Organisation des Rechnungswesens. Veranstaltung: NKF - Netzwerk Autor: Arnim Schneidereit Datum: Ort: Detmold

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1 Veranstaltung: NKF - Netzwerk Autor: Arnim Schneidereit Datum: Ort: Detmold

2 Einleitung Entwicklung des Rechnungswesens bei den Stadtwerken Münster Organisation des Rechnungswesens bei den Stadtwerken Münster Elemente des Rechnungswesens Beispiel eines Umstellungsprojektes Zusammenfassung Diskussion Seite 1

3 Einleitung Die Frage dieses Beitrags: zentrale oder dezentrale Organisation des Rechnungswesens Segmentbilanzen für einzelne Bereiche Erfahrungsbericht aus der Praxis Stadtwerke Münster mit mehreren Sparten (Strom, Gas, Wärme, Wasser, Verkehr, Hafen) und mandantengeführten Tochtergesellschaften sowie Konzernabschluss Seite 2

4 Entwicklung des Rechnungswesens bei den Stadtwerken Münster historische Entwicklung vom Eigenbetrieb zur GmbH 1968 Rechnungslegung und Jahresabschlüsse nach HGB Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz seit 1998 Einsatz von SAP R/3 unterschiedliche Zwecksetzungen für das Rechnungswesen Seite 3

5 Organisation des Rechnungswesens bei den Stadtwerken Münster Zentrale Organisation im wesentlichen Betrachtung der Prozessabläufe: - Mittelplanung Bereitstellung Bedarf Bestellung Lieferung/Leistungsabnahme (Lieferschein) Eingangsrechnung Mittelabfluss Mittelkontrolle - Leistungs- und Kapazitätsplanung Kundenauftrag Leistungserstellung Ausgangsrechnung Mittelzufluss - Forderungsmanagement Seite 4

6 Elemente des Rechnungswesens Geschäftsbuchhaltung (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren) Anlagen Betriebsbuchhaltung / Kosten- und Leistungsrechnung Steuern Seite 5

7 Geschäftsbuchhaltung (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren) Hauptbuchhaltung: die Qualitätssicherung des gesamten Rechnungswesens Überwachung aller (wesentlichen) Geschäftsvorfälle Schaffen und Gestalten des Rahmens der Prozessabläufe d.h. auch fortlaufende Anpassung Erarbeiten der Grundlagen des Jahresabschlusses Die zentrale Kompetenzstelle in der gesamten Organisation Seite 6

8 Debitoren: Massengeschäft, große Anzahl zu erstellender und zu buchender Rechnungen Rechnungserstellung und buchung: dezentral Information über: Leistung, Lieferung und Kunden liegt häufig in ausführendem Bereich vor; direkter Kundenkontakt wichtig weitere Schritte: Zahlungseingangsbearbeitung, Kontenpflege, Mahnwesen etc.: zentral, Einhaltung definierter Kriterien Seite 7

9 Kreditoren: Massenabwicklung Lieferantenrechnungen Erfassen, buchen, inhaltliche Prüfung, zahlen: zentral ( Kontrolle der Lieferantenprozesse, Mehr-Augen-Prinzip) Fachliche Prüfung des lieferungs-/leistungsempfangenden Bereiches: dezentral ( Einbindung der dezentralen Bereiche: Papier / System) Seite 8

10 Anlagenbuchhaltung: - zentral: Zu- und Abgänge zum Anlagevermögen und Bestandspflege Einheitliche Anwendung der Kriterien zur Bestimmung der Nutzdauern, des Umfangs der Anschaffungs- oder Herstellungskosten Informationsfluss gestalten insbesondere bei Zugang und Abgang: Verantwortung für Änderungsmitteilung regelmäßige Inventarabstimmung mit den Fachbereichen Seite 9

11 Betriebsbuchhaltung / Kosten- und Leistungsrechnung Kosten- und Erlöszuordnung auf Fach- /Verantwortungsbereiche Darstellung der internen Leistungsbeziehungen Erfassung des Leistungsverbrauchs: Vorkontieren Zentrale Funktion Basis für Planungsrechnung, Plan- /Istvergleiche, Segment- /Spartenabschlüsse Struktur der Kostenstellen Seite 10

12 Betriebsbuchhaltung / Kosten- und Leistungsrechnung Struktur der Kostenstellen definieren Interne Leistungsbeziehungen darstellen Maßgrößen für internen Leistungsverbrauch definieren Grundlagen für interne Leistungsverrechnung messbar gestalten Lernprozess: Verantwortung bei Kostenstellen- Verantwortlichen Seite 11

13 Steuern Umsatzsteuer in Teilbereichen relevant? Betriebsteuern (KFZ, Grundsteuer) soweit relevant reine kreditorische Abwicklung Ertragsteuern: nur Kapitalertragsteuer relevant Seite 12

14 Weitere Zwecksetzungen des Rechnungswesens: Interner Informationsbedarf in verschiedenen Fachbereichen je nach Art der Information wird diese zentral aus dem Rechnungswesen bereitgestellt oder dezentral in der Fachabteilung ermittelt Externer Informationsbedarf verschiedener Adressaten (z.b. Tarifgenehmigungen; Statistische Meldungen; Zuschussgeber etc.) je nach den definierten Kriterien werden die Informationen auf Basis der Rechnungswesen -Daten, die von der jeweiligen Fachabteilung bearbeitet werden, bereitgestellt; Seite 13

15 Beispiel: Projekt SAP Umstellung bei den Stadtwerken Einführung SAP in allen zentralen Bereichen der Stadtwerke in einem Schritt Ablösung des Software-Zoos zum Umfassende Projektplanung und definierte Projektstruktur Klare Entscheidungsstruktur und Kompetenzstruktur Intern: Wissensträger aus allen betroffenen Bereichen im Projektteam Externe Unterstützung durch Berater Seite 14

16 Ziele des Umstellungsprojekts festlegen: Was muss zum Stichtag sicher umgesetzt sein? Was soll zum Stichtag umgesetzt sein? Was wäre wünschenswert umzusetzen? Seite 15

17 Kriterien und Kennzahlen Informationsfluss an den Schnittstellen Integration der Wissensträger in den Fachbereichen Größe und Anzahl der Organisationsbereiche (Sparten) Sicherung der Einheitlichkeit des Rechnungswesens Seite 16

18 Zusammenfassung II Ein mächtiges Projekt, das die gesamte Organisationseinheit (Verwaltung) umfasst Lösung in einem Schritt (big bang) oder schrittweise Umstellung sinnvoll eingeschätzter Teilbereiche (roll out) Frage des gesamten Umfangs, der verfügbaren Zeit und der personellen und sachlichen Kapazitäten Seite 17

19 Diskussion Seite 18