Secure File Transfer für Unternehmen

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1 Wie Unternehmen ihre Daten in der Cloud schützen und dabei noch Geld sparen Secure File Transfer für Unternehmen WHITE PAPER Uniscon GmbH The Web Privacy Company Agnes-Pockels-Bogen München

2 Inhalt 1. Kurzbeschreibung IDGARD Versiegelt kommunizieren, über Firmengrenzen hinweg Was sind IDGARD Privacy Boxes? Warum sind IDGARD Privacy Boxes sicher? Vorteile der IDGARD Privacy Boxes Kennzahlen zu IDGARD Compliance rechtskonforme Kommunikation durch IDGARD Sealed Cloud die Basistechnologie von IDGARD Weiterführende Literatur Zusammenfassung... 7 Warum Web Privacy für Unternehmen? Das Internet ist Bestandteil des Geschäftslebens mit sehr vielen attraktiven Möglichkeiten aber auch signifikanten Risiken. Unternehmen müssen sich täglich mit folgenden Internetbezogenen, geschäftskritischen Themen auseinandersetzen: a) G eräteübergreifende Verfügbarkeit von Unterlagen mit der Flexibilität einer Public Cloud bei gleichzeitigem Sicherheitsniveau einer Private Cloud. b) Sicherer Transfer vertraulicher Informationen bei der Kommunikation mit Partnern und Kunden. c) Firmenübergreifende Onlinearbeitsbereiche für Projektteams ohne Einbindung in die IT-Infrastruktur der beteiligten Unternehmen. d) Vermeidung von Haftungssituationen aufgrund möglicher Verletzung von Datenschutzgesetzen bei der Nutzung von Web-Diensten. e) Realisierung von Schutzfunktionen mit hoher Nutzerfreundlichkeit, so dass Mitarbeiter diese nicht aus Bequemlichkeit umgehen, wie es heute beispielsweise im - Verkehr leider beobachtet werden kann. f) Und das alles kostengünstig mit klaren wirtschaftlichen Vorteilen. Dieses White Paper beschreibt, wie der Web Privacy Dienst IDGARD diese geschäftskritischen Themen effektiv und kostengünstig adressiert.

3 1. Kurzbeschreibung IDGARD Sichere s über Firmengrenzen hinweg verschicken ist schwierig. Deshalb werden selbst vertrauliche Dokumente regelmäßig ungeschützt an Kunden und Partner geschickt. Die Verschlüsselung von s ist zwar eine sichere Möglichkeit der digitalen Kommunikation, wird aber aufgrund der häufig fehlenden firmenübergreifenden PKI-Systeme oft nicht verwendet. Hinzu kommt, dass die Größe der zu versendenden Dateien stetig anwächst und somit als Tool für File Sharing ausscheidet. Alternativen, wie Dropbox, mit denen es möglich ist große Dateien zu versenden, haben hierfür Einzug in die Kommunikation zwischen Unternehmen gefunden. Jedoch liegt das Problem bei amerikanischen Anbietern darin, dass die Server außerhalb von Deutschland stehen und somit geltende Datenschutzgesetze verletzt werden können. Außerdem sind die Sicherheitsvorkehrungen oft unzureichend für Unternehmensbelange. IDGARD ist ein Cloud-Service für versiegelte, datenschutzkonforme Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden und löst durch seine intuitive Bedienbarkeit das Problem der sicheren digitalen Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. IDGARD bietet: Versiegelte Onlinespeicher für firmenübergreifenden Dokumententransfer Versiegelte Team Arbeitsbereiche mit abhörsicheren Chatrooms Mobiler Zugriff auf geschäftliche Unterlagen via Tablet und Smartphone Vermeidung ungewollter Synchronisation mit ausländischen Servern u.v.m. IDGARD ist vertrauenswürdig, weil der Anbieter Uniscon durch die bereits in der EU und in den USA patentierte Sealed-Cloud-Technologie sicherstellt, dass niemand, d.h. auch nicht seine Systemadministratoren (Admin), an die Nutzerdaten herankommt. Abbildung 1: Funktionsweise von IDGARD Angeboten wird IDGARD als ein Cloud-basierter Dienst auf der Basis der hochsicheren Sealed Cloud. Dieses White Paper beschreibt typische IDGARD Anwendungsfälle in Unternehmen. 1 1

4 2. Versiegelt kommunizieren, über Firmengrenzen hinweg Unternehmen brauchen sichere digitale Kommunikation, um mit ihren Geschäftspartnern und Kunden vertrauliche Dokumente wie Angebote, Verträge, Geschäftsunterlagen, Pläne oder Ähnliches sicher austauschen zu können. Denn s sind für vertrauliche Informationen und Dateien keine sichere Option, da: Inhalte und Anhänge während des Transfers abgefangen werden können, Unternehmen geltende Datenschutzgesetze verletzten, wenn sie Dienste mit sich im Ausland befindlichen Servern nutzen, -Provider Einsicht in alle s haben, Webanalysefirmen und andere Interessenten Profile aus den Inhalten der s erstellen. Natürlich gibt es Möglichkeiten zur Verschlüsselung von s und der darin enthaltenen Dateien. Doch diese Technologien sind firmenübergreifend kaum verbreitet und erfordern einen umfangreichen Aufwand um sie einzuführen und anzuwenden. Meist sind sie einfach nur unbequem und unhandlich. Deshalb wird der unsichere Charakter von s oft einfach ignoriert, d.h. vertrauliche Dokumente werden täglich per verschickt, ohne sie adäquat zu verschlüsseln. Mit IDGARD Privacy Boxes gibt es jetzt eine einfache und trotzdem sichere Möglichkeit, um versiegelt zu kommunizieren. 2.1 Was sind IDGARD Privacy Boxes? IDGARD Privacy Boxes sind persönliche Schließfächer für Dateien. Diese Schließfächer legt der Besitzer in der Sealed Cloud an. 2 Für jeden Empfänger(kreis) der vertraulichen Informationen wird eine nur diesem Adressaten oder Nutzerkreis zugeordnete Box angelegt. Der Besitzer der Box (Absender der Informationen) hinterlegt in der Box die Dateien, die er dem Empfänger zur Verfügung stellen möchte. Der Besitzer der Box schickt dem Empfänger die Adresse der Box in Form eines Links in einer zu. Mit diesem Link und dem über einen anderen Weg übermittelten Pass Code für die Box, kann der Empfänger auf die Box zugreifen und die Dateien auf seinen Computer herunterladen. Das funktioniert ohne Software mit jedem Web Browser. Hinweis: Sie können Ihre Privacy Box mit mehreren Empfängern teilen, indem Sie an jeden Empfänger einen Einladungslink versenden oder bereits in Ihrem Account implementierte Mitarbeiter oder Kunden zu dieser Box im Auswahlmenü hinzufügen. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen der Empfänger geschrieben. Die Vorgehensweise bei der Nutzung von Privacy Boxes mit mehreren Empfängern gestaltet sich analog zur Nutzung mit nur einem Empfänger. 2 In der Sealed Cloud wird technisch sichergestellt, dass selbst der Betreiber des Dienstes zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die Daten seiner Kunden hat. Weitere Infos unter 2

5 2.2 Warum sind IDGARD Privacy Boxes sicher? Der Zugang zu einer Box wird durch einen separaten Pass Code geschützt. Dieser Pass Code wird dem Empfänger auf einem zweiten Weg mitgeteilt, z.b. per SMS. Der Link zur Box ist außerdem mit einem Zugriffskontingent ausgestattet. Dieses Kontingent ist bei einer offenen Box default auf 150 Zugriffe eingestellt. Dieses Zugriffskontingent kann beliebig eingestellt werden: Bei 1 funktioniert der Link wie ein Einmalschlüssel zur Box. Nach dem Anklicken verringert sich das Kontingent auf 0 und die offene Box verschließt sich automatisch. Die IDGARD Privacy Boxes werden in einem Daten Center angelegt, das nach dem Prinzip der Sealed Cloud realisiert wurde ( Diese Technologie garantiert, dass niemand auf die Inhalte der Boxen zugreifen kann - selbst der Betreiber des Dienstes IDGARD nicht. Nur Absender/Besitzer einer Box und der Empfänger können die Daten lesen. Abbildung 2: Versiegelt Dokumente austauschen 2.3 Vorteile der IDGARD Privacy Boxes IDGARD Privacy Boxes bieten viele Vorteile für Unternehmen: a) Ein sehr hohes Maß an Sicherheit dank der Sealed Cloud Basistechnologie. b) Einfache und bequeme Nutzung über Firmengrenzen hinweg, ohne Schlüssel verwalten zu müssen (automatisches Schlüsselmanagement). c) Privacy Boxes können als ein einfacher und sicherer Arbeitsbereich in der Cloud verwendet werden und unterstützen so firmenübergreifende Projekte. d) Niedrige Kosten durch Flat Rate je User-Account (Voll- und Gastlizenzen). e) Extrem hohe Kostenvorteile gegenüber anderen Angeboten für sichere , die üblicherweise einen bestimmten Preis pro aufweisen. Eine IDGARD Gastlizenz kostet nur 1,50 je Monat. Der Kostenvorteil besteht schon nach einer geringen Zahl von Mails, weniger als 20 (!) Mails je Monat bzw. 1 Mail je Tag. 3

6 Hinweis: Zum Vergleich mit sicheren -Diensten sei hier angemerkt, dass diese auf den Ersatz von Papier im Rahmen rechtsverbindlicher Transaktionen ausgerichtet sind. Rechtsverbindliche Transaktionen machen jedoch nur einen geringen Teil des realen Verkehrs aus. In der Mehrzahl benötigen Unternehmen in erster Linie einen sicheren Austausch vertraulicher Informationen. Mit IDGARD Privacy Boxes schützen Unternehmen ihre vertraulichen Dokumente und können mit ihren Kunden und Partnern zu geringen Kosten sicher kommunizieren. Indem sie ihre geschäftskritischen Dokumente schützen, vermeiden Unternehmen gleichzeitig auch teure Haftungsrisiken. Dies spielt insbesondere für bestimmte Berufsgruppen wie z.b. Anwälte, Unternehmensberater und Wirtschaftsprüfer eine große Rolle. Für Privacy Boxes genügt ein Web Browser, d.h. sie können ohne Zusatzsoftware sofort eingesetzt werden. Für zusätzlichen Komfort gibt es: a) IDGARD Apps für ios, Android, Blackberry und Windows 8.1 mit Zusatzfunktionen b) Eine Einbindung der Privacy Boxen als Laufwerk in Windows Explorer (WebDAV). c) Integration von IDGARD in LDAP/Active Directory möglich. Für weitere Informationen zur versiegelten Kommunikation mit IDGARD Privacy Boxes empfehlen wir das Handbuch zu IDGARD Privacy Boxes. 3. Kennzahlen zu IDGARD Hier ein paar wichtige Kennzahlen zu IDGARD im Überblick: Sicherheitstechnik: Maximale Datentransferrate: Speicherplatz : Max. Dateigröße: Backup-Garantie: Unterstützte Systeme: Sprachen: Zahlungsmöglichkeiten: höchste Stufe: Sealed Cloud 30 Mbit/s (6x5 Mbit/s) Abhängig vom gebuchten Paket: - IDGARDmini: 20 GB - Starter-Paket: 100 GB erweiterbar: 10 GB für nur 1,00 je Monat zzgl. MwSt. bis zu 5 GB, abhängig vom gebuchten Paket (nur zur Eindämmung der Urheberrechtsverletzungen) 2 Jahre PC & Mac: Alle Web Browser, Android App ab Android Version 2.3.3, iphone / ipad Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch auf Rechnung, per Lastschrift 4

7 4. Compliance rechtskonforme Kommunikation durch IDGARD Mit IDGARD kommunizieren Unternehmen nicht nur sicher und bequem mit Geschäftspartnern sondern auch gleichzeitig compliant, denn es werden automatisch geltende deutsche Datenschutzgesetze beachtet: Einzige rechtskonforme digitale Kommunikationsmethode für Berufsgeheimnisträger (Compliance gem. 203 StGB) Automatische Befolgung des Bundesdatenschutzgesetzes (u.a. 11: kein relativer Personenbezug) Schutz durch deutsches Fernmeldegeheimnis / Telekommunikationsgeheimnis: Verbot des unbefugten Abhörens, Unterdrückens, Verwertens oder Entstellens, von Fernmelde- (Fernschreib-, Fernsprech-, Funk- und Telegrafen-) Botschaften ( 88 Abs. 1 Telekommunikationsgesetz sowie in 206 Abs. 5 StGB). Recht auf informationelle Selbstbestimmung: Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung leitet sich nach Ansicht des Europäischen Parlaments und des Bundesverfassungsgerichts aus den Grundwerten ab, d.h. der unantastbaren Würde ( 1GG), des Fernmeldegeheimnisses ( 10GG) und Achtung des Privatlebens und der Korrespondenz ( 8EMRK). Recht auf Unversehrtheit informationstechnischer Systeme: Basierend auf den gleichen Grundrechten leitet das Deutsche Recht ab, dass online-durchsuchungen nur auf richterlichen Beschluss hin möglich ist. Möglichkeit, der strafrechtlichen Verfolgung / richterlicher Beschlüsse: StPO 34 Abs.4 (Richterliche Anordnung zu Durchsuchungen) mittels Sealed Freeze. Die Vorteile einer deutschen Cloud-Lösung sind groß. Hier ein paar ausgewählte Unterschiede im Datenschutz zwischen den USA und Deutschland: In den USA gibt es lediglich eine anlassbezogene Gesetzgebung beim Thema Datenschutz, die bestimmte Fälle regelt. In den USA sind nur bestimmte Datenverarbeitungen verboten und man vertraut sonst im Wesentlichen auf den Markt und freiwillige Selbstverpflichtungen der Wirtschaft. In Deutschland sind die Behörden (und Unternehmen) dem Schutz der Betroffenen verpflichtet. In den USA werden die Behördenakten als "öffentliches Eigentum" gesehen, auf die jeder Zugriff hat. 5

8 5. Sealed Cloud die Basistechnologie von IDGARD IDGARD ist die erste Anwendung der einzigartig sicheren Sealed Cloud. Diese bereits in der EU und in den USA patentierte Sealed Cloud-Technologie bietet die Vorteile einer Public Cloud, kombiniert mit der Sicherheit einer Private Cloud. Durch eine spezielle Versiegelung der Cloud Plattform wird das höchste Sicherheitsniveau erreicht, wodurch auch Angriffe von innen ausgeschlossen sind. Anders als bei anderen Cloud-Lösungen hat niemand, auch nicht die Uniscon GmbH, der Betreiber von Sealed Cloud und IDGARD, Zugriff auf die Daten seiner Kunden. Weitere Alleinstellungsmerkmale der Sealed Cloud-Technologie: Alle Applikationsserver befinden sich in elektromechanisch versiegelten Rack-Systemen. Die Server beinhalten nur flüchtige Speicher. Bevor ein Mitarbeiter, z.b. für Wartungsgänge, oder ein Angreifer an die Server gelangt, werden alle unverschlüsselten Daten gelöscht. Das verwendete Betriebssystem ist zusätzlich gehärtet und sperrt alle externen Zugänge. Das System meldet zwar Statusinformationen nach außen, akzeptiert jedoch keine Befehle von außen. 6

9 Verschlüsselung der Daten: Eine Kombination vieler Maßnahmen stellt sicher, dass im Datenzentrum kein Zugriff auf unverschlüsselte Daten erfolgen kann. Der Schutz der Daten beim Transport wird per Verschlüsselung, z.b. SSL mit Bit Schlüssellänge realisiert. Das ist heute Standard und allgemein üblich. Beim Anmeldevorgang in IDGARD wird ein nutzerindividueller Schlüssel aus den Login-Informationen (User Name, Passwort und ggf. weitere Daten) mit speziellen Algorithmen generiert. Die verschiedenen Nutzerdatensätze werden jeweils individuell nach AES 256 verschlüsselt sind. Da die Schlüssel nicht im System existieren, ist die Zugangshürde für interne und externe Angreifer außerordentlich hoch. Ein Angreifer müsste den AES256 knacken und dies jeweils separat für jeden Nutzerdatensatz. Bei IDGARD sind alle Server sind in Deutschland gehostet und unterliegen somit automatisch geltenden deutschen Datenschutzgesetzen. 6. Weiterführende Literatur Auf unserer Homepage finden Sie weiteres Informationsmaterial zu IDGARD: 7. Zusammenfassung Unternehmen benötigen Web Privacy noch dringender als Privatkunden, denn ihre geschäftlichen Interessen sind im Internet neuen Risiken ausgesetzt. IDGARD bietet umfassenden Schutz bei gleichzeitig bequemer Nutzung und kostengünstigen Konditionen. Das Unternehmen Die Uniscon GmbH wurde 2009 mit dem Ziel gegründet, technische Lösungen zu entwickeln, die es Usern erlaubt, sich im Internet sicher und frei zu bewegen. Mit unseren Produkten legen wir einen technischen Grundstein: Die Erfindung der Sealed Cloud der Basistechnologie von IDGARD gestattet Nutzern einen vertrauensvollen Umgang mit dem Internet. Mit unseren Produkten lösen wir die Probleme einer sicheren Kommunikation und des Datenschutzes die bis heute größten verbliebenen Herausforderungen im Bereich der Online-Sicherheit. Kontakt: Claudia Seidl, Head of Corporate Communications der Uniscon GmbH Telefon: +49 (89) Version 1.6, Juni 2015 Herausgeber: Uniscon GmbH The Web Privacy Company Geschäftsführung: Dr. Hubert Jäger, Arnold Monitzer, Dr. Ralf O.G. Rieken Aufsichtsrat (Vorsitz) Herbert Kauffmann Agnes-Pockels-Bogen Mün Telefon 08 Amtsgericht München HRB Internet: contact@uniscon.de 7