Der softwaregesteuerte Workflow in Ihrem Unternehmen

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1 Workflow in Ihrem Unternehmen organisiert Buchungsbelege und Dokumente ganz nebenbei und führt Sie mühelos in die digitalisierte Unternehmensverwaltung. Mit hmd.workflowplus zur Bearbeitung von beliebig vielen Firmen in einem Arbeitsgang ohne vorsortieren.

2 Wie arbeiten Sie heute? Heute kommt der Posteingang erst einmal in den Eingangskorb. Da gehört er eigentlich nicht hin, schließlich sollen die Dokumente und Belege zeitnah bearbeitet werden. Warum sind sie nicht längst beim richtigen Sachbearbeiter? Wie viele Outlook-Ablagen und Archive gibt es? Wo ist der Beleg-Eingang gespeichert? Wie kommt der Beleg in die Buchhaltung? Wo wird er archiviert? In Ihre Ablage kommt nur, was per Post angekommen ist. Stimmt die Ablage? Wie viel Zeit verwenden Sie dafür? Wo archivieren Sie s? Werden s 10 Jahre aufbewahrt? Finden Sie in Ihrer Ablage wirklich etwas wieder?

3 Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag. Die heutige Flut an Posteingängen erreicht Sie entweder per Post oder per . Alles, was ankommt, gelangt mit hmd.workflow sofort (nicht irgendwann) in den Unternehmensworkflow und kommt gleich zum richtigen Empfänger.

4 Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag: Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Um die Eingangsrechnung zu erfassen benötigen wir nur wenige Informationen, die Sie auf der Rechnung finden: Den Absender, den internen Empfänger und die Beträge mit Skonti. Mehr ist hier nicht einzugeben.

5 Unser zentrales Programm hmd.workflow organisiert Ihren Alltag. Das hätte ich nicht gedacht. Alles, was heute in Ablagefächern der Kollegen schlummert, ist jetzt in digitaler Form sofort für alle verfügbar. Der Kollege ist über den Vorgang sofort informiert. Vor allem aber ist das leidige Ablageproblem weg. Das wollte sowieso keiner machen. Ich überlege gerade, wie wir unsere heutigen Dokumente in dieses System bekommen. Dass es geht habe ich gesehen, jetzt muss ich halt nur aufpassen, dass da nicht uralte Dinge hineinkommen. Und wenn ist es auch nicht schlimm. Sie müssen ja keines dieser alten Dokumente mehr anfassen, Sie arbeiten jetzt mit Volltextsuche und kommen so zielgenau an das richtige Dokument. Eventuell ja auch an ein altes. Ich bin viel unterwegs und brauche da immer wieder meine Daten, Belege etc. Der klassische Fall für eine Cloud-Anwendung. Sie selbst entscheiden, ob Sie unsere Lösung lokal auf Ihrem Computer/Server installieren oder über unsere Cloud Made in Germany auf unserer Serverfarm in Saarbrücken nutzen. Wir können den Zugriff von außen auch auf Ihrem lokalen Computersystem einrichten. Ca unserer Kunden arbeiten so.

6 Ihre Dokumente sind nun nicht mehr in Ordnern und Schränken, sondern in Ihrem elektronischen Aktenschrank gespeichert. Sie können Ihren elektronischen Aktenschrank einrichten wie Sie wollen. Ganz links finden Sie die Register (so wie früher in den Ordnern) und in der Mitte die Unterregister, andere nennen es auch Details. Der rechte Teil ist den zugehörigen Dokumenten und der direkten Korrespondenz vorbehalten. Das ist eine tolle Sache, weil Ihr oder Ihr Brief gleich dort gespeichert ist, wo er hin gehört.

7 Ihre Buchhaltungsbelege sind direkt dort, wo auch heute der nächste Verarbeitungsschritt stattfindet: im Zahlungsmodul hmd.finanzmanager. In diesem Beispiel sehen Sie zwei Firmen in einer Oberfläche. Die Liquiditätsanzeige erfolgt einzeln und für beide Firmen gemeinsam. Die Zahlungsauswahl können Sie für beide Firmen in einem Lauf vornehmen, die Erstellung der Zahlungsdateien und die Verbuchung erfolgt selbstverständlich getrennt.

8 Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr. Zum Beispiel Belege markieren, die man der Geschäftsleitung zur Zahlung vorschlägt. Zum Beispiel Zahlungsintervalle vorbereiten, evtl. weil man in der kommenden Woche Urlaub hat. Zum Beispiel unklare Belege parken, weil es vor der Zahlung Rückfragen gibt. Oder eine einzelne Rechnung mit hmd.girodirekt sofort bezahlen, weil es so vereinbart wurde. Nicht zuletzt die reine Liquiditätsvorschau zur Finanzdisposition.

9 Der hmd.finanzmanager kann noch viel mehr. Das Programm zeigt Ihnen die Offenen Posten der Lieferanten wie in einem Kalender, Woche für Woche nach Fälligkeit. Direkt in diesem Bild können Sie disponieren, wann Sie bezahlen wollen und ob Sie den vollen Betrag bezahlen wollen. Ziehen Sie einfach mit drag and drop den offenen Betrag in die Zahlwoche.

10 Ihre Buchhaltung läuft im Hintergrund. Dabei spielt es keine Rolle, welche Buchhaltung Sie im Einsatz haben und wo die Buchhaltung bearbeitet wird. Mit hmd.finanzbuchhaltung sind Sie immer aktuell, weil alle Daten synchronisiert werden. Die Software ist entweder bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater installiert. Ihr Steuerberater erhält täglich, wöchentlich oder einmal im Monat via hmd.dts (DokumentenTransfer- System) die erstellten Buchungen übertragen. Natürlich mit anhängenden Dokumenten und mit den Zahlungsdaten, falls Sie schon bezahlt haben. In der Buchhaltung selbst wird nur noch das richtige Konto eingesetzt, falls die Person der Beleg-Ersterfassung das nicht wusste. Der Rest ist komplett. Das ist die erwünschte Arbeitsteilung. Tatsächlich wurde der eingehende Beleg nur einmal bearbeitet, Zahlung und Buchungskomplettierung leitet sich automatisch ab. So reduzieren Sie den heutigen Aufwand nachhaltig.

11 Was muss man in der Buchhaltung noch machen? Die von hmd.workflow übernommenen Buchungen sollten geprüft werden, man will ja ganz sicher sein, dass alles stimmt. Dort, wo der Erst-Erfasser kein Konto ausgewählt hat (weil er es nicht weiß oder nicht soll), komplettieren Sie hier die Buchung. Falls eine Aufteilungsbuchung nötig ist, dann machen Sie das hier. Einfach, sicher, schnell.

12 Jetzt ist alles perfekt und schnell verarbeitet, aber wie findet man Belege und Dokumente? Das suchen hat ein Ende. Mit hmd.search finden Sie jedes Dokument und jeden Inhalt sofort. Dafür brauchen Sie keine Verschlagwortung, wie bei anderen DokumentenManagementSystemen. Die Volltextsuche funktioniert auch für die Dateiformate PDF, JPG, TIF etc., das ist perfekt. So finden Sie zum Beispiel eine Seriennummer eines defekten Gerätes innerhalb 2 Sekunden. Und heute?

13 Möchten Sie auf Ihre Dokumente auch unterwegs zugreifen? Tun Sie es einfach. Mit unserem Modul hmd.netarchiv synchronisieren wir Ihre Dokumenten-Database mit dem für Sie eingerichteten online Portal - verschlüsselt und mit doppelter Zugangssicherung. Direkt im NetArchiv laden Sie die Dokumente aus Ihrer lokalen Datenbank, die Sie unterwegs sehen wollen. Dazu brauchen Sie nur einen Internetzugang und einen Standardbrowser, u.a. auch Safari. So funktioniert die Lösung auch ohne App-Installation auf mobilen Geräten, z.b. mit ios oder Android Betriebssystemen. Im NetArchiv könnten auch Dokumente sein, die Sie für Geschäftspartner hochgeladen haben, weil Sie nichts per durch die Welt schicken wollen. Wenn das so ist, würden Sie dem Partner einen Direktzugriff auf seine Registerzeile gewähren.

14 Ihr Nutzen auf einen Blick Tätigkeit Mit hmd.workflow Zeitersparnis Posteingang und s verteilen Sachbearbeiterprüfung Zahlen im Giroprogramm Ablage Buchen Buchen Originalablage Dokumentensuche Automatische Zuweisung Direkt nach Erstbearbeitung Sofort, ohne weitere Eingabe Entfällt Entfällt bis auf Gegenkonto Entfällt - Ordner - Register - Alphabetprobleme In Sekunden Bitte tragen Sie unter Zeitersparnis die Anzahl Stunden pro Monat ein, die Sie heute für diese Tätigkeiten aufbringen müssen. Sie kennen Ihren Stundensatz. Sie wissen auch, wer diese Tätigkeiten in der Regel zu welcher Zeit macht. So ergibt sich ein Monatsbetrag für den Aufwand für diese Tätigkeiten. Dem stehen unsere Kosten gegenüber. Wir sind gespannt, welche Zeiten Sie schätzen. Raumkosten Ablage Entfällt

15 Mit hmd entspricht Ihr Unternehmens-Workflow den Vorschriften der aktuellen GoBD (seit ). Für die absolute Sicherheit sorgt die Verfahrensdokumentation des Dokumenten-Workflows in Ihrem Unternehmen. Auch darum kümmern wir uns. Unser Datenschutz-Partner, die Munker Unternehmensberatung, erstellt für Sie sehr kostengünstig eine entsprechende Verfahrensdokumentation.

16 Tradition und Fortschritt als zuverlässiger IT Partner Mitarbeiter im IT-Bereich 400 Mitarbeiter bei hmd am Standort Andechs 52 Anwender Steuerberatende Berufe > ASP Mandanten (auf Kanzlei-Server) > ASP Mandanten > Größte Kanzlei Mitarbeiter > 900 Kleinste Kanzlei Mitarbeiter 1 Industrie > Arbeitnehmer 6 Heilberufe (Alten- und Pflegeheime) 72 Landwirtschaftliche Buchstellen etc. 100 Größte Pers.Ges. (Gesellschafter) ca hmd-software ag abt-gregor-danner-str andechs Telefon Mail Web

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