Innovative Konzepte für prozessorientierte Leistungserbringung

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1 Innovative Konzepte für prozessorientierte Leistungserbringung Prof. Dr. Helmut Krcmar Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik Dekan Fakultät Informatik Technische Universität München Sprecher Hochschulkolleg E-Government der Alcatel-Lucent Stiftung Vorsitzender Wissenschaftliche Gesellschaft Digital Government Deutschland

2 Wissenschaftliche Gesellschaft Digital Government Deutschland Technische Universität München Satzung 2, Absatz 2 Transdisziplinäre Wissenschaft und Forschung auf dem Gebiet des Digital Government befassen sich methodisch fundiert mit grundsätzlichen Fragen oder konkreten Vorgängen modernen Regierens und Verwaltens im Informationszeitalter und dient auf diese Weise der Allgemeinheit. Die Informationstechnologie soll dabei aufgrund ihrer Wirkung auf Gesellschaft, Wirtschaft und Verwaltung nicht nur in ihren technisch-organisatorischen und ökonomischen, sondern auch in ihren politischen und sozialen Dimensionen untersucht und verstanden werden. 2

3 Agenda 1. Staatliche Leistungen 2. Prozessorientierte Leistungserbringung 3. Innovative Konzepte Bsp.: Prozess-Daten-Beschleuniger P23R Bsp.: Genehmigungsverfahren als Open Government 4. Fazit 3 Thesen für eine innovative Leistungserbringung 3

4 Vielfalt staatlicher Leistungen Nach Lenk & Traunmüller (2001) 1. Infrastrukturleistungen wie z.b. Bau und Unterhalt von Straßen 2. Finanzieller Transfer wie z.b. Steuererstattung/-nachzahlung 3. Hoheitliches Handeln wie z.b. Gesetze (Hoheitsakt der Legislative), Verwaltungsakte (Hoheitsakt der Exekutive) und Gerichtliche Entscheidungen (Hoheitsakt der Judikative). 4. Pflege eines öffentlichen Grunddatenbestandes wie z.b. Registrierung von Personen und Sachen 4

5 Akteure im Kontext der staatlichen Leistungserstellung Technische Universität München Verwaltung G2G Beziehungen G2B & G2C Beziehungen Bürger Unternehmen Intermediäre Quelle: Jurisch, Wolf, Krcmar (2011). Transforming interorganizational processes in public service networks. dg.o 2011, College Park, MD. 5

6 Agenda 1. Staatliche Leistungen 2. Prozessorientierte Leistungserbringung 3. Innovative Konzepte Bsp.: Prozess-Daten-Beschleuniger P23R Bsp.: Genehmigungsverfahren als Open Government 4. 3 Thesen für eine innovative Leistungserbringung 6

7 Schematische Darstellung eines Prozesses Trigger Transformation durch den Prozess F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 F 6 Input Output t 0 Anfangszeitpunkt Durchlaufzeit t 1 Endzeitpunkt Ein Prozess besteht aus einer strukturierten Menge von Aktivitäten, die aus Inputs einen Output erzeugen, der für den Kunden von Wert ist. Quelle: In Anlehnung an Schwarzer (1994); Krcmar (2009), Informationsmanagement, S

8 Prozesse der öffentlichen Leistungserbringung Behörden der öffentlichen Verwaltung Gesetzliche Pflichten Organisationseinheit A Organisationseinheit B Organisationseinheit C Trigger Sachbearbeiter Sachbearbeiter Sachbearbeiter Verwaltungskunde Input Output Feedbackkanal (Quelle: In Anlehnung an Kussmaul (2005, 138)) 8

9 Business Process ReEngineering The fundamental rethinking and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance such as cost, quality and speed (Hammer Champy 1993) Ergebnisse und Erfolgsfaktoren Einsatz von IT Nutzung von Prozessmodellierungswerkzeugen Prozessorchestrierung versus Prozesschoreografie single- versus multistakeholder Governance Öffentlicher versus privater Sektor 9

10 Prozessbetrachtung End-to-End Allgemeine Antragsverfahren Antragsstellung Antragsannahme Antragsbearbeitung Bescheiderteilung Einleitung von Maßnahmen Umsetzung des Antragsanliegens Business Government Business 10

11 Administrativer Vorgang versus E-Government Wertschöpfungsnetze Wertschöpfungsnetz B2G-Kontakt B2G Wertschöpfungsnetz 11

13 Prozesskettenbündel 1 Prozessketten-Bündelung vom Typ I Bündelung von B2G-Kontakten, die entlang eines Unternehmensprozesses auftreten. 13

14 Prozessketten-Bündelung Typ I Am Beispiel der Vergabe eines Immobilienkredits. Behörde A Behörde B Behörde C Bündelung von Prozessketten entlang der Wertschöpfungskette Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Wertschöpfungskette im Unternehmen 14

15 Prozessketten-Bündelung Typ I Prozessanalyse nach Kriterien für PRK-Kandidaten Analysekriterien: Zugehörigkeit zu einem Wertschöpfungs- bzw. zu einem Prozess-Cluster Prozesskette ist getriggert durch einen Wertschöpfungsprozess Meldung, Antrag, Registerauskunft Klassifikation: Bestimmung Bezug zur Wertschöpfung durch Prozesskettentyp Meldung, Antrag, Registerauskunft Zuordnung zu Wertschöpfungsketten über domänenspezifische Referenzprozessarchitektur 15

16 Prozesskettenbündel 1 Prozessketten-Bündelung vom Typ I Bündelung von B2G-Kontakten, die entlang eines Unternehmensprozesses auftreten. 2 Prozessketten-Bündelung vom Typ II Bündelung von B2G-Kontakten, die den gleichen oder ähnlichen Inhalt haben. 16

17 Prozessketten-Bündelung Typ II Am Beispiel der vierteljährlichen statistischen Verdiensterhebung und der Jahresmeldungen an die Berufsgenossenschaften. Behörde A Behörde B Behörde C Meldung zu X Jedes Mal, wenn Bericht zu X Alle 12 Monate Teil-Bericht zu X Alle 12 Monate Bündelung von Prozessketten Gleichen Inhalts Zentrale Informations- und Regel- sammlung zu x Unternehmen 17

18 Informations- und Meldepflichten heute Vierteljährliche statistische Verdiensterhebung: Bruttoverdienste unterschieden nach Vollzeit/Teilzeit, Geschlecht, Leistungsgruppe, Gesamtentgelt, Sonderzahlungen, Jahresmeldungen an die Berufsgenossenschaften: Jahresbruttoarbeitsentgelt aller Beschäftigten jeweils differenziert nach Unternehmenszweig und Gefahrenklasse 18

19 Prozessketten-Bündelung Typ II Prozessanalyse nach Kriterien für PRK-Kandidaten Analysekriterien: Übereinstimmung des Inhalts, Akteure und Richtung des Informationsflusses Klassifikation: der Inhalt ist durch Attribute zu erfassen (Domänenanalyse) der Akteure auf Basis gängiger Branchen- bzw. gesetzlicher Größenklassen Bestimmung der Richtung des Informationsflusses über Zuordnung des Prozessketten-Typs 19

20 P23R Prozeß-Daten-Beschleuniger Unternehmen Regel-Depot Vorschriftengeber P23R Verwaltung 20

21 P23R - Prinzip IuM-pflichtiges Unternehmen Intermediär (Steuerberater, TÜV) Prozessketten Informations- und Meldepflichten P23R-Infrastruktur-Nutzung Verwaltung (Adressat von IuM-Pflichten) P23R- Dienstleister P23R-Lösungsanbieter P23R-Regelbereitsteller P23R-Infrastruktur-Anbieter 21

22 P23R - Ziele NON-STOP-GOVERNMENT Modularer Methodenleitfaden Projektziele Rahmen- und Sicherheitsarchitektur Prototypische Umsetzung Nachweis der Anwendbarkeit: Pilotierung in Wirtschaft und Verwaltung der Metropolregion Rhein-Neckar deploymentorientiert praxisbezogen akzeptanzfähig multiperspektivisch methodisch fundiert 22

23 P23R - Architektur Unternehmen / P23R-Provider Benachrichtigungssender IT-Fachsystem Benachrichtigungssender P23R-Client Transfer-Datenbank / -Queue Transfer-Datenbank / -Queue Daten holen R Benachrichtigung freigeben R Benachrichtigung ändern R Protokoll lesen R Datenpool Benachrichtigungspool Prozess-Daten-Beschleuniger Regelpaketpool Benachrichtigung generieren Protokollpool R R Verzeichnis der Benachrichtigungsempfänger Benachrichtigungsregelpaket abfragen R Benachrichtigungsempfänger abfragen Leitstelle (Koordinierungsstelle) Technisches Repository Datenmodelle Regelpakete Nachricht senden R Benachrichtigung senden R IT-Fachsystem Benachrichtigungsempfänger (IT-Fachverfahren Verwaltung) Verwaltung 23

24 Wie könnte Open Government in der Zukunft aussehen? Beispiel: Genehmigungsprozess eines Wasserkraftwerks nach BImSchG 1. Vorbereitung einer Kurzdarstellung des Vorhabens 2. Beratungsgespräch mit der zuständigen Behörde 3. Antragskonferenz mit den Fachbehörden 4. Erarbeitung und Einreichung der Antragsunterlagen 5. Prüfphase 6. Entscheidung der zuständigen Behörde Quelle: Akkaya C., Wolf P., Krcmar H. (2009) Projekt Abschlussbericht Prozesslandkarte Deutschland, Folie Eingangsprüfung (Sind die Unterlagen vollständig?) ggf. Öffentlichkeitsbeteiligung ggf. Erörterungstermin

25 Informationen über Verfahren Erfahrungsaustausch mit Anderen Experten finden Wie Antragsdaten sieht online eine auffinden Plattform dafür aus? Open heißt offen für alle. Prüfungs- und Antragsunterlagen erhalten und weitergeben Online Zugriff auf Unterlagen Technische Universität München Antragsteller 1. Vorbereitung einer Kurzdarstellung des Vorhabens Prüfungs- und Antragsunterlagen erhalten und weitergeben Online Zugriff auf Unterlagen Sachverständiger 4. Erarbeitung und Einreichung der Antragsunterlagen 2. Beratungsgespräch mit der zuständigen Behörde 5. Prüfphase Behörde Unterlagen online einsehen Geografische/ Klima Situation abfragen Unabhängig von Öffnungszeiten Meinung äußern In Foren diskutieren 3. Antragskonferenz mit den Fachbehörden 6. Entscheidung der zuständigen Behörde Bürger Eingangsprüfung (Sind die Unterlagen vollständig?) ggf. Öffentlichkeitsbeteiligung ggf. Erörterungstermin 27

27 Thesen für eine innovative Leistungserbringung Innovative Leistungserbringung erfordert (u.a.) eine Öffnung der Betrachtungsperspektive auf alle Akteure und alle Aktivitäten in einer Prozesskette. einen Paradigmenwechsel zur Bringschuld des Gesetzesgebers für die Prozessregeln. Innovative Leistungserbringung ermöglicht eine Öffnung von Verfahren für Partizipation an Leistungserstellung und Willensbildung. 29

28 Warum nicht E-Government innovativ denken? 1. Das E in E-Government ist nur sinnvoll, wenn es als Ansatz zur Prozess- Reorganisation und Verwaltungsreform genutzt wird. Wenn nicht, trifft das Produktivitätsparadoxon der IT Nutzung auch die öff. Verwaltung. 2. Die Reorganisation betrifft nicht nur die Schnittstelle zu den Anspruchsgruppen, sondern vor allem den Prozess des Government selbst. D.h. Reorganisation der Diensterbringung bzw. de: z.b. durch Shared services und Nutzung frontend backend Wertschöpfungslandschaften statt Abbildung tradierter Strukturen 3. E-Government als Nutzung gemeinsamer Infrastruktur begreifen, mit semantisch differenzierten Prozeßpartikeln auf offenen Technikplattformen. 4. E-Government muss ökonomisch, politisch und sozial sinnvoll, technisch machbar und rechtlich zulässig sein, um sich durchzusetzen. 5. Vielfältige Initiativen, Diskurse und Kollegs fördern einen Bewusstwerdungsprozess der dem Change Management vorausgeht und es befördert. 6. Informationssysteme sind gestaltete soziotechnische Systeme (Technochange) eingebettet in Geschichte, Kultur, Politik und Recht (unter anderem). 30