Berechnungen. Die ersten. Was bringt Ihnen dieses Kapitel?

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1 3 Die ersten Berechnungen Was bringt Ihnen dieses Kapitel? Jetzt geht s aber los! In diesem Kapitel stellen Sie Ihre ersten Berechnungen auf. Diese sind allerdings noch ganz einfach gehalten. Zurück in die Vergangenheit: in die gute, alte Schulzeit. Sie lernen Zahlen zu addieren (+), subtrahieren (-), multiplizieren (*) und dividieren (/), wie Sie es in der ersten Klasse gelernt haben. Excel ist hier wie ein besserer Taschenrechner. Der wesentliche Vorteil der Software ist aber: Möchten Sie neue Zahlen eintragen, brauchen Sie nicht die gesamte Rechnung wieder neu aufzustellen. Sie ersetzen lediglich die alte durch die neue Zahl. Das Ergebnis paßt Excel automatisch an.

2 Ihr Erfolgsbarometer Das können Sie schon: Excel starten 20 Excel beenden 23 Die Bearbeitungsleiste 45 Wie korrigieren Sie Zahlen? 48 Eingaben rückgängig machen 53 Eingaben wiederherstellen 55 Das lernen Sie neu: Mit Zahlen rechnen 60 Wofür ist die AutoSumme? 65 Texte eingeben 68 Workshop»Mehrwertsteuer errechnen«70 59

3 ACHTUNG Haben Sie Excel bereits verlassen, starten Sie das Programm bitte. Befinden Sie sich noch in Excel, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neu. So wird eine neue Arbeitsmappe geöffnet. Mit Zahlen rechnen Nun ist es so weit, Sie führen Ihre erste Berechnung durch. Anstatt Berechnung verwenden Sie den Ausdruck Kalkulation. Beispiel: Sie möchten die Summe aus den Zahlen»7«,»88«und»999«errechnen. Die erste Kalkulation ist eine einfache Addition von drei Zahlenwerten, die untereinander stehen: Sie geben jede Zahl jeweils in eine Zelle ein. Dazu klikken Sie die Zelle an, geben den Wert ein und bestätigen die Berechnung z. B. durch Drücken der [-Taste. 1 Klicken Sie in die Zelle»B2«. 60

4 Mit Zahlen rechnen 2 Tippen Sie die Zahl»7«ein. Bestätigen Sie über die [-Taste. 3 Geben Sie in der Zelle»B3«die Zahl»88«ein. Drücken Sie die [-Taste. 4 Geben Sie in der Zelle»B4«die Zahl»999«ein. Bestätigen Sie abermals über die [-Taste. ACHTUNG Das Ergebnis In der Zelle»B5«soll das Resultat erscheinen, das sich aus der Addition der drei oberen Zahlen ergibt. Das wichtige dabei: Sie müssen ein Gleichheitszeichen (=) angeben. Dadurch teilen Sie Excel mit, daß eine Formel zum Rechnen folgt. Vor einer Berechnung muß immer das Gleichheitszeichen (=) erscheinen. So weiß das Programm, daß es sich nicht um eine Eingabe handelt, sondern daß eine Kalkulation durchgeführt werden soll. Sie müssen Excel angeben, welche Zellen Sie summieren (B2,B3,B4) möchten. Das teilen Sie Excel per Mausklick mit. 61

5 Sie klicken mit der Maustaste die erste Zelle an, die Sie addieren. Dann geben Sie das»+«für die Addition ein. Danach aktivieren Sie die zweite Zelle und tippen wiederum auf»+«. Ein Mausklick in die letzte Zelle, und Sie bestätigen die Formel z. B. über die [-Taste. Das Ergebnis der Berechnung wird angezeigt. Allgemein: Ergebnis = Zelle1 + Zelle2 + Zelle3 In diesem Beispiel: Zelle B5 = Zelle B2 + Zelle B3 + Zelle B4 1 Klicken Sie ggf. in die Zelle»B5«. 2 Geben Sie das Gleichheitszeichen für die Formeleingabe an. 3 Aktivieren Sie die Zelle»B2«. 62

6 Mit Zahlen rechnen 4 Tippen Sie das Pluszeichen»+«über die Tastatur ein. 5 Geben Sie die Zelle»B3«an. 6 Fügen Sie erneut das Pluszeichen»+«über die Tastatur ein. 7 Klicken Sie in die Zelle»B4«. ACHTUNG 8 Bestätigen Sie über die [-Taste. Sie können das Gleichheitszeichen auch über die Tastatur eingeben. Allerdings erscheint diese graue Fläche dann nicht! Nach dem Anklicken des Gleichheitszeichens (=) erscheint auf dem Bildschirm eine graue Fläche. Hier erkennen Sie während der Eingabe das Ergebnis der Berechnung. 63

7 Rechnen mit Excel Bei einer Subtraktion, Multiplikation oder Division gehen Sie genauso wie bei der Addition vor. Nur das jeweilige Zeichen ändert sich bei der entsprechenden Rechenoperation. Rechenzeichen in Excel: Rechenart Zeichen in Excel Addition + Subtraktion - Multiplikation * Division / Andere Zahlen ein neues Ergebnis Der Vorteil von Excel ist, daß Sie Zahlen im nachhinein ändern können. Sie müssen nicht jedesmal eine neue Kalkulation aufstellen. Beispiel: Sie ändern den Wert»7«in»77«um. Sie löschen die Zahl»7«, indem Sie die betreffende Zelle anklicken und»77«eintippen. Sie überschreiben quasi den alten Wert durch den neuen. Das Ergebnis wird automatisch angepaßt. 1 Klicken Sie in die Zelle»B2«. 2 Geben Sie»77«ein. 64

8 Wofür ist die AutoSumme? 3 Bestätigen Sie die Eingabe der neuen Zahl. 4 Die Eingabe der neuen Zahl führt zu einem neuen Ergebnis. Wofür ist die AutoSumme? Um Summen zu ermitteln, bietet sich hier ein schneller Befehl an. Beispiel: Sie möchten die Summe aus den folgenden Zahlen ermitteln: Klicken Sie in die Zelle»C2«. 2 Tippen Sie die Zahl»1«ein. Bestätigen Sie über die [-Taste. 65

9 3 Geben Sie in der Zelle»C3«die Zahl»22«ein. Drücken Sie die [-Taste. 4 Die Zahl»333«tragen Sie in»c4«ein. Bestätigen Sie wiederum über die [-Taste. Für Zellen, die untereinander (oder auch nebeneinander) stehen, bietet Excel eine verkürzte Form an. So brauchen Sie nicht nach jeder Zelle das»+«anzugeben. Bisher Summe = Zelle1 + Zelle2 + Zelle3 Neu Summe = Summe (Zelle1; Zelle2; Zelle3) Sie klicken auf das Summenzeichen (Schaltfläche AutoSumme). Excel umrandet automatisch die Zellen mit einer gestrichelten Linie. Sie erkennen dann, daß Excel Ihnen»SUMME (C2:C4)«in der Bearbeitungsleiste anzeigt. Dadurch werden die Zellen»C2, C3, C4«addiert. Der Doppelpunkt»:«bedeutet»bis«. Excel summiert also die Zahlen in den Zellen von»c2«bis»c4«. 66

10 Wofür ist die AutoSumme? 1 Die Zelle»C5«muß aktiviert sein. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoSumme. 3 Bestätigen Sie über die [-Taste. Möchten Sie Zellen bzw. Zellbereiche berechnen, die nicht nebeneinanderliegen, drücken Sie die S-Taste und klicken mit der Maus oder geben nach jeder Zellenbezeichnung ein Semikolon als Trennungsmerkmal ein. 67

11 Texte eingeben Die»kleine«Kalkulation sieht noch ein wenig»nackt«aus, daher beschriften Sie diese. Die Eingabe von Texten (Buchstaben) und Zahlen unterscheidet sich jedoch stark. ACHTUNG Excel kann (logischerweise) nur mit Zahlen rechnen, nicht aber mit Texten. Zahlen richten sich in den Zellen immer nach rechts aus. Texte dagegen stehen in einer Zelle immer links. ACHTUNG Vorsicht bei Mischformen: Zahlen, Buchstaben und Zeichen! Ein Zahlenwert in der Schreibform»123,--«ist für Excel keine Zahl, sondern aufgrund der Zeichen»- -«ein Text. Er wird also linksbündig ausgerichtet. Hier erkennen Sie weitere Mischformen, die für Excel keine Zahlen, sondern Texte sind. 68

12 Texte eingeben HINWEIS Excel unterscheidet in den Zellen zwischen Zahlen (rechtsbündig), Texten (linksbündig) und Formeln (Gleichheitszeichen). 1 Klicken Sie in die Zelle»A1«. 2 Tippen Sie das Wort»Summe«ein. 3 Klicken Sie die Zelle»A5«an. 69

13 4 Geben Sie das Wort»Ergebnis:«ein. Drücken Sie die [-Taste. Workshop»Mehrwertsteuer errechnen«in dem nachfolgenden Workshop finden Sie alles, was Sie in diesem Kapitel gelernt haben: Sie geben Texte und Zahlen ein, multiplizieren und bilden die Summe aus den Zellen. Beispiel: Sie möchten die Steuer (z. Zt. 16 % MwSt. = Mehrwertsteuer) aus dem Nettobetrag»200«wissen und wie hoch dementsprechend der Bruttobetrag ist? 1 Für den Workshop öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. 2 Klicken Sie in die Zelle»B2«. 3 Schreiben Sie das Wort»Netto«. 70

14 Workshop»Mehrwertsteuer errechnen«4 Drücken Sie die T-Taste. 5 Tragen Sie die Zahl»200«ein. 6 Klicken Sie in die Zelle»B3«. 7 Tippen Sie»16 % MwSt.«ein. 8 Drücken Sie wiederum die T-Taste. HINWEIS Möchten Sie Rechenzeichen wie»=,+,-«als Text eingeben, verwenden Sie vor der Eingabe das Hochkomma ( ). 71

15 Es folgt die Ermittlung des Steuerbetrags. Wieviel sind 16 % von 200? Als Formel geben Sie ein:»200 * 0,16«(die Zelle»C2 * 0,16«) 1 Geben Sie das Gleichheitszeichen für die Formeleingabe an. 2 Klicken Sie die Zelle»C2«an. 3 Tippen Sie das Zeichen * auf Ihrer Tastatur für die Multiplikation ein. 4 Tragen Sie»0,16«ein. 5 Bestätigen Sie den Abschluß der Berechnung über die Schaltfläche OK. 72

16 Workshop»Mehrwertsteuer errechnen«nachdem Sie den Steuerbetrag ermittelt haben, errechnen Sie den Bruttobetrag (also: Nettobetrag + Steuerbetrag). Dazu verwenden Sie das Summenzeichen (Schaltfläche AutoSumme). 1 Klicken Sie in die Zelle»B4«, und tragen Sie das Wort»Brutto«für den Bruttobetrag ein. 2 Drücken Sie die T-Taste. 3 Aktivieren Sie die Schaltfläche AutoSumme. 4 Bestätigen Sie über die [-Taste. 5 Das Ergebnis der Berechnung:»232«. Ändern Sie jetzt den Nettobetrag um, erhalten Sie jeweils den entsprechenden Steuer- und Bruttobetrag. 73

17 Beispiel: Der Nettobetrag von»200«wird durch»500«ersetzt. 1 Klicken Sie in die Zelle»C2«. 2 Geben Sie»500«über die Tastatur ein. 3 Bestätigen Sie die Eingabe. 4 Die Beträge»80«und»580«wurden von Excel automatisch ermittelt. Geben Sie jeweils die Nettobeträge»600, 750, 900«einzeln ein, und beobachten Sie, wie sich die entsprechenden Zellen durch die Neueingabe ändern. 74

18 Üben, üben und nochmals üben! Üben, üben... und nochmals üben! Übung macht den Excel-Meister! Die Lösungen finden Sie wieder im Anhang. Mehrere Lösungen sind möglich! I. Aufgabe Vor einer Berechnung muß welches Zeichen eingefügt sein? = Kein Zeichen muß angegeben werden.» II. Aufgabe Welche Zeichen werden für die einzelnen Rechenoperationen in Excel verwendet? - + * / \ x X Division:... Addition:... Multiplikation:... Subtraktion:... III. Aufgabe C2:C4 Das Zeichen»:«bedeutet: C2 bis C4 C2 dividiert durch Zelle C4 C2 oder C4 Der Zellbereich C2 bis C4 75

19 IV. Aufgabe Falls nötig, legen Sie eine neue Arbeitsmappe an. WAS IST DAS Eine»neue Mappe«bedeutet, daß Sie ein neues, noch unbearbeitetes»arbeitsblatt«erhalten. Errechnen Sie die folgenden Aufgaben mit Hilfe von Excel: x : x x V. Aufgabe Wann erkennt Excel die Eingabe als Zahl, wann als Text an? Probieren Sie es am besten aus! 234,56 75,-- Euro ABC 23 Dollar , ,-- -, VI. Aufgabe Wählen Sie ggf. eine neue Arbeitsmappe. Geben Sie die korrekten Formeln in die Zellen ein. Betrag 500 Rabatt 10 % 50 Endbetrag

20 Üben, üben und nochmals üben! Ändern Sie den Betrag um in»600, 700, 900«! ACHTUNG Beenden Sie Excel, ohne zu speichern. 77

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