4PLAN Managed Service HR Controlling Prozess und Leistungen

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1 World Class HR Controlling 4PLAN Managed Service HR Controlling Prozess und Leistungen Autor: Hanns- Dirk Brinkmann Version: 1.0

2 1 Einleitung Phasen im Überblick Leistungen Monatliche Leistungen Leistungen in einer Hochrechnungsrunde Leistungen in der Planungsrunde Sonstige Leistungen... 6 Seite 2 von 6

3 1 EINLEITUNG Software4You (S4U) bietet an, HR Controlling auf Basis von 4Plan im Managed Service zu betreiben. Der Begriff Managed Service bedeutet, dass S4U die in diesem Dokument beschriebenen Tätigkeiten die monatlich oder im Zusammenhang mit einer Planungs- oder Hochrechnungsrunde anfallen, für den durchführt. Dieses Dokument beschreibt die Leistungen, die S4U in diesem Zusammenhang erbringt. 2 PHASEN IM ÜBERBLICK Systeme im Managed Service können sich entweder in der Implementierungs- oder in der Betriebsphase befinden. Leistungen die in der Implementierungsphase erbracht werden (Aufbau des Systems, Abbilden der Berechnungslogik, Schnittstellen, Berichte, etc.) werden nicht über die monatliche Gebühr berechnet, sondern als Projekt durchgeführt und ebenso vergütet. Die Implementierungsphase ist nicht Gegenstand dieses Dokuments. Der Umfang der in der Betriebsphase erbrachten Leistungen ist im Jahresverlauf unterschiedlich, neben verschiedenen monatlich erbrachten Leistungen werden in den Hochrechnungs- und Planungsphasen zusätzliche Leistungen erbracht. Typischerweise führt ein Unternehmen pro Jahr drei Hochrechnungsrunden und eine kombinierte Hochrechnungs- und Planungsrunde durch. In jedem Monat werden Istwerte geladen und daraus ein Soll/Ist Vergleich zur laufenden Hochrechnung (sofern verfügbar) und dem Plan durchgeführt. Die nachfolgende Grafik zeigt die Verteilung von Hochrechnungs- und Planungsrunden in einem Jahr beispielhaft, wobei grün markierte Monate Hochrechnungen und der rot markierte Monat Hochrechnung + Planung kennzeichnet. An blau markierten Monaten findet keine Neubewertung der Zukunft statt. In allen Monaten werden aktuelle Istdaten geladen und Berichte zur Verfügung gestellt (Soll/Ist Vergleich bzw. Hochrechnungs- und Planungslisten). Jan Mar Mai Jul Sep Nov Feb Apr Jun Aug Okt Dez Die im Rahmen des Managed Service erbrachten Leistungen richten sich nach diesem Modell: 1) In jedem Monat werden Istwerte importiert, NN zugeordnet und ein Reporting (Soll/Ist Vergleiche, etc.) bereitgestellt 2) In drei Monaten pro Jahr wird eine Hochrechnungsrunde durchgeführt; hierbei werden Zukunftswerte für das laufende Jahr ermittelt, Bearbeitungs- und Ergebnislisten erzeugt, etc. 3) In einem Monat pro Jahr wird eine Planungsrunde durchgeführt; hierbei werden Planwerte für Mitarbeiter für das laufende Jahr und maximal 2 vollständig in der Zukunft liegenden Jahre ermittelt, Vorschlagswerte generiert, Bearbeitungs- und Ergebnislisten erzeugt, etc. Seite 3 von 6

4 3 LEISTUNGEN 3.1 MONATLICHE LEISTUNGEN Es werden folgende Leistungen erbracht: NN Handling Lohnart PG Zuordnung Modellpflege Import von Istwerten Aktualisierung Zukunft lfd. Jahr Berichtswesen: Soll/Ist Vergleich Sonderauswertungen Es wird eine Liste mit NN und neuen Mitarbeitern erzeugt und an den versendet; nach Bearbeitung werden die Daten in 4PLAN verarbeitet Prüfung der Istwerte auf neue Lohnarten; Erzeugen einer entspr. Liste und Versendung an den ; Einarbeitung von Änderungen Prüfung des Planungsmodells, ggfs. Anpassung an Planungsgrößen Importieren der Istwerte aus dem Entgeltabrechnungssystem; Prüfung der Protokolldaten; bei Bedarf Klärung von Fragen mit dem Neubewertung der Werte pro Mitarbeiterbeiter auf Basis bestehender Zukunftsfensterdaten (Ereignisse) Vorbereiten der Berichte (Einstellung Zeitraum, etc.) Erzeugung von Sonderauswertungen; diese werden nach Komplexitätspunkten bewertet, pro Monat kann ein Komplexitätspunkt verbraucht werden Zuordnung von neuen MA zu NN, Entscheidung zu NN die im aktuellen Monat eintreten sollten, für die im aktuellen Monat kein neuer Mitarbeiter gefunden wurde Prüfung der neuen Lohnarten, Entscheidung auf welche Planungsgröße diese geschrieben werden sollen Mitarbeit Bei Bedarf Prüfung von Sachverhalten Abrufen der Berichte Sonderauswertung beschreiben Seite 4 von 6

5 3.2 LEISTUNGEN IN EINER HOCHRECHNUNGSRUNDE Monatliche Leistungen Parameterkonferenz und Pflege von Systemparametern Modellpflege Bearbeitungslisten Ergebnislisten Änderungsverarbeitung Korrekturphase Hochrechnungsabschluss Sonderauswertungen Erbringung der in Kapitel 3.1 genannten Leistungen Erzeugung einer Parameterliste mit Vorschlagswerten zu Parameter (Sozialversicherungssätze, Tarife, etc.); Übergabe an den und Einarbeitung der gewünschten Änderungen Prüfung des Planungsmodells, ggfs. Anpassung an Planungsgrößen Vorbereitung von Bearbeitungslisten für die Endanwender (Pflege von Rechten, etc.) Vorbereitung der Ergebnislisten für die Endanwender und die Personalabteilung (Status Quo vor Einarbeitung von Änderungen) Erfassung der von den Endanwender gewünschten Änderungen an Zukunftsdaten, NN Anlage, etc. Wiederholung der Tätigkeiten Bearbeitungslisten, Ergebnislisten und Änderungsverarbeitung Bereitstellung der finalen Ergebnislisten, Erzeugung von Übergabedaten für das Controlling, Festschreibung der Hochrechnung in neuer Datenart Erzeugung von Sonderauswertungen; diese werden nach Komplexitätspunkten bewertet, pro Hochrechnungsrunde können zwei Komplexitätspunkte verbraucht werden Vgl. Kapitel 3.1 Prüfung, Änderung, Freigabe Mitarbeit Aufruf der Listen pro Endanwender und Verteilung bzw. (wenn Endanwender selbst auf die Berichte in der ADP World zugreifen können) Information der Endanwender dass die Berichte bereitstehen Aufruf der Listen pro Endanwender und Verteilung bzw. (wenn Endanwender selbst auf die Berichte in der ADP World zugreifen können) Information der Endanwender dass die Berichte bereitstehen Zusendung der bearbeiteten Änderungslisten für die Verarbeitung s.o. Sonderauswertung(en) beschreiben Seite 5 von 6

6 3.3 LEISTUNGEN IN DER PLANUNGSRUNDE Eine Planungsrunde entsprich im Wesentlichen einer Hochrechnungsrunde, allerdings mit verlängertem Planungshorizont (2 Jahre + Rest lfd. Jahr). Monatliche Leistungen Plandatenarten erzeugen Vorschlagswerte erzeugen Leistungen der Hochrechnungsrunde Planungsabschluss Sonderauswertungen Erbringung der in Kapitel 3.1 genannten Leistungen Anlagen von Datenarten für die Planung Erzeugung von Vorschlagswerten (Entgeltsteigerung, Einmalzahlungen, etc.) Erbringung der in Kapitel 3.2 Bereitstellung der finalen Ergebnislisten, Erzeugung von Übergabedaten für das Controlling, Festschreibung der Planung (Umwandlung in Budget ) Erzeugung von Sonderauswertungen; diese werden nach Komplexitätspunkten bewertet, pro Hochrechnungsrunde können vier Komplexitätspunkte verbraucht werden Vgl. Kapitel 3.1 Definition der Berechnung / gewünschten Steigerung, Personenkreis, etc. Vgl. Kapitel 3.2 Sonderauswertung(en) beschreiben 3.4 SONSTIGE LEISTUNGEN Es werden folgende sonstigen Leistungen erbracht: Planungskalender Rückfragen / Support Abstimmung des Planungskalenders (wann, was); Terminplanung Beantwortung von technischen und fachlichen Fragen zum System Definition / Nennung Seite 6 von 6

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