Daniel Taborek ECM Competence Center. Chancen und Herausforderungen bei Projekten zur Rechnungseingangsprüfung

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1 Daniel Taborek ECM Competence Center Chancen und Herausforderungen bei Projekten zur Rechnungseingangsprüfung

2 Agenda COMARCH - IT Company und ECM Hersteller Potentiale von Rechnungsprüfungsprojekten mit ECM/ WFL Praxisbeispiel: Projekt B&K Herausforderungen in Projekten Seite 2

3 Die Comarch Gruppe: Von einem Spin-off : 1998: 1999: Die Comarch S.A. ist als ein Spin-off aus der Technischen Universität Krakau entstanden Gründer & CEO: Prof. Janusz Filipiak Umsatz erreicht 25 Mio. US-Dollar, 250 IT-Entwickler angestellt Comarch S.A. wird an der Warschauer Börse notiert Seite 3

4 Die Comarch Gruppe: zu einem Global Player 2008: 2012: Comarch Software AG wird Hauptaktionär von SoftM AG, München (ca. 81%) Die Comarch Gruppe verfügt über: Angestellte ein Netzwerk aus Partnern Kunden/Unternehmen weltweit Niederlassungen in mehr als 19 Ländern auf 4 Kontinenten Seite 4

5 Der Comarch-Hauptsitz in Krakau Seite 5

6 Comarch in der D-A-CH-Region Gegründet 1973 (Comarch Software und Beratung AG) 14 Geschäftsstellen 300 Angestellte Kunden Seite 6

7 Potentiale Rechnungsprüfung mit ECM/ WFL? Seite 7

8 Optimierungspotential in Prozessen - z.b. Rechnung * Rechnungen p.a. in Deutschland * europaweit Hohes Optimierungspotenzial für Zeit und Qualität der Prüfungsprozesse Abteilungsübergreifende Transparenz *Stand 2006: Schätzung verschiedener Quellen u.a. IDC, Bitkom Bearbeitung 5% Transport 20% Liegezeit 75% Bearbeitungszeiten einer Rechnung Seite 8

9 Wie gehen Unternehmen heute mit elektronisch erhaltene Rechnungen um? 77% aller -Rechnungen werden ausgedruckt 17% werden ausgedruckt und eingescannt 31% aller digitalen Fax-Rechnungen, werden ausgedruckt und wieder eingescannt AIIM, 2013 Seite 9

10 Potentiale von Rechnungsprüfung mit ECM/WFL Frühes Scannen: Dokument von Beginn an richtig indexiert, in richtiger Akte Manuelle rechnerische Prüfung kann fast vollständig entfallen Automatische, intelligente Weiterleitung und Vertretungsregeln im Workflow Eskalationsregeln Nachvollziehbarkeit Erkennen von Ursachen von Qualitätsproblemen der Prüfung Erkennung von Ursachen von Zeitverzug Einflussnahme auf Prüfungsprozess Seite 10

11 Praxisbeispiel Seite 11

12 Praxisbeispiel: Ausgangslage B&K Wir wollten nicht weiter nur auf die Digitalisierung und reine Archivierung von bearbeiteten Vorgängen setzen, sondern die Vorzüge digital basierter Workflows für unser Alltagsgeschäft in einem hart um kämpften Markt nutzen... Mittelstand Kompakt Magazin, März (von 650) Mitarbeitern sind an Rechnungsprüfung beteiligt 16 Niederlassungen 300 mehrseitige Rechnungen pro Tag Financialsoftware: Comarch Schilling ERP System: ECM System: C/A/R/E Projekt aus 2008, System zu langsam keine automatisierte Rechnungsprüfung Seite 12

13 Praxisbeispiel: erwarteter Nutzen 16 Niederlassungen 200 Mitarbeiter Hardware: IBM iseries (Financials, ERP) MS Windows Server (Blade) ECM Fakten: 7000 Kreditoren 9 Kreditoren senden ca. 95% der Rechnungen 300 mehrseitige Rechnungen pro Tag 600 User Terminalserver 16 Filialen über Standleitungen verbunden Dokumente: > Dokumente im Archiv > IBM iseries Spoolfile-Dokumente Seite 13

14 Praxisbeispiel: erwarteter Nutzen Rechnungsprüfung: Ablösung einer nicht performanten ECM Lösung ohne Automatisierung Erhöhung der Qualität der Rechnungsprüfung automatisierte UstG 14 Prüfung automatisierte rechnerische Prüfung Erhöhung der Qualität der Indexdaten archivierter Dokumente automatisierte Erkennung Kreditor, Indexierung anhand Daten aus Finanzbuchhaltung Entlastung der Mitarbeiter von manueller Prüfung Einhaltung von Zahlungsfristen / Skonto Automatische Buchung von Rechnungen in der Finanzbuchhaltung Aus Financials Dokumente anzeigen Seite 14

15 Praxisbeispiel: Umsetzung COMARCH WFL Invoice Scannen Panasonic KV2024 Automatische Prüfung (Fibu Daten) Bei Bedarf Nachbearbeitung Prüfungsschritte Im Workflow Automatische Buchung COMARCH Schilling smartfix, Insiders, Table Comarch ECM ix, WFL Seite 15

16 1. Scannen 2. Automatische Prüfung Rechnerische Prüfung UstG 14 Prüfung 3. Automatische Kreditorenerkennung 4. Automatische Zuweisung an Filiale 5. Kontierung 6. Automatische Weiterleitung 7. Prüfungsschritte 8. Freigabe durch Buchhaltung 9. Autom. Buchung Finanzbuchhaltung Seite 16

17 1. Scannen 2. Automatische Prüfung Rechnerische Prüfung UstG 14 Prüfung 3. Automatische Kreditorenerkennung 4. Automatische Zuweisung an Filiale 5. Kontierung 6. Automatische Weiterleitung 7. Prüfungsschritte 8. Freigabe durch Buchhaltung 9. Autom. Buchung Finanzbuchhaltung Seite 17

18 1. Scannen 2. Automatische Prüfung Rechnerische Prüfung UstG 14 Prüfung 3. Automatische Kreditorenerkennung 4. Automatische Zuweisung an Filiale 5. Kontierung 6. Automatische Weiterleitung 7. Prüfungsschritte 8. Freigabe durch Buchhaltung 9. Autom. Buchung Finanzbuchhaltung Seite 18

19 Praxisbeispiel: aktuelle Situation B&K... Comarch ECM hat eine leistungsfähige Technologie, die die tägliche Arbeit in diesem Bereich beschleunigt hat, Mittelstand Kompakt Magazin, März (von 650) Mitarbeitern sind an Rechnungsprüfung beteiligt 16 Niederlassungen sind aktiv eingebunden 300 mehrseitige Rechnungen pro Tag > RG-Dokumente in letzten 12 Monaten mit COMARCH WFL > iseries Spoolfiledokumente im COMARCH ECM Seite 19

20 Praxisbeispiel: erwarteter Nutzen (2) Weitere geplante Teilprojekte: Digitale Fahrzeugakten/ Serviceakte Vollständige Aktenführung Automatisierte Zuordnung Urlaubsmanagement Vertragsmanagement Kontoauszüge abgleichen Überweisungsworkflow Seite 20

21 Arbeiten mit COMARCH ECM Workflow Seite 21

22 Scannen von Eingangsrechnungen Automatisches Starten des Prüfungsprozesses ECM Scanning (Kofax) Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM OCR (smartfix) Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung ECM Workflow Automatische Verbuchung FIBU Seite 22

23 Seite 23

24 Seite 24

25 Seite 25

26 Seite 26

27 Seite 27

28 Seite 28

29 Seite 29

30 Seite 30

31 Seite 31

32 Seite 32

33 Seite 33

34 Seite 34

35 ECM Scanning (Kofax) Scannen von Eingangsrechnungen automatisches Starten des Prüfungsprozesses ECM OCR (smartfix) Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM Workflow Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung FIBU Automatische Verbuchung Seite 35

36 Herausforderungen? Seite 36

37 Praxisbeispiel: Herausforderungen Infrastruktur o einige Niederlassungen nur mit 2 Mbit/s angebunden o Migration vorhandenes Alt-System im laufenden Betrieb o IBM iseries Spoolfiles (Anzeige auf non-series) Performance (andere Anwendungen nutzen gleiche Standortanbindung) Dokumentation, Abweichung der Ist-Sitation Nutzer Neue Gui Prozessänderung (Scannen) Neue Scannhardware CR während Umsetzung/ Testphase Sonderfälle, Seite 37

38 Herausforderung liegt im Prozess Geschäftsprozess Bearbeitungsprozess Mitarbeiter Office App Mail / Fax Mail Word Excel Business App BI EDI FIBU ERP ECM Externe App Kunden / Lieferanten BI EDI FIBU ERP ECM Seite 38

39 COMARCH ECM Workflow Geschäftsprozess COMARCH Workflow Applikationen ERP FIBU PPS Office ECM Datenhaltung FileSys DB NAS / SAN ECM Betriebssysteme Linux iseries MS Windows Netzwerk Protokoll: TCP / IP Seite 39

40 Herausforderungen allgemein s Strategie Governance Prozess- Modellierung Alle Erfolgsfaktoren beachten Technologie Unternehmens - Kultur Mitarbeiter Stellenwert des Projekts Ist Projektteam entscheidungsfähig Prozess Design Modeling Infrastruktur Eignung Einstellung zu Veränderung Befähigt, Erfahren Sind alle Entscheider und Parteien von Beginn einbezogen Verantwortlichkeiten geklärt (Eigentümer des Prozesses) Messverfahren für Erfolgskontrolle Können Daten bereitgestellt werden (Bsp. Smarfix) Erkennen den Wert von Prozessverbesserung WFL/ PM Kenntnisse Ist Prozessverbesserung Teil der Unternehmensstrategie Gibt es Standards für Prozessmanagement Kosten von Prozessen bekannt? Laufende andere Projekte / Updates etc. Soziale Kompetenz Bilden sich Mitarbeiter gern weiter Ist Aktuelles Projekt strategisch oder zufällig ausgwählt Wird Einhaltung von Regeln kontrolliert? Geeignete Projektleiter, Keyuser Quelle: Handbuch Prozessmanagement Jan vom Brocke Seite 40

41 2 Themen zum Diskutieren und Nachlesen Seite 41

42 Auswirkungen auf Mitarbeiter? Seite 42

43 Warum ein ECM? Seite 43

44 DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Daniel Taborek Skype: daniel.taborek Telefon: Seite 44

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