihe von grundsätzlichen Zielen verfolgt: Verbesserung der Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsleistungen Erhöhung der Transparenz durch eine vollständige Kostenzuordnung und Darstellen der jeweiligen Qualitätsstandards Herstellen eines breiten Bewußtseins für wirtschaftliches Handeln Orientierung an und Ausrichten auf Leistungen für den Bürger und Verbesserung oder Sicherung der Qualitätsstandards Zielsetzung des Innovationsringes ist es, den Landkreisen einerseits Unterstützung bei deren Bestrebungen zur Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente zu geben und andererseits die Grundlagen zu erarbeiten, um flächendeckend einen objektiven Leistungsvergleich durchführen zu können. Bei diesen Vergleichen geht es nach Ansicht aller Beteiligten jedoch nicht um das Herstellen von Hitlisten, sondern das Installieren von Benchmarking, d.h. von Prozessen von Anderen, Besseren lernen zu können. Bei der Betrachtung von Produkten spielen neben den Kosten auch die Qualitätsmerkmale eine wesentliche Rolle. 3

4 Die Ausgangssituation Der Bayerische Innovationsring beschäftigt sich mit der Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente in den Landkreisverwaltungen. Dazu haben sich innerhalb des Bayerischen Innovationsrings die Landkreise Bad Tölz - Wolfratshausen Erding Passau Neumarkt i. d. Oberpfalz Roth Haßberge Neu-Ulm Miltenberg Seit Juli 1999: Rottal-Inn zur Projektgruppe Betriebswirtschaft zusammengeschlossen. Im Vorfeld wurde von der Projektgruppe die konzeptionellen Vorarbeiten der Landkreise Bad-Tölz - Wolfratshausen und Passau als Basis für die weitere Ausarbeitung und diesen Leitfaden verabschiedet. Die Erarbeitung und Umsetzung der Leitfäden wurde begleitet von der MP.Unternehmensberatung (Inning am Holz) und dem Bayerischen Landkreistag, vertreten durch Herrn Thoma. Schrittweise wurden die einzelnen Elemente in einzelnen, themenspezifischen Arbeitsgruppen erarbeitet. Die Verabschiedung erfolgte durch die Projektgruppe Betriebswirtschaft, die mit den Entscheidungsträgern in den jeweiligen Verwaltungen besetzt ist. Die einzelnen Produktpläne wurden mit den jeweiligen verantwortlichen Sachgebietsleitern der beteiligten Landkreise abgestimmt. Die Ergebnisse wurden in Hinblick auf die praktische Umsetzung in einzelnen Leitfäden dargestellt. Diese vorliegenden Leitfäden sollen den Mitarbeitern als praxisorientierte Handlungsanleitung dienen, können aber eine umfassende Beratung und Schulung vor Ort nicht ersetzen. 4

5 Die betriebswirtschaftlichen Elemente im Überblick Der Grundgedanke des Neuen Steuerungsmodells fordert eine Neuorientierung des Managementprozesses in der Verwaltung. Im Mittelpunkt dabei steht mehr Eigenverantwortung in der Leistungserstellung und Steuerung dieser Prozesse durch produktorientierte Zielvereinbarung. Um diesen Gedanken vollends Rechnung zu tragen, müssen dabei die im folgenden Schaubild dargestellten Kernelemente konzeptionell ausgestaltet und in der Verwaltung implementiert werden. Nahtstellen zwischen Politik und Verwaltung Controlling & Berichtswesen Budgetierung und dezentrale Ressourcenverantwortung Zielvereinbarungen Basis- Instrumente Kosten- Leistungs- Rechnung Produktbeschreibungen 5

6 Die einzelnen Elemente bauen logisch aufeinander auf. Gerade zum Einstieg in die Einführung betriebswirtschaftlicher Elemente werden die Leitfäden zur Produktbeschreibung und zur Kosten- und Leistungsrechnung eine wesentliche Rolle übernehmen. Mit den Erfahrungen der beteiligten Landratsämter konnten beide Leitfäden inzwischen aktualisiert werden. Zielsetzung für die ersten beiden Schritte ist es, Transparenz für zu schaffen und somit die Basis für die weitere Vorgehensweise zu legen. Zielsetzungen, bereichs- und produktspezifisch sind die Kernelemente einer zukunftsorientierten Steuerung. Die Verlagerung von mehr Verantwortung nach unten (vor allem durch das Instrument der Budgetierung und dezentralen Ressourcenverantwortung) sowie ein funktionsfähiges Berichtswesen und Controlling runden das gesamte Spektrum ab. Der rote Faden das Produktformblatt Produkte, beziehungsweise Produktbeschreibungen bilden den roten Faden sowohl bei der Einführung des Neuen Steuerungsmodells in der eigenen Verwaltung, als auch bei den vorliegenden Leitfäden. Der Grund hierfür liegt in der Funktion des Produktformblattes, mit dessen Hilfe die Produkte in der Verwaltung inhaltlich beschrieben werden. Dieses Formblatt ist also ein Instrument, um steuerungsrelevante Informationen verdichtet darzustellen. Ein Original des Produktformblattes ist dem Leitfaden zur Produktbildung als Anlage beigefügt. 6

7 Produktbeschreibung Produktbezeichnung: Produkt-Nr.: Kapitel: Produktbeschreibung Produktgruppe: verantwortliche Organisationseinheit: (wirtschaftliche Einheit) - Bezeichnung (SG/A) (SG ) verantwortliche Person(en): gesetzliche Auftragsgrundlage/Beschluß (KT/KA/...) vom... Pflichtaufgaben Rechtsbindungsgrad: muß soll kann Freiwillige Aufgaben des LK Kurzbeschreibung: (Inhalt und Art der Leistung) Ziele: (Zielbeschreibung, Zielgruppe) Kapitel: Zielvereinbarung Ist 2001 Ansatz 2002 Plan 2003 Quantität: Qualität: Erlöse: DM Produkteinzelkosten DM Gesamtkosten: (inkl. Gemein-/Personalkosten etc.) DM Kapitel: Kosten- und Leistungsrechnung Kostendeckung: DM Stück-/Fallkosten DM (brutto Künftige Entwicklung, Rahmenbedingungen, Aufgabenkritik, sonstiges: 7