HQ Prozessvisualisierung

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Carsten Lichtenberg
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1 HQ Prozessvisualisierung

2 Problemstellung Beispielhafte Problemstellung aus einem Kundenprojekt: Die IT Abteilung eines Unternehmens entwickelte ein eigenes CRM System. Die Verwendung des CRM-Systems sollte als globale Standardsoftware durchgesetzt, die Kenntnisse über das CRM-System und seine Akzeptanz verbessert, sowie seine Relevanz (Nutzen und Benefit) verdeutlicht werden. Lokale Projektteams in den Ländereinheiten des Unternehmens und die Nutzer des CRM Systems sollten von der Qualität des Tools überzeugt werden und die Prozesse und Möglichkeiten dahinter verstehen. Zudem sollte die Visualisierung der Sales- und Serviceprozesse des CRM Systems verbessert werden, um so die interne Vermarktung ihres CRM-Systems zu unterstützen. Zielgruppengerechte Visualisierung von Prozessabläufen aus verschiedenen Bereichen wie z.b. Marketing, Vertrieb, Service, Human Resources, IT etc. Finden einer Darstellungsform abseits von sonstigen Flow-Chart-Tools. 2 14

3 Lösung: HQ Prozessvisualisierung Features: Über eine Startseite ( Prozessmap ) kann auf die Prozesse zugegriffen werden. Die Prozesse lassen sich in drei verschiedenen Detailgraden (Low, Medium, High) darstellen. Ein Infofenster beschreibt den Prozess. Zu jedem Prozessschritt können Informationen (allgemeine Beschreibung, Features, Benefits und Screenshots) hinterlegt werden. Die Daten des Tools liegen in XML-Strukturen, so dass alle Inhalte nahezu vollständig editierbar sind (mittels XML-Editor). Eine Verlinkung der Prozesse untereinander ist möglich. 3 14

Zu jedem Prozessschritt können Informationen (allgemeine Beschreibung, Features, Benefits und Screenshots) hinterlegt werden.

4 Startseite Übersicht über die hinterlegten Prozesse Mit Klick auf ein Sechseck öffnet man ein Fenster mit den dazugehörigen Prozessen Alle Fenster lassen sich auch parallel öffnen, so dass alle hinterlegten Prozesse gelistet werden Mit Klick auf einen Prozessnamen öffnet sich dieser Prozess 4 14

Fenster lassen sich auch parallel öffnen, so dass alle hinterlegten

5 Prozessdarstellung Low Detail Ansicht Es lassen sich verschiedene Detailgrade wählen Detailgrade Hier die Low Detail - Ansicht, die eine stark vereinfachte Darstellung des Prozesses abbildet Infofenster Die Prozessschritte befinden sich in einer linearen Abfolge Prozessschritte in linearer Abfolge Ein Infofenster enthält allgemeine Beschreibungen zum Gesamtprozess 5 14

Prozesses abbildet Infofenster Die Prozessschritte befinden sich in einer linearen Abfolge

6 Prozessdarstellung Medium Detail Ansicht In der Medium Detail - Ansicht verfeinert sich die Darstellung auf horizontaler Ebene Der Ablauf bleibt linear Prozessschritte in linearer Abfolge 6 14

7 Prozessdarstellung High Detail Ansicht In der High Detail - Ebene verfeinert sich der Prozess auf vertikaler Ebene In der horizontalen sind die Prozessschritte in linearer Abfolge In der vertikalen Ebene besteht hier keine lineare Abfolge, sondern eine Liste möglicher Teilschritte 7 14

sind die Prozessschritte in linearer Abfolge In der vertikalen Ebene

8 Prozessdarstellung Informationen Im Tool lassen sich diverse Informationen zum Gesamtprozess aber auch zum Teilschritt hinterlegen. Die Informationen zum Teilschritt lassen sich unterteilen in: Allgemeine Info Features Benefits Informationen zum Prozess insgesamt Informationen zu einem Prozessteilschritt inklusive Screenshot Informationen zu einem Prozessteilschritt Zu jedem Teilschritt lassen sich Screenshots hinterlegen. Eine Erweiterung könnten Videos oder andere Dokumente wie PPT oder PDF sein. 8 14

Die Informationen zum Teilschritt lassen sich unterteilen in: Allgemeine Info Features Benefits Informationen zum Prozess

9 Prozessdarstellung Informationen Bei einem Klick auf den Screenshot des Infofensters erhält man eine vergrößerte darstellung des Screenshots 9 14

10 Prozessdarstellung Hervorhebung/Kategorisierung Einzelne Prozessschritte lassen sich Kategorien zuordnen Auswahl von Kategorien Durch Auswahl einer Kategorie lassen sich die zugeordneten Prozessschritte hervorheben Hier im Beispiel ist es so z.b. möglich, die Prozessschritte hervorzuheben, die vom analytischen Teil des CRM Systems unterstützt werden Hervorhebung der Prozessschritte, die der ausgewählten Kategorie zugeordnet sind 10 14

11 Prozessdarstellung Step-by-step -Mode Wechsel in den Step-by-step -Mode um so durch den Prozessablauf geführt zu werden Ein Step-by-step -Mode ermöglicht es den Prozess in Teilschritten aufzubauen Dies soll bei einer Präsentation für Struktur und Übersicht sorgen Der Nutzer wird durch den Prozess geführt 11 14

es den Prozess in Teilschritten aufzubauen Dies soll bei einer Präsentation

12 Ausbaumöglichkeiten Zusätzliche Integration von Videos, WBTs und Printmaterialien als Zusatzinformationen zu einzelnen Prozessschritten (Verknüpfung mit vorhandenem Material) Direkter Aufruf aus Anwendungen, um den Standort im aktuellen Anwendungsprozess und dessen Kontext zu visualisieren Rückkanal der User um z.b. Change Requests/Requirements bei Prozessschritten zu melden (evtl. Servergestützt), um somit eine usergesteuerte Weiterentwicklung des Echtsystems zu unterstützen 12 14

Anwendungsprozess und dessen Kontext zu visualisieren Rückkanal der User um z.b.

13 Einsatzmöglichkeiten Darstellung/Kommunikation/Präsentation von Prozessabläufen Dezentrale Vermarktung von zentralen IT Systemen in globalen Organisationen Zielgruppengerechte Visualisierung von Tools auf Homepage und in Verkaufsgesprächen mit Kunden Darstellung von Dienstleistungen Interne (virtuelle) Messe für neue Mitarbeiter im Intranet 13 14

Zielgruppengerechte Visualisierung von Tools auf Homepage und in Verkaufsgesprächen

14 Der Spezialist für Kommunikation, Qualifizierung und Wissensmanagement HQ Interaktive Mediensysteme GmbH Wilhelmstraße Wiesbaden Deutschland T F E info@hq.de HQ Lern- und Informationssysteme AG Bernoullistrasse Basel Schweiz T F E info@hq.de 14 14

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