UpToNet ADM-System Portable Software-Lösung für den Außendienst - für Notebook, Tablet und Smartphone

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1 UpToNet ADM-System Portable Software-Lösung für den Außendienst - für Notebook, Tablet und Smartphone

2 Kataloge, Filme, Prospekte, Fotos - das DMS-System 1 Kataloge, Filme, Prospekte, Fotos - das DMS-System Das UpToNet Dokumentenmanagementsystem bietet Ihnen die Möglichkeit alle denkbaren Dokumente, sowie alle anderen benötigten Dateien und Materialien komfortabel und übersichtlich zu verwalten. Somit bildet das System das Herzstück Ihres Dokumentenmanagements, das Ihnen innerhalb von einer Bildschirmseite die größtmögliche Übersicht bietet. Verwalten Sie neben Ihren digitalisierten Dokumenten elektronische Dateien wie Mailnachrichten, Bilder oder Ihre Office-Dateien und greifen Sie jederzeit darauf zu. 1. Ordner: Im übersichtlichen Ordnersystem überblicken Sie alle Dokumente und Dateien die Sie im UpToNet DMS abgelegt haben. Mit verschiedenen anpassbaren Ordnertypen und der komfortablen Suchfunktion finden Sie Ihre hinterlegten Dokumente mit Leichtigkeit. 2. Dokumentenlisten: Die Ordneransicht listet Ihnen den Inhalt der verschiedenen Ordner auf, alle Dateiformate können hinterlegt werden. Verwaltete Dokumente können jederzeit versendet oder gedruckt werden. 3. Dokumentenvorschau: In der Dokumentenvorschau sehen Sie den Inhalt der einzelnen Dateien, ohne diese vorher mit einem anderen Programm öffnen zu müssen. 4. Informationen zum Dokument: Dokumente können mit zusätzlichen Informationen angereichert werden, um diese später schneller aufzufinden. Zudem können Sie bereits beim Erfassen mit einem einzigen Klick den Volltext aus einem Papierdokument auslesen lassen. Dieser wird Ihnen ebenso in dieser Ansicht angezeigt. 2

3 Organisationstool - Erweitertes CRM-System 2 Organisationstool - Erweitertes CRM-System 1. Verwaltung von Unternehmen und deren Adressen 2. Verwaltung der Beteiligten eines Adressdatensatzes (Interessenten, Kunden, Lieferanten) 3. Details zur Adresse / zum Beteiligten 4. Kontakthistorie: Dokumentation der Kommunikation Ihres Unternehmens (Rapporte, Kunden-Offerten, Kunden-Aufträge, Mailverkehr, etc.) 5. Kontaktinhalt: Die dokumentierte Kommunikation in der Detailansicht 6. Mitgelieferte Dokumente und Anhänge zu einer Kommunikation ( Anhänge etc.) Kontakte, Adressen und Dokumente können mit Terminen verknüpft werden. So finden Sie alle benötigten Informationen in Windeseile. 3

4 Selektionen - Auswahlkriterien bestimmen 3 Selektionen - Auswahlkriterien bestimmen Aus dem CRM-System können Selektionen getätigt werden um im Handumdrehen die wichtigsten Informationen zu einem Adressdatensatz zusammenzustellen. Verschiedenste Auswahlkriterien können zur Zusammenstellung der Informationen kombiniert werden. Die gefilterten Informationen werden mit nur einem Klick in einen Report ausgegeben und können zudem in verschiedenen Formaten exportiert werden (Bspw. nach MS Excel) 4

5 Rapportverwaltung - Kontaktarten und Notizen 4 Rapportverwaltung - Kontaktarten und Notizen Unter allen Informationen in Unternehmen sind die Kundendaten das wertvollste und sensibelste Kapital. Doch auch andere Daten sind von größter Wichtigkeit. Mit UpToNet xrm verwalten Sie nicht nur Kundenrapports, sondern darüber hinaus alle weiteren adressbezogenen Kontakte Ihres Unternehmens zu: Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden und Partnern. Nur auf Basis von gut strukturiertem Datenmaterial lassen sich gezielte Maßnahmen abstimmen und eine wirksame und nachhaltige Pflege der Beziehungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Umwelt durchführen. Im UpToNet xrm laufen die Fäden der gesamten Unternehmenskommunikation zusammen. Auf einfache Weise hinterlegen Sie Ihre Dokumentvorlagen und schreiben so Besuchsund Telefonrapports, s, Briefe, und Angebote und verschicken diese direkt aus dem Programm heraus. 5

6 Unterstützung des Vertriebs: Besuchsplanung 5 Unterstützung des Vertriebs: Besuchsplanung Mit einem Klick können Sie aus Ihren Besuchsrapports Termine anlegen und unterstützen somit Ihren Vertrieb bei der Besuchsplanung. Die Termine finden Sie wiederrum im übersichtlichen Kalender von UpToNet ADM vor. Mitarbeiter die einem Termin zugewiesen werden, bekommen automatische Benachrichtigungen nach der Terminanlage, sowie bei Terminänderungen. 6

7 Agenda - der Terminkalender 6 Agenda - der Terminkalender Planen Sie Besuchstermine und weitere geschäftliche Treffen im übersichtlichen Terminkalender, wahlweise in Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht. Termine können mit Adressen, Rapporten und Dokumenten verknüpft werden. Erstellen Sie eine Agenda, bzw. einen Ablaufplan für einen Termin und tragen Sie Mitwirkende und Teilnehmer ein. Anhand dieser hinterlegten Informationen generieren Sie mit nur einem Klick eine Druckansicht mit allen Details zum Termin. 7

8 Listen / Auswertungen - das Dashboard 7 Listen / Auswertungen - das Dashboard Generieren Sie auf einfachste Art und Weise Listen für all Ihre Auswertungen. So ist es mit wenigen Klicks möglich, komplette Auswertungen nach Wochen-, Monats- oder Jahresintervallen zu generieren, die selbstverständlich sofort gedruckt oder in anderen Formaten exportiert werden können (MS Excel etc.). Auswertungen müssen nicht nur auf den Finanzbereich beschränkt sein. So ist es beispielswiese möglich, auch Ihre Rapports bzw. Kontakte in Diagrammform über das Dashboard von UpToNet ADM auszuwerten. 8

9 Offertliste - Verkaufschancen 8 Offertliste - Verkaufschancen Die Offertliste zeigt Ihnen übersichtlich Ihre derzeitigen Verkaufschancen in Listenform. Zu jedem Eintrag finden Sie im Menüpunkt Verkaufschancen eine Detailansicht, welche sich aus den eingetragenen Informationen, bspw. aus den Nachfassrapports, ergibt. 9

10 Mobile Lösungen für Smartphone und Tablet 9 Mobile Lösungen für Smartphone und Tablet Außendienstmitarbeiter, insbesondere im Vertrieb, müssen mobil, flexibel, und dabei stets informiert und bestens mit der Zentrale vernetzt sein. Zugleich haben sie wenig Zeit für aufwendige Dokumentations- und Koordinierungsarbeiten. Für diesen oder ähnliche Fälle bieten wir Ihnen das Mobile Büro für Smartphones und Tablets mit Android-Betriebssystem an. Synchronisieren Sie die Adressdatensätze zwischen UpToNet ADM und Ihrem Mobilen Büro und greifen Sie von überall auf die eingetragenen Daten und Informationen zu, bzw. Erfassen Sie neue Kontakte und Adressen zukünftig direkt unterwegs. Die App ist auch ohne bestehende Internetverbindung nutzbar! Bei der Offlinenutzung werden eingetragene Daten in einer Datenbank auf dem Gerät gespeichert. Wenn wieder eine Internetverbindung besteht, können diese Daten mit der UpToNet Cloud abgeglichen und synchronisiert werden. 10

11 UpToNet ADM - Das Herzstück des Außendienste 10 UpToNet ADM - Das Herzstück des Außendienste Durch die UpToNet Cloud werden Ihre Informationen zwischen den Außenstellen und der Zentralversion gesichert abgeglichen. Außendienstmitarbeiter haben so jederzeit alle aktuellen Informationen auf den Mobilgeräten parat und können zudem ihrerseits Informationen und Daten live vor Ort erfassen und an die Zentrale versenden. Schnittstellen zu diversen externen Awendungen sind bereits vorhanden, neue Schnittstellen können auf Wunsch entwickelt werden. 11

12 Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web:

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