Einleitung. Zielgruppe. Voraussetzungen. Software

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1 Einleitung An immer mehr Arbeitsplätzen ist der professionelle Umgang mit Microsoft Office-Produkten ein absolutes Muss. Die vorliegende Schulungsunterlage hilft Ihnen, das Programm Microsoft Office Outlook 2007 gewinnbringend einzusetzen. Zielgruppe Diese Schulungsunterlage ist für Personen gedacht, die das Ziel haben, die Funktionen von Microsoft Outlook 2007 zu beherrschen. Sie ist in erster Linie als Begleitmaterial für den Unterricht in einer Schulung gedacht. Sie erfahren darin auch, welche Techniken Sie beherrschen müssen, um den Zertifizierungstest für Microsoft Outlook 2007 erfolgreich abzuschließen und so Ihre individuellen Fähigkeiten durch Ablegen der Prüfung zum Microsoft Certified Application Specialist bestätigen zu lassen. Der Nachweis einer solchen Kompetenz ist ein entscheidendes Kriterium für verbesserte Bewerbungs- und Aufstiegschancen. Voraussetzungen Kenntnisse in Outlook 2007 werden für die Arbeit mit dieser Unterlage nicht vorausgesetzt. Um aber sinnvoll damit arbeiten zu können, sollten die für die Arbeit am Rechner notwendigen Grundkenntnisse bei Ihnen vorhanden sein: Sie sollten die Arbeit mit dem Betriebssystem Microsoft Windows XP oder Windows Vista beherrschen. Dazu gehört, dass Ihnen Begriffe und Elemente wie Startmenü, Arbeitsplatz, Systemsteuerung, Drag & Drop, Ordner und Dateien geläufig sind und dass Sie mit den wesentlichsten Werkzeugen zur Bedienung eines Programms wie Menüs, Symbolleisten und Dialogfeldern vertraut sind. Sie sollten ferner wissen, wie man eine Verbindung zum Internet herstellt. Grundsätzlich wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit der Bedienung von Tastatur und Maus auskennen. Sie sollten Grunderfahrungen bei der Nutzung des Internets haben und die Bedeutung von Begriffen wie und Link kennen. Software Um die in den Lektionen dieser Schulungsunterlage angesprochenen Übungen praktisch nachvollziehen zu können, muss Microsoft Windows XP oder Windows Vista sowie Microsoft Office Outlook oder eine Version von 2007 Microsoft Office System, die dieses Programm enthält -- auf Ihrem Arbeitsrechner ordnungsgemäß installiert sein. Ausgegangen wird von einer Standardeinrichtung des Programms, wie sie direkt nach einer Neuinstallation vorhanden ist. 5

2 Konventionen Dieser Unterlage liegen einige Konventionen zugrunde, mit denen Sie sich vor der Arbeit vertraut machen sollten. Übungen Die Anleitungen für praktische Übungen, die Sie unbedingt nachvollziehen sollten, werden in nummerierten Schritten angegeben. Sie finden in dieser Unterlage aber auch viele zusätzliche Hinweise, die nicht als Übung gekennzeichnet sind. Diese Themenbereiche können ebenfalls Inhalt des Zertifizierungstests sein. Tastatureingaben Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzeitig drücken müssen. Die Angabe (Strg)+(C) bedeutet beispielsweise, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten müssen, während Sie die (C)-Taste drücken. Allgemeine Hinweise Text, den Sie eingeben sollen, ist fett gedruckt. Oberflächenelemente, beispielsweise die Namen von Menüs und Befehlen, sowie andere wichtige Bezeichnungen sind kursiv gedruckt. Mit diesem Symbol sind Abschnitte gekennzeichnet, in denen Lernziele der Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Certified Application Specialist behandelt werden. Eine Übersicht der Lernziele finden Sie ab Seite 7. Dateien für den Abschlusstest Die Fragen und Antworten für den Abschlusstest, den Sie am Ende der Schulungsunterlage finden, können Sie im Word-Format kostenlos aus dem Internet herunterladen. Nehmen Sie dazu folgende Schritte vor: 1. Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Seite 2. Tippen Sie im Eingabefeld für die ISBN-Nummer, und zwar hinter dem Text (978) die Zahl 064 ein. 3. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Wartezeit erscheint das Suchergebnis. 4. Klicken Sie im Suchergebnis auf den angezeigten Link. 5. Klicken Sie auf den Link unter Downloads und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie dabei direkt das Verzeichnis, in dem Sie die Dateien installieren möchten. 6. Schließen Sie den Browser. 7. Öffnen Sie die Datei. Bei der Datei handelt es sich um ein selbstentpackendes Archiv. Beim Entpacken wird der Ordner Abschlusstest erstellt, in dem Sie die für den Test benötigten Dateien befinden. 6 Einleitung

3 Microsoft Certified Application Specialist Lernziele Das Zertifizierungssystem Microsoft Certified Application Specialist definiert einen Satz von Lernzielen, die sich wiederum in allgemeinere Fähigkeitsgruppen gliedern. Wenn Sie sich auf die Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Certified Application Specialist vorbereiten wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die zugehörigen Lernziele erreicht haben. Lernziel Beschreibung Seite 1 -Nachrichten verwenden 1.1 Erstellen und Versenden einer -Nachricht Nachricht an mehrere Empfänger senden Nachricht beantworten Nachricht erneut senden Nachricht weiterleiten Signaturen und Abwesenheitsnotizen erstellen und verwalten Persönliche Signatur erstellen und bearbeiten Abwesenheitsnotizen für Empfänger innerhalb und außerhalb der Organisation erstellen Nachrichtenanhänge verwenden Dateien und Outlook-Elemente an -Nachrichten anhängen Vorschau für Nachrichtanhänge verwenden Nachrichtanhang in einem bestimmten Ordner speichern Einen Nachrichtanhang öffnen Vertraulichkeit und Wichtigkeit einer -Nachricht einstellen Vertraulichkeit einer -Nachricht einstellen Wichtigkeit einer -Nachricht einstellen Sicherheitseinstellungen für -Nachrichten konfigurieren Nachricht digital signieren Zugriffsberechtigungen für -Nachricht festlegen Nachricht verschlüsseln Übermittlungseinstellungen für -Nachrichten konfigurieren Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen und das Nachverfolgungskennzeichen entfernen Nachricht verzögert zustellen Lese- oder Übermittlungsbestätigung anfordern... 38, Umfragen mit Standard- und benutzerdefinierten Schaltflächen erstellen Festlegen, dass die Antwort an eine bestimmte Adresse geschickt werden soll Nachrichten ansehen Lesebereich anzeigen, verbergen und verschieben... 20, AutoVorschau für Nachrichten verwenden... 20, 22 2 Kalender verwenden 2.1 Termine, Besprechungen und Ereignisse erstellen Einmaligen Termin, einmaliges Ereignis oder einmalige Besprechung erstellen Terminserie, Besprechungsserie oder Ereignisserie erstellen , 123 7

4 Lernziel Beschreibung Seite Termin, Besprechung oder Ereignis aus einer -Nachricht erstellen Termin, Besprechung oder Ereignis aus einer Aufgabe erstellen Termin, Ereignis oder Besprechung als privat kennzeichnen Besprechungsanfragen versenden Erforderliche Teilnehmer zu einer Besprechung einladen Optionale Teilnehmer zu einer Besprechung einladen Feststellen, wann Besprechungsteilnehmer zur Verfügung stehen Status einer Besprechungsanfrage überwachen Besprechungsressourcen planen Besprechungen aktualisieren, ändern und absagen Datum und/oder Uhrzeit einer Besprechung ändern Weitere Teilnehmer zu einer Besprechung einladen Ein Element einer Besprechungsserie ändern Aktualisierungen zu einer Besprechung nur an hinzugefügte Teilnehmer senden Besprechung absagen Kalendereinstellungen anpassen Ihre Arbeitswoche definieren Mehrere Zeitzonen anzeigen Ihre Zeitzone ändern Vordefinierte Feiertage in den Kalender eintragen Ihren Kalender gemeinsam mit anderen nutzen Festlegen, wer wie Ihre Frei/Gebucht-Informationen sehen darf Ihren Kalender im Netzwerk für andere Outlook-Anwender freigeben Kalenderinformationen in einer -Nachricht senden , Kalenderinformationen auf Office Online veröffentlichen Andere Kalender ansehen Einen im Netzwerk freigegebenen Kalender eines anderen Outlook-Anwenders ansehen Internetkalender abonnieren Mehrere Kalender im Überlagerungsmodus ansehen Aufgaben verwenden 3.1 Aufgaben erstellen, bearbeiten und als erledigt markieren Aufgabenserie erstellen Aufgabe aus einer -Nachricht heraus erstellen Status, Priorität und Fortschritt einer Aufgabe einstellen , 139, Aufgaben als erledigt markieren Aufgabe als privat kennzeichnen Aufgaben annehmen, ablehnen, delegieren, aktualisieren und Statusberichte versenden Aufgaben an andere delegieren Auf eine Aufgabenanfrage reagieren Statusbericht zu einer angenommenen Aufgabe versenden Kontakte und persönliche Kontaktinformationen verwenden 4.1 Kontakte erstellen und bearbeiten Neuen Kontakt erstellen Kontakt aus einer -Nachricht erstellen Kontakt aus einer elektronischen Visitenkarte erstellen Lernziele

5 Lernziel Beschreibung Seite Kontakt aus Outlook-Kontaktelement heraus erstellen Kontaktinformationen ändern Elektronische Visitenkarte erstellen und verwenden Elektronische Visitenkarte bearbeiten Elektronische Visitenkarte versenden Elektronische Visitenkarte in Ihrer Signatur verwenden Verteilerlisten erstellen und bearbeiten Zweites Adressbuch erstellen Weiteres Adressbuch für persönliche Kontakte erstellen Weiteres Adressbuch aus einer Datei importieren Informationen organisieren 5.1 Farbkategorien für Outlook-Elemente verwenden Farbkategorien für Nachrichten, Termine, Besprechungen, Kontakte und Aufgaben verwenden... 57, 88, 101, 103, Farbkategorien bei der Suche nach Outlook-Elementen verwenden... 88, 109, Outlook-Datendateien erstellen und verwenden Datendatei erstellen Eine Datendatei zu einem Outlook-Profil hinzufügen und sie aus dem Profil entfernen.. 92, Einstellungen der Datendatei ändern Nachrichtenordner verwenden Nachrichtenordner erstellen und verschieben Nachrichten zwischen Ordnern verschieben Festlegen, in welchem Ordner eine gesendete Nachricht gespeichert werden soll Inhalte der Ordner Gelöschte Objekte und Junk- löschen Unerwünschte Junk- filtern Suchfunktionen verwenden, um Outlook-Elemente zu finden Alle -Ordner in einem Suchvorgang durchsuchen Alle mit einem Kontakt verbundenen Outlook-Elemente anzeigen Aufgaben und Kontakte suchen... 86, 87, Farbkategorien bei der Suche nach Outlook-Elementen verwenden... 59, 62, 64, 88, Benutzerdefinierten Suchordner erstellen Regeln zum Verwalten von -Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen Regel erstellen, um -Nachrichten zu verschieben Regel erstellen, um -Nachrichten eine Farbkategorie zuzuweisen Regel erstellen, um -Nachrichten weiterzuleiten Regel erstellen, um -Nachrichten zu löschen Outlook 2007 konfigurieren Aufgabenleiste anzeigen, verbergen oder minimieren Aufgabenleiste konfigurieren Standardformat für -Nachrichten ändern Auf Outlook 2007 über das Internet zugreifen...16 Lernziele 9

6 Eingangstest In der Einleitung wurde bereits erwähnt, dass die Kenntnis von Microsoft Outlook 2007 keine Voraussetzung für die sinnvolle Arbeit mit dieser Schulungsunterlage ist. Sie sollten aber in der Lage sein, die folgenden Fragen zum Betriebssystem Windows XP/Windows Vista zu beantworten: Was ist der Windows-Desktop? Wie startet man ein Anwendungsprogramm? Wie öffnet man die Systemsteuerung und wozu dient sie? Wozu dient die Taskleiste? Wie nennt man den Bereich am rechten Rand der Taskleiste und wozu dient er? In welchem Ordner werden selbst erstellte Dateien standardmäßig gespeichert und wie zeigt man den Inhalt dieses Ordners an? Was versteht man unter dem Begriff Arbeitsplatz (Windows XP) bzw. Computer (Windows Vista) und wie zeigt man seinen Inhalt an? Mit welcher Funktionstaste öffnet man die Hilfe zu einem Programm? Was versteht man unter Drag & Drop? Was versteht man unter einer ? Was versteht man unter einem Hyperlink? 10 Eingangstest

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