Code of Conduct. Compliance in der NETZSCH-Gruppe

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1 Code of Conduct Compliance in der NETZSCH-Gruppe

2 Vorwort Liebe NETZSCH-Mitarbeiter! Compliance ist für uns mehr als ein Schlagwort. Die Gesellschafter und Geschäftsführer der NETZSCH-Gruppe wollen ein gesetzeskonformes Handeln aller Mitarbeiter sicherstellen, hierfür wurde eine effektive Organisation implementiert. 2

3 Was ist Compliance? Unter Compliance verstehen wir das Befolgen sowohl interner Regeln als auch nationaler und internationaler Gesetze. Das erwarten wir von jedem NETZSCH- Mitarbeiter, es darf keine Abwägungen zu Gunsten kurzfristiger Ziele geben. Unter internen Regeln verstehen wir alle unternehmensintern niederge legten oder gelebten Richtlinien. Warum Compliance? Das Einhalten von Gesetzen und internen Regelungen sollte eine Selbstverständlichkeit sein, nicht zuletzt weil wir als Familiengesellschaft den ethischen und moralischen Ansprüchen unserer Gesellschafter verpflichtet sind. Darüber hinaus können Compliance-Verstöße zu erheblichen Kosten führen. Somit ist Compliance auch aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, sowohl für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das gesamte Unternehmen. Wie erreichen wir Compliance? Die Befolgung unserer Compliance-Vorschriften muss durch die Organisation und durch den einzelnen Mitarbeiter gleichermaßen erfolgen, hierfür überträgt die Geschäftsleitung Compliance-Aufgaben auf einzelne Spezialisten. Compliance ist dennoch eine Führungsaufgabe, die Verantwortung dafür kann nicht delegiert werden. Der unterstützende Compliance-Prozess ist so gestaltet, dass die Einhaltung der relevanten Regeln für jeden Mitarbeiter und jede Führungskraft realisiert und stichprobenartig überprüft werden kann. Die Gesellschafter und alle Geschäftsführer der NETZSCH-Gruppe erwarten von jedem Mitarbeiter gesetzeskonformes Handeln. Der hier vorliegende Code of Conduct bietet einen Rahmen dafür, kann aber nicht alle Gesetze umfassen und ist somit niemals vollständig. Bei Unklarheiten folgen Sie Ihrem Gewissen und sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder Compliance-Verantwortlichen. Dietmar Bolkart Dr. Hanns-Peter Ohl Juli

4 Das Compliance-Management-System DIE ZENTRALEN BAUSTEINE 1 Code of Conduct und internes Regelwerk Der Code of Conduct ist für alle NETZSCH-Mitarbeiter verpflichtend, jedoch nicht umfassend. Wir erwarten, dass alle Gesetze befolgt werden, auch wenn diese nicht explizit hier aufgeführt sind. Anwendbare Gesetze und gültige Verträge gehen im Zweifel internen Regelungen einschließlich des Code of Conduct vor. Ein rechtskonformes Handeln setzt voraus, dass die internen Regeln und die gesetzlichen Rahmenbedingungen unseren Mitarbeitern bewusst sind. Hierzu nutzt der Compliance-Prozess Regelwerke, die in übersichtlicher, aktueller Fassung für Mitarbeiter jederzeit einsehbar sein werden. Über das NETZSCH-Intranet wird jeder Mitarbeiter in die Lage versetzt, sich über Compliance und die einzelnen Richtlinien zu informieren. 2 Schulung Jeder Mitarbeiter soll in die Lage versetzt werden, die für seine Tätigkeit relevanten Gesetze einzuschätzen und zu verstehen. Dazu sind Schulungen notwendig, die auf unsere Geschäftssituation abgestimmt sind und dem Mitarbeiter Handlungssicherheit geben. 4

5 3 Die Compliance-Organisation 4 Melden von Compliance-Verstößen Die Compliance-Organisation der NETZSCH- Gruppe wird durch Dietmar Bolkart geleitet und verantwortet. Die Compliance-Vorschriften und das Compliance-Management-System werden kontinuierlich weiterentwickelt. In jedem Land gibt es ein Landes-Compliance-Komitee, bestehend aus je einem Vertreter der in dem Land ansässigen Gesellschaften. Diese Landes-Komitees sind für die Entwicklung und Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems verantwortlich. Ebenso werden dort Schulungsprogramme landesspezifisch ausgestaltet. Die korrekte Anwendung des Systems wird durch die bestehende operative GB-Organisation sichergestellt. Die NETZSCH-Gruppe setzt grundsätzlich auf Vertrauen. Durch periodische, stichprobenartige und dokumentierte Überprüfungen soll das Vertrauen weiter bestärkt werden. Wenn solche Stichproben auf eine bewusste Regelverletzung hinweisen, werden der Situation angemessene Prüfungen und Konsequenzen veranlasst. a b Jeder Mitarbeiter soll Verstöße gegen die Compliance-Vorschriften melden, die seines Erachtens nach entweder schwerwiegend sind oder sich wieder ereignen werden. Schwerwiegende Verstöße sind z. B. Fälschung von Daten, Gefahr für Leib und Leben von Mitarbeitern, strafrechtlich relevante Tatbestände, Bestechung, Gefahr für Betriebsgeheimnisse. Es gibt drei Meldewege: Prinzipiell soll die Meldung eines Compliance- Verstoßes an den Vorgesetzten gehen. Der Vorgesetzte wird dann Dietmar Bolkart und seine Vorgesetzten bis hin zum Geschäftsbereichsleiter informieren. Sollte ein Mitarbeiter nicht mit einem Vorgesetzten sprechen wollen, gibt es in jedem Land einen benannten externen Ansprechpartner. Dieser wird dann direkt Dietmar Bolkart informieren. Dabei kann auf Wunsch die Identität des Meldenden so lange wie möglich anonym gehalten werden. Hierbei soll nicht die Tür zu einer Denunziationenkultur geöffnet werden, jedoch sichergestellt werden, dass jeder einzelne Mitarbeiter seinem Teil der Compliance-Verantwortung gerecht werden kann. c Zusätzlich steht jedem Mitarbeiter die Möglichkeit offen, sich direkt an Dietmar Bolkart zu wenden. Die Daten der Meldung werden nicht elektronisch erfasst oder gespeichert und der eines Verstoßes beschuldigte Mitarbeiter wird sobald wie möglich über den Vorwurf informiert. 5

6 Unsere Mitarbeiter sind ein Produktintegrität NETZSCH ist bestrebt, höchste Qualitätsanforderungen an die Produkte zu erfüllen. Unser Ziel ist das Vertrauen, die Zufriedenheit der Kunden sowie die Aufrechterhaltung der Marke NETZSCH sicherzustellen. Selbstverständlich ist hierbei die Einhaltung der relevanten gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere zur Produktsicherheit, Produkthaftung und Gewährleistung. Arbeitsumfeld Kein Mitarbeiter darf wegen seiner Rasse, Nationalität, Abstammung, seines Geschlechts, seines Glaubens oder seiner Weltanschauung, seiner politischen Einstellung, seines Alters, seiner Schwerbehinderung oder seiner sexuellen Orientierung belästigt, diskriminiert oder ohne sachlichen Grund benachteiligt werden. Für NETZSCH ist der Arbeits- und Gesundheitsschutz Grundlage einer erfolgreichen Geschäftstätigkeit. NETZSCH hält die geltenden Arbeits- und Gesundheitsbestimmungen ein und sorgt für ein sicheres und gesundheitsförderliches Arbeitsumfeld, um die Gesundheit der NETZSCH-Mitarbeiter zu erhalten und Unfälle, Verletzungen sowie arbeitsbedingte Erkrankungen zu vermeiden. Datenschutz / Umgang mit vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnissen / IT Jeder Mitarbeiter ist gesetzlich verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren und personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Kunden und Dritten nicht unbefugt, das heißt ohne deren Einwilligung oder gesetzlicher Erlaubnis zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Der Betroffene ist durch NETZSCH über die erstmalige Erhebung seiner personenbezogenen Daten zu unterrichten, wenn sie ohne seine Kenntnis erhoben werden. Soweit keine Geschäftsgeheimnisse betroffen sind, kann der Betroffene Auskunft über seine gespeicherten Daten verlangen. Vertrauliche Informationen und Geschäftsgeheimnisse sowie Geschäftsunterlagen (einschließlich s) sind Eigentum von NETZSCH und ordnungsgemäß aufzubewahren und zu sichern. Sie dürfen grundsätzlich nur durch ausdrücklich hierzu bevollmächtigte Mitarbeiter an die Öffentlichkeit weitergeben werden und sind vor unberechtigtem Zugriff von Dritten und von anderen Mitarbeitern zu schützen. Die geltende IT-Richtlinie von NETZSCH ist uneingeschränkt und jederzeit einzuhalten. Kartellrecht / Wettbewerbsrecht / Schutzrechte Dritter Jeder Mitarbeiter hat die Grundsätze eines fairen und offenen Wettbewerbes zu beachten. Absprachen jeder Art mit Mitbewerbern zu Preisen, Geschäftsbedingungen, Marktaufteilung und sonstigen wirtschaftlich sensiblen Fragen sind zu unterlassen, soweit diese nicht zuvor auf ihre Vereinbarkeit mit den jeweils geltenden kartellrechtlichen Vorschriften hin überprüft worden sind. Verletzungen gewerblicher Schutzrechte Dritter (Patente, Marken, Urheberrechte) sind zu vermeiden. Außenhandel Die bestehenden Vorschriften und Beschränkungen zum internationalen Handel, einschließlich der Aus- und Einfuhrbestimmungen der jeweils betroffenen Länder sind stets zu beachten. Dies gilt in besonderem Maße für solche Länder, die aufgrund 6

7 wichtiger Erfolgsfaktor ALLGEMEINE VERHALTENSRICHTLINIEN DER NETZSCH-GRUPPE eines Handelsembargos vom Handel ausgeschlossen sind. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen oder Bestellungen ist der jeweilige ausländische Geschäftspartner von NETZSCH bei Verdachtsanhaltspunkten daraufhin zu überprüfen, ob er nicht aufgrund der bestehenden Außenhandelsbestimmungen vom Handel ausgeschlossen ist. Interessenskonflikte Die Mitarbeiter sind verpflichtet, jegliche Aktivität inner- und außerhalb des Unternehmens zu vermeiden, die zu einem Konflikt der persönlichen Interessen mit den Interessen von NETZSCH führt oder führen kann. Geschäftliche Angelegenheiten sollten nie durch persönliche Interessen oder Erwägungen beeinflusst sein. Kein Mitarbeiter darf seine Position oder das Eigentum von NETZSCH für persönliche Vorteile oder sonstige Bereicherung missbrauchen. Finanzielle Integrität Alle Geschäftsbücher, die NETZSCH erstellt, veröffentlicht und insbesondere den zuständigen Behörden, Gesellschaftern und Gläubigern zur Verfügung stellt, müssen vollständig im Sinne der geltenden Rechnungslegungsgrundsätze sein. Alle finanziellen Aufzeichnungen müssen von den Mitarbeitern entsprechend ihres Aufgabengebietes und Zuständigkeitsbereiches gemäß den jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen richtig und rechtzeitig erstellt werden. Umwelt Jeder Mitarbeiter hat die geltenden Umweltgesetze einzuhalten. NETZSCH ist bestrebt, durch verantwortungsvolles und nachhaltiges Handeln einen aktiven Beitrag zum Schutz der Umwelt zu leisten. Korruption, Geschenke und Zuwendungen Mitarbeiter dürfen keine persönlichen Vorteile oder Geldzahlungen oder sonstige Zuwendungen bei der Anbahnung, Vergabe oder Abwicklung eines Auftrags anbieten oder fordern. Mitarbeiter dürfen auch keine Sachgeschenke gewähren oder annehmen. Dies gilt grundsätzlich weltweit. Eine Ausnahme gilt lediglich für allgemein übliche Gelegenheits- oder Werbegeschenke und Sachgeschenke, die der üblichen Praxis in einem Land entsprechen und die nicht als Gegenleistung für eine Vorzugsbehandlung oder zur Umgehung gesetzlicher Vorschriften gewährt oder angenommen werden. Geschäftliche Entscheidungen dürfen hierdurch nicht beeinflusst werden. Geschenke an öffentliche Amtsträger sind grundsätzlich verboten. Weitere Informationen Besuchen Sie unsere Compliance-Intranet-Seite 7

8 Über Anregungen zur besseren Verständlichkeit und möglicher Verbesserungen würden wir uns sehr freuen, bitte per an Erich NETZSCH GmbH & Co. Holding KG Gebrüder-Netzsch-Straße Selb Deutschland Tel.: Fax: ENH Code of Conduct DE 0715

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