S Stadtsparkasse Augsburg. SEPA-Umstellung im Verein

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1 S Stadtsparkasse Augsburg SEPA-Umstellung im Verein

2 Vorwort Inhalt Änderung der Kontodaten Änderungen im Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen Anleitung zur SEPA-Umstellung SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr) Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten, sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und hilft den Zahlungsverkehr einfacher und schneller zu gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. Februar 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale und internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung zum Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gerne zur Verfügung. Ihre Stadtsparkasse Augsburg 2

3 SEPA Änderungen Änderungen durch SEPA Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren und bei der Gestaltung der Kontodaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. Februar Änderung der Kontodaten B IBAN ersetzt Kontonummer IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen Kontodaten in internationale Kontodaten geändert. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Die Bankleitzahl des Institutes ist darin enthalten. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Sie setzt sich folgendermaßen zusammen: Beispiel für eine IBAN: DE B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ und zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl BIC Business Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinstitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: AUGSDE77 B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Ab dem sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich Änderungen im Zahlungsverkehr B SEPA-Überweisung Für eine SEPA-Überweisung sind im Vergleich zur heutigen Überweisung die Nutzung von IBAN und BIC (statt Kontonummer und Bankleitzahl), sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. Februar 2014 sind Überweisungen innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums nur noch mit IBAN und BIC möglich. Bis zu diesem Stichtag sind die internen Prozesse in Ihrem Verein umzustellen. Nur so ist ein reibungsloser Zahlungsverkehr zu garantieren. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Überweisungen innerhalb Deutschlands und des Europäischen Wirtschaftsraums sind identisch. B Beträge werden in voller Höhe gutgeschrieben. B Währung ist immer Euro. B Es gibt keine Betragsgrenzen. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag) innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Die Verarbeitung erfolgt einheitlich im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bitte bei internationalen Überweisungen ab Euro auf Ihre Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung. B SEPA-Lastschrift Bei den Lastschriften wird unterschieden in SEPA- Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren) und SEPA- Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit der Lastschrift im Abbuchungsauftragsverfahren). Bestehende Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen für die SEPA-Basis- Lastschrift verwendet werden und behalten damit ihre Gültigkeit. Wichtig ist für Sie als Zahlungsempfänger, dass Sie über eine Gläubiger-ID verfügen. Sie erhalten diese bei der Deutschen Bundesbank (siehe Seite 4).

4 Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie über eine Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, verfügen. Wichtig: Beantragen Sie die Gläubiger-ID baldmöglichst. Nur mit ihr können Sie künftig SEPA- Lastschriften einziehen. Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber individuell von Ihnen, z. B. zur Kennzeichnung von Sportabteilungen im Verein, geändert werden.) B Nationales Identifikationsmerkmal 3. Beantragen Sie dort Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer. 4. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen in der innerhalb von 10 Kalendertagen. 5. Sie erhalten dann per Ihre Gläubiger-ID und ein Mitteilungsschreiben. Zwischen der Beantragung und dem Erhalt der Gläubiger-ID können 1 3 Wochen liegen. 4

5 SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung vergleichbar. Bestehende schriftliche Einzugsermächtigungen sind durch eine einfache Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 6). Unterschiede SEPA-Lastschrift Lastschrift im Einzugsermächtigungsverfahren B Für die SEPA-Lastschrift muss ein Fälligkeitsdatum für den Einzug definiert werden. B Neue Einreichungsfristen: SEPA-Erst-Lastschriften müssen spätestens 6 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit eingereicht werden. SEPA-Folge-Lastschriften müssen spätestens 3 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit eingereicht werden. Die Einreichung von SEPA-Lastschriften ist frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit möglich. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss für neue Mitglieder zwingend eingeholt werden. Bestehende Einzugsermächtigungen müssen in SEPA-Lastschrift-Mandate für die SEPA-Basis-Lastschrift umgedeutet werden. B Eine Mandatsreferenz muss durch den Verein vergeben werden. B Mitglieder können SEPA-Basis-Lastschriften innerhalb von 8 Wochen nach Belastung ohne Angabe von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. SEPA-Lastschrift-Mandat Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen B Mandatsreferenz und Gläubiger-ID B Autorisierungstext des Vereins mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug (z. B. nach Austritt eines Mitglieds) B Das Mandat verfällt 36 Monate nach dem letzten Einzug bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift 5

6 SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Lastschrift- Mandate für die SEPA-Basis-Lastschrift sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank beantragt und erhalten. B Sie haben mit uns eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Ihr Verein hat eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat vergeben. B Ihre Mitglieder wurden über die Umstellung auf SEPA-Basis-Lastschrift unter Angabe des Umstellungstermins, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer mindestens 14 Tage vor dem ersten Einzug informiert. B Beim Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift ist das Datum der Benachrichtigung als Datum der Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen (im Datensatz) anzugeben. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: CB Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): Stadtsparkasse Augsburg (AUGSDE77) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster-Verein Musterstadt, den Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Lastschrift. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking sind die SEPA-Funktionen eingebunden. Auch die von uns angebotene Banking-Software StarMoney 9.0 und SFirm (mit SEPA-Modul ab Version 2.5) sind SEPA-fähig. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte baldmöglichst bei dem entsprechenden Hersteller über die Update- Möglichkeiten. 6

7 Anleitung zur SEPA-Umstellung Anleitung zur SEPA-Umstellung Erledigt 1. Beantragen Sie Ihre Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die Vorgehensweise finden Sie auf Seite 4 erklärt. 2. Schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift mit uns ab. 3. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Vereinssoftware SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 4. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen (z. B. Mitglieds-, Vertragsnummer oder fortlaufende Nummer). 5. Informieren Sie Ihre Mitglieder mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Lastschrifteinzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. (Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Unterrichtung als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben.) Wichtigste Informationen hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum des SEPA-Einzugs B Datum der Unterrichtung bzw. Unterschrift des SEPA-Lastschrift-Mandats 6. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage bis Uhr vor Fälligkeit). 7. Verwenden Sie nach der Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Einen Mustervordruck finden Sie unter 8. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. 9. SEPA-Lastschriften können ab dem ausschließlich online eingereicht werden. Beleghafte Beitragseinzüge sind nicht mehr möglich. Weitergehende Informationen und Umstellungshilfen finden Sie auf unserer Internetseite unter Dort finden Sie auch einen IBAN-Account-Converter, der Sie bei der automatischen Umrechnung der Kontodaten (Kontonummer und Bankleitzahl Ihrer Mitglieder) in IBAN und BIC unterstützen kann. 7

8 e-liberate GmbH, Lüneburg, Stand: 03/2013 Stadtsparkasse Augsburg Telefon: Telefax: Internet:

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