HOERBIGER Richtlinie

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1 HOERBIGER Richtlinie 0 Einführung Die nachstehenden Nutzungsbedingungen regeln die Verwendung des Mailsystems (z.b. Lotus Notes für alle deutschen HOERBIGER Unternehmen + UB-AT weltweit). Diese allgemeinen Bedingungen können durch eigene Richtlinien der einzelnen Unternehmensbereiche ergänzt werden, wobei hier getroffene Regelungen trotzdem zwingend zu beachten sind. 1 Ziele dieser Regelung Reduktion der Größe der Mail-Datenbanken (Kosten) Unterbindung der Zweckentfremdung der Mail-Datenbank als Dateiablage Nutzung des Intranets/Internets/Fileservers als Dateiablage anstatt Versenden von Anhängen an mehrere Benutzer Beschleunigung des Mail-Ablaufes Reduktion von Ausfallzeiten Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten für rechtliche Belange 2 Grundregeln -Nachrichten können in drei Kategorien eingeteilt werden, wobei jede Kategorie ihre eigene Aufbewahrungsfrist hat. 1. offizielle Dokumente, d.h. Dokumente, die für rechtliche oder geschäftliche Belange benötigt werden: gemäß den gesetzlich geltenden oder satzungsmäßig vorgegebenen Regeln für die Aufbewahrung von Papierdokumenten am jeweiligen Standort 2. projekt- oder problembezogene interne Nachrichten, d.h. Protokolle zu Projektmeetings oder Problembeschreibungen: mindestens 30 Tage, aber nicht länger als zwei Jahre nach Projektabschluss oder Problemlösung 3. Gelegenheitskorrespondenz, d.h. informelle geschäftliche oder persönliche Nachrichten wie z.b. die Bestätigung eines Meetings oder eine Glückwunschmitteilung: maximal 30 Tage. Im Rahmen guter -Gepflogenheiten sind die Benutzer der -Systeme dafür verantwortlich, nicht mehr benötigte Nachrichten und Anlagen in ihrer Mailbox regelmäßig zu überprüfen und zu löschen bzw. zu archivieren. Die Größe einer Mailbox ist derzeit im Lotus Notes System auf 800 MB beschränkt. Wenn diese Grenze überschritten wird, kann der Benutzer keine Nachrichten mehr in die gesendet Ansicht ablegen, bis die Größe der Mailbox auf einen Wert unterhalb der Grenze reduziert wird. Wenn die Schwellwert-Größe von 750 MB überschritten wird, werden Warnmeldungen angezeigt. Beispielsweise ist es in Lotus Notes ab 800

2 MB jedoch noch möglich, Eingangsnachrichten zu empfangen und alte Nachrichten zu verschieben oder zu löschen. Bei dauerhafter Überschreitung der Größe sollte die Mail Datenbank archiviert werden. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. Der Ordner "Papierkorb" ist periodisch zu leeren oder stellen Sie Ihr Profil so ein, dass der Ordner beim Verlassen des Systems automatisch geleert wird (z.b. in Lotus Notes unter Datei - Vorgaben - Benutzervorgaben - Allgemein - Ordner Papierkorb leeren). Anhänge sollen nicht zu groß sein, viele Internet Mailempfänger akzeptieren Mails nur bis zu einer Größe von etwa 2 bis 5 MB. Anhänge können durch Komprimierungstools (Winzip) verkleinert werden. Bei sehr großen Anhängen werden Alternativen (FTP Server, Splitten der Anhänge) angeboten. Bitte wenden Sie sich hierfür an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. Bei Versenden von großen Mails innerhalb der HOERBIGER Gruppe sollte der Absender daran denken, dass der Empfänger (besonders in den Führungspositionen) oftmals mit einem Notebook arbeitet und das Herunterladen von Mails über eine langsame Netzverbindung (Modem, u.u. Handy) sehr zeit- und somit kostenintensiv sein könnte. Als Antwortadresse darf nur die eigene Firmen -Adresse verwendet werden. Es dürfen keine selbsterstellten Briefköpfe verwendet werden. Verwenden Sie stattdessen für die Firmenanschrift/Kontaktinformationen die Signatur. Verwenden Sie kein HTML im Mailtext bzw. bei der Signatur. Ebenso keine Inline Grafiken bzw. Embedded Objects (Eingebettete Elemente). 3 Angemessene Verwendung von Beim Senden einer Nachricht sollten die folgenden bewährten Regeln beachtet werden: Senden Sie die Nachricht an nicht mehr Empfänger als nötig. Beispielsweise verbraucht eine Mail mit der Größe von 2 MB, die an 100 Benutzer der HOERBIGER Gruppe geschickt wird, 200 MB Speicherplatz auf dem Server. Treffen Sie eine klare Unterscheidung zwischen den Adressierungstypen "An", "Kopie" und "Blindkopie" 1. "An": Hauptempfänger, Aktion erforderlich (wenn die Nachricht eine Aktion nach sich ziehen soll) 2. "Kopie": Empfänger einer Kopie (informativ), keine Aktion erforderlich 3. "Blindkopie": Empfänger einer blinden Kopie, d.h. nicht sichtbar für die anderen Empfänger; aus Gründen der Transparenz sollte diese Möglichkeit nicht genutzt werden. Ausnahme: Mails an externe adressen (z.b. Kundennewsletter). Erfassen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile und stellen Sie nur bei wirklich dringenden Fällen (z.b. Chefsache, sehr kurzfristige Termine) die Dringlichkeit auf hoch ein (in Lotus Notes zu finden in den Zustelloptionen). Geben Sie an, wie und bis wann der Empfänger reagieren soll. Geben Sie auch an, wenn keine Antwort erforderlich ist. Ihre Nachricht sollte klar strukturiert sein und sich auf das Wesentliche beschränken. Setzen Sie die Vorgabewerte für die Wichtigkeit und die Vertraulichkeit der Nachricht

3 auf "normal". Beim regelmäßigen Senden von großen Anhängen an immer die gleichen Empfänger, besteht?die Möglichkeit zur Einrichtung einer Gruppen-Datenbank in der die Anlagen abgelegt werden können. Bitte wenden Sie sich in einem solchen Fall an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. 4 Andere bewährte Regeln, die zu beachten sind ist kein Brief: - Anreden wie "Sehr geehrte/r" oder "Mit freundlichen Grüßen" sind nicht notwendig, in "Hallo" oder "Gruß" reicht vollkommen aus. - Das Anhängen von Word-Dokumenten mit Briefinhalt ist zu vermeiden (der Text kann genauso gut in der formuliert werden). - Bei HOERBIGER-interner Kommunikation mit ausländischen Standorten (außerhalb Deutschland) ist durchaus die Verwendung des Vornamens üblich. - Achtung: Die Rechtsgültigkeit ist in den meisten Fällen für Mails genauso wie für Briefe gegeben. Entsprechend ist der Umgang mit diesem Medium zu handhaben. Klären Sie Probleme und Konflikte im persönlichen Gespräch, nicht über . Lesen und bearbeiten Sie Ihre Nachrichten an Arbeitstagen mindestens zweimal täglich. Gehen Sie davon aus, dass der Absender erwartet, dass Sie Ihre Mails spätestens am nächsten Tag nach Eingang lesen (bei nicht aktiviertem Abwesenheitsagent). Wenn Sie nicht im Büro sind, informieren Sie die Sender in einer automatischen Antwort, wann Sie voraussichtlich antworten werden. Achten Sie bei der Einrichtung des Abwesenheitsagenten (zu finden in Lotus Notes in im Posteingang unter Werkzeuge - Vorgaben - Abwesenheitsagent), dass Mails aus dem Internet nicht automatisch beantwortet werden bzw. Rückantworten nur für bestimmte - Adressen zulassen. Legen Sie grundsätzlich einen Vertreter im Delegierungsprofil fest (in Lotus Notes: Werkzeuge - Vorgaben - Delegierung) und Informieren Sie Ihre Vertreter darüber. Dies ermöglicht in Abwesenheit des Mitarbeiters im Notfall den Zugriff auf die Mails. Die automatische Weiterleitung von Eingangsnachrichten an -Adressen außerhalb des Unternehmens ist nicht erlaubt. Der Sender muss wissen, wohin seine möglicherweise vertraulichen Informationen gehen. Sollte es eine Regelung geben, dass s grundsätzlich an den Vorgesetzen weitergeleitet werden, so ist die Einstellung zur Weiterleitung vom Benutzer selbst und nicht vom Administrator vorzunehmen. Wird diese Weiterleitung vom Mitarbeiter nicht eingestellt, so ist dies auf Anweisung vom Vorgesetzen durch den Administrator einzurichten. Ein- und Ausgehende s werden von einem Virenscanner auf Viren überprüft. Bei verschlüsselten Mails/Dateien ist dieses technisch nicht möglich. Weitere Informationen dazu erhalten Sie von Ihrer Zentralen IT in Schongau. Öffnen Sie Dateianhänge von unbekannten Sender nur über die Funktion Ansicht oder löschen Sie die Mail, wenn vom Betreff schon ersichtlich ist, dass es sich dabei nur um Werbung o.ä. handelt. Schützen Sie Ihr Mailsystem vor unberechtigten Zugriff, wenn Sie sich von Ihrem

4 Computer entfernen, indem Sie im Betriebssystem einen kennwortgeschützen Bildschirmschoner aktivieren oder indem Sie beispielsweise in Lotus Notes das automatische Sperren der Benutzer-ID aktivieren (Datei - Vorgaben - Benutzervorgaben - Sicherheitsoptionen). 5 -Verschlüsselung Nachrichten, die rechtlich bindend sind (Verträge, Angebote, Angebotsannahme). Solche Texte müssen Papierform haben und den Unterschriftsregeln des jeweiligen Standorts entsprechen (bei entsprechenden gesetzlichen Regelungen und deren Umsetzung zur digitalen Unterschrift kann diese Einschränkung eventuell überflüssig werden). Geschäftsvorgänge mit Routinecharakter, z.b. der Einkauf von Bürobedarf, können in Übereinstimmung mit den lokalen Regeln für die Unterzeichnung von Verträgen über abgewickelt werden. Nachrichten mit vertraulichen Informationen, die über das Internet geschickt werden. Bitte beachten Sie, dass das Internet ein öffentliches Kommunikationsmedium ist und dass die Möglichkeit besteht, dass Nachrichten von nicht autorisierten Personen gelesen werden. Beachten Sie, dass die Lotus Notes Verschlüsselung nur zwischen zwei Lotus Notes User funktioniert. Einen einfachen Weg, verschlüsselte s über das Internet zu verschicken, ist folgender: Erstellen Sie den zu verschlüsselnden Inhalt z.b. in Word, und komprimieren Sie anschließend diese Datei mit WINZIP mit der Option "Kennwort verwenden". Senden Sie dann diesen Anhang an den Empfänger. Das Kennwort ist über einen gesonderten Weg (z.b. Telefon) dem Empfänger mitzuteilen, und darf nicht mit dem Mail gesendet werden. Hinweis: Winzip bietet einen guten, aber keinen hundertprozentigen Schutz. Bei Fragen zur Sicherheit wenden Sie sich bitte an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, herkömmliche Verschlüsselungsmethoden (z.b. PGP) zu verwenden. Sollten Sie hierzu Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. Für die Übermittlung von sensiblen Daten (z.b. Anwesenheitszeiten, Gehaltslisten, Bilanzen) muss bei der Verwendung von Lotus Notes die entsprechende Verschlüsselung verwendet werden (bei Erstellung einer neuen Memo finden Sie diesen Punkt beim Button "Zustelloptionen").Die generelle Verschlüsselung von Mails sollte angestrebt werden, wobei die Besonderheiten bei einer Vertretung zu beachten sind (Vertreter können verschlüsselte s nicht lesen). 6 Folgende Nachrichtentypen dürfen nicht per gesendet werden Nachrichten mit gesetzwidrigem, beleidigendem, diskriminierendem, belästigendem, abfälligem, diffamierendem, drohendem oder obszönem Inhalt Kopien von Dokumenten oder Computersoftware, die gegen die Copyright-Gesetze verstoßen

5 SPAMs (unaufgeforderte Werb s) und sogenannte Hoaxes (angebliche Virenwarnungen und Kettenbriefe) Virenwarnungen dürfen immer nur an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator weitergeben werden. Dort wird geprüft, ob es sich um eine echte Warnung oder um eine Fälschung handelt Weiterleitung von -Nachrichten ohne legitimes geschäftliches Anliegen, die den Wunsch des Absenders verletzen, die Nachricht nicht weiterzuverbreiten Nachrichten, bei denen die Identität des Senders geändert oder verborgen wurde (Spoofing) Nachrichten, die über Fremdsoftware verschlüsselt wurden, ohne dass zuvor die Erlaubnis dafür vom -Service-Provider eingeholt wurde. Bei Unklarheiten wenden Sie sich an Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. 7 Ausnahmen von der Vertraulichkeit Nachrichten sind für Sender und Empfänger vertraulich. Den zuständigen Mitarbeitern (Administratoren) ist der Zugriff auf das entsprechende Postfach (in Lotus Notes die Maildatenbank) bei der Behebung von Störfällen oder Sicherheitslücken nur nach Erlaubnis des betroffenen Mitarbeiters bzw. dessen Vorgesetzten gestattet. Wenn Administratoren mit Nachrichten oder Adressinformationen in Verbindung kommen, ist es ihnen nicht gestattet, derartige Informationen an andere Personen weiterzugeben, es sei denn, dies ist für die Durchführung der jeweiligen Maßnahme erforderlich. Ausnahmen zu dieser Regelung an lokalen Standorten sind nur dann erlaubt, wenn diese durch den lokalen Geschäftsführer und dem Leiter IT weltweit genehmigt sind. Sollten entsprechende, nationale Gesetze existieren, ist zudem der Datenschutzbeauftragte hinzuzuiehen. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma oder stirbt, so sind die Mails nach Absprache mit dem Vorgesetzen des Betroffenen zur Verfügung zu stellen. 8 Maßnahmen gegen unerwünschte Werb s (SPAM) Das Eintragen der eigenen -Adresse in ein Web-Formular sollte nur dann erfolgen, wenn diese unbedingt notwendig ist. Auch bei seriösen Anbietern kann nicht ganz ausgeschlossen werden, dass Ihre -Adresse weitergegeben wird. Reagieren Sie niemals auf SPAM-Mails: Eine Antwort auf diese Mails bewirkt in der Regel nur, dass der Absender sicher gehen kann, dass Ihre -Adresse tatsächlich existiert. Tragen Sie sich zudem bei SPAM Mails mit entsprechenden Hinweisen auch nicht aus Versandlisten per antwort an angegebene Adressen oder Formularen auf Webseiten aus. Klicken Sie niemals auf einen Verweis in einer Werb . Eine als SPAM ersichtliche Nachricht nicht öffnen, weil möglicherweise ein Programm gestartet wird, dass Ihre -Adresse an den Absender zurück schickt. Ein Weiterschicken von Kettenbriefen ist nicht erlaubt. Auf diese Weise könnte Ihre -Adresse auf einen SPAM-Verteiler eingetragen werden.

6 Vermeiden Sie die Verwendung Ihrer Firmen -Adresse im Usenet (Schwarzes Brett im Internet). Für diesen und andere Zwecke (siehe nächster Punkt) ist eine zweite -Adresse zu verwenden. Verwenden Sie niemals Ihre -Adresse im Klartext auf einer Homepage. Alternativ lassen Sie sich über ein auszufüllendes Formular kontaktieren oder fügen Sie die -Adresse als Graphik ein. Verwenden Sie ihre Firmen -Adresse nur für Geschäftszwecke. Das Verwenden für andere, private Zwecke (Teilnahme an Gewinnspielen, Registrierung für kostenlose Dienste oder Produktregistrierungen, -Adressverzeichnisse, Mailinglisten, Newsletter-Abos, Einträge in Gästebüchern, Diskussionsforen oder Usenet, Domain-Registrierungen, Versand von Ecards, Online-Shopping) ist unerwünscht. Bei Werb s mit gleichen Absender oder Betreff können im Mailsystem die Regeln verwendet werden. Vorsicht: Gefahr des Löschens von wichtigen Mails Der Abwesenheitsagent ist so einzustellen, dass Mails aus dem Internet grundsätzlich nicht beantwortet werden. Bei weiteren Fragen zum Thema SPAM wenden Sie sich bitte an die Zentrale IT in Schongau oder den lokalen IT Administrator. 9 Rechtliche Belange und Datenschutz Soweit in dieser Richtlinie nicht erwähnt, sind zusätzliche, standortspezifische Mailrichtlinien (falls vorhanden) und nationale Gesetze zu beachten.