REFERENZ MATRIX KUNDENPROJEKTE ENERGIEWIRTSCHAFT PROZESSMANAGEMENT REFERENZ MATRIX ENERGIEWIRTSCHAFT PROZESSMANAGEMENT WÜNSCH AG

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1 WÜNSCH AG REFERENZ MATRIX KUNDENPROJEKTE ENERGIEWIRTSCHAFT PROZESSMANAGEMENT WÜNSCH AG DIESELSTR DITZINGEN Seite 1

2 KURZÜBERSICHT WÜNSCH AG Wünsch AG (WAG) liefert seit der Gründung 1991 mit hoch qualifizierten Beratern und Entwicklern maßgeschneiderte Lösungen für ihre Geschäftsprozesse. Dabei sind wir anerkannte Spezialisten für die Systemintegration. Wir vereinen Business- und IT-Know-How zu wertschöpfenden Lösungen. Mit unserem Business KnowHow legen wir mit ihnen den Grundstein für die fachliche Analyse, Definition und Modellierung der Geschäftsprozesse. Wir stehen ihnen als pragmatisch beratender Partner für die fachliche Ist-Analyse und die Soll- Konzeption zur Seite. Ob nun ein ganzheitlicher BPM Ansatz verwirklicht oder nur Teilbereiche betrachtet werden sollen, entscheiden sie. Mit unserem IT KnowHow schaffen wir ihre maßgeschneiderten IT Lösungen. Wir integrieren ihre Geschäftsprozesse in nachhaltige IT-Workflows. So entstehen individuelle Workflows, die ihre Abläufe beschleunigen und exakt auf Ihre Bedürfnisse passen. In der Softwareentwicklung kommen moderne, professionelle Methoden und Werkzeuge zum Einsatz. Die jeweilige Ausprägung der Lösung wird individuell im Dialog mit ihnen definiert. Wir verbinden kreative Problemlösung und innovative Technologien, um ihnen die für Sie passende Lösung und den dazugehörigen Service anzubieten, damit Sie erfolgreich sind. Mit unserer Erfahrung in der Energie-Branche können wir Lösungen anbieten, die ihre gesamte Wertschöpfungskette umfassen. Eine Vielzahl von erfolgreichen Projekten in den letzten über 21 Jahren zeigt uns, dass wir mit unserem Ansatz den richtigen Weg gehen. Alle unsere Projekte dienen als Referenzprojekte, bei denen wir das Projektziel termin- und kostengerecht erreicht haben. ZUSAMMENARBEIT MIT DER WÜNSCH AG Die größte Herausforderung bei der Realisierung von IT-Anwendungen, die Geschäftsprozesse abbilden, stellt das tiefe Verständnis der gelebten Prozesse und deren transparente Umsetzung für den Endanwender in einer Anwendung dar. Diese Herausforderung zu lösen, bildet die Kernkompetenz unseres Unternehmens. Jahrelange Erfahrung im Energie-Umfeld machen uns zum idealen Partner für die Realisierung von prozessgesteuerten Anwendungen. Hierbei ergänzen sich unsere Kompetenzen des Prozessverständnisses, als auch die der Umsetzung in einer IT-Anwendung. Grundsätzlich verstehen wir uns als ihr Partner und Initiator für nachhaltige Lösungen. Wir beraten keine Einheitslösungen, sondern individuell auf ihre Rahmenbedingungen und ihre Organisation abgestimmt. Durch unsere Expertise im Energie Umfeld bringen wir wertvolle Erfahrungen und Ideen in ihre Projekte ein. Unser Fokus ist eine langfristige und partnerschaftliche Zusammenarbeit. Wir legen Wert auf einen offenen und vertrauensvollen Umgang mit ihnen. Wir sind aus voller Überzeugung Dienstleister und leben diesen Gedanken tagtäglich. Seite 2

3 PROJEKTZIEL: IMPLEMENTIERUNG EINES EINHEITLICHEN PROZESSMANAGEMENTS Infrastrukturdienstleister / Anlagenbau Implementierung eines einheitlichen Prozessmanagements. Analyse des Ist-Zustandes mit einer Reifegradanalyse der Prozessorganisation und daraus ableitend der Handlungsbedarf. Beratung und Implementierung einer einheitlichen Notation Keine optimale Prozess- Organisation vorhanden Unterschiedliche Vorgehensweisen in der Modellierung Unterschiedliche Qualitätslevel in der Prozessdokumentation Erarbeitung von Prozess-Vorgehensmodellen Erstellung eines Prozess-Handbuchs Erstellung einer Modellierungs-Fibel Beratung und Implementierung der Prozess-Organisation (Prozess-Owner ) Beratung zu Modellierungs-Tools Coaching der Prozess-Owner Durchführung der Prozess Analyse (Ist/Soll) Modellierung der fachlichen Muster Soll Prozesse Seite 3

4 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG VON PROZESSEN IM ANSCHLUSSWESEN FÜR DIE SPARTE STROM Verteilnetzbetreiber Prozesse im Anschlusswesen für die Sparte Strom sollen optimiert und Teilautomatisiert werden. In diesem Zuge soll für die Sparte ein Prozessmanagement eingeführt werden. Analyse des Ist-Zustandes mit einer Reifegradanalyse mit Schwerpunkt auf die Prozesse. Durchführung einer Prozess-Reifegradanalyse Beratung und Implementierung der Prozess-Organisation Keine optimale Prozess- Organisation vorhanden Unterschiedliche Vorgehensweisen in der Modellierung Inkonsistente Prozesse mit vielen manuellen Eingriffen Zu hohe Prozessdurchlaufzeiten Coaching der Prozess-Verantwortlichen Definition von KPIs und der Controlling-Mechanismen Durchführung der Prozess Analyse (Ist/Soll) mit moderierten Workshops, strukturierten Interviews Modellierung der fachlichen Soll Prozesse (IBM BPM) Technische Konzeption, Design, Modellierung und Umsetzung der IT-Workflows mittels einer BPM Engine Seite 4

5 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG DER GESAMTEN ORGANISATION FÜR DIE SPARTEN STROM, GAS, WASSER Energie u. Infrastrukturdienstleister Reorganisation der Prozesse der Kundenorganisation in den Bereichen: Vertrieb Projektplanung Projektumsetzung Dokumentation Betrieb Störung Allgemeine unterstützende Prozesse Analyse der IST Prozesse mit den beteiligten Fachbereichen. Als Methoden wurden strukturierte Interviews und moderierte Workshops angewandt. Abbildung der IST Prozesse mit einem Modellierungs-Tool zur besseren Darstellung von Redundanzen und Inkonsistenzen im Arbeitsablauf Gezielte Erarbeitung der SOLL Prozesse mit folgenden Schritten: Durchführung der Projektleitung Konzeption, Moderation, Durchführung der Interviews und Workshops Geschäftsprozessmodellierung Überführung der Fachprozesse in IT Prozesse zur Optimierung der Organisation für die Sparten Strom, Gas und Wasser. Definition der Projektorganisation und der Projektteams Definition der Projektkommunikation, Informationswege und Turnus-Besprechungen inkl. Definition der Tools zur Projektdoku und -Kommunikation Keine optimierte Organisation Keine Transparenz Zu lange Durchlaufzeiten Prozesse sind nicht durchgängig dokumentiert Erarbeitung der Prozesse mit den Fachbereichen nach Sparte und Bereich mit strukturierten Interviews und moderierten Workshops Zusammenführung der Prozesse zur Synergiennutzung Weiterhin Durchführung und Moderation der Abstimmungsrunden Modellierung der SOLL Prozesse für das QM Handbuch Im weiteren Schritt, Übersetzung der Fachprozesse in IT- Prozesse Seite 5

6 PROJEKTZIEL: REORGANISATION DER PROZESSE IM ANSCHLUSSWESEN FÜR DIE SPARTEN STROM, GAS, WASSER Netzgesellschaft Reorganisation der Prozesse im Anschlusswesen für die Sparten Wasser, Gas, Strom. Anfrage-, Angebots-, Planungs-, Umsetzungs-, Anmeldungs-, Fertigmeldungsund Inbetriebsetzungsabläufe sollen im Unternehmen transparenter, schneller und somit kundenfreundlicher werden. Basis des Projekts bildeten die bislang im Managementhandbuch erfassten Prozesse. Im ersten Schritt wurden diese auf Aktualität geprüft. Definition der Projektorganisation Zusammen mit den Fachbereichen wurden in Kleingruppen die vorhandenen Prozesse bearbeitet und optimiert Die optimierten Prozesse wurden zur konformen Dokumentation modelliert Durchführung der Projektleitung Konzeption, Moderation der Kleingruppen Geschäftsprozessmodellierung in Adonis Überführung der Fachprozesse in IT Prozesse Vorbereitung und Durchführung der Abstimmungsrunden zur Verabschiedung der Prozesse Keine durchgehende Dokumentation der Prozessverläufe Keine Transparenz der jeweiligen Prozessstatus Zu hohe Durchlaufzeiten Kaum Konsistenz von Informationsständen über die beteiligten Bereiche hinweg Im zweiten Schritt erfolgte die Definition der IT-Prozesse: Analyse der Datenflüsse zu den jeweiligen Formularen/ Dokumenten und zwischen den einzelnen Systemen Aufbereitung der IT-Prozesse (Modellierung in Adonis und IBM BPM mit BPMN 2.0 Notation) Seite 6

7 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG DES VERANSTALTUNGSMANAGEMENTS Energieversorger Reorganisation der Prozesse im Veranstaltungsmanagement. U.a. Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von technischen Ausbildungen. Prozesse teilweise in SAP abgebildet, teilweise manuelle Durchführung, teilweise kein strukturierter Prozess vorhanden Keine zentrale Dokumentation der Ausbildungszertifikate Zu hohe Durchlaufzeiten Fachbereiche haben keine Übersicht über den Ausbildungsstand Zu aufwändiges Buchungsverfahren Im ersten Schritt wurden die Prozesse zusammengetragen und ausgewertet. Inkonsistenzen wurden dargestellt und dem Kunden zur Bearbeitung übergeben. Ausgehend von den bestehenden fachlichen IST-Prozessen, die teilweise bereits in SAP abgebildet waren, wurden die Prozesse erweitert sowie noch nicht strukturiert abgebildete Prozesse definiert. Erstellung und Modellierung des Gesamtprozesses Definition der beteiligten Systeme am Prozess Definitionen der Datenflüsse über die Systeme Erstellung der IT-Konzeption für den Workflow Erstellung der Schnittstellen Spezifikationen Die Projektleitung und Durchführung der Workshops hat der Kunde übernommen. Wünsch AG hat folgende Themen übernommen: Zusammenführung der bestehenden Prozesse Auswertung und Darstellung von Inkonsistenzen Definition der noch nicht vorhandenen Prozesse Modellierung des Gesamtprozesses in Aris Definition des Systemkontextes Erstellung der IT-Konzeption sowie der Schnittstellenspezifikation Ziel: Vervollständigung und Optimierung des Gesamtprozesses sowie die Erstellung eines IT-Konzepts Seite 7

8 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG DES RECHNUNGSPRÜFUNGSPROZESS Energieversorger Reorganisation der Prozesse in der Rechnungseingangsprüfung mit dem Ziel, diese Prozesse in einem zweiten Schritt zu Automatisieren. Extrem hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsprüfung Verlust von Skonto Der Prozess zur Rechnungs-Prüfung wird in den Bereich unterschiedlich gelebt Hoher manueller Arbeitsaufwand Im ersten Schritt wurde der IST-Prozess analysiert, dokumentiert und ausgewertet. Die Projektorganisation mit einem Projekt-Kern-Team wurde definiert. Die Mitglieder des Kernteams fungierten als Multiplikatoren in ihren jeweiligen Bereichen. Wünsch AG hat diese Vorgehensweise aufgrund der Vielzahl an unterschiedlich gelebten Prozessen initiiert. In gemeinsamen Workshops wurden die SOLL-Prozesse erarbeitet, die durch das Kernteam in die jeweiligen Bereiche publiziert wurden. Analyse der IST-Prozesse Definition der Projektorganisation Erarbeitung der SOLL-Prozesse Durchführung der Projektleitung Konzeption, Moderation der Kleingruppen Geschäftsprozessmodellierung Überführung der Fachprozesse in IT Prozesse Durchführung / Moderation der Workshops Modellierung der SOLL-Prozesse Überführung der fachlichen Prozesse in die IT-Prozesse Seite 8

9 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG DES MAßNAHMENCONTROLLINGS (MCS) IM RAHMEN DES KONTINUIERLICHEN VERBESSERUNGSWESENS Energiedienstleister Überprüfung der bestehenden fachlichen Prozesse (z.b. Workshops, Zertifizierungen, Audits oder Meldungen von Mitarbeitern)auf Konsistenz und Optimierungen. Erstellung eines Konzepts zur Ausweitung des MCS in die gesamte Kundenorganisation. Unterschiedliche Aktivitäten zeigen Verbesserungsmöglichkeiten auf. Zur Erreichung dieser Verbesserungen sind Maßnahmen notwendig. Problemstellung: Kein einheitliches Vorgehen bei der Durchführung von Maßnahmen Keine strukturierte Möglichkeit, die Maßnahmen zu controllen Im ersten Schritt wurden die Prozesse zusammengetragen und ausgewertet. Inkonsistenzen und Optimierungsmöglichkeiten wurden dargestellt und dem Kunden zur Bearbeitung übergeben. Nach Rückmeldung des Kunden, hat Wünsch AG die Änderungen in die Prozesse eingearbeitet und modelliert. Im zweiten Schritt hat Wünsch AG ein Konzept zur Ausweitung des MCS in der gesamten Organisation erarbeitet. Das Konzept enthält zeitliche wie auch fachliche Empfehlungen für die Umsetzung. Die Projektleitung und Durchführung der Workshops auf Kundenseite hat der Kunde übernommen. Wünsch AG hat folgende Themen übernommen: Zusammenführung der bestehenden Prozesse Auswertung und Darstellung von Inkonsistenzen/Optimierungen Definition der noch nicht vorhandenen Prozesse Modellierung des Gesamtprozesses Erstellung des fachlichen Konzepts zum RollOut des MCS in der gesamten Kundenorganisation Seite 9

10 PROJEKTZIEL: OPTIMIERUNG DES CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Energie- u. Infrastrukturdienstleister Erstellung eines Konzepts zur zentralen Organisations- und Kontaktverwaltung. Mehrfache Verwaltung von Kontakten in unterschiedlichen Abteilungen Unterschiedliche Aktualität der Daten in unterschiedlichen Abteilungen Hoher manuelle Aufwand bei der Erstellung von personalisierten Serienbriefen Keine Möglichkeit personalisierte Serien- s zu erstellen Im ersten Schritt wurde die IST-Situation ermittelt und dokumentiert. Aufbauend darauf wurde die Vorgehensweise für das Konzept erstellt. Im Rahmen der IST-Analyse wurden die Datenmengen, - qualitäten und redundanzen geprüft. Die unterschiedlichen Anforderungen zur Datenverwaltung wurden analysiert. Ebenfalls die Prozessschritte vom ersten Datensatz bis zur Kommunikation mit dem Kunden. Im Ergebnis entstand das fachliche Konzept, aus dem im weiteren Verlauf das IT-Konzept abgeleitet wurde. Durchführung der Projektleitung Konzeption, Moderation der Kleingruppen Geschäftsprozessmodellierung Erstellung des Konzepts Seite 10