Leitfaden zur Nutzung des Systems CryptShare /Sicheres Postfach

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1 Leitfaden zur Nutzung des Systems CryptShare /Sicheres Postfach 1. Einleitung Die Web-Anwendung CryptShare ermöglicht den einfachen und sicheren Austausch vertraulicher Informationen durch die verschlüsselte (Verschlüsselung über 256 Bit AES) Ablage von Dateien auf dem CryptShare -Server. Diese Dateien können mit einem Kennwort abgerufen werden. Der Server informiert Empfänger und Absender über die Vorgänge auf dem Server. Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Verifizierung des Benutzers über die Prüfung der -Adresse. Diese Verifizierung ist für maximal 30 Tage gültig. Nach Ablauf dieser Zeit verlangt das System bei der Anmeldung wieder eine neue Verifizierung. Eine neue Verifizierung ist auch bei Änderung der -Adresse erforderlich. Das für den Zugriff zu vergebende Kennwort muss mindestens 8 Stellen betragen. Um Ihnen die Funktionsweise von CryptShare zu verdeutlichen, ist nachfolgend zunächst der - Ablauf bei der Bereitstellung von Dateien und im Anschluss - Ablauf beim Abruf von Dateien dargestellt. Stand Sparkasse Rottweil 1

2 2. Ablauf bei der Ablage (Bereitstellung) von Dateien Die für den Informationsaustausch erforderlichen Schritte / Handlungen sind in den jeweiligen Bildschirmmasken beschrieben. Rufen sie bitte im Browser die folgende Internetseite auf: Es erscheint die folgende Startseite: Schritt 1 Betätigen Sie den Button Bereitstellen Stand Sparkasse Rottweil 2

3 Schritt 2 Tragen Sie hier Ihre Kontaktdaten ein. Schritt 3 Verifizierungscode: Eine Verifizierung (Gültigkeitsprüfung) der adresse ist bei der ersten Anmeldung am CryptShare -System sowie immer spätestens nach Ablauf von 30 Tagen erforderlich. Wechseln Sie in Ihren eingang und tragen Sie den per Mail mitgeteilten Verifizierungscode hier ein. Stand Sparkasse Rottweil 3

4 Schritt 4 An: Geben Sie hier die -Adresse des Empfängers ein. Mehrere Empfänger-E- Mail-Adressen können Sie einfach mit Komma oder Semikolon trennen. Cc: Geben Sie hier die -Adresse des Kopie-Empfängers ein. Mehrere Empfänger- -Adressen können Sie einfach mit Komma oder Semikolon trennen. Bcc: Geben Sie hier die -Adresse des Blindkopie-Empfängers ein. Mehrere Empfänger- -Adressen können Sie einfach mit Komma oder Semikolon trennen. Stand Sparkasse Rottweil 4

5 Schritt 5 Vertrauliche Nachricht hinzufügen: Über diesen Button können Sie dem Empfänger eine vertrauliche Nachricht zukommen lassen, die der Empfänger als.eml Nachrichtendatei zusätzlich zu den bereitgestellten Dateien verschlüsselt übermittelt bekommt. Die Nachricht kann vom Empfänger nur mit dem vereinbarten Passwort geöffnet werden. Schritt 6 In dieser Maske wird die vertrauliche Nachricht erfasst. Die Eingabe muss durch Klicken des Buttons Speichern abgeschlossen werden. Stand Sparkasse Rottweil 5

6 Schritt 7 Die vertrauliche Nachricht wird dem Transfer beigefügt. Sie kann über den Button mit dem Briefsymbol wieder geändert werden oder mit dem Button X gelöscht werden. Büroklammer (Dateien hinzufügen): Mit der Betätigung dieses Button öffnet sich ein Windows Fenster und ermöglicht somit die Navigation im Verzeichnis zur Auswahl der zur Übermittlung bestimmten Dateien. Weitere Dateien anfügen: Für jede zusätzliche Datei ist der Button Büroklammer neu zu klicken. Schritt 8 Stand Sparkasse Rottweil 6

7 Ablaufdatum: Hier wird das Datum angegeben, bis wann die Dateien dem Empfänger zum Download angeboten werden. Empfängersprache: Auswahl zwischen Deutsch und Englisch. Bereitstellung per bestätigen: Bei Auswahl dieser Option erhalten Sie eine Bestätigungsmail vom System Cryptshare, dass Sie die Dateien für den Empfänger bereitgestellt haben. Über Abruf der Dateien benachrichtigen: Bei Auswahl dieser Option erhalten Sie eine Bestätigungsmail, sobald der Empfänger die Dateien heruntergeladen hat. Dateinamen in Benachrichtigungsmails anzeigen: Bei Auswahl dieser Option werden die Dateinamen im Betreff und im Mail-Text der Benachrichtigungsmails angezeigt. Passwort: Legen Sie für die Empfänger ein Passwort fest und tragen Sie es hier ein und teilen Sie dieses den Empfängern z. B. telefonisch mit. Ohne die Kenntnis dieses Passworts ist den Empfängern ein Zugriff auf die in CryptShare eingestellten Dateien nicht möglich. Schritt 9 Stand Sparkasse Rottweil 7

8 Schritt 10 Hier wird Ihnen die Empfängerbenachrichtigung angezeigt. Sie können die Nachricht an dieser Stelle noch anpassen. Zum Abschluss der Bereitstellung betätigen Sie den Button Transfer starten und es erscheint die folgende Maske: Schritt 11 Stand Sparkasse Rottweil 8

9 Schritt 12 Mit der Schließung des Browserfensters wird der Zugriff geschlossen und die Verbindung zur CryptShare -Anwendung getrennt. Zur Bestätigung erhalten Sie vom System die folgende Nachricht per zugestellt: Stand Sparkasse Rottweil 9

10 3. Ablauf beim Abruf von Dateien Schritt 1 Mailnachricht über die Bereitstellung von Dateien. Am einfachsten ist der Abruf über den im Mail angeführten Link. Es erscheint das folgende Bild (Maske) in der Sie lediglich noch das Kennwort eintragen müssen. Schritt 1 a Stand Sparkasse Rottweil 10

11 Wenn Sie den Dateiabruf manuell durchführen und über den Link gehen, erscheint die folgende Maske: Schritt 1 b Betätigen Sie den Button Abrufen. Schritt 1 c Geben Sie die Transferkennung aus dem erhaltenen Mail sowie das Kennwort ein. Stand Sparkasse Rottweil 11

12 Schritt 2 Sie können die Ihnen bereitgestellten Dateien entweder als gepackte ZIP-Datei oder einzeln herunterladen. Je nach den von Ihnen oder in Ihrem Unternehmen getroffenen Sicherheitsvorgaben können Sie die Dateien unmittelbar auf Ihrem PC- System speichern oder auf der zugrundeliegenden Anwendung, z. B. Microsoft Word, Excel oder Adobe Reader für PDF-Dateien, öffnen. Mit Betätigung des Buttons Beenden kommen Sie wieder in die Ausgangsmaske (Schritt 1b) zurück. Stand Sparkasse Rottweil 12

13 Der Absender wird mit folgender Nachricht über den Abruf informiert: Mailnachricht beim Dateiabruf an den Absender Stand Sparkasse Rottweil 13