Enterprise Content Management- Lösungen von TQS

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1 Enterprise Content Management- Lösungen von TQS Seite 1

2 Enterprise Content Management- Lösungen von TQS TQS - Wer wir sind: Die TQS EDV-Sofware GesmbH ist ein dynamisches Familienunternehmen, das seit beinahe 20 Jahren erfolgreich Software-Lösungen im Bereich des Informations und Prozess-Managements entwickelt und vertreibt. Die Basis unseres Erfolgs liegt in unseren Mitarbeitern, welche mit Kreativität, Motivation und Einsatzfreude die täglichen Herausforderungen meistern. Das gute Betriebsklima und ein respektvolles Miteinander sind der Schlüssel zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Kunde. Wir sind erst dann zufrieden, wenn auch unsere Kunden zufrieden sind! Was wir bieten: TQS bietet innovative Komplettlösungen für die Anwendungsbereiche Archivierung, Workflow und Communication-Management und Eingangsrechnungsprüfung. Langjähriges Know-How und bewährte Softwareprodukte aus eigenem Haus werden dabei mit Lösungen namhafter Hersteller im Bereich Dokumentenmanagement, Input-Management, FIBU und ERP kombiniert. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf der automatisierten Informationserkennung, der Datenextraktion und der Klassifizierung der Informationen, der prozessorientierten Verteilung der Daten und deren elektronischen Weiterverarbeitung. TQS stellt sich täglich der Herausforderung für seine Kunden maßgeschneiderte und innovative Lösungen für alle Aufgabenbereiche des Enterprise Content Management zu entwickeln. Dies umfasst: Input-Management Scannen von Papierdokumenten Erfassen von elektronischen Dokumenten (Images, PDF, EDI und XML-Dokumente etc.) aus unterschiedlichen Eingangskanälen ( , EDI-Portal, Web-Formular etc.) Datenextraktion Texterkennung (OCR) Barcodeerkennung Automatische Dokumentklassifizierung Dokumentenmanagement Indexierung (manuell oder (teil-)automatisch) Zugriffssteuerung (Berechtigungen) Versionskontrolle Annotationen MS Office-Integration -Archivierung Digitale Akte Revisionssichere elektronische Archivierung am Büroarbeitsplatz und von unterwegs Workflow-Management Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Arbeitsabläufen und Informationsflüssen Systemintegration Einbindung von z. B. ERP und FIBU-Systemen (BDS, NAV, JET, BMD, ) über Standardschnittstellen oder auf Basis unternehmensspezifischer Anforderungen Seite 2

3 Input-Management Scannen von Papierdokumenten Scannen von Dokumentstapeln mit Kendox.SCAN (Abbildung 1) oder einzelner Dokumente direct aus der Dokumentemanagement-Anwendung Dokumententrennung (automatisch oder manuell) Beschlagwortung (automatisch oder manuell) Erkennung von Barcodes Auslesen von Indexwerten mittels formularbasierter OCR Elektronische Archivierung der Dokumente Abbildung 1: Kendox.SCAN Erfassung elektronischer Dokumente und Inhalte Analyse, Beschlagwortung und elektronische Archivierung von s aus MS Exchange/Outlook oder Lotus Notes/Domino Dateien mit strukturierten Daten (XML, EDIFACT, ) Office-Dokumente (MS Word, Excel, PowerPoint) Dokumente aus Unternehmensanwendungen wie ERP oder Buchhaltungssystem Daten aus im Unternehmen vorhandenen Web 2.0-Anwendungen (Wikis, Foren etc.) Seite 3

4 Input-Management Input-Management Advanced Datenextraktion mittels intelligenter OCR-Software smartfix der Firma Insiders Technologies Automatische Dokumentklassifizierung und trennung Gezielte Extraktion von Informationen zwecks automatischer Weiterverarbeitung (mittels Freiform oder Formularerkennung), z.b.: Rechnungseckdaten und positionen Lieferscheindaten Erkennung von bestimmten Formulierungen, z.b. im Beschwerdemanagement (Abbildung 2) Selbstlernendes System Native PDF-Verarbeitung (kein Umwandeln in TIFF oder anderes Image-Format notwendig) Abgleich mit Stammdaten aus anderen Unternehmensanwendungen wie ERP oder Buchhaltungssystem Dunkelverarbeitung bei erfolgreichem Abgleich möglich Nahtlose Integration in Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auf Basis einer Service-orientierten Architektur. Abbildung 2: smartfix - Posteingangsbearbeitung mit Beschwerdeerkennung Seite 4

5 Dokumentenmanagement Indexierung Beliebig viele frei definierbare Indexfelder Mehrfachindizes Indexvalidierung und vervollständigung (mit Stammdaten aus ERP oder Fibu) Recherche Freie Recherche über alle Dokumenteigenschaften und ablagen oder mittels vordefinierter Suchabfragen Optional Volltextsuche (Abbildung 2) und/oder phonetische Suche Berücksichtigung der definierten Zugriffsregeln (Berechtigungen) Anpassbares Layout der Ergebnisliste (Benutzer-spezifisch) Anzeige des Dokuments direkt im Archiv-Client (nicht für alle Dokumentformate möglich) Abbildung 3: InfoShare Client - Dokumentrecherche am Desktop oder im Browser, auch mobil Der InfoShare Client ist der klassische Rich Client, welcher local am Arbeitsplatzrechner installiert wird. Mit dem InfoShare RIA Web Client ist ein auf MS Silverlight basierender Web Client (Abbildung 3), welcher beinahe denselben Funktionsumfang und den selben Bedienkomfort wie der Rich Client bietet, verfügbar. Ein HTML5-basierter Rechercheclient ermöglicht außerdem die Dokumentsuche auch auf mobilen Endgeräten (ios, Android). Seite 5

6 Dokumentenmanagement Dokumentbearbeitung Anbringen von Annotationen (virtuellen Stempeln, Notizen etc.) Versionskontrolle (siehe Abbildung 3) und Zugriffskontrolle Dokumenten-Blog Abbildung 4: Kendox.RIA.Client - Versionierung Nahtlose Integration von MS Office (Laden des Word-, Excel oder PowerPoint- Dokumenten in die entsprechende Anwendung direkt aus dem DMS-Client, automatische Indexierung und Versionierung beim Ablegen im DMS). Abbildung 5: InfoShare Client - MS Word-Integration Seite 6

7 Dokumentenmanagement Digitale Akte Zusammeschluss von Dokumenten und Informationen, die einem gemeinsamen Ordnungsbegriff zugeordnet werden können (z. B. Personalakte, Kundenakte, Projektakte). Abbildung 6: InfoShare Client - Personalakte Revisionssichere elektronische Archivierung ( Compliance ) Das Dokumentenmanagementsystem Kendox InfoShare unterstützt die verschlüsselte Ablage der Dokumente im Dateisystem, bietet aber natürlich auch Module zur Unterstützung einer Vielzahl von Storagelösungen: NetApp EMC Celerra und Centera (mit oder ohne DiskXtender) FAST LTA iternity icas Hitachi HCP 3.0 IBM DR550 IBM TSM (Tivoli) Mit FileLock des deutschen Herstellers GRAUDATA wird außerdem eine softwarebasierte WORM-Lösung (Write Once Read Many) unterstützt, die eine revisionssichere Archivierung kostengünstig innerhalb des Filesystems von MS Windows-Servern ermöglicht, wodurch bestehende Infrastruktur weiterhin genutzt werden kann. Seite 7

8 Workflow-Management Production Workflow Steuerung und Kontrolle von Prozessen auf Basis vordefinierter Abläufe Service-orientierte Architektur (SOA) ermöglicht Integration weiterer Softwaresysteme wie ERP System oder FIBU z.b. über Webservices Sowohl im InfoShare Client (Rich Client) als auch im InfoShare RIA Web Client verfügbar Grafischer Workflow-Designer (Abbildung 7) Abbildung 7: InfoShare Client - Vorgangsdesigner Ad-hoc-Workflow Anwender gibt zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses bekannt Ermöglicht flexibles Reagieren auf unvorhergesehene Ereignisse und Ausnahmesituationen bei gleichzeitiger Dokumentation des Prozessablaufs und Informationsflusses Mit oder ohne Bezug zu einem oder mehreren archivierten Dokumenten ( dokumentenzentriert ) Seite 8

9 Systemintegration am Beispiel Elektronische Rechnungsprüfung Stapelweises Scannen von Eingangsrechnungen mit Kendox.SCAN mit anschließender elektronischer Archivierung in InfoShare Datenextraktion und Verifizierung der Kopfdaten (Rechnungsempfänger, Kreditor, Zahlungskonditionen etc.) mit smartinvoice Abbildung 8: smartinvoice - Verifizieren einer Eingangsrechnung Routing der Eingangsrechnung an einen oder mehrere zuständige Mitarbeiter mittels des in InfoShare integrierten Vorgangsmanagers Kontierung und Preisprüfung direkt im InfoShare Client (dzt. nur für den Rich Client verfügbar) Integration aller für den Prozess relevanten Systeme (ERP/Materialwirtschaft, FIBU) möglich Zugriff auf aktuelle Stammdaten wie Kreditoren, Sachkonten, Kostenstellen etc. Versorgung von ERP und FIBU-Software über entsprechende Schnittstellen Abbildung 9: InfoShare Client - Kontierung und Preisprüfung Eingangsrechnung Seite 9

10 Cloud Services diperia - Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in der Cloud Sie möchten die Vorteile eines modernen Dokumentenmanagementsystems nutzen, ohne dafür eigene IT-Infrastruktur betreiben zu müssen und trotzdem vollen Datenschutz und höchste Datensicherheit gewährleisten? Das auf Kendox InfoShare basierende on-demand Dokumentenmanagementsystem diperia ist die Lösung für Sie. diperia steht in 3 Editionen für unterschiedliche Einsatzszenarien zur Auswahl: Document Manager: Flexible, aktive und einfache Verwaltung von Geschäftsdokumenten und langfristige, gesetzeskonforme Archivierung in der Cloud Document Archiver: Gesetzeskonforme Archivierung von Geschäftsdokumenten in der Cloud Personnel File: Verwaltung und Bereitstellung von digitalen Personalakten (Dokumente, Unterlagen, Stammdaten) Die Vorteile: Einfach: intuitive, Browser-basierte Benutzeroberfläche und Anwendung (Microsoft Silverlight Plug-in wird benötigt), die problemlos ohne Schulung im Selfservice benutzt wird Sicher: verschlüsselte Speicherung und Bereitstellung der Daten in zertifiziertem Rechenzentrum, Zugang über Benutzerkennung gesichert Kostengünstig: keine Investitionskosten durch Systembeschaffung, Nutzungsentgelt wird monatlich abgerechnet Abbildung 10: diperia docmanager Startseite Wenn Sie mehr erfahren möchten besuchen Sie doch einfach die diperia-produktwebsite unter oder rufen Sie uns an. Seite 10

11 Ihre Ansprechpartner Wenn es uns gelungen ist Ihr Interesse an unseren Ideen und Lösungen zu wecken kontaktieren Sie uns bitte per oder rufen Sie uns an. Wir vereinbaren gerne einen Termin für eine Live-Demonstration unserer Produkte und ein unverbindliches Beratungsgespräch. Ing. Ernst Nemeth Geschäftsführer +43 (2252) Christian Wolf Leiter Business Development +43 (2252) Für die Umsetzung Ihrer Anforderungen steht Ihnen unser erfahrenes und motiviertes Team aus Systemanalytikern und Softwareentwicklern zur Verfügung. Wenn Sie mehr über uns erfahren möchten besuchen Sie unsere Homepage unter TQS EDV-Software Gesellschaft m.b.h. A-2514 Traiskirchen, Hauptplatz 19 Telefon: Telefax: Internet: Firmenbuchnummer: FN 65751v UID: ATU DVR: Seite 11

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