Übersicht Produkterweiterungen für organice CRM 2010/2012

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1 Vollständiges Kunden- und Kontaktmanagement für den sofortigen Einsatz. Unbegrenzte Flexibilität durch komponentenbasiertes Entwicklungssystem mit VBA-Integration. Übersicht Produkterweiterungen für organice CRM 2010/2012 Die komplette CRM-Lösung Die Entwicklungsplattform Die Integrationsplattform

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3 Vorwort Produktübersicht Mit diesem etwas provokativen Slogan haben wir 2005 begonnen, organice zu bewerben. organice ist als Produkt einzigartig: Denn organice ist nicht nur ein komplettes CRM-System. Mit seinem offenen Microsoft VBA-Quellcode ist organice auch eine Integrations- und Entwicklungsplattform. Dies macht Sie frei, organice beliebig an Ihre betrieblichen Bedürfnisse anzupassen und Ihre Geschäftsprozesse über organice schnell und effektiv zu erweitern. Dies ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, den auch Ihr Unternehmen braucht. Damit Sie diese Investitions-Vorteile in Zukunft auch versionsübergreifend nutzen können, haben wir für Sie das Customizing-Problem gelöst. Das heißt: Wenn Sie zukünftig in organice Änderungen und Erweiterungen realisieren, bleiben diese auch bei zukünftigen organice Releases erhalten. Die Anpassungsfähigkeit von organice führte nun auch zu dieser Broschüre. Die Anzahl der verschiedensten Erweiterungen für organice wächst immer schneller und lässt sich nicht mehr übersichtlich auf einzelnen Produktblättern beschreiben. Deshalb erhalten Sie unsere gebundene Produktübersicht der organice Zusatzprodukte. organice macht süchtig. Wir meinen es ernst. Ihr organice-team Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

4 Inhaltsverzeichnis Applikations-AddOns Seite organice Projekt-Manager 5 organice Vertrags-Manager 7 organice Angebots-Manager 10 organice VisiCard 14 organice DMS DirektScan 17 organice Support-Manager 21 organice OutlookSync 3 23 oganice Bestell-Manager 27 Allgemeine AddOns organice Business Intelligence 29 organice DTA 33 organice Ressourcen-Planer 37 organice ExcelTransfer 38 Schnittstellen organice SQL Replication 40 Entwicklerwerkzeuge organice Designer 42 organice Customizer 44 organice SQL Portal 46 organice ActiveX-Controls 48 organice Translation 50 Stand der Broschüre August 2012 Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

5 organice Projekt-Manager Applikations-AddOn Tausend Projekte hat der Tag Die Tagesarbeit besteht aus vielen kleinen Projekten. An diesen sind Ihre Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden beteiligt. Wird im Unternehmen eines dieser Projekte im Tagesgeschäft vergessen, können Sie auch Ihren Kunden oder Geschäftspartner vergessen. Portrait: organice Projekt-Manager Große Projekte benötigen eine professionelle Termin- und Ressourcen-Planung. Für viele kleine Projekte benötigen Sie den organice Projekt-Manager. Der organice Projekt-Manager passt sich nahtlos in organice CRM ein und liefert Effizienz und Transparenz bei der Abwicklung Ihrer Tagesgeschäfte. Projektanlage Effizienz durch Vorratsprojekte Ob Lead-Management oder Messe-Orga- nisation, ob Schulungs- oder Vertriebs- Veranstaltung - Projektwissen geht im organice Projekt-Manager nicht verloren. Durch die Nutzung von Musterprojekten oder durch Duplizieren von abgeschlossen Projekten kann altes Wissen effizient im neuen Projekt umgesetzt werden. Effizienz durch Leistungskontrolle Leistungserfassung führt zu Leistungsund Kostenkontrolle. Ob Vertriebsveranstaltung oder Mitarbeiter-Überlassung, durch Erfassung der Leistungen haben Sie immer Ihren Aufwand im Griff, können diesen transparent halten und/oder weiter belasten info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

6 organice Projekt-Manager Applikations-AddOn Exzellente Übersichten Projektblatt, Excel-Kalenderübersichten, Reports und die organice Kalenderintegration geben hervorragend Übersicht über Ihre Projekte. Im Projektblatt sind alle Projektbeteiligten aufgeführt. Die Excel- Kalenderübersicht zeigt Ihnen alle Projekte und Projektaktivitäten. Reports zur Anzeige von Projekten, erledigte und unerledigte Projektaktivitäten sowie Leistungs-Nachweise stehen zur Verfügung. Die optionale Einbindung in den organice Kalender ist möglich. Terminüberwachung Die Terminüberwachung ist in die Alarmlisten-Funktion von organice integriert. So werden Sie immer rechtzeitig erinnert und vergessen keinen Termin. Terminübergabe in die Alarmliste des Stellvertreters ist kein Problem. Kommunikation ist alles Leistungsstarke Kommunikationsfunktionen zwischen den Beteiligten via Fax, SMS, Telefon, und Brief stehen als Einzelund Serienfunktion zur Verfügung. Zuordnung der Beteiligten zum Projekt Projekt-Serienbrief Kein Projekt ohne Dokumentation Die Dokumentation mit allen Vorgängen, Aktivitäten und Dokumenten entsteht automatisch. Übersichtliche Darstellung zu den Fragen WER tut WAS, WO, WANN und mit WEM erleichtern die ISO 9000-Zertifizierung. Der organice Projekt-Manager leistet die projektbezogene Verwaltung und Ablage. organice kennt keine Grenzen Der organice Projekt-Manager verwaltet für Sie eine unbegrenzte Anzahl aktiver und abgeschlossener Projekte mit beliebig vielen Projektbeteiligten, Vorgängen, Aktivitäten, Leistungen sowie Dokumenten. Erweiterbarkeit Durch den zum Teil offenen Quellcode sind Anpassungen an die speziellen Anforderungen im Unternehmen möglich. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen - 6 -

7 organice Vertrags-Manager Applikations-AddOn Managen statt suchen Im Focus kaufmännischen Handelns stehen Verträge. Als Kreditor Gläubiger benötigen Sie einen laufenden Überblick über Ihre aktuellen und zukünftigen Forderungen. Als Debitor Schuldner möchten Sie die perfekte Kontrolle über Ihre laufenden und zukünftigen Verbindlichkeiten. Natürlich ist die effiziente Abarbeitung aller vertragsrelevanten Vorgänge ein Muss. All das bietet Ihnen der organice Vertrags-Manager. Portrait: organice Vertrags-Manager Der organice Vertrags-Manager arbeitet mit organice CRM optimal zusammen. Jede Art der Daten-Mehrfacherfassung wird vermieden und alle organice CRM Funktionen können genutzt werden. Verträge leben Dass Verträge sich ändern, wird durch den Vertrags-Manager berücksichtigt. Der organice Vertrags-Manager hat immer alles im Griff organice Vertrags-Manager Forderungs- & Verbindlichkeits- Verträge Der organice Vertrags-Manager berücksichtigt Forderungsverträge, also alle Verträge, die Forderungen für Ihr Unternehmen hervorrufen, und Verbindlichkeitsverträge, wie Miet-, Handy-, Domain-, Leasingund Arbeitsverträge und vieles mehr. info@organice.de Effizient durch Vertragstypen Vertragstypen sind immer wiederkehrende Verträge mit gleicher Struktur und im Wesentlichen gleichen Vertragsmerkmalen. Merkmale sind Laufzeit, Benutzerrechte, Kündigungsfristen, Zahlungsperioden, das Prüfen und Setzen von Bedingungen sowie die Zuordnung der Vertragspositionen zu Erlöskonten. Diese werden zur Rationalisierung der Vertrags- Erfassung bereitgestellt. organice CRM - Die Integrationsplattform

8 organice Vertrags-Manager Applikations-AddOn Exzellente Terminübersicht Durch Integration in die Terminvisualisierung des Kalenders und die Alarmliste haben Sie immer die volle Kontrolle. Die Excel-Weiterverarbeitung Forderungen und Verbindlichkeiten können über einen beliebig langen Zeitraum in Excel zur Weiterbearbeitung übertragen werden. Dies geschieht mit monatlicher Auflösung, sortiert nach Vertragsarten sowie optimistischer oder pessimistischer Betrachtung der Vertragsweiterführung. So bekommen Sie Ihre Budgets und Ihre Liquidität in den Griff. Zahlungsperiode Fälligkeit vor einem wählbaren Datum liegt, werden die entsprechenden Rechnungen erzeugt. Diese können nun bearbeitet und einzeln oder im Stapel ausgedruckt werden. Flexible Vertragsanpassung und wechselnde Vertragsstände Änderungen der Laufzeit, automatisch oder manuell, sind kein Problem. Dies gilt auch bei Veränderungen der Vertragspositionen. organice managt die neuen Vertragsstände. Rechnungen erstellen Erweiterbarkeit Durch den offenen Quellcode sind Anpassungen an die speziellen Vertragstypen im Unternehmen möglich. Vertragsfakturierung Rechnungserstellung im Einzel- und Serienrechnungsdruck unter Nutzung der organice Fakturierung ist eine der Stärken des organice Vertrags-Managers. So wird organice zum Abrechnungssystem erweitert. Rechnungserstellung & Druck Die Rechnungserstellung ist im Voraus möglich. Für alle Verträge, deren Auswahlmaske für den Rechnungsdruck Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen - 8 -

9 organice Vertrags-Manager Applikations-AddOn Abnahme-Verträge managen Abnahme-Verträge sind ein spezieller Typ von Verbindlichkeits-Verträgen. Wesentliches Merkmal ist die Abnahme von fest definierten Artikeln. Die Abnahme- Menge, einmalig oder laufend, innerhalb eines festen oder beliebigen Zeitraums, sind die wichtigsten Parameter für die Überwachung der Abnahme-Verträge. Anwendungsbereich Abgerechnet werden nur fakturierte Artikel. Im Vertrags-Manager werden im Arbeitsbereich Verbindlichkeiten verwalten Verträge mit Artikeln verknüpft. Die Auswertung der Rechnungspositionen erfolgt dann nach Vertrags-Nummern. Auswahl des Zeitintervalls Nur die dem Vertrag zugeordneten Artikel werden angezeigt. abgerechnete Rechnungspositionen Der Abnahme-Vertragsbericht Die Excel-Auswertung wird durch den Button Auswertung anzeigen ausgelöst. Artikel einem Verbindlichkeitsvertrag zuordnen Die markierten Artikel werden dann zugeordnet. Excel öffnet sich dann mit der folgenden Excel-Tabelle. Soll der Artikel zugeordnet werden? Die Datenbereitstellung Beim Fakturieren erfolgt der Übertrag eines Artikels zusammen mit der Vertrags- Nummer in die Rechnungspositionen. Excel-Tabelle So einfach entsteht die Abnahme-Abrechnung. Gleichzeitig erfolgt die Soll-/Ist- Abrechnung. Die Abnahme-Verpflichtung zur Abnahme pro Periode wird ebenfalls berechnet und überwacht info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

10 organice Angebots-Manager Applikations-AddOn Angebote gestalten Der Angebots-Manager ist für den Vertrieb im individuellen Konfektionierungs- und Projektgeschäft ausgelegt. Der Angebots-Manager wird als Zusatzkomponente in organice CRM integriert. Übersicht und Transparenz Die flexiblen Methoden begleiten von der Preiskalkulation bis zum Verhandlungsabschluss. Sie geben in jeder Phase Aufschluss über Preise, Umsatz, Deckungsbeitrag und Gewinn. Angebotserstellung Mit dem Angebots-Manager arbeiten Am Anfang steht die Vorbereitung von Artikeln und Artikeldokumenten sowie die Eintragung von pauschalen und kundenbezogenen Kalkulationsparametern. Das Angebot wird aus Artikeln zusammengestellt. Mit positionsbezogenen Preisbildungsregeln wird so kalkuliert, dass möglichst der geplante Gewinn erzielt wird. Das erste Angebot wird zunächst ohne die einkalkulierten Nachlässe erstellt. Preise optisch gestalten Gute Preise sollen auch gut aussehen. Mit der Vorgabe von Wunschziffern werden die exakt kalkulierten Preise innerhalb einer zulässigen Abweichung automatisch gestaltet. Preisgestaltung Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

11 organice Angebots-Manager Applikations-AddOn In der nachfolgenden Verhandlungsphase bleibt erkennbar, welche Nachlässe ursprünglich einkalkuliert wurden. Bei Konditionsänderungen ist sofort die Auswirkung auf Umsatz, Deckungsbeitrag und Gewinn erkennbar. Integrierte Kalkulationsformulare Die Kalkulation der Herstellkosten bei Eigenprodukten oder der Einstandspreise bei Handels-Artikeln kann mit eigenen Formularen individuell gestaltet werden. Im Lieferumfang sind 3 verschiedene Formulare für Beschaffungs-, Projekt- und Reisekosten-Kalkulation als Muster enthalten. Kalkulationsziel Wahlweise werden bei einzelnen Positionen nicht realisierbare Zuschläge mit höheren Zuschlägen bei anderen Positionen kompensiert. Kalkulationsziel Rekursive Preiskalkulation Summe der Einzelkosten aller Positionen + Verwaltungs-Gemeinkosten + Vertriebs-Gemeinkosten = Selbstkosten + Gewinnzuschlag + Provision Vertrieb + Sonder-Einzelkosten Vertrieb = Bar-Verkaufspreis + Kunden-Skonto = Ziel-Verkaufspreis + Gesamt-Rabatt + Summe der Positions-Rabatte aller Positionen = kalkulierte Positionssumme Projektkosten-Kalkulation Verteilung auf einzelne Positionen gemäß Preisbildungsregel und Kalkulationsziel. Für komplexe Kalkulationen und Entwürfe können Excel-Tabellen integriert werden. Preisbildungsregeln Positionsbezogene Regeln steuern die Preiskalkulation. Je nach Situation kann zwischen 5 Regeln gewählt werden. Preisbildungsregeln Nachkalkulation Summe der Positionspreise - Summe der Positions-Rabatte aller Positionen - Gesamt-Rabatt = Ziel-Verkaufspreis - Kunden-Skonto = Bar-Verkaufspreis - Sonder-Einzelkosten Vertrieb - Provision Vertrieb - Summe der Einzelkosten aller Positionen = Deckungsbeitrag - Vertriebs-Gemeinkosten - Verwaltungs-Gemeinkosten = Gewinn info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

12 organice Angebots-Manager Applikations-AddOn Benutzereinstellungen Das Verhalten des Angebots-Managers ist individuell konfigurierbar. a) Kalkulationsmodus Preiskalkulation unter Berücksichtigung der Zielvorgaben und voraussichtlicher Nachlässe. b) Verhandlungsmodus Angebotskalkulation begleitend zu allen Stadien der Verhandlung. Angebotsgestaltung Konfigurierbarer Stil der Angebotsnummer Vorlagen-Gestaltung mittels Platzhaltertexten im Bereich der Angebotspositionen Für umfangreiche Projekt-Angebote mit Deckblatt Titel o. Projektbezeichnung geeignet Angebotsschema Bilder in Angeboten Bilddateien können in den Angebotstext eingebunden werden. Diese werden als Artikeldokument verwaltet. Angebots-Manager - Benutzereinstellungen Kundenspezifische Konditionen Vereinbarte Rabatte, Skonti, Zuschlagsund Stundensätze, Provisionen und Reisekostenpauschalen werden aus Adressmerkmalen verwendet. Angebotsschema mit Bildern Angebotsstrukturierung Beliebige Positionskennzeichnung Gruppen mit Zwischensummen Zusammenfassung der Gruppen Optionale Angebotspositionen Adressmerkmale Zusammenfassung der Gruppen Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

13 organice Angebots-Manager Applikations-AddOn Angebotsmappe als PDF-Dokument Angebote und weitere Artikel-Dokumente wie Datenblätter und Produktprospekte, können automatisch als Angebotsmappe in einem PDF-Container bereitgestellt werden. AGB und Trennblatt zwischen dem kaufmännischen Angebot und den Anlagen können ebenfalls eingebunden werden. Integration in organice Für weiterführende Angebotsversionen können Angebote dupliziert werden. Angebote können auch komplett zu anderen Vorgängen bei anderen Adressen kopiert werden. Damit lassen sich vorbereitete Musterangebote einfach zu aktuellen Vorgängen übertragen. Angebote lassen sich in die Fakturierung von organice übertragen. Angebotsmappe als PDF-Container Die PDF-Software ist nicht im Lieferumfang enthalten. Mittels mitgelieferter Anleitung kann eine PDF-Freeware eingebunden werden. Das Angebot liegt in organice als Wordund PDF-Datei vor. Angebotsaktivität Angebots-Manager International Für den internationalen Geschäftsverkehr ist ein zusätzliches Feature lieferbar mit sprachlich differenzierten Vorlagen, Währungsumrechnung und Sprachdatenbank. Auftragsbestätigung Für bestellte Angebotspositionen lässt sich eine Auftragsbestätigung mit Angabe der Bestelldaten erstellen. Auftragsbestätigung Engineering Data Ihr Partner für Automatisierung in Vertrieb, Konstruktion und Fertigungsplanung. Seit 1996 Integrator von organice. Engineering Data GmbH Walsroder Straße Langenhagen Tel Mail Fax Web info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

14 organice VisiCard Applikations-AddOn Sind Visitenkarten noch zeitgemäß Wir denken ja. Visitenkarten sind auch im digitalen Zeitalter nicht wegzudenken. Sie begleiten uns bei jedem Business-Kontakt - eleganter kann man sich nicht vorstellen und Image, Informationen und gegenseitiges Interesse vermitteln. Nach dem Kontakt erfolgt die Dokumentation sowie die Folgeabwicklung und Planung der nächsten Schritte. Dies ist ein notwendiger, aber aufwendiger CRM- Prozess. organice VisiCard - Kontakterfassung, die begeistert organice VisiCard bietet kosteneffiziente Unterstützung der Kontaktdokumentation. organice VisiCard zusammen mit Address- Magic bilden ein geniales Paar. VisiCard scannt Visitenkarten und ermöglicht die direkte Bearbeitung der gescannten und im OCR-Prozess extrahierten Kontaktdaten. AddressMagic übernimmt die Weiter- bearbeitung der Kontaktdaten. organice VisiCard-AddressMagic-CRM-Erfassungsprozess Wie funktioniert organice VisiCard VisiCard ist im AddressMagic sowohl in der Adresserfassung als auch in der Ansprechpartner-Erfassung eingebunden. Über den Button wird VisiCard aufgerufen. Dies löst den Scann Vorgang aus. Funktionen von organice VisiCard organice VisiCard analysiert die Visitenkarte und dreht diese automatisch in die richtige Lage. Die Funktion wird einmal eingestellt und bleibt bestehen, bis sie wieder ausgeschaltet wird. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

15 organice VisiCard Applikations-AddOn rechts drehen Festeinstellung der 90 Grad-Drehung des Visitenkartenscans. Diese Funktion wird bei A8 Scannern genutzt. Auswahl erfolgt immer nur auf Klicken. wiederholt den Scanvorgang. beendet organice VisiCard. Korrekturbearbeitung in VisiCard Typische OCR-Umwandlungsprobleme entstehen bei Logos, sehr großen Schriften sowie bei sich ähnelnden Buchstaben und Zahlen. Im folgenden VisiCard-Formular ist im oberen Bereich die gescannte Visitenkarte und im unteren Feld das Ergebnis des OCR- Prozesses zu sehen. Die Visitenkarte wird Schwierige Visitenkarten Bei schlecht analysierbaren Visitenkarten sollte nicht zu viel Zeit für die manuelle Korrektur aufgewandt werden. Besser ist es, das Analyse-Ergebnis an AddressMagic zu übergeben und die Impressum-Websuche zu nutzen. Das geht schneller und führt in der Regel zu 100% richtigen Adress Ergebnissen. Datenübergabe an AddressMagic Über den Button Weiter werden vorhandene Daten in die Zwischenablage und an AddressMagic übergeben. Bei der Übergabe werden die typischen OCR-Fehler bereinigt. Bei Telefon- und Fax-Nummern werden Buchstaben automatisch in Zahlen umgewandelt. Aus I wird 1, aus o/o wird 0 und aus Z wird 2. In Wörtern werden fehlerhafte Zahlen in Buchstaben umgewandelt. Aus 1 wird I, aus 2 wird Z, aus 0 wird O. Erst im AddressMagic erfolgt die semantische Analyse auf Vorname, Nachname, Titel usw. sowie der Übertrag in die Adressbzw. Ansprechpartner-Felder. automatisch gerade gedreht. (s. Abbildung) Im unteren Fensterfeld können manuell OCR-Fehler korrigiert werden info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

16 organice VisiCard Applikations-AddOn VisiCard & AddressMagic Die Einbindung von organice VisiCard in AddressMagic erlaubt die Kontakt- Erfassung mit Dublettenprüfung und Merkmal-Verschlagwortung. Dies wird für die Adresse als auch für den Ansprechpartner angelegt. Dabei findet die Anlage der Kontakthistorie in Form von Aktivitäten statt. Die Anlage von Folge-Aktivitäten wird ebenfalls unterstützt. Da Kontaktdaten ohne Merkmale und Schlagworte fast wertlos sind, ermöglicht AddressMagic die gleichzeitige Ablage von beliebig vielen Adress- und Ansprechpartner-Merkmalen. Da die Merkmale einer Adresse auch die nachfolgenden Aktivitäten bestimmen, werden mit der Ablage der Merkmale sofort auch die Vorgänge oder auch ganze Vorgangs-Workflows ausgelöst. Zur Übergabe der Kontaktdaten wird die Zwischenablage genutzt. Somit stehen alle Möglichkeiten von AddressMagic zur Verfügung. Technische Voraussetzungen Software: Voraussetzung für organice VisiCard ist organice CRM Zurzeit ist organice VisiCard auf deutsche Visitenkarten optimiert. Wir stellen im Downloadbereich auf unserer Website eine beschränkte Testversion bereit. Einbindung in andere Software Systeme: organice erlaubt durch seine vorhandene COM-Schnittstellen sowie das integrierte MS-VBA die Übergabe an beliebige andere Anwendungen. Hardware: Hinweis: organice liefert keine Hardware. Wir empfehlen den Erwerb im Fachhandel. organice VisiCard arbeitet mit den marktgängigen Visitenkarten- & Foto- Scannern sowie mit allen Scannern mit einer Twain- Schnittstellen. Wir können jedoch keine Funktionsgarantie für alle Scanner übernehmen. Folgende preiswerte Scanner haben wir für Sie getestet: Firma Plustek OptiCard 610 Visitenkartenscanner, nur schwarzweiß OptiCard 820 Visitenkartenscanner, Farbe MobileOffice D600 A6-Duplexscanner OpticSlim M12 mobiler DIN A4-Scanner SmartOffice PS 286, Dokumentenscanner Die Produkte der Firma Plustek können erworben werden über: SYSTEAM GmbH Industriestr Ebensfeld Tel.: +49 (9573) Fax : +49 (9573) Web: Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

17 organice DMS DirektScan Applikations-AddOn Scannen und Ablegen zu jeder Zeit an jedem Ort Arbeitsplatzscanner sind preiswert und oftmals schon im vorhandenen Multifunktionsgerät integriert. Was fehlt, ist die praktische Software-Lösung. Dabei sind Scann- und Ablageprozesse die ersten Schritte für das kleine Unternehmen auf dem Weg zum papierarmen Büro. Aber auch die Fachabteilung großer Unternehmen benötigt diese Grundprozesse am Arbeitsplatz. organice DMS DirektScan organice DMS DirektScan macht den Weg frei zum papierarmen Büro. Das AddOn organice DMS DirektScan arbeitet nahtlos mit organice CRM und seinem integrierten Kontakt- und Office-Managementsystem zusammen. organice DMS DirektScan kann an jedem Arbeitsplatz verwendet werden und ist intuitiv zu bedienen. Die Ablage erfolgt als Bild-PDF oder optional in JPG, PNG, Tiff und PDF/A mit durchsuchbarem Text durch integrierte OCR-Konvertierung. organice DMS DirektScan info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

18 organice DMS DirektScan Applikations-AddOn Aufruf von organice DMS DirektScan organice DMS DirektScan wird über ein Dokumentenfeld der Datenbank aufgerufen. Dieses finden Sie zum Beispiel im Arbeitsbereich Ordner und Dokumente, aber auch in den Aktivitäten oder anderen Tabellenlayouts Ihrer organice Datenbank. Starten von organice DMS DirektScan Durch Anklicken des Dokumentenbuttons wird die Vorlagen-Auswahl angeboten. Durch Auswahl der Vorlage Scan.DDS wird organice DMS DirektScan angesprochen. Menüpunkt Bearbeiten Menüpunkt Ansicht Kurzübersicht Menüpunkte Menüpunkt Datei Menüpunkt Extras Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

19 organice DMS DirektScan Applikations-AddOn Symbolleiste organice DMS DirektScan Das AddOn organice DMS DirektScan ist in der Lage mehrseitige Dokumente zu scannen, anzuzeigen, zu bearbeiten und zu speichern. Anzeige und Bearbeitung beziehen sich auf die jeweils aktuelle Seite, wie auch das Speichern in einem Bildformat. Scannerauswahl Auswahl des Ablageformats Scannen Dokumente speichern Seiten-Navigation Die Auswahl einer Dokumentenseite zur Bearbeitung und Anzeige im Dokumentenfenster erfolgt durch Anklicken des Vorschaubildes. Alternativ über die Icons der Symbolleiste oder die Auswahl über rechte Maustaste im Viewerfenster > siehe Menüpunkt Ansicht. Tauschen oder Entfernen von Seiten im Dokument Die Funktionen sind: tausche Platz mit Seite oben tausche Platz mit Seite unten Seite löschen Wandeln in Graustufen oder Schwarz und Weiss Über das Menü Bearbeiten oder die Symbolleiste stehen die Funktionen zur Verfügung. Aktuelle Seite mit falscher Orientierung drehen Über das Menü Bearbeiten oder die Symbolleiste der Seite sind folgende Funktionen erreichbar: Viewer-Steuerung Die Viewer-Steuerung erfolgt über den Menüpunkt Ansicht oder über die Symbolleiste. Die Grundfunktionen sind: Seite anzeigen in Originalgröße Speichern und Speichern unter Zwischenstände zwischenspeichern im Dateiverzeichnis Zwischenstände können jederzeit über das Menü Datei, Menüpunkt Speichern unter als TIFF zwischengespeichert werden. Mit dem Menüpunkt Datei > Öffnen steht das TIFF für die Weiterbearbeitung zur Verfügung. Das Dokument kann im Nachgang mit weiteren Scans ergänzt werden info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

20 organice DMS DirektScan Applikations-AddOn Twain-Dialog ein- und ausschalten Schaltet das Scanner-Eigenschaften-Dialogfenster Twain-Dialog des Scanners Ein/Aus. Hier lassen sich die Eigenschaften, wie Größe, Auflösung, Farbe, Grau oder Schwarz/Weiß, einseitig oder beidseitig, des aktuellen Scans verändern. Dieses Eigenschaften-Dialogfenster wird vom Treiberhersteller mitgeliefert. Das Icon bedeutet inaktiv - 100% Berücksichtigung der Programmeinstellungen. Das Icon bedeutet aktiv - Dialog-fenster wird angezeigt. Übersicht über die Lizenzabhängigkeiten beim Speichern bestimmter Dateitypen Auswahlname Typ Beschreibung Bild-PDF PDF nur Bild im PDF Bild-PDF/A PDF Bild mit PDF/A-Eigenschaft Text+Bild-PDF PDF textdurchsuchbares PDF Text+Bild-PDF/A PDF Text+Bild PDF mit PDF/A TIFF TIFF mehrseitiges TIFF-Dokument JPG JPG JPG-Bild der aktuellen Seite PNG PNG PNG-Bild der aktuellen Seite Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

21 organice Support-Manager Applikations-AddOn Nobody & Nothing is perfect Störungen begegnen uns ständig in den unterschiedlichsten Konstellationen. Defekte Maschinen, kollabierte Systeme oder unbefriedigende Dienstleistungsprozesse haben es ständig mit Störungen zu tun. Wenn alles gut geht, wird die Störung in Form einer Beschwerde gemeldet, zur Kenntnis genommen und in der entsprechenden Zeit und Qualität beseitigt. Effizientes Management von Störungen kann überlebenswichtig sein und ist deshalb ein MUSS für jede Organisation. organice Support-Manager nimmt Supportanfragen, wie Beschwerden, Ideen und Fragen entgegen, gibt diese den entsprechenden Teams oder Personen bekannt, überwacht die zeitgerechte Erledigung der Anfrage und meldet die Erledigung an den Anfragesteller. Alle Beteiligten sind über die laufenden Maßnahmen ständig informiert. Eskalationsgesteuerte Abwicklung bei Kenntnisnahme und Erledigung der Anfrage sorgen für hohe Qualität der Abläufe. organice zeichnet alle Abläufe auf und unterstützt damit ISO Supportanfrage Funktionsübersicht Der organice Support-Manager erfasst, verwaltet und managt Supportfälle. Mit Erfassung der Supportanfrage startet der Supportprozess mit einer automatischen -Antwort mit der Ticketnummernvergabe. Strukturübersicht Einer Adresse können beliebig viele Supportanfragen zugeordnet werden. Einer Supportanfrage können beliebig viele Anfrageaktivitäten zugeordnet werden info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

22 organice Support-Manager Applikations-AddOn Der Support-Manager kennt die Produkte und weiß, welche Produkte der Kunde in welcher Version besitzt. Ressourcen-Planer ist optional Ermöglicht die Visualisierung der Ressourcenbindung im zeitlichen Supportprozess. Dokumentation und Integration Die gesamte Kommunikation, wie Telefonate, s usw., wird der Supportanfrage zugeordnet. Externe Bugtracking- Systeme z.b. TargetProzess, sind optional einzubinden. Ein integriertes Eskalationssystem sorgt für die Zeitüberwachung von Supportanfragen mit automatischer Benachrichtigung bei Statusänderungen. Das organice Zeitmanagementsystem verbindet nahtlos die bestehenden organice AddOns Kalender, Alarmliste, Aufgaben-Manager sowie Ressourcen-Planer. Die wechselseitige Integration der verschiedenen AddOns kann durch einfache Konfiguration umgesetzt werden. Nutzung der Alarmliste Offene Aktivitäten oder Terminüberschreitungen und die Auslösung einer entsprechenden Eskalationsstufe werden in der Alarmliste überwacht und vermerkt. Kalender ist optional Supportanfrage und Bearbeitung sind im organice Kalender visualisierbar. Aufgaben-Manager ist optional Zum bestehenden Supportprozess können hier Aufgaben hinterlegt werden. Business Intelligence Vielfältige Analysefunktionen sind durch organice-standardauswertungen möglich. Optional sind die Business Intelligence- Funktionen des SQL Servers nutzbar. Support-Aufwand wird transparent. Arbeitsbereiche Arbeitsbereich > Supportanfrage Die Erfassung der Supportanfrage im Arbeitsbereich Supportanfragen stößt den Supportprozess an. Arbeitsbereich > Kundenprodukte Hier sind die Produkte dem Kunden zugeordnet. Damit ist klar, welcher Support dem Kunden zusteht und die Produktdokumentation ist im Supportprozess schnell verfügbar. Arbeitsbereich > Produkte An dieser Stelle ist die Produktdokumentation hinterlegt. Arbeitsbereich Status und - Vorlagen verwaltet alle -Vorlagen. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

23 Produktblatt organice OutlookSync 3 AddOn für organice CRM 2010 Synchronisationsprozesse ersparen Medienbrüche und ermöglichen nahtloses Arbeiten zwischen mehreren Software-Anwendungen. Outlook ist in vielen Unternehmen eine unverzichtbare Groupware und damit Mittelpunkt von Kommunikations- und Abstimmungsprozessen bezüglich Kontakten, Aufgaben und Terminen. Die Integration von modernen Smartphones in die interne Prozesse ist ebenfalls ein Muss. Zweistufige Synchronisation zwischen organice und Outlook organice OutlookSync 3 unterstützt hervorragend die Synchronisations-Prozesse zwischen organice und Outlook. So kann der Anwender weiterhin innerhalb seiner Organisation über Outlook seine Smartphones synchronisieren sowie mit dem restlichen Unternehmen den Outlook-Kalender nutzen. Über OutlookSync erfolgt die Synchronisation der Adressen, Ansprechpartner und Aktivitäten aus organice mit den Kontakten und Terminen in MS Outlook. OutlookSync berücksichtigt die flexible Struktur von organice und erlaubt durch Konfiguration das Einbeziehen von beliebig vielen neuen Aktivitätentabellen. Zweistufige Synchronisation Die Synchronisation läuft immer zweistufig ab. Zunächst werden die neuen und geänderten Adressen / Ansprechpartner und Termine aus organice nach Outlook exportiert. Anschließend werden die neuen und geänderten Kontakte und Termine aus Outlook nach organice importiert. Dabei werden auch Löschungen berücksichtigt. Kontakte synchronisieren Kontakte werden in organice aus Adresse und Ansprechpartner gebildet. Deshalb finden sich auch die entsprechenden Schaltflächen in der Oberfläche der Adressen- sowie der Ansprechpartner-Tabelle. Allgemeine Neuerungen Die Oberflächen wurden überarbeitet, die Bedienung erheblich vereinfacht. Zahlreiche neue Funktionen wurden integriert und die Konfiguration wurde verständlicher und übersichtlicher gestaltet. Eine detaillierte Auflistung der Neuerungen sowie ein Vergleich zwischen OutlookSync 2 und Outlook- Sync 3 finden sich im Versionsvergleich. organice OutlookSync Register in der Adress-Tabelle info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

24 Produktblatt organice OutlookSync 3 Addon für organice CRM 2010 Versionsvergleich Funktion OutlookSync 2 OutlookSync 3 Kontakte Einzelabgleich von Adressen und Ansprechpartnern Abgleich ausgewählter Adressen und Ansprechpartner Berücksichtigung in Outlook gelöschter Kontakte Termine Termin anlegen Termin abgleichen Termin aus dem organice Kalender anlegen Dynamische Bildung von Betreffzeilen für die Termindarstellung in Outlook Unterstützung von Gruppenterminen in Outlook und organice Synchronisation von beliebigen organice Aktivitäten. Bsp.: Adress-, Projekt-, Vertragsaktivitäten Konfigurierbarer Synchronisationszeitraum für Outlook- Kalender Übertragung unverknüpfter Termine Berücksichtigung in Outlook gelöschter Termine Blacklist-Filter für Termine Veränderliche Vorgangsbezeichnung beim Termin-Import von Outlook nach organice Bestätigungsdialog nach Terminübertragung Allgemein Synchronisation bei Start und Beenden von organice organice-konfiguration pro Benutzer und Tabelle Merkmalgruppe für Merkmal OutlookFavorit Termine-Synchronisieren Termine befinden sich in organice in den Aktivitäten-Tabellen. Über das OutlookSync- Register können Termine aus organice nach Outlook übertragen werden. Alternativ können über den Outlook-Kalender Termine in die organice OutlookSync: Aktivitäten-Tabellen Aktivitäten von organice übertragen werden. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

25 Produktblatt organice OutlookSync 3 AddOn für organice CRM 2010 In Outlook angelegte Termine können in organice als Aktivität angelegt werden, wenn der Termin mit einem organice- Kontakt verknüpft wurde. OutlookSync Benutzereinstellungen Im neuen OutlookSync 3 bestehen umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, welche fast keine Wünsche offen lassen. Verknüpfte Termine in Outlook anlegen OutlookSync Benutzereinstellungen Beliebige organice Aktivitäten-Tabellen synchronisieren Termine aus beliebigen Aktivitäten-Tabellen in organice lassen sich mit OutlookSync 3 in den Outlook-Kalender synchronisieren. Dies gilt auch für unverknüpfte Termine aus dem organice Kalender. Die abzugleichenden Aktivitäten-Tabellen lassen sich einfach über den Konfigurationsdialog von OutlookSync einstellen. Termin löschen Erfolgt über den organice Kalender oder Outlook-Kalender mit anschließender Synchronisation. In Outlook gelöschte Termine können in organice nur vom Verantwortlichen gelöscht. Synchronisations-Zeitraum Der Zeitraum für die Synchronisation kann nun konfiguriert werden. Durch Verkleinern des Zeitraums laufen die Synchronisierungsprozesse schneller. Weiterer Effekt ist der zeitnahe Übertrag der Termine auf Smartphones bzw. Outlook. Unverknüpfte Termine können anhand einer Blacklist (Wörter, die nicht im Betreff vorkommen dürfen) organice Kalender: unverknüpfte Termine info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

26 Produktblatt organice OutlookSync 3 Addon für organice CRM 2010 von der Übertragung nach organice ausgeschlossen werden. Somit kann man private Termine z.b. Arzt-Termine von der Synchronisation ausschließen. Technische Voraussetzungen Windows XP/Vista/7 organice CRM oder höher Datenbankversion oder höher Microsoft Outlook 2007/2010 Konfigurationsdialog: Synchronisations-Zeitraum Handbuch organice OutlookSync 3 Die detaillierte Beschreibung von Outlook- Sync 3 finden Sie im passenden Benutzerhandbuch. Benutzerspezifische Einstellungen Es besteht die Möglichkeit die Outlook- Sync-Einstellungen pro Benutzer und pro Tabelle einzurichten. Jeder Benutzer kann seine eigenen Adressen, Ansprechpartner oder Termine individuell synchronisieren. Abgrenzung zum organice Outlook Connector Der standardmäßige in organice CRM enthaltene organice OutlookConnector ist für das Ablegen von s von Outlook in organice zuständig. OutlookSync ist für die Synchronisierung von Kontakten und Terminen verantwortlich. Somit ergänzen sich OutlookSync und der OutlookConnector nahtlos. Outlook Connector OutlookSync s Termine Kontakte Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

27 Produktblatt organice Bestell-Manager AddOn für organice CRM 2010 Artikelbeschaffung für den Eigenbedarf von Dienstleistern Im laufenden Betrieb einer jeden Organisation sind sowohl Verbrauchsartikel, als auch Artikel zum Weiterverkauf oder zur Verarbeitung zu beschaffen. Schon kleine Organisationen benötigen eine systematische Warenbeschaffung. Mit ihr sollte schnell und preiswert eingekauft und reklamiert werden. organice Bestell-Manager zur problemlosen Beschaffung organice Bestell-Manager verwaltet Lieferanten, Artikel, Preise und Lieferkonditionen sowie die gesamte Bestellkommunikation. Abweichende Lieferungen können sofort geprüft werden. Reklamationen oder Garantieabwicklungen können ohne langes Suchen abgewickelt werden. Doppelbestellungen kommen nicht mehr vor. Ansicht Arbeitsbereichsgruppe Bestellungen mit Bestellaktivitäten und Bestellpositionen Arbeitsbereichsgruppe Bestellungen In der Arbeitsbereichsgruppe Bestellungen finden sich die Arbeitsbereiche Bestellungen, Bestellaktivitäten und Artikelverwaltung. Die Artikel- und die Adresstabelle werden ebenfalls durch andere organice-funktionen genutzt. Arbeitsbereich Bestellungen In diesem Arbeitsbereich kann jede Adresse durch Zuweisung einer Lieferantennummer zum Lieferanten werden. Bestellungen, Bestellübersicht mit Bestellpositionen, Artikelauswahl für die Bestellung als auch Druck und Bestellstorno sind hier zu finden info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

28 Produktblatt organice Bestell-Manager Addon für organice CRM 2010 Arbeitsbereich Bestellaktivitäten Bestellungen werden in ihrer Originalform als Word-Datei hier abgelegt. Alle Bestellungen können mehrfach gedruckt und in den Bestellaktivitäten hinterlegt werden. Bestellaktivitäten können in Form von Briefen, s, Telefonaten, Notizen usw. im Bestell-Manager hinterlegt werden. Arbeitsbereich Artikelverwaltung Die zum Standard-Lieferumfang von organice gehörende Artikelverwaltung kommt auch im Bestell-Manager zum Einsatz. Hier werden die zu bestellenden Artikel verwaltet. Detailinformationen finden sich im Handbuch Bestell-Manager. Der organice Bestell-Manager kann mit den Erweiterungen Rechnungserfassung und Lagerverwaltung ergänzt werden. Weitere Informationen dazu: Peter Rosenthal GmbH Organisationshilfen + Beratung Im Bittler 13a Offenburg +49 (781) peter.rosenthal@t-online.de Ausgefüllte Word-Vorlage Bestellungen Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

29 organice Business Intelligence Geschäftsdatenanalyse in organice 2010 Business Intelligence Nahezu unbegrenzte Speichermöglichkeiten moderner IT-Systeme machen es möglich. In Unternehmen entstehen riesige Datenbanken. Die darin enthaltenen Informationen bleiben jedoch verborgen. Die Konsolidierung der Daten aus verschiedenen Unternehmens-Anwendungen zu übersichtlichen Kennzahlen ist zeitaufwendig und teuer. Dabei ist ein funktionierendes Controlling im sich ständig verschärfenden Wettbewerb die Basis für nachhaltigen Erfolg. Gefragt ist heute die Realtime-Auswertung über alle Datenbestände. organice Business Intelligence BI ermöglicht die Realtime-Auswertung über mehrere MS SQL Datenbanken. organice BI wird mit BI-Reports für die bestehende Anwendung ausgeliefert, kann jedoch beliebig erweitert werden. organice BI analysiert und konsolidiert die Daten der organice-datenbank und informiert laufend mit aggregierten Daten, Geo-Visualisierung nach PLZ (SQL Server 2008 R2) Kennzahlen und Diagrammen über alle Vorgänge, Projekte und Umsätze. Dabei wird die Multi-Site-Mandantenfähigkeit von organice berücksichtigt. Aggregierte Daten, Kennzahlen und Diagramme im Dashboard info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

30 organice Business Intelligence Geschäftsdatenanalyse in organice 2010 organice BI bietet grenzenlose Möglichkeiten der Auswertung Reporting-Lösungen von Drittanbietern sind teuer zu lizenzieren und aufwendig an die organice-datenbank anzupassen. organice Business Intelligence nutzt SQL Server Reporting Services als integralen Bestandteil des Microsoft SQL Servers. So fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an. Die grafische Oberfläche unterstützt beim Entwerfen und Gestalten funktionaler und ansprechender Reports. Dabei können Daten gruppiert, summiert und miteinander verknüpft werden. Dies erlaubt die Navigation innerhalb von Reports, vom Allgemeinen zum Detail, vom Gesamtumsatz zu einzelnen Rechnungspositionen > Drilldown. Eigenes Kennzahlensystem Es lassen sich eigene Kennzahlensysteme ohne Veränderung von organice-datenbankstrukturen aufbauen. Dies gilt auch für die IST-Daten-Bestände. Beispiel: Tortendiagramm Anwender und Software-Entwickler Für Programmierer stehen Vorlagen für Visual Studio zur Verfügung, für Anwender ohne Programmier-Erfahrung eignet sich der Report Builder zur Erstellung von Berichten. Jeder Report kann mehreren Abfragen beinhalten. Damit sind auch Daten aus anderen SQL-Datenbanken abrufbar. Zum Beispiel können so öffentlich zugängliche Informationen über Marktentwicklung und Wettbewerber analysiert werden. Beispiel: Histogramm-Visualisierung über mehrere Perioden Visualisierungsmöglichkeiten Aus einer Vielzahl an grafischen Elementen lassen sich fast alle Wünsche zur Visualisierung erfüllen. Dabei existiert keine Beschränkung auf Tortendiagramme und Balkendiagramme. Analogdarstellungen wie Thermometer, Tachoanzeigen und viele andere mehr, erlauben optimale Visualisierung für jeden Anwendungsfall. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

31 organice Business Intelligence Geschäftsdatenanalyse in organice 2010 Integration in organice organice Business Intelligence nutzt das organice ActiveX-Steuerelement Internet Explorer und zeigt Reports als Websites an. Der Aufruf der URL kann mithilfe von VBA oder aus einer organice-tabelle heraus erfolgen. So lassen sich Abfragezeiträume eingrenzen oder erweitern, Details ein- und ausblenden, Filter setzen und vieles mehr. Reports können untereinander verlinkt werden. Dabei lassen sich Parameter an den Folge-Report übergeben. Laufzeitplanung für Auswertungen Da Reports sehr komplexe und langwierige Abfragen beinhalten können und dadurch laufzeitintensiv sind, ist die automatische Berichtsausführung zu einer bestimmten Tageszeit ein Muss. Dies vermeidet lästige Wartezeiten. Livedaten können natürlich beim Aufruf des Berichts abgefragt werden. Reports können regelmäßig aktualisiert werden. Vertriebstrichter mit der Verteilung der einzelnen Angebotsphasen nach Volumen Konsequenz daraus ist die Möglichkeit an jeder Stelle organice BI-Funktionen in ein Bildschirmformular, auf Desktop oder im Web, einzusetzen oder organice BI- Ergebnisse und Auswertungen abzufragen. Export zur Weiterverarbeitung organice BI ermöglicht die zeitgesteuerte Erstellung und den Versand von Reports per an beliebige Empfänger. RechteManagement organice BI unterstützt die Berücksichtigung aller vorgegebenen Rechte bei der Erstellung und Ausführung von Reports. Die Steuerung erfolgt über das organice Rechtesystem. So ist immer transparent, wer Reports erstellen, ändern, ausführen und ansehen darf. Formatauswahl für Reports Steuerung von Darstellungen Durch den Open Source-Ansatz von organice können via VB, VBA oder.net beliebige Parameter übergeben werden, um Auswertungen zur aktuell gewählten Adresse oder zum angemeldeten Benutzer zu erstellen info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

32 organice Business Intelligence Geschäftsdatenanalyse in organice 2010 Das Drilldown-Prinzip Die Drilldownfunktion ermöglicht die Visualisierung von Daten vom aggregierten Zustand TopDown in die Detailsicht also Bottom Up. Hier im ersten Beispiel der GEO-Visualisierungen erhöhen Sie die Auflösung durch Anklicken in der GEO-Grafik. Es öffnet sich sofort die Detailansicht. GEO-Visualisierung nach Postleitzahlen > ab MS SQL Server 2008 R2 möglich Ein weiteres Beispiel nachfolgend, die aggregierte Darstellung der Umsätze pro Jahr und Kunde. Hier erfolgt das Drilldown auf die Umsätze pro Monat und Kunden. Umsatzliste pro Jahr und Kunde aggregiert Technische Voraussetzung organice CRM 2010 im SQL-Modus Microsoft SQL Server 2008 / 2008 R2 > die Express-Edition funktioniert mit Einschränkungen im Funktionsumfang Schulungsangebot Webcast Business Intelligence Schulungen bei uns Dienstleistungsangebot: > eigene Reports > Entwicklung Kennzeichensysteme Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

33 organice DTA Allgemeines AddOn DatenTrägerAustausch für Banken Ob aus dem organice Vertrags-Manager oder beim Rechnungen schreiben - alle geschäftlichen Aktivitäten führen zum Geldtransfer. Um auch hier alle organice Komponenten zu unterstützen, bietet organice DTA ein leistungsfähiges Werkzeug zum Verbessern Ihrer Geschäftsprozesse. Mit diesem Werkzeug haben Sie die Möglichkeit, auch hier die Mehrfacherfassung von Daten zu vermeiden. Einsatzgebiete für organice DTA organice DTA ist ein AddOn zum Daten- TrägerAustausch mit Banken. organice DTA erlaubt beliebiges Einbinden von organice Tabellen, aus denen Abbuchungen / Lastschriften / Überweisungen abgeleitet werden. Durch diese leicht anpassbare Tabelleneinbindung kann organice DTA auch in bestehende organice Anwendungen leicht integriert werden. organice DTA - Lastschriften bearbeiten Vorteile für den Entwickler organice DTA-AddOn kann mit beliebiger Anzahl von Abbuchungs-, Lastschrift- oder Überweisungs-Tabellen verbunden werden. Der Entwickler braucht nach Installation von organice DTA lediglich die Tabellenzuordnung zu konfigurieren. Vorteile für den Anwender organice DTA-AddOn ist vorkonfiguriert für die organice CRM Datenbank. Durch das Einspielen mit dem organice Installer stehen die DTA-Funktionen dem Anwender sofort zur Verfügung info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

34 organice DTA Allgemeines AddOn Konfiguration von organice DTA Einstellungen der Konfiguration: 1. Es können eine unbeschränkte Anzahl von Tabellen mit Zahlungsempfängern und Zahlungspflichtigen als Quelle zugeordnet werden. 2. Jeder Tabelle werden Felder der Bankdaten des Zahlungsempfängers oder Zahlungspflichtigen zugeordnet. 3. Jeder Quelltabelle werden Felder für Buchungshinweise und Buchungswerte zugeordnet. Funktionen des DTA Formulars Lastschriften bearbeiten Lastschriften bearbeiten Das Formular hat folgende Funktionen: a) Lastschriften hinzufügen b) Markierte Lastschriften hinzufügen c) Lastschriften entfernen Damit kann organice DTA einfach in jede organice Anwendung integriert werden. d) Sicherung wieder herstellen e) Datenaustauschdatei erzeugen Arbeiten mit organice DTA Beispiel: Über das Bildschirm-Formular organice DTA Lastschriften bearbeiten wählen Sie die Quelltabelle aus. Auswahl der Quelltabelle Danach können die Einzelzahlungen ausgewählt werden. Lastschriftenerstellung Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

35 organice Ressourcen-Planer Allgemeines AddOn Ressourcen-Planung visualisieren Die Beherrschung dynamischer Prozesse ist nur mit einem optimalen Ressourcen- Management möglich. Prompte Reaktion auf einen Ressourcen-Ausfall ist heute Voraussetzung für die erfolgreiche Organisation. Damit es nicht soweit kommt, sind Ressourcen im Team zu managen. Dabei werden diese reserviert, gewartet, gesperrt oder im Rahmen von Services, Aufgaben, organice Ressourcen-Planer Der Planer erlaubt die perfekte Visualisierung der Terminplanung. Das AddOn organice Ressourcen-Planer integriert sich durch Konfiguration in jede organice- Anwendung. Durch Einbindung von einer Ressourcen- und mehreren Termin-/ Verfügbarkeitstabellen entsteht eine optimale Ressourcen-Termin-Visualisierung. Die Einsatzgebiete sind unbeschränkt. organice Ressourcen-Planer als Fahrzeugplaner Projekten oder im Tagesgeschäft ständig vergeben und freigegeben. Ressourcen sind knapp und Fehlplanungen teuer. Deshalb ist Ressourcen-Transparenz im Team ein absolutes MUSS und entsteht durch leistungsfähige Visualisierung. Dabei arbeitet der organice Ressourcen- Planer problemlos mit organice CRM und seinem integrierten Kontakt- und Office- Management-System zusammen. Zum Beispiel wird die Mitarbeiterplanung mit Ressourcen-Termin-Visualisierung im Standard ausgeliefert. Weitere Beispielanwendungen wie der Fuhrpark-Planer oder das Meetingraum-Management werden optional mitgeliefert info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

36 organice Ressourcen-Planer Allgemeines AddOn Die Bedienungs-Philosophie Grundarbeitsblatt ist die Gantt-Diagramm-Visualisierung. Auf ihr werden die Ressourcen auf der Vertikal-Achse angeordnet. Auf der horizontalen Achse werden verschiedene auswählbare Zeit-Skalierungen geführt. Im zentralen Bereich befindet sich das Planungsgitter. Die Anzeigeelemente im Detail: Vorigen / nächsten Zeitraum in der Zeile des Planungsgitters anzeigen neuen Eintrag erstellen in selektiertem Bereich markierten Eintrag löschen Auswahl des ersten Tages Auswahl der Zeitachse Ressourcen Einträge Planungsgitter Grundfunktionen im Überblick Darstellung der Ressourcen in einem Zeitraster, es wird sofort ersichtlich, welche Zeiträume frei oder bereits belegt sind, Überlappungen und Konflikte durch Terminüberschneidungen sind sofort sichtbar, die komfortable visuelle Eingabe der Einträge und Termindauer per Maus, das komfortable Verschieben von Einträgen, das komfortable Verlängern und/oder Verkürzen von Einträgen, das Verschieben von Einträgen von einer Ressource zur anderen, alle Änderungen werden sofort in die Datenbank zurückgeschrieben. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen

37 organice Ressourcen-Planer Allgemeines AddOn Mausfunktionen Die Mausfunktionen Drag & Drop, Ziehen und Stauchen von Einträgen im Planungsgitter können auf Ressourcentermine und Aufträge angewendet werden. Damit werden Termine und Aufträge geändert, zeitlich verschoben oder anderen Mitarbeitern zugeordnet. Neuer Eintrag bei Tabellen mit Pflichtfeldern Bei Tabellen mit Pflichtfeldern ist zuerst ein neuer Datensatz in der entsprechenden Termin oder Verfügbarkeitstabelle anzulegen. Neuer Eintrag im Planungsgitter Auf der Planungsgitter-Oberfläche des Planers wird der Eintrag mit der Maus einge- Funktionen Ziehen und Stauchen Tooltip durch Mouseover über der Ressourcenliste zeigt Detailinformationen der Ressource. zogen. Über den Button im Planer wird der neue Eintrag ausgelöst. Es öffnet sich das Formular Eintrag bearbeiten. Der Betreff lässt sich über die Lookup-Funktion auswählen. Start und Ende sind durch den Eintrag mit der Maus vorbestimmt. Tooltip durch Mouseover über die Termineinträge zeigt Projekt oder Auftragsinformationen. Eintrag bearbeiten Tooltip durch Mouseover Funktionen info@organice.de organice CRM - Die Integrationsplattform

38 organice ExcelTransfer AddOn für organice CRM 2010 organice ExcelTransfer gegen Improvisations- Chaos Improvisierte Lösungen mit Excel sind oftmals die Antwort auf zu schnelle Veränderungsprozesse in Unternehmen. Standardsoftwarelösungen decken nur Standardprobleme ab. Konsequenz der Problem-Lösungs- Improvisationen mit Excel Mangelnde Software-Integration der Excel- Lösungen führen zum Medienbruch. Es entstehen ständige Abstimmungsprobleme zwischen den Team-Mitgliedern. organice ExcelTransfer stellt ein Integrationswerkzeug für Excel- Anwendungen zur Verfügung. Die Daten können so direkt aus einer Excel-Tabelle in eine organice-datenbanktabelle zur weiteren Verarbeitung übernommen werden. Funktionweise a) Export organice-tabelle nach Excel 1. organice ExcelTransfer exportiert alle sichtbaren Datensätze. 2. organice-tabelle auswählen organice ExcelTransfer Dialog b) Import Exceltabelle in organice- Datenbanktabelle > optional mit Adressmerkmalen Voraussetzung ist eine organice-zieltabelle mit dem exakt gleichen Feldnamen, wie er auch in der Exceltabelle verwendet wird. organice ExcelTranfer übernimmt die Daten aus der offenen Exceltabelle und transferiert diese unter Berücksichtigung der relationalen Zuordnung direkt in die organice-tabelle. Zusätzlich können nun Adressmerkmale beim Import angelegt werden. Die Plattform für optimale Kundenbeziehungen