Abgleich von Ein- und Ausgangsrechnungen in Odoo

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1 Abgleich von Ein- und Ausgangsrechnungen in Odoo Funktions- und Leistungsbeschreibung Version 1.5

2 Der Vorgang des manuellen Abgleichens der offenen Ein- und Ausgangsrechnungen mit Zahlungen in Odoo ist zeitaufwendig. Auf der Grundlage der Open Source Banking Software Hibiscus haben wir die Intero Technologies GmbH hierfür die Odoo-App IBC entwickelt, die den manuellen Aufwand für den Abgleich auf ein Minimum reduziert. Konfiguration der App Serverkonfiguration Über den entsprechenden Menüpunkt unter Hibiscus im Bereich Finanzen gelangt man in die Hibiscus- Konfiguration, in der die Daten zum Zugriff auf den Hibiscus-Server hinterlegt werden. (Abbildung 1) Abbildung 1: Menü und Konfiguration Zuordungskonfiguration In der Zuordnungskonfiguration können zusätzliche Felder und Objekte hinterlegt werden, die bei der Zuordnung berücksichtigt werden sollen. Hier kann das Format der Rechnungsnummer definiert werden. Im Beispiel wird nach Ausdrücken im Verwendungszweck gesucht, die sich aus einer vorangestellten 2 und 4 weiteren Ziffern zusammensetzt. Seite 2 von 9

3 Abbildung 2: Zuordnungskonfiguration Import der Konten Im Reiter Kontenzuordnung in der Konfiguration lassen sich die in Hibiscus hinterlegten Bankkonten und deren Informationen importieren und den in Odoo hinterlegten Bankkonten zuordnen. (Abbildung 2) Abbildung 3: Bankkonten Anlegen von Zahlungsanweisungen für Eingangsrechnungen In der Listenansicht der Eingangsrechnungen ist es möglich, die vorabmarkierten Eingangsrechnungen über den Mehr -Button und den entsprechenden Menüpunkt zu den Zahlungsanweisungen hinzuzufügen. Danach ist es möglich, eine bereits vorhandene Zahlungsanweisung auszuwählen oder eine neue zu erstellen. Seite 3 von 9

4 Abbildung 3: Zahlungsanweisung auswählen bzw. erstellen Abbildung 4: Export von Zahlungsanweisungen zu Hibiscus Abgleich der Ein- und Ausgangsrechnungen Import der Bankauszüge Mit der Odoo-App lassen sich Bankauszüge täglich automatisiert anlegen und von Hibiscus importieren. Abbildung 4: Konfiguration des automatisierten Imports Seite 4 von 9

5 Abbildung 5: Manueller Import der Bankauszüge Der Import legt für jeden Tag im gewählten Zeitraum einen Bankauszug an. Es werden dann sämtliche Umsätze über den Import Hibiscus -Button für diesen Tag importiert. Abbildung 6: Importierte Kontobewegungen Über den Button im Bankauszug Ausgleich offene Posten öffnet sich die Ansicht für die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen. Durch die App werden die Zahlungen, die eindeutig identifiziert werden können, automatisiert der entsprechenden Ein- bzw. Ausgangsrechnung und dem jeweiligen Partner (Kunden bzw. Lieferanten) zugeordnet. Wenn das nicht möglich ist, kann der Partner manuell zugeordnet werden. Außerdem können jetzt die Beträge über OK gebucht werden. Seite 5 von 9

6 Abbildung 7: Zuordnung der Zahlungen und der Partner Auf dem Bankauszug sind danach den importierten Kontobewegungen die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen, die jeweiligen Partner sowie die entsprechenden Bankkonten zugeordnet. (vgl. Abbildung 6) Abbildung 8: Zugeordnete Kontobewegungen auf dem Bankauszug Seite 6 von 9

7 Technische Spezifikation der Im- bzw. Exportieren Daten und Felder Import (Hibiscus Odoo) Export (Odoo Hibiscus) In Hibiscus hinterlegte Bankkonten Kontonummer Unterkonto Hibiscus Konto ID BLZ Name Bezeichnung Kundennummer Kommentar BIC IBAN Währung Saldo Verfügbarer Saldo Datum des Saldo Zeile des Bankauszugs Verwendungszweck Datum Kontonummer/IBAN BLZ/BIC Umsatzart Bankauszug Saldo des gewählten Datums Seite 7 von 9

8 Zeile für die Zahlungsanweisungen Datum der Ausführung Kontonummer/IBAN des Empfängers Bankleitzahl/BIC der Bank des Empfängers Betrag Verwendungszweck Seite 8 von 9

9 Intero Technologies GmbH Amtsgericht Stralsund, HRB 7076 Seite 9 von 9