Qualität steigern. Zeit und Kosten sparen. PROJECT SYSTEM ENGINEERING SOFTWARE PROJECT SYSTEM ENGINEERING SOFTWARE

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1 PROJECT SYSTEM ENGINEERING SOFTWARE PROJECT SYSTEM ENGINEERING SOFTWARE Qualität steigern. Zeit und Kosten sparen. Die Project System Engineering Software ist Garant für erfolgreiches und konkurrenzfähiges Projektmanagement.

2 Seite 2 von 12 PROJECT SYSTEM ENGINEERING SOFTWARE Kurzbeschreibung Die Project System Engineering Software erlaubt Ihnen, sich als Projektleiter, Teilprojektleiter oder System Engineer auf die Leitungsaufgaben zu konzentrieren. Sie verringert den administrativen Aufwand langfristig um bis zu 30 Prozent. Die Planung, das Erfassen von Projektphasen, Meilensteinen, Arbeitspaketen, Reports, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen erfolgt standardisiert. Diese Standardisierung mit zwingenden Basisvorgaben führt zu einer höheren Qualität im Projektmanagement und steigert den Projekterfolg. Erfasste Änderungen im Projektverlauf werden dank den verankerten Abhängigkeiten automatisch aktualisiert. Die Anwender aller Stufen erhalten damit den neusten Stand der Projektentwicklung und der Trendanalysen zu den Meilensteinen, Risiken und Kosten. Diese laufend angepassten Grundlagen ermöglichen den Projektleitern, die richtigen Führungsentscheide zu treffen und den Projekterfolg zu erhöhen. Das integrierte Portfolio-Management als Verbindung zwischen Projektplanung und Projektentwicklung erlaubt, alle Projekte innerhalb eines Unternehmens quantitativ und qualitativ mit demselben Massstab zu vergleichen. Damit sind die Verantwortlichen in der Lage richtig zu priorisieren und adäquate Entscheidungen zu fällen. Die Projektmitarbeitenden sowie deren Wissen sind zentral organisiert. Dies garantiert, dass die Ressourcen optimal eingesetzt werden können. Ausserdem vereinfacht die Software die Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten. Die Project System Engineering Software entstand in der praktischen Anwendung und aufgrund langjähriger Erfahrung. Damit nicht nur die Projektbeteiligten auf dem neusten Stand sind, sondern auch die Software, optimieren wir den Projektmanagement-Prozess in der Software kontinuierlich.

3 Seite 3 von 12 Kurzbeschreibung der Funktionen PROJEKT SETUP Projektanträge werden in der Project System Engineering Software (PSES) standardisiert verfasst und zur Freigabe unterbreitet. So ist garantiert, dass alle notwendigen Angaben vorhanden sind. FUNKTIONEN IM PROJEKTMANAGEMENT Die Funktionen der Antragsteller, des Decision Committee (Entscheider), des Steering Comittee (Steuerungsausschuss), der Auftraggeber, der Projektleiter, der Teilprojektleiter und der Projektmitarbeiter sind in der Software hinterlegt. Durch die eindeutige Zuordnung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu den einzelnen Funktionen erübrigen sich Diskussionen zu diesen Punkten. SKILL MANAGEMENT Die Fähigkeiten (Skills) von Projektleitern, Teilprojektleitern und Projektmitarbeitern sind in der Skill Management-Datenbank erfasst und kategorisiert. Die praktische Projekterfahrung fliesst anhand der Erfassung der laufenden Projekte automatisch in die Datenbank ein. Die Leistungen der in Projekten beschäftigten Personen werden über mehrere Projekte hinweg dokumentiert. Dies erlaubt, für weitere Projekte, diejenigen Personen mit den zutreffendsten Fähigkeiten beizuziehen. Personen mit zu geringen Fähigkeiten werden weiter ausgebildet. Damit sind negative Überraschungen aufgrund fehlender Fähigkeiten ausgeschlossen. Anhand des Know-hows und der Erfahrung erfolgt auch automatisch die Einstufung der Projektleiter und Teilprojektleiter in die Levels A, B, C oder D der International Project Management Association (IPMA) oder in die verschiedenen Levels des Project Management Institute (PMI).

4 Seite 4 von 12 FÜHRUNG Mit einer standardisierten Projektführung sind Projektleiter in der Lage, alle Projekte vergleichbar zu führen. Gerade für Unternehmen mit unterschiedlichen Projekten ist die standardisierte und damit vergleichbare Projektführung von Vorteil. PLANUNG Die Planung der Projekte erfolgt aufgrund der standardisierten Eingabe von Meilensteinen, Projektphasen, Prozessen, sowie der Termine und Kosten, einheitlich. Die Projektleiter planen somit die Projekte automatisch richtig, Projektmanagement nach Gutdünken des Projektleiters gehört der Vergangenheit an. Die Erfolgschancen der Projekte erhöhen sich dadurch massiv. KOORDINATION Die Project System Engineering Software sorgt für eine effiziente Planung, Koordination und Durchführung von Meetings. Die Protokolle werden standardisiert erstellt, unerledigte Aufgaben transferiert die Software automatisch in eine «Open Action Item List», damit sie im Folgemeeting wieder in den Traktanden erscheinen. Während der Meetings erfasste Protokolle liegen den Sitzungsteilnehmern unmittelbar nach dem Meeting im PDF-Format am eigenen Arbeitsplatz vor. ACTION ITEM LIST Unerledigte Aufgaben werden in einer Action Item List aufgeführt. Die Aufgaben (Action Items) sind der verantwortlichen Person zugeteilt und mit Terminen versehen.

5 Seite 5 von 12 RISK MANAGEMENT Mit dem standardisierten Risk Management werden die Risiken erfasst, priorisiert, geeignete Massnahmen festgelegt und die daraus eventuell entstehenden Kosten beziffert. Durch die Standardisierung können die Risiken projektübergreifend verglichen, allfällige Risikoherde festgestellt und anschliessend eliminiert werden. STAKEHOLDER MANAGEMENT Stakeholder und ihre Funktionen im Projekt werden in einer Datenbank kategorisiert erfasst. Dabei werden ihnen eine Stakeholder-Klasse sowie eine Priorisierung zugewiesen. STATISTIK Mit der Statistikfunktion definieren die Nutzer Statistiken ihrer Wahl aufgrund der bereits bestehenden Daten in der Datenbank der Project System Engineering Software. CONTROLLING / REPORTING Das Projekt Reporting zu den Projektabläufen erfolgt standardisiert und basiert auf Kennzahlen. Die Standardisierung erlaubt den Vergleich verschiedener Projekte miteinander. COCKPIT Die Cockpits beruhen auf übersichtlichen Standardreports im A4-Format, die alle relevanten Kennzahlen für die erfolgreiche Projektführung enthalten.

6 Seite 6 von 12 TRENDANALYSE Die standardisierten Trendanalysen zeigen den zeitlichen Projektverlauf sowie den Trend der Projektentwicklung. Die Software verfügt über Trendanalysen zu Projektmanagern, Stakeholders, Meetings, Action Items, Meilensteinen, Kosten und zum Risk Management. MANAGEMENT Die Project System Engineering Software unterstützt den Projektleiter in seinen Managementfunktionen. Sie hilft in der Qualitätssicherung, in der Führung, im Change Management, in der Prozesssicherheit, in der Konfiguration und im Vertragsmanagement. ENGINEERING CHANGE PROPOSAL / REQUEST (ECP) In jeder Phase des Projektes kann mit der Project System Engineering Software ein Engineering Change Proposal / Request aufgesetzt werden, um damit allfällige Änderungen oder neue Bedürfnisse der Kunden in die bestehende und freigegebene Projektplanung einzubinden. Die ECP werden im Change Control Board zentral gesammelt. CHANGE CONTROL BOARD (CCB) Im Change Control Board werden alle Engineering Change Proposals / Requests zentral gesammelt. Die Teilnehmer des CCB entscheiden, wie ein oder mehrere zusammenhängende ECP und ihre Auswirkungen im Projekt berücksichtigt werden müssen. Die Umsetzung der Veränderungen plant und initiiert in der Folge das Projektmanagement.

7 Seite 7 von 12 GLOSSAR Das integrierte Glossar sorgt für ein einheitliches Verständnis der Begriffe. Sie haben die Möglichkeit, neue Begriffe zu definieren und mit Ihren Projektmitarbeitern abzustimmen. Damit ist sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten unter einem Begriff dasselbe verstehen. PROJEKT PORTFOLIO MANAGEMENT Indem die Projekte kategorisiert werden, können sie im Projektportfolio-Management abgebildet, verglichen und priorisiert werden. VERBESSERUNGSMANAGEMENT Im Verbesserungsmanagement werden jene Prozesse und Punkte während eines Projektverlaufes erfasst, welche nicht einwandfrei funktionieren und die zu verbessern sind. Da diese Verbesserungsvorschläge zu jedem Zeitpunkt festgehalten werden können, geraten sie nicht in Vergessenheit. Die kategorisierte Eingabe der Verbesserungen macht spezifische Schwachstellen in den Prozessen, bei Mitarbeitern oder bei deren Funktionen ersichtlich. DOKUMENTATION Die Project System Engineering Software erstellt automatisch die für die Projektführung notwendigen Dokumentationen (Projektantrag, Projektauftrag, Projektplan, Projektstatusbericht, Projektfortschrittsbericht, Controlling-Konzept, Projekt Cockpit, Projektabschlussbericht). Die Project System Engineering Software ist Garant für erfolgreiches und konkurrenzfähiges Projektmanagement.

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