Anwenderhandbuch 3CX VoIP Client, Voic -Funktionalität und Benutzerportal der 3CX IP-Telefonanlage Version 5.0

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1 Anwenderhandbuch 3CX VoIP Client, Voic -Funktionalität und Benutzerportal der 3CX IP-Telefonanlage Version 5.0

2 Copyright , 3CX Ltd. Alle in diesem Dokument angegebenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. In Beispielen verwendete Firmen, Namen und Daten sind, sofern nicht anders angegeben, rein fiktiv. Ohne vorherige ausdrückliche und schriftliche Zustimmung von 3CX Ltd. darf dieses Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form, sei es elektronisch oder mechanisch, oder zu irgendeinem Zweck reproduziert oder übertragen werden. 3CX IP-Telefonanlage für Windows ist durch 3CX Ltd. urheberrechtlich geschützt. 3CX ist eine eingetragene Marke, und 3CX IP-Telefonanlage für Windows und das 3CX- Logo sind Marken von 3CX Ltd. in Europa, den Vereinigten Staaten von Amerika und anderen Ländern. Version 5.0 Letzte Aktualisierung: 18. Dezember 2007

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4 Inhaltsverzeichnis Über die 3CX IP-Telefonanlage... 7 Was ist die 3CX IP-Telefonanlage für Windows?... 7 Vorteile für Nebenstellen-Teilnehmer... 7 Der 3CX VoIP Client... 9 Was ist der 3CX VoIP Client?... 9 Installieren des 3CX VoIP Client... 9 Starten des 3CX VoIP Client Verwenden des 3CX VoIP Client als SIP-Software-Telefon Starten eines Anrufs Annehmen eines Anrufs Weiterleiten von Anrufen Aufzeichnen eines Gesprächs Verwenden des 3CX VoIP Client mit einem Tischtelefon Eigene Statusansicht Status von Nebenstellen, Leitungen und Warteschleifen Anmelden an einer Warteschleife Festlegen der Erreichbarkeit Verbindungen Anrufprotokoll Anpassen der Mikrofonlautstärke Starten von Anrufen aus Microsoft Outlook heraus Einstellungen Voic Einführung Abrufen von Voic per Telefon Abrufen von Voic per -Posteingang Das 3CX Benutzerportal Einführung Anmelden Authentifizierungsoptionen Voic

5 Rufweiterleitung Wichtige Hinweise Erweitert Codes zur Funktionswahl Einführung Aktive Rufübernahme Parken von Anrufen... 29

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7 Über die 3CX IP-Telefonanlage Was ist die 3CX IP-Telefonanlage für Windows? Die 3CX IP-Telefonanlage für Windows ist ein Software-basiertes VoIP-Telefonsystem, das herkömmliche, Hardware-basierte Telefonanlagen/PBX umfassend ersetzt. Die Übertragung von Anrufen erfolgt in Datenpaketen über das Datennetzwerk anstatt über das herkömmliche Telefonnetz. Da die VoIP-Telefone die Infrastruktur des Computernetzwerks nutzen, ist keine gesonderte Verkabelung erforderlich. Darüber hinaus lassen sich bei Einsatz eines VoIP-Gateways bereits vorhandene Telefonleitungen ebenfalls mit der IP-Telefonanlage verbinden Anrufe erfolgen per übliche PSTN-Leitung (Public Switched Telephone Network) über das normale Telefonnetz. Vorteile für Nebenstellen-Teilnehmer Die 3CX IP-Telefonanlage bietet über Nebenstellen angebundenen Teilnehmern zahlreiche Vorteile: Anrufe können standortunabhängig getätigt und entgegengenommen werden, auch außerhalb des Unternehmens. Nebenstellen lassen sich benutzerfreundlich per Webbrowser verwalten. Die Erreichbarkeit anderer Nebenstellen-Teilnehmer lässt sich per Statusansicht leicht überprüfen. Der Status eingehender Leitungen ist schnell abrufbar. Die Anzahl der in einer Warteschleife geparkten Anrufer wird angezeigt. Voic -Nachrichten und Faxmitteilungen lassen sich per -Posteingang empfangen. Das eigene Anrufprotokoll kann mit wenigen Mausklicks abgerufen werden. Ein Rückruf bei Anrufen in Abwesenheit ist schnell gestartet. Die Liste der Nebenstellennummern wird automatisch aktualisiert. Eingehende Anrufe lassen sich mit wenigen Mausklicks an andere Teilnehmer weiterleiten. Seite 7

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9 Der 3CX VoIP Client Was ist der 3CX VoIP Client? Der 3CX VoIP Client ist eine kompakte Windows-Anwendung, mit dem Anrufe wie bei der normalen Telefonie bequem über ein Tischtelefon (Deskphone) oder per Software- Telefon (Softphone) über direkt mit dem Computer verbundene Kopfhörer mit integriertem Mikrofon geführt werden können. Mit der Anwendung werden Sie zudem über die Nebenstellennummer und Erreichbarkeit anderer Teilnehmer informiert. Alle Editionen der 3CX IP-Telefonanlage, die Free Edition eingeschlossen, werden mit dem 3CX VoIP Client ausgeliefert. Es ist jedoch nur mit dem 3CX VoIP Client der Small Business, Pro und Enterprise Edition möglich, die Erreichbarkeit anderer Teilnehmer der Telefonanlage zu kontrollieren. In der Free Edition werden Nebenstellen ausgegraut dargestellt. Installieren des 3CX VoIP Client Der 3CX VoIP Client ist sehr kompakt und leicht zu installieren: 1. Laden Sie die neueste Version des 3CX VoIP Client herunter unter: 2. Klicken Sie auf Starten, um mit der Installation zu beginnen. Geben Sie den Speicherort für den 3CX VoIP Client an. 3. Sie werden gefragt, ob das 3CX VPN installiert werden soll. Mit dem 3CX VPN können Sie Anrufe außerhalb des Unternehmens geschützt und einfach empfangen und tätigen. Falls Sie den 3CX VoIP Client unternehmensextern einsetzen möchten, klicken Sie auf Ja, um die VPN-Treiber zu installieren. Setzen Sie sich mit Ihrem Administrator in Verbindung, falls Sie Fragen zur Installation haben. 4. Die Dateien werden kopiert. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Installation abzuschließen. Seite 9

10 Starten des 3CX VoIP Client Screenshot 1 Anmelden an der 3CX IP-Telefonanlage Starten Sie den 3CX VoIP Client über die 3CX-Programmgruppe. Beim Start werden Sie aufgefordert, Ihre Nebenstellennummer und Voic -PIN sowie den Namen des Servers der 3CX IP-Telefonanlage anzugeben. Ihre Voic -PIN stimmt standardmäßig mit der Nummer Ihrer Nebenstelle überein. Die PIN kann jedoch später geändert werden. 1. Wählen Sie aus, ob Sie ein Tischtelefon oder direkt mit Ihrem Computer verbundene Kopfhörer mit integriertem Mikrofon verwenden. Bei Auswahl der zweiten Option wird der 3CX VoIP Client vollständig als SIP-Software-Telefon (Softphone) genutzt. 2. Geben Sie an, ob Sie sich innerhalb oder von außerhalb des Unternehmens anmelden. Erfolgt die Anmeldung unternehmensextern, klicken Sie zudem auf Einstellungen, um die Verbindungseinstellungen festzulegen. Hierbei müssen Sie die öffentliche IP-Adresse der 3CX IP-Telefonanlage Ihres Unternehmens angeben. 3. Klicken Sie auf OK, um den 3CX VoIP Client aufzurufen. Nach der erfolgreichen Anmeldung wird die Nummer Ihrer Nebenstelle angezeigt. Seite 10

11 Verwenden des 3CX VoIP Client als SIP-Software-Telefon Screenshot 2 Der 3CX VoIP Client im Software-Telefon-Modus 1. Wähltastatur 2. Telefonfunktionen 3. Leitungen 4. Eigene Statusansicht 5. Telefonmodi 6. Statusanzeige anderer Teilnehmer 7. Wählen 8. Auflegen Falls Sie den 3CX VoIP Client mit Kopfhörern einsetzen, arbeitet er als SIP-Software- Telefon, und es wird eine Benutzeroberfläche wie in Screenshot 4 angezeigt. Starten eines Anrufs Um einen Anruf zu starten, geben Sie die Rufnummer mit Hilfe Ihrer Maus über die angezeigte Wähltastatur des Clients oder über Ihre Computertastatur ein. Klicken Sie danach auf das Symbol oder drücken Sie die Eingabetaste, damit die Verbindung aufgebaut wird. Der 3CX VoIP Client führt den Anruf über die zuerst verfügbare Leitung durch. Seite 11

12 Annehmen eines Anrufs Eingehende Anrufe werden vom 3CX VoIP Client mit einem Klingeln und einer über die Client-Oberfläche angezeigten Meldung signalisiert. Zudem wird ein Anrufhinweis in der Systemablage eingeblendet. Screenshot 3 Annehmen eines Anrufs Bei eingehenden Anrufen leuchtet im 3CX VoIP Client die Anzeige der zuerst verfügbaren Leitung auf. Um einen Anruf anzunehmen, klicken Sie auf das Symbol Annahme <insert button>, oder drücken Sie die Eingabetaste. Führen Sie bereits ein Gespräch auf Leitung 1, wird ein eingehender Anruf auf Leitung 2 empfangen und durch ein Blinken ihrer Anzeige signalisiert. Um den Anruf anzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche dieser Leitung. Das auf Leitung 1 geführte Gespräch wird dabei automatisch gehalten, und die Anzeige dieser Leitung blinkt. Um einen Anruf abzuweisen, klicken Sie auf den roten Hörer Auflegen, oder drücken Sie die Escape-Taste. Abgewiesene Anrufe werden wie Anrufe bei Besetzt behandelt und entsprechend weitergeleitet. Anrufe können durch Drücken der Eingabetaste angenommen oder durch Drücken der Escape-Taste abgewiesen werden. Weiterleiten von Anrufen Direkte Weiterleitung ohne Rücksprache (Blind Transfer) Beim Blind Transfer wird ein Anruf ohne Rücksprache mit dem neuen Empfänger direkt an dessen Nebenstelle weitergeleitet. So führen Sie eine direkte Weiterleitung ohne Rücksprache durch: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiterleiten. 2. Geben Sie die Nummer des Empfängers ein, oder doppelklicken Sie in der Statusanzeige auf die gewünschte Nebenstelle. Klicken Sie dann auf das Symbol, oder drücken Sie die Eingabetaste. Weiterleitung nach Rücksprache (Attended Transfer) Beim Attended Transfer wird zuerst Rücksprache mit dem gewünschten Empfänger gehalten, bevor ein Anruf an ihn weitergeleitet wird. So führen Sie eine Weiterleitung nach Rücksprache durch: Seite 12

13 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Leitung 2, und geben Sie die Nummer der Nebenstelle ein, an die der Anruf weitergeleitet werden soll. Statt der Nummerneingabe können Sie auch in der Statusanzeige auf die Nebenstelle des Empfängers doppelklicken. Der über Leitung 1 geführte Anruf wird automatisch gehalten. 2. Informieren Sie den Teilnehmer der anderen Nebenstelle über die geplante Weiterleitung. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiterleiten und auf die Schaltfläche Leitung 1, um die neue Verbindung herzustellen. Aufzeichnen eines Gesprächs Screenshot 4 Aufzeichnen eines Gesprächs Klicken Sie auf die Schaltfläche Gespräch aufzeichnen, um ein Gespräch aufzunehmen. Das Gespräch wird als WAV-Datei auf dem Telefon-Server gespeichert. Verwenden des 3CX VoIP Client mit einem Tischtelefon Screenshot 5 Verwenden des 3CX VoIP Client mit einem Tischtelefon Falls Sie den 3CX VoIP Client mit einem Tischtelefon einsetzen, wird der Client ohne Wähltastatur angezeigt. Das Starten und Annehmen von Anrufen erfolgt wie gewohnt über Ihr Telefon. Sie können jedoch die Verfügbarkeit anderer Teilnehmer der 3CX IP- Telefonanlage und Ihre eigene Statusansicht über die Benutzeroberfläche des 3CX VoIP Client kontrollieren. Seite 13

14 Eigene Statusansicht 1. Nebenstellennummer 2. Anzeige Telefonmodus Softphone/ Deskphone 3. Anzeige Unternehmensintern/ -extern angemeldet 4. Voic 5. Präsenzanzeige Erreichbar/Abwesend Screenshot 6 Eigene Statusansicht Ihre eigene Statusansicht informiert Sie über wichtige Informationen und zeigt folgende Details an: Ihre Nebenstellennummer und Ihren Namen Ggf. noch nicht abgerufene Voic -Nachrichten inklusive ihrer Anzahl Verwendung eines Tischtelefons oder des 3CX VoIP Client als Softphone Modus Unternehmensintern/-extern angemeldet Ihren Erreichbarkeitsstatus (Erreichbar/Abwesend) Darüber hinaus wird beim Starten oder Empfangen eines Anrufs die von Ihnen gerufene Nummer oder die Caller-ID des Anrufers in der Mitte der Statusansicht angezeigt. Unmittelbar darunter werden Sie über den Rufablauf informiert. Status von Nebenstellen, Leitungen und Warteschleifen Der 3CX VoIP Client verfügt über ein Vermittlungsfenster, das über den Status anderer Nebenstellen-Teilnehmer informiert. In der Free Edition werden Nebenstellen jedoch ausgegraut dargestellt. Diese Statusanzeige steht nur in den kostenpflichtigen Editionen der 3CX IP-Telefonanlage bereit. Screenshot 7 Anzeigefilter Standardmäßig werden alle Nebenstellen, Leitungen und Warteschleifen angezeigt. Sie können jedoch per Mausklick auf die entsprechenden Symbole der Werkzeugleiste ausgeblendet werden. Screenshot 8 Hinzufügen/Entfernen von Spalten Mit Hilfe der Plus- und Minus-Symbole der Werkzeugleiste lässt sich das Vermittlungsfenster um weitere Spalten zur Anzeige von Nebenstellen erweitern bzw. reduzieren. Seite 14

15 Screenshot 9 Zu weiteren Nebenstellen wechseln Werden nicht alle Nebenstellen in den vorgegebenen Spalten angezeigt, klicken Sie auf die Pfeilsymbole, um alle weiteren Nebenstellen in der rechten Spalte darzustellen. Anmelden an einer Warteschleife Anrufe können in eine Warteschleife gestellt werden, wenn alle Mitarbeiter im Gespräch sind. Die Festlegung von Mitarbeitern, die als Agenten eine oder mehrere Warteschleifen betreuen sollen, erfolgt über die Verwaltungskonsole der 3CX IP-Telefonanlage. Agenten müssen sich jedoch selbst direkt an der Warteschleife anmelden, um Anrufe entgegennehmen zu können. Hierdurch ist gewährleistet, dass diese nicht an unbesetzte Nebenstellen vermittelt werden. Sind Sie als Agent für die Betreuung von Warteschleifen zuständig, melden Sie sich an diesen an, indem Sie das Menü Aktion aufrufen und Warteschleife > An allen Wartschleifen anmelden auswählen. Anrufe aus der Warteschleife können jetzt an Sie weitergeleitet werden. Festlegen der Erreichbarkeit Screenshot 10 Festlegen der Erreichbarkeit Bei vorübergehender Nichterreichbarkeit können Sie Ihre Präsenzanzeige auf Abwesend ändern. Diese Statusangabe informiert Mitarbeiter und Kollegen und sorgt dafür, dass Anrufe unter Ihrer Nebenstellennummer so behandelt werden, wie für Ihre Nebenstelle im Fall von Besetzt vorgegeben. Legen Sie Ihre Erreichbarkeit über die Werkzeugleiste im oberen Bereich des 3CX VoIP Client fest. Hinweis: Beachten Sie, dass die Einstellung zur Erreichbarkeit beibehalten wird, wenn Sie den 3CX VoIP Client schließen. Verbindungen Der 3CX VoIP Client kann sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens genutzt werden. Für die Verwendung außerhalb des Unternehmens muss jedoch die öffentliche IP-Adresse der Telefonanlage angegeben werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: 1. Rufen Sie das Menü Datei auf, und wählen Sie Verbindungen. Seite 15

16 Screenshot 11 Verbindungseinstellungen für den unternehmensexternen Client-Einsatz 2. Wählen Sie im Dialog Verbindungseinstellungen unter Profil die Verbindung Unternehmensextern. Geben Sie die öffentliche IP-Adresse der 3CX IP-Telefonanlage im ersten Eingabefeld an. Setzen Sie sich mit Ihrem Administrator in Verbindung, falls Sie Fragen zu dieser Angabe haben. Zur Auswahl des Verbindungsprofils Unternehmensextern über den 3CX VoIP Client rufen Sie das Menü Aktion auf, und wählen Sie Standort > Unternehmensextern. Die Verbindung wird mit den entsprechenden Einstellungen aufgebaut. Hinweis: Um sich gegenüber der 3CX IP-Telefonanlage zu authentifizieren, können Sie entweder Ihre Nebenstellen- und PIN-Nummer oder Ihre für die Nebenstelle festgelegte Authentifizierungs-ID und Ihr Authentifizierungspasswort angeben. Seite 16

17 Anrufprotokoll Screenshot 12 Anrufprotokoll Klicken Sie auf das Symbol Anrufprotokoll, um Ihre empfangenen und gestarteten Anrufe aufzurufen. Im Protokoll verzeichnete Nummern können ganz einfach per Doppelklick erneut angerufen werden. Anpassen der Mikrofonlautstärke Screenshot 13 Anpassen der Mikrofonlautstärke Richten Sie die Lautstärke Ihres Mikrofons über den Soundkarten-Treiber von Microsoft Windows ein. So regulieren Sie die Lautstärke: 1. Rufen Sie die Systemsteuerung von Microsoft Windows auf, und doppelklicken Sie auf Sounds und Audiogeräte. Klicken Sie unter dem Reiter Audio im Bereich Seite 17

18 Soundaufnahme auf Lautstärke. Bewegen Sie den Schieberegler, um die gewünschte Lautstärke des Mikrofons einzustellen. 2. Die Mikrofonlautstärke lässt sich ebenfalls regulieren, indem Sie in der Windows- Taskleiste auf das Lautsprechersymbol doppelklicken. Rufen Sie die Eigenschaften auf. Wählen Sie im Drop-Down-Menü Mixer ein Eingabegerät aus. Klicken Sie auf OK. Bewegen Sie den Schieberegler, um die gewünschte Lautstärke einzustellen. Starten von Anrufen aus Microsoft Outlook heraus Wenn Sie Microsoft Outlook oder eine TAPI-fähige Anwendung nutzen und Telefonnummern in den Outlook-Kontakten speichern, können Sie Anrufe direkt aus Outlook heraus starten. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Screenshot 14 Kontakt anrufen 1. Klicken Sie in den Kontakten von Microsoft Outlook mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Teilnehmer, und wählen Sie im Kontextmenü Kontakt anrufen. Screenshot 15 Neuer Anruf über Microsoft Outlook 2. Der Microsoft-Outlook-Dialog Neuer Telefonanruf wird angezeigt. Wenn Sie die Integration des 3CX VoIP Client mit Microsoft Outlook das erste Mal nutzen, klicken Sie auf Wähloptionen. Seite 18

19 Screenshot 16 Wähloptionen von Microsoft Outlook 3. Wählen Sie im Bereich Über diese Leitung verbinden den 3CX VoIP Client aus. Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen. 4. Klicken Sie im Outlook-Dialog Neuer Telefonanruf auf Anruf beginnen. Der Anruf wird über den 3CX VoIP Client aufgebaut. Hinweis: Befinden Sie sich im Modus Tischtelefon des 3CX VoIP Client, wird der Anruf über ihr Tischtelefon gestartet. Seite 19

20 Einstellungen Über den Dialog Einstellungen können Sie die Standardeinstellungen des 3CX VoIP Client einrichten. Um Nebenstellenoptionen anzupassen, klicken Sie auf Nebenstellenoptionen ändern. Hierdurch wird Ihr Browser gestartet und das Benutzerportal der 3CX IP-Telefonanlage aufgerufen, über das Sie Einstellungen ändern können. Screenshot 17 Einstellungen Folgende allgemeine Einstellungen lassen für den 3CX VoIP Client festlegen: Bei Auswahl von 3CX VoIP Client automatisch mit Windows starten wird der Client beim Starten von Microsoft Windows automatisch geladen und in der Systemablage angezeigt. Bei Auswahl von Automatisch anmelden verwendet der 3CX VoIP Client die zuletzt angegebenen Zugangsdaten für die automatische Anmeldung an der 3CX IP-Telefonanlage. Bei Auswahl von Bei Anrufeingang automatisch in Vordergrund wird der 3CX VoIP Client bei einem eingehenden Anruf automatisch im Vordergrund angezeigt. Bei Auswahl von Menüleiste anzeigen wird die Menüleiste des 3CX VoIP Client im Hauptfenster angezeigt. Seite 20

21 Voic Einführung Anrufe, die nicht persönlich entgegengenommen werden können, lassen sich von der 3CX IP-Telefonanlage per Voic aufzeichnen. Zum Abruf dieser Nachrichten stehen mehrere Möglichkeiten bereit: Die Nachricht kann per -Anlage im WAV-Format zugestellt und mit dem Windows Media Player abgespielt werden. Empfänger können per über neu aufgezeichnete Mitteilungen benachrichtigt werden, um sich dann mit ihrer Mailbox zu verbinden und die Nachricht per Telefon abzurufen. Voic kann durch Wahl von 999 (standardmäßige Voic -Nebenstelle) abgerufen werden. Die 3CX IP-Telefonanlage übernimmt die Funktion eines Unified-Messaging-Systems, da Sie sowohl s als auch Sprachnachrichten und Faxmitteilungen bequem und zentral über Ihren -Posteingang abrufen können. Abrufen von Voic per Telefon So rufen Sie Voic -Nachrichten per Telefon ab: 1. Wählen Sie die Nebenstellennummer für Voic Um Nachrichten außerhalb des Unternehmens per Fernabfrage abzurufen, geben Sie diese Nummer über das Menü des Digital Receptionist ein. 2. Geben Sie Ihre Nebenstellennummer und die PIN-Nummer ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Drücken Sie die Rautetaste #. 3. Sie hören eine Ansage mit Informationen zur Anzahl bereits abgehörter und neuer Nachrichten in Ihrer Mailbox. 4. Drücken Sie die Sternchentaste *, um Ihre neuen Nachrichten abzurufen. 5. Während der Wiedergabe Ihrer Nachrichten sind folgende Optionen per Eingabe über die Telefontastatur auswählbar: 0 Gibt die nächste Nachricht wieder. 1 Gibt die vorherige Nachricht wieder. 2 Wiederholt die aktuelle Nachricht. 3 Löscht die aktuelle Nachricht und gibt automatisch die nächstfolgende wieder. 9 Ruft das Menü für Voic -Optionen auf. # Beendet die Voic -Wiedergabe. Seite 21

22 Menü für Voic -Optionen Über das Menü für Voic -Optionen können Sie Ihren PIN-Code ändern und alle bereits abgerufenen Nachrichten löschen. Das Menü für Voic -Optionen kann durch Drücken der Taste 9 während der Wiedergabe einer Nachricht aufgerufen werden. Folgende Optionen stehen per Eingabe über die Tastatur Ihres Telefons zur Auswahl: 4 Löscht alle Voic -Nachrichten. 6 Gibt die Mailbox-Informationen wieder. 7 Erlaubt die Änderung der PIN-Nummer. 8 Erlaubt die Änderung der Mailbox-Ansage. 9 Wiederholt die Ansage des Voic -Menüs. # Beendet die Wiedergabe. Abrufen von Voic per -Posteingang Screenshot 18 Abrufen von Sprachnachrichten per -Posteingang Falls Sie Voic -Nachrichten per -Anhang zugestellt bekommen, öffnen Sie die , und doppelklicken Sie auf die Anlage. Die Sprachmitteilung liegt im WAV-Format vor und wird automatisch mit dem Windows Media Player geöffnet und abgespielt. Seite 22

23 Das 3CX Benutzerportal Einführung Über das 3CX Benutzerportal können Teilnehmer ihre Nebenstellenoptionen ändern. Beispielsweise lässt sich festlegen, welche Aktion die Telefonanlage starten soll, wenn ein Teilnehmer nicht erreichbar, bereits im Gespräch oder nicht im Büro ist. Hinweis: Das Benutzerportal steht nur für die kostenpflichtigen Editionen der 3CX IP- Telefonanlage zur Verfügung. Anmelden Screenshot 19 Portalanmeldung So melden Sie sich am Benutzerportal an: 1. Starten Sie Ihren Webbrowser, und rufen Sie folgende URL auf: 2. Geben Sie Ihre Nebenstellen- und PIN-Nummer an, und klicken Sie auf Anmelden. Seite 23

24 Screenshot 20 Startseite des Benutzerportals 3. Nach der Anmeldung werden Ihre aktuellen Einstellungen auf der rechten Fensterseite angezeigt. Authentifizierungsoptionen Screenshot 21 Authentifizierungsangaben 1. SIP-Telefone können erst nach Angabe einer Authentifizierungs-ID und eines Passworts Anrufe empfangen und starten. Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf Authentifizierung, um diese Daten ggf. zu ändern. Hinweis: Falls Sie Änderungen an den Authentifizierungsdaten vornehmen, müssen diese auch für Ihr SIP-Tischtelefon oder -Softphone durchgeführt werden. Führen Sie Änderungen erst nach Rücksprache mit Ihrem Administrator durch. Voic Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf Voic , um Optionen zur Übermittlung und Wiedergabe von Sprachnachrichten festzulegen. Seite 24

25 Screenshot 22 Voic -Optionen Folgende Voic -Optionen lassen sich konfigurieren: Aktivierung oder Deaktivierung der Voic -Funktion Ansage der Caller-ID der Person, die eine Nachricht hinterlassen hat Auswahl der Datumswiedergabe -Zustellungsoptionen für Voic Änderung Ihrer PIN (wird ebenfalls für die Anmeldung am Benutzerportal verwendet) Rufweiterleitung Screenshot 23 Aktionen bei Nicht angenommen Seite 25

26 Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf Weiterleitung um festzulegen, wie die 3CX IP-Telefonanlage verfahren soll, wenn Sie einen Anruf nicht annehmen (Nicht angenommen), bereits im Gespräch sind (Besetzt) oder Ihr Telefon nicht angemeldet ist (z. B., weil Sie Ihr SIP-Telefon nicht angestellt haben). Folgende Optionen können in diesen Fällen für die Rufweiterleitung gewählt werden: Dauerklingeln Das System führt keine weitere Aktion durch. Anruf beenden Der Anruf wird beendet. An Voic weiterleiten Der Anruf wird an die Voic box weitergeleitet. An Nebenstelle weiterleiten Der Anruf wird an eine andere auszuwählende Nebenstelle weitergeleitet. An Warteschleife/Signalisierungsgruppe weiterleiten Der Anruf wird an eine auszuwählende Signalisierungsgruppe oder Wartschleife weitergeleitet. An Digital Receptionist weiterleiten Der Anruf wird an das auszuwählende automatische Antwortsystem weitergeleitet. An externe Nummer weiterleiten Der Anruf wird vom System an eine von Ihnen festzulegende externe Rufnummer weitergeleitet. Achten Sie darauf, die vollständige Rufnummer inklusive Vorwahl anzugeben. Legen Sie im linken Navigationsbereich über Alle Anrufe weiterleiten fest, wie Anrufe zu behandeln sind, wenn Sie für längere Zeit nicht erreichbar sind (z. B. bei Urlaub). Wichtige Hinweise Geben Sie über Nicht angenommen an, wie viele Sekunden das System warten soll, bis ein Anruf als nicht entgegengenommen gilt, um danach die gewählte Aktion durchzuführen. Geben Sie über Besetzt an, ob das SIP-Telefon oder die IP-Telefonanlage ein Besetzt-Zeichen senden soll. Die meisten SIP-Telefone senden standardmäßig kein Besetzt-Zeichen, da sie einen weiteren eingehenden Anruf annehmen können. Soll ein eingehender Anruf weitergeleitet werden, wenn Sie bereits im Gespräch sind, muss für die Besetzt-Erkennung die Option Statuserkennung über Telefonanlage gewählt werden. Seite 26

27 Erweitert Screenshot 24 Erweiterte Optionen Gehen Sie im linken Navigationsbereich auf Erweitert, um folgende Optionen festzulegen: Legen Sie fest, ob Sie erreichbar sind und Anrufe annehmen können (Benutzerstatus). Wenn Sie Ihren Status auf Abwesend setzen, werden Anrufe von der Telefonanlage wie bei einer besetzten Nebenstelle behandelt. Sie können sich für die Betreuung von Warteschleifen an- und abmelden. Warteschleifen-Anrufe können erst nach der Anmeldung angenommen werden. Geben Sie Ihre gewünschte ausgehende Caller-ID an. Beachten Sie, dass nicht alle VoIP-Provider diese Einstellung berücksichtigen und sie aus rechtlichen Gründen mit der eigentlichen Nummer ersetzen. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren Administrator. Seite 27

28 Seite 28

29 Codes zur Funktionswahl Einführung Codes zur Funktionswahl bestehen aus Ziffernkombinationen, durch deren Eingabe über die Wähltastatur sich einzelne Funktionen der 3CX IP-Telefonanlage nutzen lassen. Aktive Rufübernahme Geht ein Anruf für eine angemeldete, jedoch momentan nicht besetzte Nebenstelle ein, können Sie ihn über Ihre Nebenstelle heranholen und übernehmen. So führen Sie eine aktive Anrufübernahme durch: Wählen Sie *20 <Nebenstellennummer> und die Taste Senden. Der Anruf wird an Ihre Nebenstelle umgeleitet. Parken von Anrufen Anrufe können geparkt und von einer anderen Nebenstelle aus zurückgeholt werden. So parken Sie einen Anruf: Drücken Sie auf Ihrem Telefon die Taste für Blind Transfers, und wählen Sie *00-9 zum Parken des Anrufs. Wählen Sie *10-9 zum Zurückholen eines geparkten Anrufs. Beispiel: Drücken Sie die Taste für Blind Transfers (direkte Weiterleitung ohne Rücksprache), und wählen Sie *00, um einen Anruf in Position 0 zu parken. Durch die Eingabe von *10 wird der in Position 0 geparkte Anruf wieder zurückgeholt und kann weitergeführt werden. Es lassen sich gleich mehrere Anrufe auf einer Position parken. Beim Zurückholen können Sie daher die Nummer der Nebenstelle, über die ein Anruf geparkt wurde, hinzufügen, um Verwechslungen auszuschließen. Beispiele für das Parken eines Anrufs mit gängigen Telefonen: Grandstream: Drücken Sie die Taste TRNF, und geben Sie *00 ein. SNOM: Drücken Sie Taste TRANSFER, und geben Sie *00 ein. Polycom: Drücken Sie die Display-Taste Weiterleiten, wählen Sie die Option Blind, und geben Sie *00 ein. Cisco: Wählen Sie die im Display angezeigte Option More (Weiter), wählen Sie BlndXfr (direkte Übergabe) aus, und geben Sie dann *00 ein. LinkSys: Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts für weitere Optionen, wählen Sie BXFER, und geben Sie dann *00 ein. Hinweis: Die aktive Rufübernahme und das Parken von Anrufen stehen nur für die kostenpflichtigen Editionen der 3CX IP-Telefonanlage zur Verfügung. Seite 29

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