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1 1 Einleitung Lernziele ein Dokument auf Metadaten prüfen ein Dokument als abgeschlossen kennzeichnen ein Dokument im PDF-Format versenden Lerndauer 4 Minuten Seite 1 von 17

2 2 Prüfung auf Metadaten» Ihr Word-Dokument ist bereits fertig gestellt. Öffnen Sie per Klick auf Datei den Backstage-Bereich, um es für die Freigabe vorzubereiten. Im Fenster Informationen finden Sie die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen. Sie bietet Ihnen mehrere Funktionen, die Sie vor dem Versand von Dokumenten nutzen sollten. Gerade bei einer Bearbeitung durch mehrere Autoren enthält ein Dokument meist interne Kommentare - die eventuell ausgeblendet, aber nicht entfernt wurden. Um nicht versehentlich persönliche Informationen weiterzugeben, überprüfen Sie das Dokument daraufhin. Seite 2 von 17

3 » Öffnen Sie zunächst das Listenfeld Auf Probleme überprüfen. Außerdem können Sie Ihr Dokument auf Barrierefreiheit und auf Kompatibilität mit älteren Word-Versionen überprüfen.» Wählen Sie jetzt den ersten Eintrag Dokument prüfen. Seite 3 von 17

4 » Das Dialogfenster Dokumentprüfung ermöglicht eine Präzisierung der Prüfkriterien. Als Standard sind alle Optionen aktiviert. Bestätigen Sie mit Prüfen.» Klicken Sie auf. Bei vier der angegebenen Kategorien ist Word fündig geworden: Wichtig sind lediglich die ersten drei Kriterien, die persönliche Bearbeitungsdaten betreffen. Seite 4 von 17

5 Kommentare, Dokumenteigenschaften und benutzerdefinierte XML-Daten sollen entfernt werden. Klicken Sie für die drei Kriterien jeweils auf Alle entfernen. Seite 5 von 17

6 » Klicken Sie auf. Seite 6 von 17

7 » Klicken Sie auf. Seite 7 von 17

8 » Schließen Sie zum Abschluss das Dialogfenster. Seite 8 von 17

9 3 Als abgeschlossen kennzeichnen» Damit haben Sie die persönlichen Bearbeitungsinformationen aus dem Dokument entfernt. Öffnen Sie nun das obere Listenfeld Dokument schützen.» Ihr Dokument liegt in der finalen Version vor und Sie wollen es für die weitere Bearbeitung Seite 9 von 17

10 Tipp sperren. Dazu wählen Sie den Menüeintrag Als abgeschlossen kennzeichnen. Dokumente weitergeben Zugriff einschränken Mit den weiteren Funktionen dieses Listenfelds lässt sich der Zugriff auf Ihr Dokument begrenzen indem Sie z.b. die Bearbeitung einschränken oder es mit einem Kennwort verschlüsseln.» Bestätigen Sie die beiden Warnmeldungen jeweils mit OK.» Klicken Sie auf.» Klicken Sie auf.» Klicken Sie auf. Die Rubrik Berechtigungen weist Ihr Dokument nun als abgeschlossen aus. Seite 10 von 17

11 » Solange dieser Status eingestellt ist, können keine Änderungen am Dokument vorgenommen werden. Schließen Sie einen Moment die Backstage-Ansicht mit einem Klick auf Datei. Das gelbe Info-Band macht auf den Status des Dokuments aufmerksam. Über die Schaltfläche Trotzdem bearbeiten lässt sich die Sperrung aufheben. In diesem Fall soll das Dokument jedoch abgeschlossen bleiben und so versendet werden. Seite 11 von 17

12 4 Im PDF-Format verschicken» Das Dokument soll im abgeschlossenem Status verschickt werden. Öffnen Sie wieder die Backstage-Ansicht und öffnen Sie die Seite Speichern und Senden. Seite 12 von 17

13 » Klicken Sie auf.» Office bietet die Möglichkeit, ein geöffnetes Dokument direkt als PDF zu senden. Klicken Seite 13 von 17

14 Sie auf die Schaltfläche. Es erscheint ein Formular, in dem bereits eine Dokument-Kopie im PDF-Format als Anlage eingefügt ist. Sie brauchen nur noch die Adresse anzugeben und die Mail abzuschicken. Es erscheint ein Formular, in dem bereits eine Dokument-Kopie im PDF-Format als Anlage eingefügt ist. Sie brauchen nur noch die Adresse anzugeben und die Mail abzuschicken. Eine Frage zum Schluss. Wo finden Sie die Schaltfläche, über die sich ein abgeschlossenes Dokument wieder für die Bearbeitung öffnen lässt? Seite 14 von 17

15 5 Zusammenfassung Prüfung auf Metadaten Office-Dokumenten enthalten oft persönliche Informationen als Metadaten, die auf den ersten Blick nicht zu erkennen sind. Bevor Sie ein Dokument weitergeben, sollten Sie es daraufhin überprüfen: über das Listenfeld Auf Probleme überprüfen auf der Seite Informationen in der Backstage-Ansicht. Prüfung auf Metadaten Als abgeschlossen kennzeichnen Ein fertig gestelltes Dokument lässt sich als abgeschlossen kennzeichnen, um die weitere Bearbeitung zu sperren: über das Listenfeld Dokument schützen auf der Seite Informationen in der Backstage-Ansicht. Als abgeschlossen kennzeichnen Seite 15 von 17

16 Im PDF-Format verschicken Um ein Dokument per Mail im PDF-Format zu verschicken, gehen Sie in der Backstage- Ansicht auf die Seite Freigeben. Sie klicken auf die Schaltfläche Als PDF senden, das Mailprogramm öffnet sich und Sie brauchen nur noch eine Adresse einzugeben. Im PDF-Format verschicken Seite 16 von 17

17 Klicken Sie auf einen Lerninhalt, um eine kurze Zusammenfassung einzublenden. Damit wissen Sie, wie sich ein Dokument für die Weitergabe überprüfen lässt. Sie können die persönlichen Metadaten entfernen und die Datei als abgeschlossen kennzeichnen. Außerdem haben Sie erfahren, wie Sie ein Dokument direkt als PDF versenden. Seite 17 von 17

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