Grundlagen des Projektmanagements WS 2011/12

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Sara Pfaff
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1 Grundlagen des Projektmanagements WS 2011/12 Dipl.-Wirtsch.-Ing. Sven Seidenstricker 19. Oktober /24

2 Agenda Einstieg Projektziele Projektplanung Projektdokumentation Projektrisiken 2/24

3 Warum Projektmanagement? Tätigkeitsbereiche von Ingenieuren Konstruktion, Fertigung, Berechnung 20,0% Sonstiges 9,7% F&E (inkl. Software) 20,6% Ausbildungs-, Lehrtätigkeit 5,5% PROJEKTMANAGEMENT 20,0% Personalführung, Management 9,2% Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung 15,0% 3/24

4 Projektphasen ein idealtypischer Verlauf Projektziele Machbarkeitsstudie Zielüberprüfung Terminplanung Projektgründung Projektstrukturplan Ressourcenplanung Projektstart Projektdokumentation und -durchführung Projektabschluss Kostenplanung Projektkontrolle und laufende Projektsteuerung 4/24

5 Zielformulierung SMART-Prinzip und Klassifizierungsmöglichkeiten S M spezifisch. messbar. Muss Kann A akzeptiert. Begeisterung R T realistisch. terminiert. Basis Leistung 5/24

6 Projektplanung Wie man es nicht tun sollte 6/24

7 Projektplanung ermöglicht höhere Erfolgswahrscheinlichkeit der Zielerreichung Verminderung des Projektrisikos Ermittlung der kritischen Arbeitspakete zielgerichteter Einsatz aller Projektressourcen sichere Aussagen zum Projektablauf reibungslose Koordination der Projektbeteiligten rechtzeitige Beschaffung notwendiger Ressourcen laufende Standortbestimmung des Projekts effiziente Projektsteuerung 7/24

8 Projektplanung Vorgehen Projektauftrag mit Zielen Aufbauorganisation des Projektes Projektphasen Projektaufgaben und Projektstruktur Projekttermine Projektaufwand, Projektressourcen Projektkosten 8/24

9 Projektorganisation Aufbauorganisation Mehrlinien- Organisation Einlinienorganisation Stab-Linien- Organisation Matrix- Organisation Bei allen Unterschieden zwischen den Organisationsformen benötigt jede einen Projektleiter. 9/24

10 Projektorganisation Aufgaben des Projektleiters Planen, Leiten und Kontrollieren der Projektziele fachlicher Inhalt und Qualität Kosten Termine Umsetzung der festgelegten Projektorganisation Zusammenarbeit und Abstimmung mit den am Projekt beteiligten Fachabteilungen Sicherstellung der Kommunikation Prüfung und Genehmigung der Ergebnisse (Meilensteine, Zwischenergebnisse, Endergebnisse) Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Auftraggeber und Kunden Abschätzung von Risiken und Planen von Gegenmaßnahmen Einbeziehung von weiteren Entscheidungsträgern 10/24

11 Projektstrukturplanung Zur Strukturierung des Projektes bzw. der Aufgaben 1. Ebene Projekt/Aufgabe 2. Ebene Arbeitspaket (AP) Teilaufgabe (TA) TA AP 3. Ebene AP TA AP 4. Ebene AP AP AP 11/24

12 Definition von Arbeitspaketen Wesentliche Fragen für die Beschreibung von Arbeitspaketen Was sind die zu erledigenden Aufgaben? Wer hat die Verantwortung für die Erledigung? Womit kann die Aufgabe erfüllt werden? (Mit welchen Voraussetzungen, Ergebnissen, Mitarbeitern, Sachmitteln, Methoden usw.?) Was wird wo und wie dokumentiert? Wann geschieht was? (Zeitpunkt, -dauer, -raum) Wo geschieht was? (Ort, Raum) Wieviel Aufwand/Kosten sind dafür geplant? Welche Risiken existieren? (Zeit, Kosten, Qualität) Was ist besonders zu beachten? Termine Kosten Leistung Arbeitspakete CSC Ploenzke Akademie 12/24

13 Vom Projektstrukturplan zum Ablaufplan Zeitliche Anordnung unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten Projektebene (Gesamtaufgabe) Terminversichtung A A B C E A E A E Arbeitspakete (A=Terminanfang, B=Terminende) Arbeitspaket A Arbeitspaket B Arbeitspaket C Rackemann (2003), S /24

14 Zeit- und Ablaufplan Gantt-Diagramm Vorgänge Vorgang A Vorgang B Vorgang C Hierbei sind Vorgänger- Nachfolger-Beziehungen berücksichtigt. Vorgang D Vorgang E Vorgang F Vorgang G Zeit 14/24

Definition von Projektphasen und Meilensteinen Zeitpunkte der Wahrheit Meilensteine wichtige Ereignisse im Projektablauf definiert als Anfang oder Ende von Schlüsselvorgängen Meilensteintermine und

15 Definition von Projektphasen und Meilensteinen Zeitpunkte der Wahrheit Meilensteine wichtige Ereignisse im Projektablauf definiert als Anfang oder Ende von Schlüsselvorgängen Meilensteintermine und Abhängigkeiten ergeben sich aus dem Netzplan Phasenentscheidung Vergleich und Bewertung des Geplanten mit dem Erarbeiteten (Soll-Ist-Vergleich) Bewertung der Phase (Zielerreichung, Abweichung) Information über Projektstand evtl. Anpassung der Projektziele an äußere und innere Veränderungen Möglichkeit des Abbruchs für nicht lohnende Projekte 15/24

16 Ressourcenplanung Ermittlung des Projektaufwands Ziele der Ressourcenplanung: Ermittlung des Ressourcenbedarfs Durchführen von Optimierungen Ressourcen/Belastung Ressourcen/Belastung D Kapazitätsgrenze E F F B C G B E G C D A H I J A H I J Zeit ohne Projektmanagement mit Projektmanagement Zeit 16/24

17 Ressourcenplanung Welche Ressourcen benötigen Sie? 17/24

18 Projektdokumentation Sorgfalt von Anfang an Beispiel Statusbericht xxxxxxx Kurzbeschreibung Grafiken xxxxxxx Entscheidungsbedarf 3. Zahlen 4.»Good NewsBad News«18/24

19 Risiken in Projekten ein permanenter Prozess 1 2 Identifizieren von Risiken Analysieren und Bewerten von Risiken 4 Steuerungsprozess implementieren 3 Umgehen mit Risiken und Maßnahmen planen 19/24

20 Risiken in Projekten Identifizierung von Risiken kategorisierend methodisch verfahrenstechnische Risiken Fertigstellungsrisiken Betriebsrisiken Marktrisiken Szenariotechnik Delphi-Methode FMEA Finanzierungsrisiken 20/24

21 Risiken in Projekten Welche Risiken könnten bei ihren Projekten eintreten? 21/24

22 Risiken in Projekten Bewertung von Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit unwahrscheinlich wahrscheinlich möglich Risiko hoch Risiko mittel Risiko niedrig unbedeutend moderat wesentlich Intensität der Auswirkung 22/24

23 Risiken in Projekten Umgang mit Risiken Vermeiden Minimieren Übertragen Selbsttragen 23/24

24 Kommunikation ist alles!!! Große Aufruhr im Wald! Es geht das Gerücht um, der Bär habe eine Todesliste. Alle fragen sich wer denn nun da drauf steht. Als erster nimmt der Hirsch allen Mut zusammen und geht zum Bären und fragt ihn: "Sag mal Bär, steh ich auch auf deiner Liste?" "Ja", sagt der Bär, "auch dein Name steht auf der Liste." Voll Angst dreht sich der Hirsch um und geht. Und wirklich, nach 2 Tagen wird der Hirsch tot aufgefunden. Die Angst bei den Waldbewohner steigt immer mehr und die Gerüchteküche um die Frage, wer denn nun auf der Liste stehe, brodelt. Der Keiler ist der erste dem der Geduldsfaden reißt und der den Bär aufsucht um ihn zu fragen, ob er auch auf der Liste stehen würde. "Ja", antwortet der Bär, "auch du stehst auf der Liste". Verängstigt verabschiedet sich der Keiler vom Bären. Und auch ihn fand man nach 2 Tagen tot auf. Nun bricht die Panik bei den Waldbewohnern aus. Nur der Hase traut sich noch den Bären aufzusuchen. "Bär, steh ich auch auf der Liste? Ja, auch du stehst auf der Liste" "Kannst du mich da streichen?" "Ja klar, kein Problem" Kommunikation ist alles!!! 24/24

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