Digital first? Wirksame Digitalisierung braucht eine Strategie zur gemeinsamen Erarbeitung und Umsetzung von Prozessen

Transkript

1 Digital first? Wirksame Digitalisierung braucht eine Strategie zur gemeinsamen Erarbeitung und Umsetzung von Prozessen 22. Europäischer Verwaltungskongress in Bremen 02. März 2017

2 Vorstellung Jens Bertermann Leiter der Organisationsentwicklung und der Arbeitsgruppe GPO Tel.: / Fax: / Jens.Bertermann@landkreis-osterholz.de Internet:

3 Vorstellung des Landkreises Osterholz Fläche: 651 km 2 Einwohner: ca MA / -innen Haushalt 2017: 189 Mio Erträge / 187 Mio Aufw.

4 1. Die Ziele Politik Kontraktmanagement (Laufzeit 4-5 Jahre) Verwaltung Steuerungskreislauf Strategische Ziele Unterjährige Ziele LOB-Ziele

5 1. Die Ziele Kontrakt 2006 Alle Genehmigungsverfahren sollen im Hinblick auf Wartezeiten, Beratung und Genehmigungszeiten kontinuierlich optimiert werden. Kontrakt 2011 Durch Produktkritik und Optimierung von Arbeitsabläufen soll bis 2011 eine dauerhafte Haushaltsentlastung von jährlich erreicht werden. Kontrakt 2016 Prozessoptimierungen mit Schwerpunkten im Jugend- und Sozialbereich.

6 1. Die Ziele Kontrakt 2021 Der Landkreis entwickelt eine Strategie zur weiteren Digitalisierung der Kommunikation mit Einwohnern und Unternehmen. Hierzu werden digitale Infrastrukturen wie z.b. E-Antragsverfahren, E- Payment und ein Geodatenportal zur Nutzung bereit gestellt und es wird aktiv für eine digitale Kommunikation geworben. Die elektronische Aktenführung in der Kreisverwaltung wird weiter ausgebaut und auf mindestens 75 % aller Arbeitsplätze genutzt.

7 2. Das Team Arbeitsgruppe GPO Controlling: 1 SGL + 2 SB Organisation: 1 SGL + 2 SB IT: 1 SGL 7 Stellen (= 2,5 VZÄ)

8 2. Das Team Allg. Organisationsberatung Aufbau Prozessregister Systematische Personalbemessungen Aufbau dezentrales Controlling Durchführung von Produktkritiken Aufgaben / Ziele Digitalisierung von Dienstleistungen / E-Government Aufbau Wissensdatenbanken Durchführung von Geschäftsprozessanalysen Entwicklung von Servicegarantien

9 3. Das Projektmanagement Beispiel für eine Projektorganisation: Einbindung: Personalrat Datenschutzbeauftragter Personalbereich Arbeitsgruppe GPO (Orga / IT / Controlling) Regelmäßige Sitzungen/Protokolle Austausch zu den Projekten Intranetplattform Berichte für Führung Projektteam 1 Projektteam 2 Projektteam 3 Neue Software Jugendamt Prozessoptimierung Elterngeld Personalbemessung Wohngeld

10 3. Das Projektmanagement Untersuchungsmethoden und mittel im Einzelfall auf die Problemstellungen ausrichten Frühzeitige und umfassende Einbindung des Erfahrungswissens der MA / -innen (Einzelinterviews / Murmelgruppe) Change Management nutzen

11 3. Das Projektmanagement Transparenz schaffen für MA / -innen und Führung (Intranetprojektseite / MA-Info) Vollständige Begleitung des Amtes bei der Umsetzung der Maßnahmenpunkte Quick Wins suchen und nutzen Einrichtung eines Erfolgscontrollings zur Qualitätskontrolle und -sicherung

12 3. Das Projektmanagement Ausschreibung von Software mit öffentlichen Teilnahmewettbewerb Produktentwicklung unterstützen Anwendertreffen Best-Practise kommunizieren (KGSt, Vorträge etc.)

13 4. Das Musterbeispiel DER LANDKREIS OSTERHOLZ

14 4. Das Musterbeispiel DER LANDKREIS OSTERHOLZ

15 5. Die E-Governmentlösungen E-Vergabe Healy Hudson DMS Enaio (OS) Gremienarbeit SD.net Bauakte online ProBAUG E-Anmeldung CZ-Booking

16 6. Der Erfolg Wandlung zum internen Dienstleister MA-Akzeptanz durch Neutralität (MA-Befragung 2016) Zufriedene Kunden (Kundenbefragung 2014) Dialog mit Softwareherstellern zur Prozessoptimierung Aufwand lohnt sich insgesamt (aktuell ca. 1,0 Mio. jährliche Einsparung)

17 6. Der Erfolg DER LANDKREIS OSTERHOLZ

18 7. Die Herausforderungen 24 / 7 Anspruch Smartphone-fähige Dienstleistungen Multikanal-Kommunikation D / Nutzung elektr. Ausweisfunktion Bürgerkonto (national / föderal) Digitale Arbeit im Außendienst / in Sitzungen Risikomanagement

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!