»Allround-Lösung«für ein professionelles Datenschutzmanagement. Lothar Symanofsky Senior Presales Consultant

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Christel Weber
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1 »Allround-Lösung«für ein professionelles Datenschutzmanagement Lothar Symanofsky Senior Presales Consultant

2 Warum Datenschutzmanagement-Software? Ist-Situation: Zettelwirtschaft mit MS Excel und/oder MS Word und s Auswertungen und Datenpflege erfordern hohen Zeitaufwand Neueinstieg schwer da kein Leitfaden existiert, Übernahme und Kontrolle von Altbeständen aufwändig und unübersichtlich Kaum Sensibilisierung für das Thema Datenschutz in der Geschäftsleitung Es gibt eh keine Firma, die das 100% umsetzt Zu wenig Druck von Auftraggeber-Seite (teilweise klassische 11 AdV)

3 Strategisches Datenschutzmanagement

Maßnahmen Informationsverdichtung durch Teamarbeit Einbindung von ausgewählten Datenschutz-koordinatoren bis hin zur

4 Produkteigenschaften (1/3) Analyse der Unternehmensabläufe Verfahrens- und Software-Inventarisierung Checklisten zur Prüfung der TOM im eigenen Haus sowie bei externen Dienstleistern (> 900 Fragen) Erfassen, Delegieren und Monitoren von Maßnahmen Informationsverdichtung durch Teamarbeit Einbindung von ausgewählten Datenschutz-koordinatoren bis hin zur gesamten Belegschaft (Client- oder Web-Zugriff) Externe Bearbeitungsmöglichkeit für Checklisten (HTML- oder MS Excel -Fragebogen)

Auftragsdatenverarbeitung Flexible Auswertungen und Reports 15 Reportvorlagen:

5 Produkteigenschaften (2/3) Organisation und Kommunikation Flächendeckende Mitarbeitersensibilisierung (E-Learning, Newsletter) Anfragen zum Datenschutz Auftragsdatenverarbeitung Flexible Auswertungen und Reports 15 Reportvorlagen: Verfahrensverzeichnis, Tätigkeitsbericht, Maßnahmenplanung etc. Ausgabeformate: MS Word /Excel, PDF, HTML

E-Mail-Benachrichtigungen, interaktive Fortschrittsanzeige, Assistenten etc.

6 Produkteigenschaften (3/3) Systematische Benutzerführung Fein granuliertes Rechte- und Rollenkonzept Interaktive Anzeigen und Hilfen: persönliche Aufgabenliste, -Benachrichtigungen, interaktive Fortschrittsanzeige, Assistenten etc. Vom Standardprodukt zu Ihrer Lösung Erweiterbares Muster- und Vorlagensystem Spezielle Modul-Lösungen Individuelle Anpassungen und Erweiterungen

7 Zentraler Arbeitsplatz Menü Navigationspfad Symbolleiste Aktionsmenü Interaktionsmöglichkeiten Navigations- Baum Aktionsmenü

8 Organisation Unternehmensstruktur Unternehmen Allgemeine Informationen Wichtige Ansprechpartner Konzernstrukturen über spezielles Konzern Modul Gliederung der Unternehmensstruktur

9 Rechte- und Rollensystem Funktionsbezeichnung Funktionsbeschreibung Rechte-Matrix Spezielle Konzern-Rechte

10 Verfahren Navigationspfad Interaktive Fortschrittsanzeige Aktionsmenü 4-Augen -Prinzip Übersichtliche Formularstruktur Erinnerungsfunktion über Fristen und Stichtage

11 Analyse Kontrolle Optimierung Interaktives Ampel Bewertungssystem Katalogisierte Checklisten Übersicht: Prüfkriterien und Beantwortung Maßnahmen u. Stellungnahmen festlegen

12 Flexible Auswertungen und Reports Übersichtseiten in der Software liefern schnellstmöglich Informationen 15 Reportvorlagen: Verfahrensverzeichnis, Tätigkeitsbericht, Maßnahmenplanung etc. Ausgabeformate: MS Word /Excel, PDF, HTML Automatisiertes Erstellen und Archivieren von Auswertungen

13 Monitoring der Unternehmensabläufe Maßnahmenübersicht Diagramm- Statusanzeige Stichtage Status-übersicht

14 Beispiel: Maßnahmenreport 15 Reportvorlagen Individuelle Auswertungen über vielfältige Darstellungsoptionen Darstellung u. Auswertung von Live- Daten aus laufenden Prozessen oder anzeige archivierter Daten

Verfahrenspflege Web-Oberfläche Zugriff via Web-Browser (alternativ oder ergänzend)

15 Module und Erweiterungen (1/2) Konzern-Modul Abbildung von Konzern- und Verbundstrukturen Implizites Konzernprivileg : Gesellschaftsübergreifende Verfahrenspflege Web-Oberfläche Zugriff via Web-Browser (alternativ oder ergänzend) Unbegrenzte Nutzerzahl Mehrsprachigkeit Sprachumschaltung deutsch/englisch (Web) Englischer Checklistensatz (500 Fragen)

Anfragen via E-Mail oder Kontaktformular Individuelle Workflows: Themenorientierte Bearbeiterzuordnung,

16 Module und Erweiterungen (2/2) Melde-Modul Elektronische Verfahrensmeldung via Web-Formular (ohne Software-Anmeldung) Auto-Import in otris privacy zur Weiterqualifizierung Anfrage-Modul Import von Anfragen via oder Kontaktformular Individuelle Workflows: Themenorientierte Bearbeiterzuordnung, Eskalationsstufen, Textvorlagen etc. Factory Schnittstelle zur Anbindung externer Applikationen (XML, s, ODBC)

17 otris privacy als Lösung Zentrale Analyse und Optimierung von internen und externen Prozessen Individuelle, vielfältige und schnelle Auswertungen Automatisierte Erinnerungs- und Auswertungsfunktionen Einfache und übersichtliche Kontrolle aller Unternehmensbereiche Strukturiertes und nachvollziehbares Vorgehen Möglichkeit zur Einbindung aller Mitarbeiter Vermeidung von Redundanzen durch spezialisierte Vorlagensysteme

18 Mehr als 400 erfolgreiche Projekte

Vielen Dank! Lothar Symanofsky Senior Presales Consultant symanofsky@otris.

19 Vielen Dank! Lothar Symanofsky Senior Presales Consultant otris software AG Königswall Dortmund copyright by otris software AG. Vervielfältigung auch auszugsweise nur durch die schriftliche Genehmigung der otris software AG

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