E-AKTE. 01 a) Grundlegende Einstellungen 01 Rechteverwaltung für die E-Akte 02 Speicherformate für Archivierung in der E-Akte festlegen

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1 Handbuch

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3 I E-AKTE SEITE a) Grundlegende Einstellungen 01 Rechteverwaltung für die 02 Speicherformate für Archivierung in der festlegen 03 b) Dokumente in der archivieren 03 Mit Drag & Drop Dateien aus dem Windows Explorer 04 Speicherformat beim Speichern von Dokumenten 04 c) Schnittstellen 05 Microsoft Outlook 06 Microsoft Excel 06 d) Menüleiste der 06 Datei 10 Ansicht e) Toolbar der 12 Volltextsuche 12 Neue Verfügung erstellen 13 E-Fach/E-Korb 13 Schnellaufrufe weiterer ra-micro Programmfunktionen 13 f) Dokumentbezogenes Kontextmenü 13 Öffnen 13 Dokumentenbeschreibung 14 Drucken 14 Senden an 15 Löschen aus 16 Neue Verfügung/Notiz zum Dokument 16 Dokument kopieren 16 Dokument verschieben 17 Signatur prüfen 17 PDF neu erstellen 17 Verlinktes Dokument in archivieren 17 Alle Verfügungen/Notizen anzeigen 17 Dokumenten-Export

4 II 17 g) Kontextmenü im Explorerbaum für Unterordner 17 Unterordner anlegen 17 Umbenennen 17 Kopieren/Verschieben 18 Datei einfügen 18 Ordner löschen 18 Senden an 18 h) Abschlussleiste/Statusbar 19 i) Druckdateien 19 Auswahlfilter der Druckdateiverwaltung 20 Speicherlogik 22 j) Briefdateien 23 k) Dokumente Stand: Zuletzt bearbeitet von: Gert Wachtendorf

5 1 E-AKTE Abb. 1: Kachel Die ist das elektronische Abbild der Handakte. Sie bietet umfassende Möglichkeiten, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten aktenbezogen zu archivieren, zu verfügen und am Bildschirm als Tabelle und in Form eines Explorerbaums anzuzeigen. Die Dokumente selbst werden in einer Vorschau angezeigt und können als Vorlage für weitere Dokumente verwendet werden. In der linken unteren Ecke der kann eine zusätzliche Eigenschaften-Anzeige eingeblendet werden, die alle zum Dokument gespeicherten wichtigen Informationen enthält. Diese Anzeige ist über Ansicht, Eigenschaften ein- und ausblendbar. Damit stehen alle wichtigen Dokumenten-Informationen in der Tabelle auf einen Blick zur Verfügung. Damit das zu bearbeitende Dokument in der Vorschauanzeige mehr Raum bekommt, kann die Tabelle auch ausgeblendet werden. Abb. 2: Maske a) Grundlegende Einstellungen Vor der Arbeit mit der empfehlen wir, einige Voreinstellungen zu prüfen, die Dateiformate für die zu archivierenden Dokumente festzulegen und Schnittstellen der zu den Microsoft Office Programmen Outlook und Excel einzurichten. Rechteverwaltung für die Um die nutzen zu können, ist in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung das Programmrecht zu aktivieren. Unter dem Einzelrecht für die sind unter Akten der Sachbearbeiter anzeigen/bearbeiten die Sachbearbeiter auszuwählen, deren Akten der aktuelle Benutzer einsehen und bearbeiten darf.

6 2 Speicherformate für Archivierung in der festlegen Dokumente der Textverarbeitung (Kanzleitextverarbeitung/MS Word) werden standardmäßig im PDF-Format archiviert und können ohne manipulativen Aufwand nicht geändert werden. Abb. 3: Maske Einstellungen, Allgemein Speicherformat für elektronische Nachrichten (zentral) Hier ist einzustellen, in welchem Format elektronische Nachrichten (z. B. s) in der archiviert werden sollen. Zur Auswahl stehen das Grafikformat PDF und das Originalformat. Das Originalformat ermöglicht es, elektronische Post über die entsprechende Anwendung, also -Programm oder E-Brief, aus der heraus zu beantworten oder weiterzuleiten. Bei Speicherung im PDF- Format kann ein Mailverlauf nur als Anlage, z. B. über das Kontextmenü eines Speichereintrags mit Senden an, mit E-Brief (Originalformat) oder Senden an, mit (Originalformat) weitergeleitet werden. Der ursprüngliche Gesprächsverlauf wird hierdurch unterbrochen, ist jedoch durch das vor Manipulation weitestgehend geschützte PDF-Format gesichert. Dateien verschlüsselt speichern (zentral) Wurde diese Einstellung gewählt, werden in die gespeicherte Dateien verschlüsselt und können von anderen Anwendungen wie Adobe Reader oder MS Word außerhalb von ra-micro nicht in lesbarer Form dargestellt werden. Sie sind so vor unbefugtem Zugriff geschützt. Einen zusätzlichen Schutz für vertrauliche Dokumente bietet die Rechteverwaltung in der Benutzerverwaltung. Hier kann über das Programmrecht das Zugriffsrecht auf festgelegte Sachbearbeiter beschränkt werden. PDF-Dokumente um Sonderschriften erweitern (zentral) PDF-Dokumente können um Sonderschriften erweitert werden, wenn die Schrift in diesen Dokumenten nicht vollständig angezeigt wird.

7 3 b) Dokumente in der archivieren Die bietet folgende Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren: Mit Drag & Drop Dateien aus dem Windows Explorer Abb. 4: Maske Dokumentenimport Daten oder Dokumente, die sich außerhalb des ra-micro Verzeichnisses auf der Festplatte oder einem Wechseldatenträger befinden, können per Drag & Drop in der archiviert werden. Hierzu sind die zu speichernden Dateien im Windows-Explorer mit einem Mausklick zu markieren, die Maustaste wird dabei gedrückt gehalten und auf die Oberfläche der gezogen. Danach wird die Maustaste wieder losgelassen. Aufgerufen wird der Dokumentenimport, mit dem die Dokumente dann einer bestimmten Akte zugeordnet werden können. Alternativ kann bei Verwendung eines Touchscreens anstelle der Maus das Dokument auch per Touch markiert und mit dem Finger auf die Oberfläche der gezogen werden. Tabellenansicht ändern Unter Ansicht können die Spalten der eingeblendeten Tabelle zur Bearbeitung der importierten Dokumente individuell gewählt werden. Wird z. B. nie eine Rubrik zum Dokument vergeben, kann diese Spalte hier abgewählt werden. Alle Dokumente einer Akte zuordnen Mit dieser Option können alle in der Tabelle enthaltenen Dateien einer Akte zugeordnet werden. Die Spalte Akte ist dann für weitere Eingaben gesperrt. Die Aktennummer ist in das rechte Eingabefeld einzutragen. Sofern zusätzlich ein Unterordner gewählt wird, werden alle Dokumente in diesem Unterordner gespeichert. Zur Anlage von Unterordnern siehe S. 17. Alle Dokumente an Zentralen E-Postkorb Um alle Dokumente zusätzlich an den Zentralen E-Postkorb zu übermitteln, ist im Bereich Alle Dokumente die Option an Zentralen E-Postkorb zu wählen. In der Tabelle kann in der Spalte E-Postkorb alternativ der jeweilige Sachbearbeiter E-Postkorb statt Zentralen E-Postkorb wählen. Nach Import löschen Die Option nach Import löschen entfernt alle Dateien nach dem Archivieren in der aus dem Dokumentenimport und aus dem Quellverzeichnis. Eine Ausnahme bildet das Einfügen einer Outlook-Datei, wenn diese per Drag & Drop importiert wurde. Aus technischen Gründen ist es nicht möglich, die aus Outlook zu löschen. Nach Import löschen steht für diesen Fall nicht zur Verfügung. Um einzelne Dateien vor dem Start des Imports aus dem Dokumentenimport wieder zu entfernen, steht nach Rechtsklick oder Langtouch auf den zugeordneten Eintrag ein Kontextmenü zur Verfügung.

8 4 Nach Abschluss aller in der Tabelle erforderlichen Eintragungen wird über oder der eigentliche Importvorgang gestartet. Der Dokumentenimport wird geschlossen und die importierten Dokumente werden nun den gewählten Akten zugeordnet und dort angezeigt. Speicherformat beim Speichern von Dokumenten Um Dokumente, die z. B. in der Kanzlei-Textverarbeitung erstellt wurden, in der zu archivieren, ist beim Speichern des Dokuments im betreffenden Programm die Option auszuwählen. Eine bereits gespeicherte Datei kann im Menü auch mit dem Befehl Datei einfügen/import in der archiviert werden (siehe hierzu auch den Abschnitt Datei, Datei einfügen/import in diesem Handbuch). Mit dem Archivieren in der entstehen fertige Dokumente, die nicht mehr ohne Weiteres geändert werden können. Das jeweilige Dateiformat des abgeschlossenen Dokumentes wird durch ein entsprechendes Icon, das dann auch in der angezeigt wird, gekennzeichnet. Druckdateien werden in die verlinkt und damit auch in der angezeigt. Es gibt also außer der Word- bzw. KTV-Datei die Druckdatei zusätzlich eine PDF-Datei, die den Inhalt der Druckdatei wiedergibt. Wird die Druckdatei geändert, ändert sich automatisch der Inhalt der PDF-Datei. Beide Dateien werden voneinander gelöst, sobald die Druckdatei archiviert wird und ein dauerhafter Eintrag in der entsteht, dessen Inhalt nicht mehr unmittelbar geändert werden kann - die spiegelt damit einen Postausgang wieder. Siehe hierzu auch den Abschnitt Druckdateien auf S. 19. Bei Abwahl der Option erfolgt die Speicherung im Originalformat in der Druckdatei- oder Dokumentenverwaltung. Um ein Dokument auch in umfangreichen Akten schnell wiederzufinden, besteht beim Archivieren in der die Möglichkeit, über Bemerkung, Schlagwort und Rubrik die Dokumente zu katalogisieren. c) Schnittstellen Die bietet verschiedene Schnittstellen, die eine Archivierung von Dokumenten aus anderen Programmen erlauben. So können der Mailverkehr über Microsoft Outlook und in Microsoft Excel erstellte Tabellen ebenfalls in der archiviert werden. Abb. 5: Schnittstellen zwischen und Microsoft Office Die Schnittstellen werden im Modul Kanzlei unter Einstellungen, MS Office aktiviert. Für die Office Programme Microsoft Word, Microsoft Outlook und Microsoft Excel wird jeweils die vorhandene Office-Version ausgewiesen. Über die Option rm8 Schnittstelle steht für Word ab 2007 aufwärts die.net Wordschnittstelle zur Verfügung. Mit Weiter wird die Eingabe bestätigt und die Schnittstellen werden registriert. Die Office-Programme müssen während der Schnittstellenregistrierung geschlossen sein.

9 5 Microsoft Outlook Abb. 6: RA-MICRO Datenschnittstelle Outlook, hervorgehoben Senden und archivieren in Ist die RA-MICRO Datenschnittstelle Microsoft Outlook aktiviert, wird in jeder geöffneten eine Speichermöglichkeit für die freigeschaltet. Erstellte s können über die Schaltfläche Senden und archivieren in auf der Registerkarte RA-MICRO gleichzeitig versandt und in der archiviert werden: Abb. 7: Maske Archivieren in Die zuletzt verwendete Aktennummer wird automatisch vorgeschlagen, als Bemerkung ebenfalls automatisch der Betreff. Soll der Betreff auch für Anhänge als Bemerkung verwendet werden, ist die Option Betreff zu wählen. Über den Dokumentenstatus können Dokumente in der als Erledigt, in Bearbeitung oder als Überfällig gekennzeichnet werden. Für die weitere Bearbeitung ist nach Wahl der Option in E-Postkorb Benutzer der gewünschte E-Postkorb zu wählen. In Web-Akte legt eine Abschrift in der Web-Akte ab, sofern diese lizenziert ist. drucken ermöglicht den abschließenden Druck, optional vor dem Druck auch den Aufruf der Druckeinstellungen von MS Outlook. Eingehende s, die über die Outlook-Schnittstelle empfangen werden, können nach dem Archivieren automatisch gelöscht werden. Hierfür ist die Option aus Outlook löschen zu aktivieren. Abb. 8: RA-MICRO Datenschnittstelle MS Outlook, hervorgehoben: Datei aus anfügen Der können mit Hilfe der RA-MICRO Datenschnittstelle auch Dateien aus der oder aus dem Dateisystem beigefügt werden. Für Anlagedateien aus der steht optional das Format PDF zur Verfügung.

10 6 Microsoft Excel Abb. 9: RA-MICRO Datenschnittstelle MS Excel, hervorgehoben: Erweiterung durch Archivinformationen Ist die RA-MICRO Datenschnittstelle Microsoft Excel aktiviert, steht in Excel auf der Registerkarte RA-MICRO die Schaltfläche Archivieren in zur Verfügung, über die Excel-Tabellen in eine archiviert werden können. Nach dem Archivieren wird die Schaltfläche Archivieren in durch Informationen zur zugeordneten erweitert, sodass jederzeit ermittelt werden kann, in welcher die Tabelle bereits archiviert wurde. Um eine in der archivierte Excel-Tabelle zu ändern, wird diese zunächst aus der aufgerufen. Die Änderungen werden in Excel vorgenommen und mit Archivieren in gespeichert sowie die Frage vorhandene Datei überschreiben? mit OK bestätigt. Andernfalls wird die geänderte Tabelle zusätzlich zu der bereits vorhandenen Tabelle in der archiviert. d) Menüleiste der Datei Abb. 10: Menüleiste der Das Menü Datei bietet die Möglichkeit, Dateien zu öffnen, zu importieren, einzuscannen und auf verschiedenen Übertragungswegen an einen Empfänger zu übermitteln. Öffnen Öffnet eine markierte Datei automatisch bei Wahl einer selbst erstellten Datei mit dem Programm, mit dem die betreffende Datei erstellt und gespeichert wurde. Alternativ kann das Programm statt über Datei, Öffnen auch direkt über einen Doppelklick/Doppeltouch in der Tabelle bzw. im Explorerbaum aufgerufen werden. Einfügen/Importieren Mit Hilfe dieser Programmfunktion können auf der Festplatte gespeicherte Dateien in die ra-micro importiert und archiviert werden, siehe Abb. 4 auf Seite 3.

11 7 Abb. 11: Maske : Datei einfügen In der aufgerufenen Maske : Datei einfügen ist zunächst der Ordner mit der/den zu archivierenden Datei/en auszuwählen. Einzelne Dateien werden mit einem Doppelklick/Doppeltouch zum Archivieren und weiteren Bearbeitung - wie Hinzufügen von Schlagwörtern usw. - in die Tabelle eingefügt. Sollen mehrere Dateien in einem Arbeitsgang eingefügt werden, sind die betreffenden Dateien mit einem Klick zu markieren und die S-Taste gedrückt zu halten. Alle markierten Dateien werden nach Klick auf Öffnen in der Maske Dokumentenimport in die Tabelle übertragen. Die einzelnen Tabellenspalten können bei Bedarf vervollständigt werden. Scannen Um direkt in die einzuscannen, muss der verwendete Scanner mit einem TWAIN-Treiber installiert werden. Ferner sind die Einstellungen zu beachten und ggf. anzupassen. Einzelheiten hierzu sind bitte mit dem ra-micro Vor-Ort-Partner abzustimmen. In der Menüzeile Scannen kann zu einem weiteren Untermenü verzweigt werden. Die Untermenüpunkte sind nicht wählbar, sofern in den Einstellungen kein Scanner eingerichtet wurde. Seite, Dokument, Bild einscannen Um nur eine Seite eines Blattes einzuscannen, ist die Option Scannen, Seite zu verwenden. Um mehrere Seiten hintereinander im sogenannten Datenstream mit einem Scanner zu erfassen, ist Scannen, Dokumente zu wählen. Bei Scannen, Bild wird ein Bild eingescannt. In der nachfolgenden Abfrage ist zwischen den Optionen Schwarz/Weiß oder Farbig zu wählen. Scans auf der Festplatte zwischenspeichern Sofern nicht direkt in die eingescannt, sondern das Scan-to-File Verfahren (Scannen auf Festplatte) verwendet wird, ist Scannen Importieren zu nutzen. Hierzu ist vorab in den Einstellungen im Bereich auf der Karteikarte Scannen unter Dokumente importieren aus Verzeichnis der Pfad zu demjenigen Ordner festzulegen, in dem die gescannten Dokumente abzulegen sind. Die Menüauswahl Importieren ist gegraut, sofern sich keine Dokumente im angegebenen Importordner befinden. Scan-Vorschau verwenden Beim Scannen im Datenstream bzw. beim Importieren werden die eingescannten Dokumente zunächst in einer Vorschau dargestellt.

12 8 Abb. 12: Vorschau des eingescannten Dokumentes Die Abschlussleiste bietet Möglichkeiten zur Navigation zwischen Dokumenten, wenn im Importverzeichnis mehr als ein Dokument vorhanden ist. Abb. 13: Blättern zwischen gescannten Dokumenten in der Vorschau Abb. 14: Blättern in mehrseitigen Dokumenten Sollte das Dokument nicht im richtigen Winkel eingescannt worden sein, lässt es sich über die Schaltflächen Über mit oder entgegen dem Uhrzeigersinn drehen. kann das angezeigte Dokument gedruckt werden. Um insbesondere bei Grafiken die Druckqualität zu erhöhen, ist im Druckmenü die Option Druckoptimierung zu wählen. Hierdurch können jedoch größere Datenmengen entstehen und der Druckauftrag daher langsamer ausgeführt werden. Über wird das gescannte Dokument zur archiviert. Zwischen den Formaten PDF und Original kann gewählt werden. Bei der Auswahl PDF-Format ist zu beachten, dass die Qualität der Datei gemindert sein kann. In Ausnahmefällen kann dies später auch den Druck des Dokumentes aus der heraus negativ beeinflussen.

13 9 Mit Texterkennung arbeiten Die zusätzlichen Formate Text und RTF sind nur wählbar, wenn die Texterkennungssoftware (OCR- Software) Omnipage ab Version 15 installiert ist und deren Verwendung in den Einstellungen der im Bereich auf der Karteikarte Scanner aktiviert ist. Unter diesen Voraussetzungen besteht zusätzlich die Möglichkeit, neben den Formaten PDF und Original-TIF auch die Formate Text und RTF zu wählen. Dokumentenliste Die Liste der in der angezeigten Dokumente kann über Drucken im Menü Dokumentenliste direkt gedruckt werden. Mit Excel-Export wird diese Liste an Microsoft Excel übergeben. Senden an ipad DokuTouch App Abb. 15: Maske Senden an ipad Hiermit können aus der ra-micro einzelne oder auch mehrere markierte Dokumente sowie die komplette nebst Notizen und Verfügungen an das ipad gesendet werden. An ipad senden kann über WLAN, per oder auch über USB-Kabel mit itunes erfolgen. Auf dem ipad muss zunächst die ipad JuraTouch App installiert sein, die als Bestandteil die DokuTouch App zum Mitführen und schnellen Lesen von Akten und Dokumenten enthält. Die aktuelle Version 1.5 der JuraTouch App ist kostenlos im Apple App Store erhältlich. Abb. 16: Juratouch App auf dem ipad, hervorgehoben: DokuTouch Nach dem Sendevorgang, der in einer Statusleiste angezeigt wird, werden auf dem ipad neue Akten in einem Regal mit der entsprechenden Kurzbezeichnung sowie der jeweiligen Aktennummer angelegt.

14 10 Abb. 17: DokuTouch Regal auf dem ipad, hervorgehoben: n Touch auf den Aktendeckel zeigt die dort enthaltenen Dokumente in einer Liste an. Die Dokumente selbst können nebst Verfügungen und Notizen über einen weiteren Klick/Touch aufgerufen werden. Ansicht Abb. 18: Inhaltsübersicht der DokuTouch App, Dokumente mit Notizen und Verfügungen E-Brief Einzelne oder mehrere markierte Dokumente sowie eine komplette können per E-Brief einem -Empfänger übersandt werden. Das markierte Dokument/die wird dem E-Brief als Anlage beigefügt. Das Menü Ansicht ermöglicht es, die Oberfläche der individuell zu gestalten und den Kanzleianforderungen anzupassen. Vollbildmodus Zeigt die im Vollbildmodus an. Diese Option sollte nicht aktiviert werden, wenn ein zweiter Monitor genutzt wird oder grundsätzlich die Möglichkeit bestehen soll, die Fenstergröße zu variieren. Aktenvorblatt immer oben Das Aktenvorblatt wird beim Druck automatisch archiviert. In der Papierhandakte bildet es in den meisten Fällen das Deckblatt. Um dies in der ebenfalls abzubilden, ist diese Einstellung zu wählen. Alle weiteren Dokumente werden dahinter in chronologischer Reihenfolge einsortiert. Explorerbaum In der werden standardmäßig immer Tabelle und Explorerbaum angezeigt. Der Explorerbaum kann über die Option Explorerbaum anzeigen ein- bzw. ausgeblendet werden.

15 11 Die Nutzung von Unterordnern (vgl. Abschnitt Kontextmenü im Explorerbaum) ist nur im Explorerbaum möglich. Ist er deaktiviert, können angelegte Unterordner nicht eingeblendet werden. Mit den Funktionen Absender/Empfänger, Bemerkung und Druckdateinummer kann bestimmt werden, welche zusätzlichen Informationen zum Dokument im Explorerbaum eingeblendet werden sollen. Mit Iconspalte können zur weiteren Information Bildsymbole in den Explorerbaum eingeblendet werden, die Aufschluss über Empfänger/Absender (wer), Versandweg (wie) und Speicherformat (was) der Dokumente geben. Gleichzeitig kann nur eine Iconspalte gewählt sein. Tabelle Die Tabelle kann über die Option Tabelle anzeigen ein- bzw. ausgeblendet werden. Zudem ist wählbar, ob diese rechts oder links von der Dokumentansicht dargestellt wird. Über Spalten kann festgelegt werden, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Diese Ansicht ist an Verwalterrechte gebunden, um unerwartete Änderungen am Layout der Tabelle zu verhindern und eine einheitliche Arbeitsweise aller Sachbearbeiter zu gewährleisten. Sortierung Um die Dokumentenliste zu sortieren, ist über Sortierung die Tabellenspalte auszuwählen, nach der sortiert werden soll. Mit Aufsteigend und Absteigend wird die Richtung der Sortierung bestimmt. Die Sortierung kann auch direkt in der Tabelle geändert werden, indem in der Tabelle auf den Spaltenkopf geklickt wird, nach der sich die Sortierung richten soll. Standardgemäß wird in chronologischer Reihenfolge nach dem Datum sortiert (das jüngste Dokument steht an erster Stelle). Beim Aufruf der Dokumente zu einem Mandanten in der Toolbar der kann zwischen einer Sortierung nach Aktennummern oder Datum gewählt werden. Bei Mandant/Akten erfolgt die Sortierung nach Aktennummern. Die einzelnen Aktenordner werden dabei in chronologischer Reihenfolge sortiert, die in den Ordnern enthaltenen Dokumente ebenfalls. Bei Mandant/Datum werden alle Dokumente unabhängig von einer Zugehörigkeit zu einer Akte in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Eigenschaften Über Eigenschaften können im linken unteren Bildrand alle Informationen zum Dokument, z. B. Bemerkung, Schlagwort, Rubrik, Icons angezeigt werden. Toolbar ausblenden bzw. Abschlussleiste/Statusbar ausblenden Über die beiden Menüzeilen lassen sich die Toolbar bzw. die Abschlussleiste und Statusbar am unteren Rand der Maske automatisch ausblenden, damit mehr Platz für den Inhalt der n zur Verfügung steht. Toolbar und Abschlussleiste werden automatisch eingeblendet, sobald der Mauszeiger am oberen bzw. unteren Rand der platziert wird. Programmicons Ermöglicht das gleichzeitige Ein- und Ausblenden der Programmicons für den Schnellaufruf weiterer ra-micro Programmfunktionen aus der Toolbar. Siehe hierzu S. 13. Über das Menü wird der gesamte Inhalt der zu einer bestimmten Aktennummer oder zu einem bestimmten Mandanten angezeigt. e) Toolbar der Abb. 19: Toolbar der Damit die in der archivierten Dokumente in der Tabelle und im Explorerbaum angezeigt werden können, ist die Aktennummer oder -kurzbezeichnung in das Eingabefeld Akte einzutragen und zu bestätigen. Wird in das Eingabefeld Mandant eine Adressnummer oder ein Name eingegeben, zeigt ra-micro die zum Mandanten archivierten Dokumente in der Tabelle und im Explorerbaum an. Soll die Anzeige auf bestimmte

16 12 Aktensachbearbeiter eingeschränkt werden, sind in der Auswahlliste SB durch Ankreuzen die betreffenden Sachbearbeiter zu wählen. Grundsätzlich werden alle Dokumente zum Mandanten bzw. zur Akte eingelesen. Um die Auswahl zeitlich einzuschränken, kann zwischen den angegebenen Zeiträumen in der Liste Alter gewählt werden. Bei Auswahl von z. B. 14 Tage wird die Dokumentenliste auf die Schreiben der letzten 14 Tage eingeschränkt. Es kann auch ein selbst bestimmter Zeitraum gewählt werden, z. B. eine Zeitspanne Von Bis. Über den Aktualisierungsbutton werden getroffene Änderungen (wie z. B. die Auswahl eines Sachbearbeiters) übernommen und die Ansicht wird aktualisiert. Volltextsuche Über die Schaltfläche startet die Volltextsuche. Abb. 20: Maske Volltextsuche Gesucht werden kann in den Dokumenten aller n oder der aktuell eingelesenen. Die Auswahl nach einem Suchbegriff kann über eine zusätzliche Auswahl, z. B. nach einem bestimmten Zeitraum, beschränkt werden. Um die Suche weiter einzuschränken, kann nach den Spalten Absender / Empfänger, Dateiname, Sachbearbeiter, Diktatzeichen gefiltert werden. Die Filteroptionen sind auf verschiedene Arten kombinierbar. So kann z. B. ausschließlich nach einer Rubrik oder einem Schlagwort gesucht werden, wenn der gewünschte Begriff gewählt wurde und das Feld Suchbegriff leer bleibt. Um nach einer Bemerkung zu suchen, kann entweder ein Begriff aus der Auswahlliste gesucht oder ein Suchbegriff in das Eingabefeld Bemerkung eingetragen werden (sofern nicht mit standardisierten Bemerkungstexten gearbeitet wird). Mehrere Suchbegriffe können im Suchfeld mit UND sowie ODER miteinander verknüpft werden. Über die Schaltfläche wird die Suche ausgelöst. Neue Verfügung erstellen In der kann zu einem markierten Dokument über die Schaltfläche eine neue Verfügung und/oder eine neue Notiz erstellt werden. Im Verfügungsfenster kann dann zu dem markierten Dokument eine neue Verfügung oder eine neue Notiz erstellt werden. Das Verfügungsfenster ist zusätzlich per Rechtsklick oder Langtouch über das Kontextmenü des jeweiligen n Eintrags aufrufbar. Abb. 21: Verfügung mit SB und Erstellungszeit

17 13 E-Fach/E-Korb Über kann das E-Postfach aufgerufen und über in die Ansicht des E-Postkorbes gewechselt werden. Schnellaufrufe weiterer ra-micro Programmfunktionen Abb. 22: Schnellaufrufe der Aus der Toolbar der können verschiedene weitere ra-micro Programmfunktionen direkt aufgerufen werden, ohne die schließen zu müssen bzw. die zu verlassen. Dies umfasst die Programmfunktionen Akteninfo, Aktenkonto, Forderungskonto, Adressfenster, Akte anlegen und ändern, Aktenkalender und Fenster. Über kann die Liste der Schnellaufrufe aus der individuell angepasst werden. Über Ansicht, Programmicons können alle Schnellaufrufmöglichkeiten inkl. der Schaltfläche gleichzeitig aus- oder wieder eingeblendet werden. f) Dokumentenbezogenes Kontextmenü Mit Rechtsklick oder Langtouch auf eines oder mehrere Dokumente im Explorerbaum oder in der Tabelle wird ein Kontextmenü aufgerufen. Öffnen Abb. 23: Dokumentenbezogenes Kontextmenü Siehe hierzu die Erläuterungen unter Datei, Öffnen auf S. 6. Dokumentenbeschreibung Mit Hilfe der Dokumentenbeschreibung können Dokumente nachträglich zur besseren Übersichtlichkeit in der beschrieben werden. Geändert werden können Aktensachbearbeiter, Datum und Uhrzeit, Absender/Empfänger, Bemerkung, Schlagwort und Rubrik. Sofern mehrere Dokumente markiert sind, können deren Beschreibungen auch mit oder ergänzt werden. im Stapel geändert

18 14 Drucken Um Dokumente zu drucken, sind diese zu markieren. Anschließend ist im Kontextmenü Drucken zu wählen. In der aufgerufenen Maske Drucken können weitere Einstellungen vorgenommen werden. Abb. 24: Maske Drucken Im Bereich Drucker kann ein Drucker gewählt und ein Schacht bestimmt werden, aus dem gedruckt werden soll. Das Programm merkt sich diese Einstellungen für alle folgenden Aufrufe der Druckfunktion. Im Abschnitt Druckbereich ist zu bestimmen, wie oft die gewählten Dokumente gedruckt werden sollen. Sofern der Drucker mit einer Duplexfunktion (beidseitiges Bedrucken eines Blattes) ausgestattet ist, kann diese Funktion aktiviert werden. Ferner kann über die Auswahl Alles entschieden werden, ob das Dokument vollständig gedruckt werden soll. Soll nur eine bestimmte Seite eines Dokumentes gedruckt werden, ist Seite zu wählen und in die Felder Von/Bis die entsprechenden Seitenzahlen einzutragen. Hat das Dokument z. B. 4 Seiten und soll nur Seite 3 gedruckt werden, ist Von 3 Bis 3 einzutragen. Beim Druck von Grafiken ist zusätzlich die Einstellung Druckoptimierung zu aktivieren. Die Druckausgabe wird für den Druck von Grafiken optimiert. Zu beachten ist, dass bei einer erhöhten Druckqualität größere Datenmengen erzeugt werden, für die eine längere Verarbeitungszeit benötigt wird. Die Option mit Anlagenstempel bewirkt einen entsprechenden Aufdruck. Der Stempeltext kann im hierfür vorgesehenen Feld Stempeltext ergänzt/bearbeitet werden. Sollte das zu druckende Dokument Verfügungen oder Notizen enthalten, werden diese im Bereich Verfügungen/Notizen aufgelistet und können wahlweise zusammen mit den Dokumenten gedruckt werden. Der Ausdruck der Verfügungen erfolgt auf einem gesonderten Blatt. Senden an Für das Versenden von Dokumenten aus der muss das erforderliche Recht vorhanden sein. Hierzu ist dem Benutzer in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung für das Einzelrecht das Unterrecht Dokumente versenden/exportieren einzuräumen. Senden an ermöglicht das Senden der zuvor markierten Dokumente über verschiedene Medien: Senden an ipad DokuTouch App Hierüber können eine komplette Akte oder einzelne Dokumente an das Apple ipad gesendet werden. Diese Funktion ist ausführlich auf Seite 9 in Verbindung mit der Menüleiste der beschrieben. Senden an SclipDocs/ App Hierzu steht derzeit keine Beschreibung zur Verfügung.

19 15 Löschen aus Senden an E-Postkorb Das markierte Dokument kann an den Zentralen E-Postkorb und den E-Postkorb eines anderen im Menü aufgeführten ra-micro Benutzers versandt werden. Der E-Postkorb wird im Handbuch E-Workflow beschrieben. Senden an Fax (2. Drucker) Das markierte Dokument kann direkt aus dem PC per Fax versendet werden, sofern eine Faxsoftware installiert ist. Hier kann auch ein anderer als der Windows-Standarddrucker eingestellt werden. Senden an Lokales Outlook Die markierten Dokumente werden nach MS Outlook versandt. Nach Aufruf der Funktion kann im Fenster Ordner auswählen der Outlook-Ordner bestimmt werden, in dem für jede Akte ein neuer Unterordner mit der betreffenden Aktennummer angelegt wird. Die gewählten Dokumente werden dann in diese Ordner versendet. Outlook muss hierfür auf dem Arbeitsplatz in der Vollversion installiert sein. Vor dem Ausführen der Programmfunktion muss Outlook über die rm7 Schnittstelle gestartet werden. Diese Verknüpfung kann unter Kanzlei, Einstellungen, MS Office/Office-Einstellungen, eingerichtet werden. Senden mit E-Brief Die Programmfunktion mit E-Brief (Originalformat bzw. PDF) startet die Programmfunktion E-Brief und fügt dem E-Brief die markierten Dokumente im gewählten Format an. Die Anlage zum E-Brief kann verschlüsselt und auch signiert werden. Nach Klick auf Senden wird der E-Brief an den Postausgang (A-Postfach) übergeben, von wo aus dann der endgültige Versand erfolgt. Für diese Funktionalität muss im Modul E-Workflow unter Konten ein solches hinterlegt werden. Weiteres im Kapitel E-Brief des Handbuchs E-Workflow. Die Menüzeile mit E Brief (PDF) ist gegraut, sofern es sich bei dem markierten Dokument bzw. bei den markierten Dokumenten bereits um eine PDF-Datei handelt. In diesem Fall ist bitte mit E-Brief (Originalformat) auszuwählen. Senden mit Markierte Dokumente können mit den Optionen mit (Originalformat bzw. PDF) als Anlage einer beigefügt werden. Dazu wird das auf dem PC installierte Programm automatisch gestartet. Das verwendete Programm muss MAPI-fähig sein. Bei MAPI handelt es sich um eine Schnittstelle, die es Anwendungen wie ra-micro ermöglicht, auf Programme zuzugreifen. Senden mit Kurzbrief Mit der Programmfunktion mit Kurzbrief wird das Kurzbriefprogramm aufgerufen und das markierte Dokument als Anlage einem Kurzbrief beigefügt. Senden an Web-Akte sendet markierte Dokumente an die Web-Akte. Voraussetzung ist die Lizenzierung der Web-Akte sowie die Hinterlegung der Zugangsdaten, welche von der Firma e.consult vergeben werden. Senden an Kfz-Schadenversicherung Kfz-Schadenversicherung startet die Übermittlung der markierten Dokumente an eine in den folgenden Dialogen auszuwählende Kfz-Schadenversicherung. Löscht Dokumente aus der. Im Untermenü ist dazu die auszuwählen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird das Dokument aus der entfernt. Endgültig löschen/nicht mehr anzeigen Handelt es sich bei dem zu löschenden Dokument um eine Druckdatei oder um ein Dokument im Textverzeichnis, wird eine weitere Abfrage eingeblendet. Hierdurch wird bestimmt, ob die Datei auch vom PC bzw. dem Netzlaufwerk gelöscht werden soll. Wird die Abfrage mit Ja bestätigt, wird die Datei endgültig entfernt. Wird die Abfrage mit Nein bestätigt, bleibt die Datei im Verzeichnis, in dem sie gespeichert ist, erhalten, wird in der jedoch nicht mehr angezeigt.

20 16 Nur aus Web-Akte löschen Handelt es sich bei dem markierten Dokument um eines, das an die Web-Akte gesendet wurde, ist zusätzlich der Untereintrag Web-Akte aktiv. Diese ist zu verwenden, um das Dokument aus der Web-Akte zu löschen. In der bleibt es noch erhalten. Löschen aus und Web-Akte Um ein Dokument sowohl aus der Web- als auch aus der zu löschen, ist der Untereintrag zu verwenden. Neue Verfügung / Notiz zum Dokument Ein Dokument kann direkt aus der heraus mit einer Verfügung bzw. einer Notiz versehen werden. Abb. 25: Eine Verfügung zu einem Dokument erstellen In der Maske Verfügung können eine oder mehrere Verfügungen ausgewählt werden, die in der Übersicht Verfügungen / Zusatz aufgelistet werden. Mit Klick/Touch auf eine der aufgelisteten Verfügungen wird der RA-MICRO Kurzbrief gestartet, mit dem ein Kurzbrief zu der Verfügung verfasst werden kann. Um den Empfänger schnellstmöglich zu informieren, kann die Option als Sofortnachricht anzeigen gewählt werden. Über kann eine Wiedervorlage eingetragen werden. Über wird die gewählte Verfügung sofort zum Dokument gespeichert und die Maske bleibt für neue Verfügungen geöffnet. Mit wird die Maske geschlossen und die erstellten Verfügungen werden zum Dokument gespeichert. Nach Erstellung einer Verfügung wird das Dokument an den ausgewählten E-Postkorb übergeben und erhält auf der Dokumentenvorschau einen rosafarbenen Klebezettel. Mit Notiz können Notizen zum Dokument angelegt werden. Diese erscheinen als gelbe Klebezettel auf der Dokumentenvorschau. Um die Notizen vollständig anzusehen und zu ergänzen, ist der gelbe Klebezettel anzuklicken oder über das Kontextmenü (Rechtsklick/Langtouch auf den Zettel ) Öffnen zu wählen. Die Funktion kann auch aus der Toolbar der mit dem Button aufgerufen werden. Um in umfangreichen n einen besseren Überblick über Dokumente mit Verfügungen und/oder Notizen zu erhalten, werden diese gesondert über das Symbol in der Spalte Empfänger/Absender des Explorerbaums angezeigt. Dokument kopieren Einzugeben ist die Aktennummer der Zielakte, in die das markierte Dokument kopiert werden soll. Zusätzlich ist der gewünschte Unterordner in der Zielakte auszuwählen. Mit dem Bestätigen der Eingaben wird das markierte Dokument in die gewählte Zielakte kopiert, es bleibt in der Quellakte erhalten. Dokument verschieben Einzugeben ist die Aktennummer der Zielakte, in die das markierte Dokument verschoben werden soll. Zusätzlich ist der gewünschte Unterordner in der Zielakte zu wählen. Mit dem Bestätigen der Eingaben wird das markierte Dokument in die Zielakte verschoben und in der Quellakte gelöscht.

21 17 Um Dokumente schnell in einen Unterordner zu verschieben, kann auch die Drag & Drop Funktion genutzt werden. Das zu verschiebende Dokument wird dann im Explorerbaum angeklickt und die linke Maustaste gedrückt gehalten. Der Mauszeiger wird danach zu dem Unterordner/Dokument gezogen, unter dem das zu verschiebende Dokument platziert werden soll, und zum Abschluss der linke Mauszeiger wieder losgelassen. Alternativ kann bei Verwendung eines Touchscreens anstelle der Maus das Dokument auch per Touch markiert und mit dem Finger in den gewünschten Unterordner gezogen werden. Signatur prüfen Wenn das markierte Dokument signiert ist, kann die Signatur geprüft werden. Hierzu muss eine Signatursoftware wie z. B. OpenLimit, SignCubes oder Telesec-Signet am Arbeitsplatz installiert sein. PDF neu erstellen Damit kann aus einem Dokument eine PDF-Datei neu erstellt und die alte gelöscht werden. Verlinktes Dokument in archivieren Befinden sich eine oder mehrere verlinkte Druckdateien bzw. Dokumente in der, können diese archiviert werden. Aus dem variablen Dokument wird ein fester Speichereintrag, dessen Inhalt nicht ohne Weiteres geändert werden kann. Alle Verfügungen / Notizen anzeigen Hierüber kann festgelegt werden, ob die Verfügungen / Notizen standardmäßig als Klebezettel im Dokument angezeigt werden sollen oder nicht. Dokumenten-Export Ermöglicht den Export von Dokumenten an einen Dateiordner oder eine Zip-Datei. g) Kontextmenü im Explorerbaum für Unterordner Mit einem Rechtsklick im Explorerbaum auf einen Unterordner der stehen im Kontextmenü folgende weitere Funktionen zur Verfügung: Abb. 26: Kontextmenü des Unterordners im Explorerbaum Eine Mehrfachmarkierung, wie sie in der Tabelle möglich ist, steht aus technischen Gründen im Explorerbaum nur zur Verfügung, wenn die Tabelle über Ansicht, Tabelle, Tabelle anzeigen ausgeblendet ist. Unterordner anlegen Hiermit können neue Unterordner angelegt werden. In der aufgerufenen Maske Unterordner zur Akte ist der Name des Unterordners einzutragen. Dieser Name wird zentral gespeichert und kann damit auch in weiteren n von jedem Benutzer verwendet werden. Um einen bereits existierenden Unterordnernamen zu verwenden, ist dieser in der Auswahlliste zu wählen. Umbenennen Ein existierender Unterordner kann in der aktuellen Akte umbenannt werden. Die Umbenennung kann mittels der Auswahlliste erfolgen oder ein neuer Name eingetragen werden. Kopieren/Verschieben Hiermit können Dokumente eines Unterordners in eine beliebige andere Akte/Unterordner kopiert und verschoben werden.

22 18 Datei einfügen Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente im Unterordner der zu archivieren. Ordner löschen Ein Unterordner kann aus der Akte gelöscht werden, sofern er keine Dokumente mehr enthält. Die Ordnerbezeichnung steht weiterhin für alle anderen Akten zur Verfügung. Um einen Namen aus der Auswahlliste in den Funktionen Umbenennen und Unterordner anlegen endgültig zu löschen, darf dieser Unterordner in keiner mehr verwendet werden. Dann kann die Ordnerbezeichnung in einem der beiden Fenster gewählt und mit der Taste _ gelöscht werden. Senden an Über diese Programmfunktion können Dokumente des Unterordners per ipad DokuTouch App, E-Brief, Kurzbrief oder an Adobe Digitals versandt werden, sofern installiert. Mit Senden an mit E-Brief (PDF) wird der gesamte Inhalt einer einzelnen oder eines ausgewählten Unterordners in einer einzelnen PDF-Datei an den E-Brief zum Versand übergeben. Hierdurch kommen die Dokumente der verschlüsselt und speicherplatzsparend komprimiert beim Empfänger an. h) Abschlussleiste/Statusbar Abb. 27: Abschlussleiste/Statusbar Mittels der Funktionen in der Abschlussleiste/Statusbar kann in der zwischen den Dokumenten navigiert werden, in einzelnen Dokumenten gelesen und geblättert, die Größe der Darstellung in der Vorschau verändert, eingescannte Seiten gedreht und die enthaltenen Dokumente und Dateien gedruckt werden. Im Einzelnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Verfügungen können über ein- oder ausgeblendet werden. Der Lesemodus für Dokumente wird über aufgerufen. Im Lesemodus kann die Größe der Darstellung am Bildschirm beeinflusst und im Dokument geblättert werden. Abb. 28: Blättern zwischen gescannten Dokumenten in der Vorschau Abb. 29: Blättern in mehrseitigen Dokumenten Die Größe der Darstellung des Dokuments ist im Vorschaubereich über einstellbar. vergrößert die Darstellung und minimiert sie. Der Regler zwischen den beiden Schaltflächen zeigt an, wie viel Spielraum bis zur Maximierung bzw. Minimierung der Darstellung am Bildschirm vorhanden ist und kann zur Einstellung der Darstellungsgröße verwendet werden. Die aktuelle Zoomgröße wird in einem Tooltip angezeigt. Die Ausrichtung eingescannter Dokumente kann über um jeweils 90 nach links verändert werden. mit jedem Klick um jeweils 90 nach rechts und über Das in der Vorschau angezeigte Dokument kann über gedruckt werden. Wenn bei eingescannten Dokumenten die Seitenausrichtung geändert wurde, können diese Änderungen über gespeichert werden.

23 19 i) Druckdateien Mit Hilfe des Menüs Druckdateien wird die Druckdateiverwaltung gestartet. Die Druckdateiverwaltung gibt eine Übersicht über alle Druckdateien eines Benutzers oder aller Benutzer. Möglich ist auch der aktenbezogene Aufruf. Für die Druckdateiverwaltung gelten die gleichen Ausführungen wie zur Dokumentenverwaltung. Der Unterschied besteht allein im Namen und im Speicherort der Datei: Er wird automatisch vom Programm als fortlaufende Nummer je Kanzlei oder Benutzer vergeben. Auswahlfilter der Druckdateiverwaltung Abb. 30: Maske - Druckdateien Durch Eingabe einer Aktennummer im Feld Akte wird die Liste der Druckdateien auf eine bestimmte Aktennummer eingegrenzt. Mit Hilfe der Auswahlliste Benutzer können die vorhandenen Druckdateien eines bestimmten ra-micro Benutzers selektiert werden. Bleibt die Auswahl leer, werden alle Druckdateien des zentralen Druckdateiverzeichnisses eingelesen. Sollen ausschließlich die Druckdateien in einem bestimmten Bereich herausgefiltert werden, ist in die Felder Von und Bis der gewünschte Druckdateinummernbereich einzutragen.

24 20 Speicherlogik Um das fertig gestellte Dokument als Druckdatei zu speichern, ist in der MS Word Schnittstelle über der Speicherdialog mit aktiver Option Druckdateinummer aufzurufen. Der Dateiname wird benutzerbezogen als fortlaufende Nummer automatisch vom Programm vergeben: Abb. 31: Vergabe von Namen in der Druckdateiverwaltung Anhand des Beispiels in Abb. 31 gliedern sich die Namensbestandteile in: D1 Speicherverzeichnis des Benutzers mit der Nummer 1 D9 13 Jahrgang RTF Laufende Nummer Dateiformat Die Druckdatei kann nach ausgeführter Speicherung jederzeit in der unter Druckdateien eingesehen werden. Druckdateien ohne Aktenbezug sind mit dem Symbol gekennzeichnet. Werden in der Maske Druckdatei speichern beide Optionen und Druckdateinummer aktiviert, wird die damit erstellte Druckdatei in die verlinkt. Sie steht als Original Word- und verlinktes PDF-Dokument somit in der Druckdateiverwaltung und in der zur Verfügung und wird mit dem Symbol gekennzeichnet. Innerhalb der ist zu beachten, dass es sich nur um einen temporär zu haltenden Speichereintrag handeln sollte. Aus diesem Grund werden verlinkte Druckdateien in der Spalte Dateiname optisch besonders als Link hervorgehoben: D1\D6-13.rtf. Dies soll verdeutlichen, dass Druckdateien kein fester Bestandteil der sind und nach Fertigstellung archiviert werden müssen. Hierzu muss beim letzten Speichervorgang des überarbeiteten Dokumentes die Option Druckdatei deaktiviert oder über einen Rechtsklick auf das Dokument in der bzw. Dokumentenverwaltung die Funktion Verlinktes Dokument in archivieren gewählt werden. Abb. 32: Dokumentenbezogenes Kontextmenü, hervorgehoben: Verlinktes Dokument in archivieren Für den Fall, Druckdateien sofort als PDF-Dokument in der zu archivieren und zusätzlich als Mustervorlage (Worddokument) nutzen zu können, ist es erforderlich, das Speicherformat zu wechseln. Dieses geschieht durch Klick/Touch auf das Symbol gemäß Abb. 31 auf S. 20, wodurch das Symbol eingeblendet wird.

25 21 Abb. 33: Änderung des Speicherformats, hervorgehoben: Symbol für das Speicherformat Das Dokument wird unter diesem Speicherformat in der als PDF-Dokument archiviert und als Mustervorlage im Originalformat zur Verfügung gestellt. In der Druckdatei- und Briefdateiverwaltung steht das Dokument in diesem Fall nur im Originalformat zur Verfügung und ist durch das Symbol gekennzeichnet. Eine nachträgliche Archivierung des Dokuments in die ist nicht erforderlich. Abb. 34: Maske Druckdatei speichern, Druckdatei nach Änderung archivieren, hervorgehoben: Option Druckdateinummer Um eine Druckdatei dauerhaft in der als PDF-Datei zu archivieren, besteht zusätzlich die Möglichkeit, diese aus der Druckdateiverwaltung aufzurufen und nach Ändern erneut als Druckdatei zu speichern und dabei die Option Druckdateinummer abzuwählen.

26 22 j) Briefdateien Über das Menü Briefdateien kann die Briefdateiverwaltung aufgerufen werden. Im Feld Benutzer muss zunächst die Benutzer-Nummer desjenigen Benutzers ausgewählt werden, für welchen die Briefdateiverwaltung angezeigt werden soll. Über wird die Briefdateiverwaltung zum ausgewählten Benutzer aktualisiert. Abb. 35: Oberfläche der Briefdateiverwaltung in ra-micro Die in den ra-micro - Programmen erstellten Dokumente (wie z. B. Rechnungen aus dem Modul Gebühren, Zwangsvollstreckung etc.), können - anstelle des Direktdrucks - zunächst in der Briefdateiverwaltung zwischengespeichert werden. Quasi als To-Do-Liste zeigt sie Dokumente an, die einer Nachbearbeitung in der Textverarbeitung bedürfen, bevor sie gedruckt oder auf elektronischem Weg versendet werden können. Briefdateien werden nicht in der Textverarbeitung erzeugt, sondern in den verschiedenen ra-micro Modulen wie Gebühren, Zwangsvollstreckung, Offene Posten usw. In denjenigen Modulen, in denen eine solche Datei generiert werden kann, erfolgt die Übergabe des Dokumentes in die Briefdateiverwaltung über eine gesonderte Einstellung oder Schaltfläche mit der Bezeichnung Briefdatei. Da die Briefdateiverwaltung keinen endgültigen Speicher darstellt, sollte sie im besten Fall am Ende des Arbeitstages geleert sein. ra-micro kennt hierfür einen Automatismus: Wird eine Briefdatei in der Textverarbeitung geladen, über ra-micro Drucken gedruckt und währenddessen als Druckdatei gespeichert, wird sie vom Programm automatisch in die Druckdateiverwaltung verschoben. Ein umständliches Löschen in der Briefdateiverwaltung entfällt. Handelt es sich bei der Briefdatei allerdings um eine Foko Saldenliste, verbleibt die Briefdatei auch nach dem Ausdruck in der Briefdateiverwaltung und wird mit einem blauen Umschlag gekennzeichnet. Der Grund ist, dass die Foko Saldenliste keiner Aktennummer zugeordnet werden kann und die Druckdateiverwaltung aktenbezogen archiviert.

27 23 k) Dokumente Das Menü Dokumente zeigt die Dokumentenverwaltung zu einer bestimmten oder zu einem Mandanten an. Die Dokumentenverwaltung ist eine Untermenge der, in der alle mit der Textverarbeitung erstellten Dokumente (Druck- und Textdateien) unter einem individuell vergebenen Namen pro verwaltet werden können. Die dort gespeicherten Dokumente können beliebig verändert, überschrieben und zusätzlich auch in die verlinkt werden. Die Dokumentenverwaltung ist insofern einer Art Entwurfsverwaltung gleichzusetzen. Abb. 36: Oberfläche der Dokumentenverwaltung in ra-micro Damit in MS Word oder der Kanzlei-Textverarbeitung (KTV) erstellte Dokumente in der Dokumentenverwaltung zu sehen sind, müssen diese mit der Programmfunktion Speichern ins Textverzeichnis bzw. in der KTV mit Speichern unter zu einer Aktennummer gespeichert worden sein: Nachdem ein Dateiname eingetragen und dieser mit Speichern bestätigt wurde, öffnet sich der Speicherdialog der Dokumentenverwaltung. Abb. 37: Speicherdialog der Dokumentenverwaltung Das Dokument kann nach der Speicherung jederzeit in der Dokumentenverwaltung eingesehen werden. Um das Dokument zu ändern und erneut zu speichern, ist es aus der Dokumentenverwaltung z. B. mit einem Doppelklick aufzurufen. Die Datei wird in der verwendeten Textverarbeitung geladen und kann nun überarbeitet werden. Um den Inhalt zu überschreiben, ist in MS Word: Menü RA-MICRO.net Wordschnittstelle, Speichern in Text oder auf der Registerkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern über Speichern ins Textverzeichnis, Kanzlei-Textverarbeitung: Datei - Speichern unter zu wählen. Verlinkte Dokumente sind in der der Spalte Dateiname als Link: text\musterklage.docx und in der Spalte Speicherformat durch das Mischsymbol:. Über einen Rechtsklick auf das Dokument in der bzw. Dokumentenverwaltung steht die Programmfunktion Verlinktes Dokument in archivieren zur Verfügung, mit dem das verlinkte Dokument als PDF-Datei in der archiviert werden kann und aus der Dokumentenverwaltung entfernt wird.

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