T4-Zusatzmodul pluspdf - zur komfortablen Nutzung von PDF-Dokumenten

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1 - zur komfortablen Nutzung von PDF-Dokumenten Das Zusatzmodul pluspdf bietet maximalen Komfort bei der Nutzung von PDF-Dokumenten in T4. Durch das Zusatzmodul erzeugte PDF-Dokumente besitzen die gleichen Eigenschaften wie T4-interne Objekte, sie können direkt im T4-Objektfenster mehrseitig angezeigt, durchblättert, gedruckt, g t oder innerhalb von Abfragen als automatisierte Anlage verwendet werden. T4 pluspdf ersetzt einen externen PDF-Druckertreiber wie z.b. den Adobe Acrobat-Writer komplett. Natürlich ist auch das Suchen innerhalb des PDF-Dokumentes, das Verschlüsseln, das Extrahieren von Seiten oder das Zusammenfügen mehrerer PDFs möglich. Außerdem ermöglicht das pluspdf die Erstellung des T4-Briefpapieres auf Basis eines PDF-Dokumentes. Grundsätzliches T4 business bietet im Rahmen seiner Standardfunktionalitäten umfangreiche Möglichkeiten, mit Dokumenten und Dateien verschiedenster Formate umzugehen. Diese werden als Objekte an der Stelle hinterlegt, wo sie auch logisch erwartet werden Posteingänge in der Vorgangsverwaltung, Rahmenverträge in den Konditionen zur Adresse, Artikeldokumente im Artikelformular, Projektblätter zum Projekt, Versandpapiere zum Wareneingang, Prüfprotokolle am Materialfluss, etc.. Die Objekte können unterschiedlichste Formate haben. Je nach Format sind unterschiedliche Verwendungen der Objekte innerhalb des Dokumentenmanagements möglich. Jeder mit der T4-Textverarbeitung formatierte Text ist ein Objekt im RTF-Format, gleichgültig ob es sich um Brief-, Auftrags- Bestelltext, Textbausteine, Positionstexte Dokumente etc. handelt. Diese werden von der Erstellung bis zur Ausgabe komplett über T4 verwaltet. Grafikprogramme, Scanner- und Faxlösungen erzeugen Bilder und Grafiken in unterschiedlichsten Bitmap-Formaten bzw. Vektorgrafiken. Dateien dieser Formate lassen sich komplett einbetten und komfortabel zur direkten Anzeige und Ausgabe nutzen. Bei der Erstellung eines Objektes bietet T4 diese intern handelbaren Grafikformate, erkennbar am T4-Logo, direkt zur Vorauswahl an. Lediglich für ihre Bearbeitung wird die zugehörige Software benötigt und direkt von T4 gestartet. Word-Dokumente, Excel-Tabellen, etc. besitzen das Windowseigene OLE-Format und werden als OLE-Objekte verwaltet und mit Präsentationsdaten angezeigt. Die Erstellung, Ausgabe und Bearbeitung kann jedoch nur mit Hilfe der von T4 aus gestarteten Bearbeitungssoftware stattfinden. Sie lassen sich daher auch nicht innerhalb von Abfragen z.b. als automatische Anlagen verwenden. PDF-Dokumente (ohne das Zusatzmodul pluspdf) oder Dateien anderer Herkunft werden als TEO-Objekte gespeichert und lediglich mit einem Symbol und Dateinamen angezeigt. Ist das Zusatzmodul pluspdf nicht freigeschaltet, dann verweist T4 auf das Modul mit einem entsprechenden Untertitel. TEO-Objekte müssen immer aus einer Datei erstellt werden. Darstellung, Bearbeitung und Ausgabe kann nur unter Verwendung der Bearbeitungssoftware stattfinden. Die Nutzbarkeit ist vergleichbar der der OLE-Objekte.

2 Für die Übernahme der Objekte aus einer Datei bietet T4 zwei Möglichkeiten, schnell und einfach per Drag and Drop mit einfachem Verschieben der Datei in ein vorhandenes Objekt oder über die Funktion "aus Datei erstellen" im Objektauswahl-Dialog. Im Objektauswahldialog stehen bei Auswahl der Funktion "aus Datei erstellen" folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Mit "Verknüpfung" wird die Pfadvorgabe bzw. Verknüpfung zur Datei hinterlegt, um das Dokument aus T4 heraus zu öffnen. Die Daten befinden sich außerhalb der T4-Datenbank. Mit "Symbol" werden die Daten in die T4-Datenbank eingebettet, es wird allerdings im Objektfenster nur das Symbol, nicht der Inhalt der Datei dargestellt. Erst mit Doppelklick wird mit Aktivieren der Bearbeitungssoftware das Dokument zur Ansicht, Bearbeitung oder Ausgabe zur Verfügung gestellt. Mit "OK" werden die Daten in die T4-Datenbank eingebettet. Die TEO-Objekte werden durch das Symbol angezeigt. Bei den OLE- Objekten entstehen zusätzlich Präsentationsdaten zur direkten Anzeige nur der ersten Seite. Die T4 internen Objekte, werden direkt komplett angezeigt und bieten alle Funktionen der Objekt- Nutzung. Zusatzmodul-Merkmale Mit dem Zusatzmodul pluspdf kann T4: die PDF-Ausgabe ohne einen zusätzlichen PDF-Druckertreiber realisieren. Im Ausgabe- Dialog wird als Ausgabegerät einfach "TETRA T4 pluspdf" gewählt. Zusätzlich bietet der Ausgabe-Dialog mit Anwahl "PDF extern" auch die Ausgabe über einen externen Treiber an. Mit "OK" realisiert T4 je nach Einstellung eine Vorschau auf das PDF-Dokument zur abschließenden Überprüfung. Wird ein Fehler entdeckt, kann der Ausgabevorgang noch abgebrochen werden. das Briefpapier auf Basis einer PDF-Datei erzeugen. Die vom Grafikprogramm erzeugte PDF-Datei wird einfach per Drag and Drop in das Objekt zum Briefpapier übernommen. PDF-Dokumente als interne Objekte verwalten und damit die kompletten, nachfolgend beschriebenen umfangreichen Funktionen des Objektmanagements nutzen.

3 Einsatzmöglichkeiten Posteingang mit mehrseitigen Unterlagen als PDF-Anlage - Gleichgültig, ob Sie das PDF- Dokument direkt im Vorgang hinterlegen oder im Objekt zur Adresse oder den Konditionen, Sie können es direkt einsehen, bei mehrseitigen Dokumenten auf bestimmte Seiten nach Doppelklick auf die Seitenzahl einspringen oder Seiten mit der Symbolschaltfläche "Schere" extrahieren. Mit "F3" oder "Suchen" wird das Suchen nach einem Wort im PDF-Dokument ermöglicht, mit "Umsch+F3 das Weitersuchen. Wenn Sie mehrere Anlagen im PDF-Format zusammenfassen wollen, löst man auf einem vorhandenen PDF entweder per Drag and Drop mit einfachem Verschieben der zusätzlichen Datei in das vorhandenes Objekt oder über die Funktion "aus Datei erstellen" im Objektauswahl-Dialog das Zusammenfassen aus. Artikelbild in der Position im Vertrieb mit einem Weblink verwenden: Bei der Ausgabe eines Angebotes mit Positionen, wo die Option "Artikelbild in Belegausgabe" aktiviert ist, zeigt das PDF die entsprechenden Bilder. Mit hinterlegtem Weblink verändert sich der Mauszeiger auf dem Bild und zeigt den hinterlegten Weblink, der dann mit einem Klick direkt aufgerufen werden kann. So können z.b. zu einer Position im Angebot aus dem PDF- Dokument heraus direkt eine bestimmte Seite oder sogar ein Produktvideo aufgerufen werden. Den Weblink erfasst man im Feld "Bemerkung" in den Zusatzdaten des Objektes, das zum Artikeldokument vom Typ "Bild/Grafik" der Gruppe "Vertrieb/Marketing" zu erfassen ist. Artikeldokumente mit verschlüsseltem Inhalt, mit Kennwortschutz anzeigen - Ist ein Dokument verschlüsselt, so wird nur das Symbol dargestellt. Mit Doppelklick auf das Symbol fragt T4 den bei der Erstellung des Dokumentes vergebenen Schlüssel in einem Dialog zur Eingabe ab. Die Verschlüsselung wird bei der Einbindung in den Quelldaten vorgegeben. Der Schlüssel steht dann während der Sitzung für den Arbeitsplatz zur Verfügung.

4 Wird für ein anderes Dokument ein anderer Schlüssel verwendet oder der Arbeitsplatz neu gestartet, so ist der Schlüssel nicht mehr im Zugriff und das Dokument wird wieder nur in Form des Symbols dargestellt. Artikeldokumente mit verschlüsseltem Inhalt, mit Kennwortschutz ausgeben Um PDF-Dokumente, die in T4 unverschlüsselt verwaltet werden, in verschlüsselter Form als Datei auszugeben, nutzt man im Ausgabe-Dialog das zur Verfügung gestellte Feld "Kennw." zur Eingabe des Schlüssels. Mit "OK" wird dann die zugehörige verschlüsselte Datei zur Ausgabe per Druck oder erzeugt. Für die Nutzung von e.post-business, e.post-box besteht die Möglichkeit, das von T4 pluspdf erzeugte Dokument entsprechend auszugeben. Die zugehörige Einstellung wird in den Zusatzdaten zur Vorgangsadresse aktiviert durch die Option "E-Post". Damit wird die Standardverschlüsselung durch T4 pluspdf deaktiviert, so dass das entstandene PDF für die e.post-bearbeitung vorbereitet ist.

5 PDF-Anlagenhandling - PDF-Dokumente stehen auch zur Erzeugung von automatischen Anlagen zur Verfügung: um beim Angebot über die Abfrage "Dokumente zu Vertrieb/Marketing" die zu den in den Positionen aufgeführten Produkten die zugehörigen Prospekte mit zu versenden, um beim Lieferschein automatisch die technischen Informationsblätter zu erzeugen oder über die Abfrage "Objekt zu Charge/Serien-Nr." die zur Serien-/Chargennummer gehörenden Analyseprotokolle auszugeben, um bei der Bestellung durch die Abfrage "Dokumente zu Beschaffung/Lager" die korrekten Bestellpapiere zu erzeugen, um in der Fertigung über die Abfrage "Dokumente zu Produktion/Ausführung" die passenden Fertigungsunterlagen zu erstellen uvm.. Standardmäßig wird bei aktiviertem pluspdf mit der Qualitätseinstellung "PDF" die PDF- Erzeugung über den internen T4 pluspdf-treiber realisiert. Möchten Sie abweichend davon einen externen PDF-Druckertreiber eines Drittherstellers nutzen, so wählen Sie die Qualität "PDF extern" aus. In diesem Fall selektiert T4 den zu verwendenden PDF-Druckertreiber gemäß dem Standardverfahren. Mit Aktivierung der automatischen Vorschau durch Klick auf das obere Augensymbol, zeigt T4 die Anlagen vor Versendung an. Zur Komprimierung der Anlagen reicht das Checken des Komprimieren-Feldes, es werden dann alle PDF-Anlagen in eine ZIP-Anlage zusammengefasst. Mit dem Kennwortfeld ist es möglich, die PDF-Anlagen oder die ZIP-Datei zu verschlüsseln (s.o.). Achtung, der Schlüssel wird nicht gespeichert und muss natürlich dem Empfänger zur Entschlüsselung mitgeteilt werden. PDF-Briefpapier Das PDF-Format ist das optimale Format für das T4-Briefpapier, da es bei - Vorgangsausgaben ohne Umwandlung genutzt werden kann. Außerdem bieten die meisten Grafikprogramme, mit denen Briefpapiere erstellt werden, standardmäßig PDF als Ausgabeformat an. Bei der Neuerstellung oder Änderung ist dann das Briefpapier schnell und einfach in das Objekt in T4 einzufügen. Daher wird bei Nutzung des Zusatzmoduls pluspdf das Briefpapier auch immer im PDF-Format hinterlegt.

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