DATEV Anwalt pro Tipps und Tricks

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1 DATEV Anwalt pro Tipps und Tricks Übungen und Lösungen Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /07-01 Bestell-Art.-Nr.: 37811

3 Vorwort Die Schulungsunterlage DATEV Anwalt pro Tipps und Tricks will Ihnen die Arbeit mit Anwalt pro erleichtern. Dabei sollen Tipps und Tricks helfen, das Leistungsspektrum von Anwalt pro kennen zu lernen und gleichzeitig vorhandenes Wissen gezielt aufzufrischen. Es handelt sich nicht um trockene Theorie, sondern um praxisgerechte Übungen, die fallbezogen mit Screenshots durch das Programm führen. Die passende Lösung finden Sie direkt im Anschluss an die jeweilige Übung. Im Anhang stehen Ihnen weiterführende Informationen mit Hinweisen auf unsere Arbeitsunterlagen zur Verfügung. So haben Sie die Möglichkeit, Ihr Wissen hinsichtlich der favorisierten Themen zu vertiefen. Sie können anhand des Inhaltsverzeichnisses die für Sie relevanten Themenkreise selektieren. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. IHRE MEINUNG IST UNS WICHTIG Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Inhaltsverzeichnis 1 Anlage individueller Filter/Erstellung von Listen 5 Inhaltsverzeichnis 2 Telefonische Aktenauskunft über Schnellinfos erteilen Terminerfassung 9 3 Mitarbeiter Einstellung der Grußformel 11 4 Vorbelegung von Feldern für die Aktenanlage 15 5 Einstellung der Aktenkompaktanlage 17 6 Kompaktanlage einer Akte 19 7 Unterdrückung des Mandantennummerndialogs 27 8 Schließen einer Akte ohne Wiedervorlagen-/ Fristendialog 29 9 Vorbelegung der Korrespondenz anhand der Anrede bei der Anlage von Adressaten Erstellung individueller Beziehungsarten 35 2

5 11 Anlage einer neuen Institution Änderung der Kommunikations daten eines Ansprechpartners einer Institution Einstellung von Nummernkreisen Ausblenden von Programmbereichen Einbindung zusätzlicher Programme Fristen Einstellung des 2-Augen-Prinzips 53 Inhaltsverzeichnis 17 Einstellung von Fristtypen Synchronisation von Terminen mit Microsoft Outlook Einstellungen zu Wiedervorlagen Schnellverfügung anlegen Einstellung von Dokumentarten 69 3

6 22 Anlage eines fristbehafteten Posteingangs Fristerledigung mit Postausgang 75 Inhaltsverzeichnis 24 Erstellen von Schreiben ohne Aktenbezug Rechnung erstellen Suchen in der Programmhilfe Individuelle Gestaltung von -Betreffzeilen mit -Integration (RA) Mehrere Dokumente per verschicken mit -Integration (RA) Stichwortverzeichnis 95 4

7 1 Anlage individueller Filter/Erstellung von Listen 5

8 ÜBUNG 1: ANLAGE INDIVIDUELLER FILTER/ERSTELLUNG VON LISTEN IHRE AUFGABE: 1 Anlage individueller Filter/ Erstellung von Listen Legen Sie einen eigenen Aktenfilter an, mit dem Sie sämtliche Zivilrechtsakten eines Mitarbeiters aus dem Jahre 2011 in einer Liste anzeigen. LÖSUNG ZU ÜBUNG 1: ANLAGE INDIVIDUELLER FILTER/ERSTELLUNG VON LISTEN 1) Klicken Sie in der Aktenliste z. B. Alle Akten auf das Symbol. 2) Klicken Sie auf den Eintrag Neuen Filter anlegen. In der Registerkarte Neuer Filter Werte eingeben geben Sie im Feld Bezeichnung den Filternamen ein, z. B. Anwaltexempels Zivilrechtsakten aus ) Klicken Sie auf den Link und legen Sie das erste Filterkriterium (Sachbearbeiter) fest. Klicken Sie erneut auf den Link, um die weiteren Filterkriterien (Referat, Registernummer) einzugeben. 4) Bestätigen Sie Ihre Angaben mit. 6

9 ERGEBNIS: Sie haben einen individuellen Filter (z. B. Anwaltexempels Zivilrechtsakten aus 2011) angelegt, der sämtliche Zivilrechtsakten des gewählten Mitarbeiters in der Gesamtliste sucht und in einer Liste anzeigt. 1 Anlage individueller Filter/ Erstellung von Listen 7

10 2 Telefonische Aktenauskunft über Schnellinfos erteilen Terminerfassung 9

11 2 Telefonische Aktenauskunft über Schnellinfos erteilen Terminerfassung ÜBUNG 2: TELEFONISCHE AKTENAUSKUNFT ÜBER SCHNELLINFOS ERTEILEN TERMIN ERFASSUNG IHRE AUFGABE: Ein Mandant ruft an und fragt Sie, ob die Klage in der Sache gegen xy schon zum Gericht geschickt wurde. Zudem bittet er Sie um einen Termin für ein weiteres Beratungsgespräch in dieser Sache. Erteilen Sie die gewünschte Auskunft. Erfassen Sie den Beratungstermin mit Verbindung zur aktuellen Akte. LÖSUNG ZU ÜBUNG 2: TELEFONISCHE AKTENAUSKUNFT ÜBER SCHNELLINFOS ERTEI LEN TERMINERFASSUNG 1) Geben Sie in der Registerkarte Alle Akten im Feld Schnellsuche die Anfangsbuchstaben des Kurzrubrums, bzw. die ersten Ziffern der Registernummer ein. 2) Markieren Sie die gesuchte Akte in der Ergebnisliste. 3) Starten Sie über die Schnellinfo Postein-/Postausgang den gleichnamigen Zusatzbereich. Hier sehen Sie, wann/ob das Dokument (Klageschrift) auf dem Postwege versendet wurde und können so die gewünschte Auskunft erteilen. 4) Klicken Sie im Zusatzbereich Kontextbezogene Links unter Aktenfunktion ausführen auf den Link. 5) Erfassen Sie im gleichnamigen Dialogfenster in der Registerkarte Details als Betreff Beratung und als Terminart Kanzleitermin. Bestimmen Sie den Ort, an dem der Termin stattfinden soll, z. B. Konferenzraum. Prüfen Sie, ob der als Teilnehmer vorbelegte Hauptsachbearbeiter der Akte der Mitarbeiter ist, der den Termin wahrnehmen wird und legen Sie Datum und Uhrzeit/Dauer fest. Im Bereich Verknüpfung ist bereits die Akte hinterlegt, welche Sie zuvor zur Auskunftserteilung in der Liste Alle Akten markiert haben ( Punkt 2). 6) Klicken Sie auf das Symbol (Speichern und Schließen). ERGEBNIS: Sie haben eine telefonische Auskunft mittels der aktenbezogenen Schnellinfo Postein-/Postausgang erteilt sowie einen Termin erfasst. 10

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