UMIT Webconference Tool

Transkript

1 Tel: Seite 1 von 9 UMIT Webconference Tool Die Umit besitzt nun ein Tool zum Erstellen von Webmeetings. Es stehen für alle Mitarbeiter 4 Gastgeber-Lizenzen mit jeweils max. 25 Teilnehmern zur Verfügung. Mit diesem Tool lassen sich Audio/Video Meetings mit geteilten Inhalten (Powerpoints, Pdfs, gesamter Desktop, einzelne Anwendungsfenster, ) planen bzw. sofort abhalten. Die Einladungen zu geplanten bzw. sofortigen Meetings mit dem entsprechendem Zugangslink werden direkt aus dem WebEx Portal verschickt. Link zum Portal: Gastgeberaccounts: BN: webconf1@umit.at BN: webconf2@umit.at BN: webconf3@umit.at BN: webconf4@umit.at Kurze Einführung zum Erstellen eines Meetings: Melden Sie sich unter mit den Anmeldedaten die Sie vom TCC- Helpdesk erhalten an.

2 Tel: Seite 2 von 9 Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf den Homescreen des Webex-Portals. Nun können Sie ein sofortiges Meeting starten bzw. ein Meeting planen.

3 Tel: Seite 3 von 9 Jetzt treffen : Geben Sie einen Titel des Meetings unter WAS an. Unter dem Punkt WER müssen alle Teilnehmer per Mailadresse eingeladen werden. Alle Teilnehmer erhalten ein Mail wie im Bild dargestellt. Um an einem Meeting teilzunehmen, muss in der Mail der Teilnehmen Button gedrückt werden und ebenfalls wie im folgenden Punkt erklärt das Plugin installiert werden.

4 Tel: Seite 4 von 9 Nun kann die Konferenz mittels Beginnen gestartet werden. Beim ersten Meeting auf Ihrem Computer muss noch das Browser-Plugin installiert werden. Der Download der Datei Cisco_WebEx_Add-On.exe wir automatisch gestartet. Installieren Sie das Tool und bestätigen sie die Meldung mit Ausführen. Das Cisco WebEx Meetings Tool startet nun.

5 Tel: Seite 5 von 9 Ansetzen : Geben Sie ebenfalls einen Titel des Meetings unter WAS an. WANN bestimmt die Zeit des geplanten Meetings. Unter dem Punkt WER müssen alle Teilnehmer per Mailadresse eingeladen werden. Der Punkt Dateien dient zum Anhängen von Files die im Meeting bearbeitet bzw. dargestellt werden. Optional kann für die Konferenz ein Passwort im Feld MEETING-PASSWORT hinterlegt werden. Mit dem Button PLANEN! wird das WebEx-Meeting angesetzt. Alle Teilnehmer erhalten ebenfalls ein Mail wie im Bild dargestellt. Um an einem Meeting teilzunehmen, muss in der Mail der Teilnehmen Button gedrückt werden und ebenfalls wie im Punkt zuvor erklärt das Plugin installiert werden.

6 Tel: Seite 6 von 9 Um das geplante Meeting zu starten wählen sie im Reiter MEETINGS den Punkt BEGINNEN. Nun startet das Cisco WebEx Tool und alle Teilnehmer können beitreten.

7 Tel: Seite 7 von 9 WebEx Meeting Tool: Bevor Sie aktiv am Meeting teilnehmen können, muss Ihr Audiogerät (Headset, Tisch-Micro, ) mit dem Tool verbunden werden. Drücken Sie den Button Mit Audio verbinden. Um Ihre Webcam zu übertragen muss im rechten Bereich bei dem Punkt Teilnehmer das Webcamsymbol gedrückt werden. Ebenfalls werden alle Teilnehmer der Konferenz aufgelistet und können auch via Chat miteinander kommunizieren. Es besteht auch die Möglichkeit mittels Rechtsklick einen Teilnehmer zum Moderator aufzustufen, welches ihm erlaubt ebenso Inhalte bzw. Anwendungen für alle Teilnehmer freizugeben. Um Inhalte bzw. Ihren Bildschirm für Ihre Teilnehmer freizugeben, wählen Sie den Punkt Bildschirm teilen bzw. den Button um nur eine Anwendung zu teilen. Falls ein Teilnehmer keinen Computer zur Verfügung hat, besteht auch die Möglichkeit sich mit einem normalen Telefon einzuwählen. Alle Wichtigen Informationen zur Einwahl finden sie im Punkt Meeting-Info. Bitte leiten Sie an die Teilnehmer die sich via Telefon einwählen wollen die Telefonnummer, den Zugriffscode und die Teilnehmer-ID mit. Die Einwahltelefonnummer für Ihr Meeting entnehmen Sie bitte aus dem Punkt Alle globalen Einwahlnummern anzeigen.

8 Tel: Seite 8 von 9

9 Tel: Seite 9 von 9 Um Ihr Meeting zu beenden, schließen Sie einfach das WebEx Tool und bestätigen Sie die Meldung mit Meeting beenden